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Sollte Ihre Frage in den FAQs nicht beantwortet werden, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber, der die Freischaltung für Arbeitnehmer online veranlasst hat. Hierfür benötigt Ihr Arbeitgeber eine genaue Beschreibung des Problems (ggf. ist auch ein Screenshot hilfreich). Als Arbeitnehmer können Sie sich nicht direkt an die DATEV eG wenden, da Ihnen die dafür benötigten Authentifizierungsangaben nicht vorliegen.

Registrierung

Registrieren Sie sich mit den Informationen, die Ihnen in Ihren persönlichen Registrierungsbriefen mitgeteilt wurden.
Falls Sie noch keinen Zugang zu Arbeitnehmer online haben, können Sie sich
hier registrieren.

Mein Arbeitgeber hat mich für Arbeitnehmer online freigeschaltet. Was sind die nächsten Schritte für mich?

Schritt 1: Registrierungsbrief erhalten

Nachdem Ihr Arbeitgeber Sie freigeschaltet hat, erhalten Sie innerhalb einer Woche einen Brief mit Ihrem persönlichem Registrierungscode. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie für eine Registrierung mit dem smsTAN-Verfahren zeitversetzt einen zweiten Brief mit Ihrem Erstpasswort.

Hier finden Sie einen Registrierungsbrief in englischer Sprache.

Schritt 2: Registrierung

Registrieren Sie sich hier.

Geben Sie den Registrierungscode aus dem Registrierungsbrief und das Erstpasswort aus dem zweiten Brief sowie Ihr Geburtsdatum ein. Wählen Sie anschließend Ihren persönlichen Benutzernamen sowie Ihr individuelles Passwort und geben Sie Ihre Mobilfunknummer an.
Über die Schaltfläche „TAN generieren“ wird Ihnen eine TAN an die angegebene Nummer gesendet. Um die Registrierung abzuschließen, geben Sie die TAN in das Feld „smsTAN” ein und bestätigen Sie diese.

Hinweis: Wahlweise können Sie sich mit Ihrem neuen Personalausweis registrieren. Nutzen Sie dazu einfach den Registrierungscode aus dem ersten Registrierungsbrief. Voraussetzungen hierfür sind die Ausweis-App, ein Kartenlesegerät und die aktivierte eID-Funktion Ihres Personalausweises. Die Ausweis-App sowie wichtige Informationen zum neuen Personalausweis finden Sie unter www.ausweisapp.bund.de.

Schritt 3: Login

Nun können Sie sich jederzeit hier anmelden und Ihre Dokumente einsehen. Wenn Sie sich mit dem smsTAN-Verfahren anmelden, müssen Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben. Anschließend erhalten Sie eine SMS mit der TAN für die aktuelle Sitzung auf Ihr Mobiltelefon.

Was sind die Zugangsvoraussetzungen für Arbeitnehmer online?

  • Ihr Arbeitgeber muss Sie für Arbeitnehmer online freigeschaltet haben
  • Wenn Sie sich mit dem smsTAN-Verfahren anmelden wollen, dann benötigen Sie ein Mobiltelefon für den SMS-Empfang. Zudem benötigen Sie Ihre individuellen Zugangsdaten, die Sie per Post in zwei Registrierungsbriefen erhalten haben.
  • Wenn Sie sich mit dem neuen Personalausweis anmelden wollen, dann benötigen Sie Ihren neuen Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion, die AusweisApp2, ein geeignetes Kartenlesegerät mit passender Treibersoftware und Sie müssen mindestens einen Registrierungsbrief erhalten haben.

Kann ich sowohl das Anmeldeverfahren mit smsTAN als auch mit dem neuen Personalausweis nutzen?

Sie müssen sich entweder für smsTAN oder für den neuen Personalausweis als Zugangsverfahren zu Arbeitnehmer online entscheiden. Wenn Sie sich für ein Verfahren entschieden haben, loggen Sie sich immer mit diesem Verfahren ein.

