1 Über dieses Dokument

Bilanzierende Unternehmen müssen die E-Bilanz erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen, erstellen. Das Dokument beschreibt die Hintergründe und die Umsetzung in LODAS und Lohn und Gehalt.

2 Hintergrund

Bilanzierende Unternehmen müssen die E-Bilanz erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2012 beginnen, übermitteln. Die Finanzbehörde hat für Zwecke der E-Bilanz ein eigenes Datenschema (die sog. E-Bilanz-Taxonomie) veröffentlicht. Dieses Datenschema muss zur Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz genutzt werden. Im Datenschema hat die Finanzbehörde einen Mindestumfang abgegrenzt, indem sie bestimmte Positionen mit dem Status "Muss-Feld" versehen hat. Alle "Muss-Felder" des Datenschemas müssen zwingend in einem E-Bilanz-Datensatz an die Finanzbehörde übertragen werden. Wenn sich ein Muss-Feld nicht mit Werten füllen lässt, weil die Position in der ordnungsmäßigen individuellen Buchführung nicht geführt wird oder aus ihr nicht ableitbar ist, muss zur erfolgreichen Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position ohne Wert übermittelt werden.

Die Taxonomie sieht Muss-Felder für folgende Sachverhalte vor:

• Löhne für Minijobs

• Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer

• Vergütungen an angestellte Mitunternehmer § 15 EStG

Wenn sich Werte aus der ordnungsmäßigen individuellen Buchführung nicht eindeutig einem der 3 o. g. Positionen zuordnen lassen, müssen diese Werte folgender "Auffangposition" zugeordnet werden: „Übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter“

Ein Wert ist grundsätzlich aus der Buchführung ableitbar, wenn er sich aus den Buchführungsunterlagen im Sinne des § 140 AO ergibt. Dabei ist ausreichend, die Ableitung der Werte aus dem Hauptbuch vorzunehmen. Das bedeutet: Werte, wie sie sich aus den im Unternehmen geführten Kontensalden des Hauptbuchs ermitteln lassen. Dabei ist das individuelle Buchungsverhalten des jeweiligen Unternehmens maßgeblich. Ein Standardkontenrahmen, der dem Unternehmen lediglich die Möglichkeit gibt, aus einer Vielzahl von angebotenen Konten auszuwählen, ist hier nicht maßgeblich.

Getrennte Kontierung:

Die getrennte Kontierung der Löhne für Minijobs, Vergütungen an Gesellschafter-Geschäftsführer und Vergütungen an angestellte Mitunternehmer § 15 EStG muss nur dann zwingend vorgenommen werden, wenn dies in der bisherigen Praxis der Buchführung entspricht.

Ansonsten sind Sie hiervon nicht betroffen und müssen Ihr bisheriges Buchungsverhalten nicht anpassen.

Beispiel 1 (SKR03):

Ein Unternehmen bucht Zahlungen an Minijobber auf das Konto 4195 (Endsaldo 10.000 EUR). Dort werden nur Zahlungen an Minijobber erfasst.

Die E-Bilanz-Taxonomie sieht im Personalaufwand unter Löhne und Gehälter ein Muss-Feld Löhne für Minijobs vor. Dieses Muss-Feld muss übertragen werden. Entscheidend für die Frage, mit welchem Wert dieses Feld übermittelt werden muss, ist hier das tatsächliche individuelle Buchungsverhalten im Hauptbuch. Aus dem Hauptbuch lässt sich der Betrag direkt ableiten, der für Minijobber aufgewendet worden ist.

In diesem Fall muss das Muss-Feld Löhne für Minijobs mit dem Endsaldo des Kontos 4195 in Höhe von 10.000 EUR übertragen werden.

Auf das Konto 4190 hat das Unternehmen annahmegemäß 6.000 EUR für Aushilfen (nicht Minijobs) gebucht. Dieses Konto kann in der E-Bilanz-Taxonomie inhaltlich nur der Position „Übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter“ zugewiesen werden. Diese Position ist eine „Auffangposition“ für Konten, die keiner anderen Taxonomie-Position zugeordnet werden können.

Beispiel 2 (SKR03):

Ein Unternehmen bucht die Zahlungen an Minijobber auf das Konto 4190 Aushilfslöhne, auf das auch andere Zahlungen bucht werden (Endsaldo 16.000 EUR, davon 10.000 EUR für Minijobs, 6.000 EUR für Aushilfen (nicht Minijobs)).

Aus dem Hauptbuch kann jetzt der Wert für das Muss-Feld Löhne für Minijobs nicht direkt abgeleitet werden, da auf dem Konto 4190 auch andere Zahlungen gebucht worden sind. Daher muss das Muss-Feld Löhne für Minijobs ohne Wert (technisch: NIL-Wert) übertragen werden.

Das Konto 4190 dagegen kann in der E-Bilanz-Taxonomie inhaltlich nur der Position „Übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter“ zugewiesen werden. Diese Position ist eine „Auffangposition“ für Konten, die keiner anderen Taxonomie-Position zugeordnet werden können.

Durch die E-Bilanz-Taxonomie werden neue Konten benötigt, die in die bestehenden Kontenrahmen aufgenommen wurden.

Folgende Konten sind betroffen:

Von nachfolgenden Konten hat sich die Kontenbeschriftung durch die Einführung der E-Bilanz geändert:

Folgende Konten wurden im Jahr 2013 neu eingeführt:

Folgende Konten wurden 2014 neu eingeführt:

Seit den Versionen LODAS / Lohn und Gehalt (Version 9.45 / 9.50) stehen Ihnen für die Übernahme aus dem Standardkontenrahmen (SKR03 und SKR04) diese neuen Kontierungen zur Verfügung. Seit Version LODAS 9.6 stehen Ihnen die im Jahr 2013 neu eingeführten Konten zur Verfügung und ab der Version LODAS 9.7/9.8 stehen Ihnen die in 2014 neu eingeführten Konten zur Verfügung.