Wenn Sie das Anmeldeverfahren im Nachhinein ändern möchten, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber.

Meine Registrierungscodes sind abgelaufen.

Wenn die Registrierungscodes aus Ihrem Registrierungsbrief abgelaufen sind, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Ihr Arbeitgeber kann den erneuten Versand eines Registrierungsbriefs anstoßen.

Aus Sicherheitsgründen ist die Gültigkeit der Registrierungscodes begrenzt. Die Registrierungsbriefe für das smsTAN-Verfahren sind sechs Wochen ab Erstellungsdatum gültig. Der Registrierungsbrief für den neuen Personalausweis ist sechs Monate ab Erstellungsdatum gültig.

Kann ich einen englischen Registrierungsbrief einsehen?

Ein Beispiel eines englischen Registrierungsbriefs finden Sie hier.

Ich finde meinen Registrierungsbrief nicht mehr.

Wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Ihr Arbeitgeber kann den erneuten Versand eines Registrierungsbriefs anstoßen.
Die Codes des alten Registrierungsbriefs werden mit dem Versand des neuen Registrierungsbriefs ungültig.

Kann ich das smsTAN-Verfahren mit einem Festnetztelefon verwenden?

Der Versand von SMS an ein Festnetztelefon dauert in der Regel sehr lang. Daher kann der Registrierungsprozess abbrechen. Wir empfehlen, für den Login ein Mobiltelefon zu verwenden.

Ich habe mehrere Zugänge zu Arbeitnehmer online. Kann ich für alle Accounts dieselbe Mobilfunknummer verwenden?

Sie benötigen für jeden Account einen separaten Benutzernamen. Sie können dieselbe Mobilfunknummer für mehrere Accounts verwenden.

Windows erkennt meinen neuen Personalausweis als SmartCard und versucht, einen passenden Treiber zu installieren. Wie verhindere ich das?

Standardmäßig versucht Windows, für neu erkannte Hardware einen passenden Treiber zu installieren, so auch für den Kartenleser und den neuen Personalausweis.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor, damit das Problem nicht auftritt:

  1. Starten Sie die AusweisApp2.
  2. Stecken Sie den Kartenleser in einen USB-Port.
  3. Legen Sie den Personalausweis auf den Kartenleser.
  4. Loggen Sie sich bei Arbeitnehmer online ein.
Auf der Webseite der AusweisApp2 erhalten Sie weitergehende Hilfestellung zur AusweisApp: https://www.ausweisapp.bund.de/service/haeufig-gestellte-fragen/

Wie kann ich die Nutzung von Arbeitnehmer online beenden?

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor, um Ihren Zugang zu Arbeitnehmer online zu löschen:

  1. Melden Sie sich in Arbeitnehmer online an.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen | Zugang löschen
  3. Bestätigen Sie, dass Sie Ihren Zugang für Arbeitnehmer online löschen möchten. Sie können sich dann nicht mehr anmelden.
  4. Melden Sie sich bei Arbeitnehmer online ab.

Wie kann ich über Arbeitnehmer online auf meine Daten zugreifen, wenn ich mehrere Beschäftigungsverhältnisse ausübe und das smsTAN-Verfahren nutze?

Bei mehreren Beschäftigungsverhältnissen und Zugang mit smsTAN können nicht die gleichen Zugangsdaten genutzt werden. Für jedes Beschäftigungsverhältnis werden separate Zugangsdaten bzw. Accounts benötigt. Ihre Mobilfunknummer können Sie für alle Accounts verwenden.

Wie sicher sind meine Daten bei Arbeitnehmer online?

Informationen zu Datenschutz und Datensicherheit bei Arbeitnehmer online finden Sie hier.

Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es bei Arbeitnehmer online?

Informationen zum Thema “Sicherheit bei DATEV Arbeitnehmer online” finden Sie in der Info-Datenbank im Dokument:
Sicherheit bei DATEV Arbeitnehmer online

Anmeldung

Sie können sich bei Arbeitnehmer online mit dem smsTAN-Verfahren oder mit dem neuen Personalausweis anmelden. Das Verfahren haben Sie bei Ihrer Registrierung gewählt:

Ich habe meinen Benutzernamen bzw. mein Passwort vergessen. Wie kann ich mich einloggen?

Mit dem zweiten Registrierungsbrief haben Sie eine Super-TAN erhalten. Sie benötigen die Super-TAN, um sich wieder einloggen zu können, wenn Sie Ihren Benutzernamen bzw. Ihr Passwort für Arbeitnehmer online vergessen haben.
Ich habe mein Passwort vergessen
Ich habe meinen Benutzernamen vergessen.

Ich habe mein Mobiltelefon verloren, das ich für das smsTAN-Verfahren genutzt habe. Wie kann ich mich einloggen?

Ihr Mobiltelefon gilt als Sicherheitskomponente. Sollten Sie es verloren haben, können Sie einen neuen Registrierungscode anfordern. Mit diesem Registrierungscode erhalten Sie wieder Zugang zu Arbeitnehmer online und können eine neue Mobilfunknummer hinterlegen.

1. Schritt: Neuen Registrierungscode anfordern

Gehen Sie auf folgende Seite: Mobilfunknummer nicht mehr verfügbar

  1. Wählen Sie hier: “Ich habe meine Super-TAN noch nicht eingegeben.”
  2. Erfassen Sie die Super-TAN, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort.
    Hinweis: Die Super-TAN haben Sie bei Ihrer Erstregistrierung per Post erhalten.

Sie erhalten in den nächsten Tagen zwei Briefe mit einem Registrierungscode und einem Freischaltpasswort, um Ihre Registrierung bei Arbeitnehmer online wieder zu aktivieren. So nehmen Sie die Freischaltung nach Erhalt der Briefe vor:

2. Schritt: Login wiederherstellen

Gehen Sie auf folgende Seite: Mobilfunknummer nicht mehr verfügbar

  1. Wählen Sie hier: “Ich habe meine Super-TAN bereits eingegeben und meinen Registrierungscode und mein Freischaltpasswort per Brief erhalten.”
  2. Erfassen Sie den Registrierungscode, das Freischaltpasswort und Ihr Geburtsdatum.
  3. Erfassen Sie Ihren bestehenden Benutzernamen und das Passwort sowie Ihre neue Mobilfunknummer. Sie können sich jetzt wieder bei Arbeitnehmer online anmelden.

Auch für den Zeitraum, in dem Sie keinen Zugriff auf Arbeitnehmer online haben, weil Sie Ihr Mobiltelefon verloren haben, werden Ihnen die Lohndokumente elektronisch zur Verfügung gestellt. Sie können Sie einsehen, sobald Sie wieder Zugriff auf Arbeitnehmer online haben. Falls Sie die Lohndokumente auf einem anderen Weg erhalten wollen, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber, um eine Lösung zu besprechen.

Ich finde meine Super-TAN nicht mehr.

Wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Ihr Arbeitgeber kann einen erneuten Versand der Super-TAN anstoßen. Die Super-TAN benötigen Sie, um sich in Arbeitnehmer online anmelden zu können, wenn Sie Ihre Benutzerkennung oder Ihr Passwort vergessen haben oder wenn Sie Ihr Mobiltelefon verloren haben.

Wie oft kann die Super-TAN verwendet werden?

Die Super-TAN kann nur einmal verwendet werden. Nach der Nutzung der Super-TAN bekommen Sie automatisch eine neue Super-TAN zugeschickt.

Meine Mobilfunknummer hat sich geändert oder wird sich bald ändern.