3 Vorgehen im Programm LODAS

Wenn Sie eine getrennte Kontierung durchführen möchten, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

3.1 Erforderliche Eingaben ab LODAS 9.45 / 9.50

Für die getrennte Buchung der Lohnarten im Buchungsbeleg / Programmverbindung FIBU müssen die Kontonummern der Lohnarten spätestens zur Januar-Abrechnung 2013 geändert sein.

Sie können für die verschiedenen Arbeitsbereiche des Mandanten Mitarbeitergruppen anlegen. Hier bietet sich eine zusätzliche Unterscheidung nach Gesellschaftern / Geschäftsführern und geringfügig Beschäftigten (Minijob) an. Durch die Verwendung von Mitarbeitergruppen können Sie unter Mandantendaten | Finanzbuchführung | Buchungsbeleg Kontenverwaltung pro Mitarbeitergruppe differenziert kontieren.

SV-pflichtige Arbeitnehmer und geringfügig Beschäftigte bekommen Ihre Bezüge über die Stammlohnart 200 Festbezug Lohn/Gehalt ausbezahlt. Um eine Unterscheidung bezüglich der Kontonummer treffen zu können, bietet die Funktion der Mitarbeitergruppen die Möglichkeit, die Stammlohnart 200 Festbezug Lohn/Gehalt für jede Mitarbeitergruppe mit einer unterschiedlichen Kontonummer vorzubelegen.

Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, sich eigene Lohnarten mit entsprechender Kontierung für einen gesonderten Ausweis anzulegen.

3.2 Erforderliche Eingaben ab LODAS 9.63

Neue zusätzlich eingeführte Konten für 2013 berücksichtigen (siehe Kapitel Hintergrund).

Um die getrennte Kontierung durchzuführen, empfehlen wir Ihnen neue Mitarbeitergruppen einzurichten und die Kontierung entsprechend vorzunehmen.

Darüber hinaus besteht seit der Version 9.6 die Möglichkeit, eine übergreifende Zuordnung der Mitarbeiter zu den Mitarbeitergruppen vorzunehmen.

4 Vorgehen im Programm Lohn und Gehalt

Wenn Sie verpflichtet sind, die o. g. Sachverhalte getrennt zu übermitteln oder eine getrennte Kontierung durchführen möchten, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

4.1 Erforderliche Eingaben ab Lohn und Gehalt 9.45 / 9.50

Ab der Version Lohn und Gehalt 9.45/9.50 stehen Ihnen für die Übernahme aus dem Standardkontenrahmen (SKR03 und SKR04) diese neuen Kontierungen zur Verfügung.

Zusätzlich werden bei folgenden Lohnarten neue Kontonummern vorbelegt:

Für die korrekte Buchung der Lohnarten im Buchungsbeleg / Programmverbindung FIBU müssen die Kontonummern der Lohnarten spätestens zur Januar-Abrechnung 2012 geändert sein.

Sie können für die verschiedenen Arbeitsbereiche des Mandanten Mitarbeitergruppen anlegen. Hier bietet sich eine zusätzliche Unterscheidung nach Gesellschaftern / Geschäftsführern und geringfügig Beschäftigten (Minijob) an. Durch die Verwendung von Mitarbeitergruppen können Sie pro Mitarbeitergruppe differenziert kontieren unter:

• Mandantendaten | Finanzbuchführung | Sonstige Konten,

• Mandantendaten | Finanzbuchführung | Kontierung Lohnarten

• Mandantendaten | Finanzbuchführung | Kontierung Krankenkassen

Beispiel:

SV-pflichtige Arbeitnehmer und geringfügig Beschäftigte bekommen Ihre Bezüge über die Lohnart 2000 Gehalt ausbezahlt. Um eine Unterscheidung bezüglich der Kontonummer treffen zu können, bietet die Einstellung der Mitarbeitergruppen die Möglichkeit, die Lohnart 2000 Gehalt für jede Mitarbeitergruppe mit einer unterschiedlichen Kontonummer vorzubelegen.

Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit sich Lohnarten zu kopieren, um diese Lohnarten für einen gesonderten Ausweis abweichend kontieren zu können.

Einzelne Mitarbeitergruppen den jeweiligen Mitarbeitergruppen zuordnen

Um die neuen Konten anzulegen, muss nur der Kanzleikontenrahmen übernommen werden.

Wenn auch die geänderten Buchungstexte angepasst werden sollen, Kontrollkästchen Buchungstexte bereits vorhandener Konten in der Kontenbeschriftung überschreiben wählen.

Die Lohnarten 9005 Kost und 9006 Logis werden nur entsprechend kontiert, wenn das Kontrollkästchen Lohnartenkontierungen komplett übernehmen aktiviert wurde.

Die neuen Konten und die geänderten Buchungstexte können manuell angepasst werden.

4.2 Erforderliche Eingaben ab Lohn und Gehalt 9.6

Ab Version 9.6 stehen Ihnen die in 2013 eingeführten Konten (siehe Kapitel Hintergrund) zur Verfügung. Hierfür muss der Kanzleikontenrahmen neu übernommen werden.

Um die getrennte Kontierung durchzuführen, empfehlen wir Ihnen, neue Mitarbeitergruppen einzurichten und die Kontierung entsprechend vorzunehmen.