Sie können mit Ihrer bisherigen Nummer noch SMS empfangen

  1. Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort bei Arbeitnehmer online ein.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen | Mobilfunknummer ändern.
  3. Erfassen Sie Ihre neue Mobilfunknummer im Feld neue Mobilfunknummer.

Ihre bisherige Nummer steht Ihnen nicht mehr zur Verfügung

Folgen Sie den Anweisungen zu Frage Ich habe mein Mobiltelefon verloren, das ich für das smsTAN-Verfahren genutzt habe. Wie kann ich mich einloggen?

Wie kann ich meinen Benutzernamen und mein Passwort ändern?

  1. Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort bei Arbeitnehmer online ein.
  2. Gehen Sie zu Einstellungen | Benutzername ändern
    oder
    Einstellungen | Passwort ändern
  3. Erfassen Sie Ihren neuen Benutzernamen und bestätigen Sie die Änderung mit Ihrem aktuellen Passwort
    oder
    Erfassen Sie Ihr aktuelles Passwort und Ihr neues Passwort. Bestätigen Sie die Eingabe Ihres neuen Passworts.
Beim nächsten Login gilt Ihr neuer Benutzername und Ihr neues Passwort.

Windows erkennt meinen neuen Personalausweis als SmartCard und versucht, einen passenden Treiber zu installieren. Wie verhindere ich das?

Standardmäßig versucht Windows, für neu erkannte Hardware einen passenden Treiber zu installieren, so auch für den Kartenleser und den neuen Personalausweis.

Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor, damit das Problem nicht auftritt:

  1. Starten Sie die AusweisApp2.
  2. Stecken Sie den Kartenleser in einen USB-Port.
  3. Legen Sie den Personalausweis auf den Kartenleser.
  4. Loggen Sie sich bei Arbeitnehmer online ein.
Auf der Webseite der AusweisApp2 erhalten Sie weitergehende Hilfestellung zur AusweisApp: www.ausweisapp.bund.de

Wieso erscheint beim Anmelden mit der AusweisApp2 eine weiße Seite?

Der Login mit der AusweisApp2 wird in einem separaten Fenster geöffnet. Wenn beim Einloggen mit dem Personalausweis eine weiße Seite erscheint, liegt der Dialog der AusweisApp2 im Hintergrund. Klicken Sie in der Taskleiste auf das Logo der AusweisApp2, damit Sie mit der Anmeldung fortfahren können.

Warum bekomme ich während der Registrierung/Anmeldung von der AusweisApp2 die Meldung, dass ein Fehler aufgetreten ist?

Nehmen Sie den Personalausweis kurz vom Leser und legen den Ausweis wieder auf. Sie können den Registrierungs-/Anmeldevorgang wiederholen.
Nach einer gewissen Zeit der Inaktivität verliert die AusweisApp2 aus Sicherheitsgründen den Kontakt zum Personalausweis. Die Registrierung/Anmeldung bricht ab und eine Meldung erscheint.

Dokumente

Im Bereich Dokumente können Sie die von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellten Dokumente ansehen und herunterladen.

Wieso kann ich keine Lohndokumente sehen?

Wenn Sie keine Lohndokumente sehen können, wurden noch keine Dokumente von Ihrem Arbeitgeber für Sie bereitgestellt. Wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber.

Warum werden manche Lohndokumente doppelt angezeigt?

Gemäß § 130 BGB dürfen bereits zugegangene Lohndokumente nachträglich nicht mehr geändert oder ersetzt werden. Damit die Online-Bereitstellung dem Gesetz genügt, werden bei nachträglichen Änderungen (Wiederholungsabrechnungen) Lohndokumente entsprechend mehrfach eingestellt.

Wie erfahre ich, ob neue Dokumente für mich bereitgestellt wurden?

Sie können sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn Ihr Arbeitgeber neue Dokumente für Sie bereitgestellt hat.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen | E-Mail-Adresse erfassen
  2. Erfassen Sie Ihre E-Mail-Adresse.
  3. Wir schicken eine Bestätigungsmail an Ihre E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf den darin enthaltenen Link, um die E-Mail-Adresse zu aktivieren.
  4. Aktivieren Sie dann unter Einstellungen das Kontrollkästchen “Bei Eingang neuer Dokumente benachrichtigen”.

Ich habe eine Frage zu meiner Lohnabrechnung.

Arbeitnehmer online ist ein Angebot Ihres Arbeitgebers, um mit Ihnen digital zusammenzuarbeiten. Im Portal stellt er Ihnen persönliche Daten bereit, wie zum Beispiel Ihre Lohn- und Gehaltsdokumente.

Bei inhaltlichen Fragen zu Ihrer Lohnabrechnung wenden Sie sich direkt an Ihren Arbeitgeber.

Wer kann meine Dokumente sehen?

Nur Sie können in Arbeitnehmer online Ihre Dokumente sehen. Ihr Zugang ist durch den neuen Personalausweis oder das smsTAN-Verfahren geschützt.

Wie lange werden die Dokumente gespeichert?

Ihre Dokumente werden 10 Jahre archiviert. Wird Ihr Zugang zu Arbeitnehmer online beendet, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Dokumente. Sichern Sie daher bei einem Wechsel ihres Arbeitgebers ihre Dokumente.

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig speichern?

Wählen Sie mehrere Dokumente aus oder setzen Sie im Tabellenkopf einen Haken, um alle Dokumente auszuwählen, und drücken Sie anschließend den Schaltknopf “Herunterladen”.

Meine aktuelle Lohnabrechnung wird nicht angezeigt. Wer kann mir helfen?

Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Arbeitgeber. Er kann die Dokumente bereitstellen.

Kann ich nach einem Arbeitgeberwechsel noch auf meine Dokumente zugreifen?

Beendet ihr Arbeitgeber infolge eines Arbeitgeberwechsel ihren Zugang zu Arbeitnehmer online, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Dokumente. Den Zeitpunkt der Beendigung Ihres Zugangs bestimmt ihr ehemaliger Arbeitgeber. Achten Sie darauf, dass Sie vor Beendigung des Zugangs ihre Dokumente sichern.

Reiseliste

In der Reiseliste sehen Sie alle von Ihnen erfassten Reisen. Sie können die Liste nach Reisezeitraum und Reisestatus filtern. Eine neue Reise erfassen Sie über den Schaltknopf “Reise hinzufügen”. Wählen Sie eine oder mehrere Reisen aus, um eine Aktion mit den Schaltknöpfen unterhalb der Liste auszulösen.

Wieso kann ich den Menüpunkt “Reisen” nicht sehen?

Die Module von Arbeitnehmer online sehen Sie nur, wenn Ihr Arbeitgeber Sie für die Nutzung freigeschaltet hat. Wenden Sie sich bei Fragen zur Freischaltung von Modulen an Ihren Arbeitgeber.

Was muss ich tun, nachdem ich alle Angaben zu Reise, Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehr­aufwendungen und Belegen erfasst habe?

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Reisen, um zur Reiseliste zu gelangen.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Reisen, die abgerechnet werden sollen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Versenden. Die Reisen werden Ihrem Arbeitgeber zur Abrechnung gesendet. Sie erkennen versendete Reisen durch das Symbol

Hinweis: Sie können versendete Reisen nicht mehr bearbeiten.

Welcher Betrag wird mir für meine Reise voraussichtlich erstattet?

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Reisen, um zur Reiseliste zu gelangen.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Reisen, deren Abrechnungsvorschau Sie sehen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau. Eine vorläufige Abrechnungsvorschau wird angezeigt.

Wie kann ich Reisen löschen?

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Reisen, um zur Reiseliste zu gelangen.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Reisen, die Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Die Reisen werden aus der Reiseliste entfernt.

Hinweis: Wenn Sie bereits von Ihrem Arbeitgeber abgerufene Reisen löschen, werden die Reisen nur aus Ihrer Reiseliste gelöscht. Die Reisen liegen Ihrem Arbeitgeber trotzdem zur Abrechnung vor. Kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihre Reisekostenstelle.

Warum soll ich ein Belegdeckblatt erstellen?

Ein Belegdeckblatt hilft Ihrer Reisekostenstelle, Ihre Papierbelege den von Ihnen erfassten Reisen zuzuordnen.
Voraussetzung: Die Reisen müssen versendet sein.

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Reisen, um zur Reiseliste zu gelangen.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Reisen, für die Sie ein Belegdeckblatt erstellen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Deckblatt.
  4. Das Deckblatt öffnet sich in einem neuen Browsertab als PDF-Dokument. Sie können das Dokument drucken und mit Ihren Belegen an Ihre Reisekostenstelle übergeben.

Reiseübersicht

In den Reiseübersicht legen Sie die grundlegenden Daten Ihrer Reise fest und erfassen Werte, die für die gesamte Reise gelten sollen.

Was bedeutet Reiserichtlinie?

Reiserichtlinien legt Ihr Arbeitgeber fest. Eine Reiserichtlinie bestimmt, in welcher Höhe Ihre Mehrkosten erstattet werden für

  1. Fahrtkosten
  2. Verpflegungsmehraufwand (Essensgeld)
  3. Übernachtungskosten

Was erfasse ich in den Feldern der Pauschalen Erstattung?

Wenn Ihnen vom Ihrem Arbeitgeber eine pauschale Summe für Ihre Reise erstattet wurde, müssen Sie diesen Betrag erfassen und zwischen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten aufteilen.
Klicken Sie dazu in der Reiseübersicht auf den grünen Pfeil , um weitere Felder und insbesondere den Bereich Pauschale Erstattung aufzuklappen.

Vorgehen und Beschreibung der Bedienelemente

Feld Gesamtbetrag:
Erfassen Sie den Gesamtbetrag der pauschalen Erstattung.

Schaltknopf Aufteilung nach:
Wählen Sie, ob die Summe nach Euro oder Prozent aufgeteilt werden soll.

Felder Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung:
Erfassen Sie die Teilsumme des Gesamtbetrags in den Feldern der Spalte Euro oder den Prozentwert des Gesamtbetrags in den Feldern der Spalte Prozent. Dabei muss die Aufteilung nach Euro immer den Gesamtbetrag bzw. die Aufteilung nach Prozent immer 100 Prozent ergeben.

Wie erfasse ich eine Reiseunterbrechung?

  1. Klicken Sie in der Reiseübersicht auf den grünen Pfeil , um weitere Felder aufzuklappen .
  2. Alle Reisetage sind in der Kalenderansicht grün markiert.
    Klicken Sie auf das Datum jedes Tages, an dem die Reise unterbrochen wurde.

Hinweis: Alle Reisekosten, die auf einen nicht markierten Tag fallen, werden bei der Reisekostenabrechnung nicht berücksichtigt.

Fahrten

Im Bereich Fahrten erfassen Sie auf einer Kilometerpauschale basierende Fahrten.

Welche Reisemittel kann ich wählen?

KFZ (Pauschal)/Privatwagen, Motorrad, Moped, Fahrrad
Erfassen Sie die gefahrenen Kilometer.
Die Fahrtkosten werden als Pauschale je gefahrenem Kilometer erstattet.

Dienstwagen
Erfassen Sie die gefahrenen Kilometer.
Die Fahrtkosten werden mit dem Dienstwagen abgeglichen.

Fahrzeug mit Fahrtenbuch
Erfassen Sie die gefahrenen Kilometer und im Feld km-Satz Fahrtenbuch die Kilometerpauschale Ihres Fahrzeugs.
Die gefahrenen Kilometer werden anhand der von Ihnen erfassten Pauschale erstattet.

Wie erfasse ich meine Fahrtroute?

Erfassen Sie alle Stationen Ihrer Reiseroute, damit Ihre Reise besser nachvollzogen werden kann. Es werden Adressen vorgeschlagen,

  • die Sie bereits verwendet haben.
  • die Ihre Reisekostenstelle für Sie hinterlegt hat.

Welche Bedeutung hat das Feld Grund?

Im Feld Grund können Sie einen individuellen Grund für den jeweiligen Reisetag erfassen. Dieser kann den Reisegrund näher spezifizieren. Der Grund des Reisetags wird in der Reisekostenabrechnung dargestellt.

Wann aktiviere ich das Kontrollkästchen “Fahrt nicht erstatten”?

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Fahrtkostenpauschale für diesen Reisetag Ihnen nicht erstattet werden soll. Sie wird aber ggf. als Werbungskosten in der Reisekostenabrechnung ausgewiesen.

Was erfasse ich im Feld Kilometer?

Erfassen Sie die Summe der Kilometer des in der Liste Reisemittel gewählten Reisemittels, die Sie an diesem Reisetag zurückgelegt haben.

Was erfasse ich im Feld Kilometer Mitfahrer?

Wenn Sie als Reisender weitere Personen in Ihrem Fahrzeug mitgenommen haben, erfassen Sie hier die Summe der Kilometer, die alle Mitfahrer zusammen zurückgelegt haben.

Beispiel:
Sie haben auf einer Fahrt von Nürnberg nach München zwei weitere Personen mitgenommen, eine der beiden ist erst in Ingolstadt zugestiegen. Im Feld Kilometer Mitfahrer muss erfasst werden:

  • 1 Mitfahrer von Nürnberg - München: 170 km
  • 1 Mitfahrer von Ingolstadt - München: 80 km
  • Gesamtkilometer Mitfahrer: 170 km + 80 km = 250 km

Wann muss ich die Kontrollkästchen Bahn, Flug und Schiff aktivieren?

Wenn Sie mit der Bahn, einem Flugzeug oder Schiff gereist sind, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Das hilft Ihrer Reisekostenstelle bei der korrekten Abrechnung der Reise. Durch die Auswahl dieser Angaben zeigen Sie Ihrer Reisekostenstelle, dass für die Abrechnung dieser Fahrt ein Beleg berücksichtigt werden muss. Dies kann z. B. sein, wenn Sie den Beleg nicht selbst haben, weil er zentral von einem Reisebüro bezahlt wurde.

Was bedeutet als Mitfahrer gereist?

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie Mitfahrer bei einem anderen Reiseteilnehmer waren.
Diese Information wird auf der Reisekostenabrechnung angezeigt.

Übernachtungen

Erfassen Sie Ihre Übernachtungen in diesem Bereich.

Was bedeutet Abrechnungsart?

Die Abrechnungsart bestimmt, wie Ihre Übernachtung erstattet wird.

Hotelbeleg erfasst
Sie haben einen Hotelbeleg zu Ihrer Reise, den Sie bezahlt haben.
Weitere Aktionen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Hotelbeleg hinzufügen und erfassen Sie den Hotelbeleg.

Erstattung Übernachtungskostenpauschale
Sie erhalten eine individuelle Pauschale für die Übernachtung.
Weitere Aktionen: Wenn Sie eine doppelte Haushaltsführung haben, erfassen Sie diese als Sonderregel.

Hotelbeleg anderweitig abgerechnet
Sie haben zwar einen Hotelbeleg für Ihre Übernachtung, diesen haben Sie aber nicht selbst bezahlt.

Wann wähle ich eine Sonderregel?

Eine Sonderregel können Sie nur bei der Abrechnungsart “ Übernachtungskostenpauschale” erfassen. Liegt bei Ihnen eine doppelte Haushaltsführung vor, wählen Sie die für Sie geltende Sonderregel.

Wann muss ich das Kontrollkästchen “diese Übernachtung nicht erstatten” aktivieren?

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Übernachtungspauschale für diesen Übernachtungszeitraum Ihnen nicht erstattet werden soll. Sie wird aber ggf. als Werbungskosten in der Reisekostenabrechnung ausgewiesen.

Verpflegungen

Im Bereich Verpflegungen legen Sie für jeden Reisetag fest, welche Verpflegungspauschale Ihnen zusteht.

Wie kann ich Werte für mehrere Reisetage anpassen?

Wenn Sie Mahlzeiten für mehrere Reisetage erfassen möchten, können Sie die erste Zeile über den einzelnen Verpflegungen nutzen. Sie ist bei mehr als zwei Verpflegungen sichtbar. Wenn Sie ein Kontrollkästchen in der ersten Zeile aktivieren, wird das entsprechende Kontrollkästchen für jeden Reisetag der Reise aktiviert.

Wann aktiviere ich das Kontrollkästchen “Mahlzeiten erhalten”?

Es handelt sich um eine Mahlzeit, wenn Sie eine vom Arbeitgeber gestellte Verpflegung erhalten haben. Eine Mahlzeit kann z. B. ein Frühstück im Rahmen einer Hotelübernachtung sein, wenn die Rechnung durch Ihren Arbeitgeber beglichen wird.
Basierend auf den ausgewählten Mahlzeiten wird Ihr Verpflegungsmehraufwand an diesem Kalendertag gekürzt.

Wann aktiviere ich das Kontrollkästchen “Arbeitsessen erhalten”?

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie an einer betrieblich veranlassten geschäftlichen Bewirtung Ihres Arbeitgebers teilgenommen haben, z. B. einem Geschäftsessen.
Sie haben nur die Möglichkeit ein Arbeitsessen zu erfassen, wenn Ihr Arbeitgeber dies aktiviert hat.

Wann wähle ich eine Sonderregel?

Im Reisekostenrecht sind bestimmte Sonderfälle vorgeschrieben, für die der Verpflegungsmehraufwand nicht steuerfrei erstattet werden darf.
Wählen Sie die für Sie geltende Sonderregel, um diesem Sachverhalt Rechnung zu tragen.

Wann muss ich das Kontrollkästchen “diese Verpflegung nicht erstatten” aktivieren?

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Verpflegungspauschale für diesen Reisetag Ihnen nicht erstattet werden soll. Sie wird aber ggf. als Werbungskosten in der Reisekostenabrechnung ausgewiesen.

Belege

Erfassen Sie in diesem Bereich alle zur Reise gehörenden Belege.

Welches Datum erfasse ich als Belegdatum?

Erfassen Sie das Datum, das auf dem Beleg als Ausstellungsdatum angegeben ist.

Wie erfasse ich einen Hotelbeleg?

Erfassen Sie einen Hotelbeleg mit der Auswahl einer Belegart, die in der Bezeichnung “(Hotelbeleg)” enthält.
Bei der Erfassung eines Hotelbelegs müssen Sie zusätzlich im Bereich Übernachtungen eine Übernachtung mit der Abrechnungsart “Hotelbeleg erfasst” anlegen, damit Sie die Reise versenden können.

Wer definiert die Belegarten?

Die Belegarten definiert Ihre Reisekostenstelle. Sie vergibt die Bezeichnung der Belegarten und steuert über die Belegart, welche Felder Pflichtfelder sind.
Ein Hotelbeleg muss beispielsweise ein An- und Abreisedatum sowie ein Belegdatum enthalten.

Was kann ich als Belegtext eintragen?

Sie können den Inhalt des Textfelds frei wählen. Das Feld wird mit der von Ihnen gewählten Belegart vorbelegt. Für weitere Informationen zur Verwendung Ihrer Eingabe in diesem Feld fragen Sie Ihre Reisekostenstelle.