Serienbriefe in DATEV Anwalt classic erstellen

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Aktuelle Änderungen
20.09.2023	Kapitel aktualisiert: 3.3 Serienbriefe erstellen

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument lesen Sie, wie Sie in DATEV Anwalt classic Serienbriefe an Adressaten mit bestimmten Merkmalen erstellen. So können Sie z. B. Weihnachtsgrüße schnell übermitteln oder Ihre neue Adresse bzw. Bankverbindung mitteilen.

2 Hintergrund

Sie können Serienbriefe an beliebig viele Adressaten erstellen und diese bei Bedarf automatisch drucken, zum Beispiel, um Weihnachtsgrüße zu übermitteln oder Ihre neue Adresse bzw. Bankverbindung mitzuteilen.

Keine nachgelagerte Verschlagwortung bei DATEV DMS

Wenn Sie bei Einsatz von DATEV DMS die nachgelagerte Verschlagwortung aktiviert haben, können Sie keine Serienbriefe erstellen. Grund: Bei jedem einzelnen Schreiben würde der Verschlagwortungsdialog geöffnet werden. Wenn Sie Serienbriefe erstellen möchten, müssen Sie (vorübergehend) unter Organisation | Stammdaten | DATEV Anwalt Einstellungen | Programmverbindungen unter Programmverbindung Dokumentenmanagement das Kontrollkästchen Verschlagwortung vor Beginn der Dokumentbearbeitung aktivieren.

Zusätzliches Pflichtfeld bei DATEV DMS

Wenn Sie in DATEV DMS ein zusätzliches Pflichtfeld definiert haben, das nicht im Fenster Schreiben erstellen im Bereich Eigenschaften Dokumentenmanagement erscheint (z. B. Verschlagwortungsknigge), sollten Sie das für die Serienbrieferstellung rückgängig machen. Sonst erscheint das Fenster zum Ausfüllen des Pflichtfeldes bei jedem einzelnen Schreiben.

3 Vorgehen

3.1 Neues Standardschreiben erstellen

Wie Sie ein neues Standardschreiben mit dem gewünschten Inhalt (z. B. Weihnachtsbriefe, Information über neue Adresse der Kanzlei) erstellen, lesen Sie hier:

Anwalt-Vorlage anlegen (Dok.-Nr. 1004249)

Technisch besteht kein Unterschied mehr zwischen einem Serienbrief und einem Standardschreiben. Die Unterscheidung erfolgt durch die Empfängerauswahl im Fenster Schreiben erstellen (siehe Serienbriefe erstellen). Daher können Sie jedes Standardschreiben für einen Serienbrief verwenden.

Wie Platzhalter in den Serienbriefen ersetzt werden, lesen Sie im Kapitel Ersetzung von Platzhaltern in Serienbriefen.

3.2 Mandanten oder Adressaten Informationen/Merkmale zuordnen

Zunächst legen Sie ein individuelles Merkmal an und weisen dieses danach den per Serienbrief anzuschreibenden Mandanten oder Adressaten zu. Wie das geht, lesen Sie hier:

Informationen/Merkmale zu Mandanten und Adressaten (Dok.-Nr. 1002897)

3.3 Serienbriefe erstellen

Danach können Sie die Serienbriefe erstellen.

Serienbriefe erstellen

Vorgehen:

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

(Verwaltungs-)Akte markieren, zu der die Serienbriefe im Dokumentenmanagement gespeichert werden sollen.

Verwaltungsakte anlegen

Wie Sie eine Verwaltungsakte zum Sammeln von Schreiben ohne Aktenbezug anlegen, lesen Sie hier:

Schreiben an Adressaten ohne Aktenbezug in einer Verwaltungsakte sammeln (Dok.-Nr. 1002325).

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf Schreiben erstellen klicken.

In der Gruppe Standardschreiben auswählen: In der Liste das Standardschreiben für den Serienbrief (Neues Standardschreiben erstellen) markieren.

Im Bereich Empfänger auswählen: In der Liste Empfängerart den Eintrag Adressaten (Serienbrief) wählen.

In der Liste Empfänger: mit Merkmal: Merkmal für Serienbriefe auswählen.

Auf Weiter klicken.

Ermittlung der Felder Beschreibung und Stichworte

Die Werte für die Felder Beschreibung und Stichworte werden für jedes Schreiben entsprechend der Einrichtung für die Ablage von Dokumenten in Ihrem Dokumentenmanagementsystem ermittelt. Die Werte folgender Felder sind für alle Schreiben leer:

Rechnungsnummer
Rechnungsentwurfsnummer
Rechnungs(entwurfs)bezeichnung
Betreff
wegen
Zeichen des Empfängers
Freie Felder zur Beteiligung

Wie Sie die Felder Betreff (DATEV DMS) bzw. Beschreibung (Dokumentenablage) sowie Bemerkung (DATEV DMS) bzw. Stichworte (Dokumentenablage) für die Ablage von Dokumenten in Ihrem Dokumentenmanagementsystem vorbelegen, lesen Sie hier:

Verschlagwortungs-Felder für die Ablage von Aktendokumenten vorbelegen (Dok.-Nr. 1000296).

Für jeden Adressaten mit dem gewählten Merkmal wird ein Dokument erstellt und zur Akte gespeichert.

Wenn Sie im Skript den Befehl Drucken eingefügt haben, werden die Serienbriefe automatisch gedruckt. Oder Sie markieren alle zu druckenden Dokumente und wählen im Kontextmenü den Eintrag Drucken.

Ansprechpartner des Adressaten wird nicht adressiert

Das Einfügen des Ansprechpartners in die Adresse funktioniert bei Serienbriefen nicht, da Adressaten angeschrieben werden und keine Aktenbeteiligten.

3.4 Ersetzung von Platzhaltern in Serienbriefen

3.4.1 Empfänger-Platzhalter

Platzhalter, die Werte des Empfängers ausgeben (Adressen.Aktuell.* und Platzhalter für freie Felder zum Adressaten), werden in jedem der erstellten Serienbrief-Dokumente individuell ersetzt.

Beispiel:

Adressen.Aktuell.Nachname weist in jedem Serienbrief-Dokument den Nachnamen bzw. Unternehmensnamen des jeweiligen Empfängers aus.

3.4.2 Weitere Platzhalter

Alle anderen Platzhalter werden in allen Serienbrief-Dokumenten identisch ersetzt.

Beispiel:

Akten.Registernummer weist in allen Serienbrief-Dokumenten die Aktennummer der Verwaltungsakte aus, zu der der Serienbrief erstellt wurde.

3.4.3 Dialogabfragen

Falls Sie Platzhalter über eine Dialog-Abfrage manuell ausfüllen lassen, beachten Sie, dass die hier erfassten Werte für alle Schreiben gelten. Es gibt keine individuellen Werte je Schreiben, z. B. Faxnummer. Deshalb erfolgt keine Vorbelegung von Platzhaltern in Dialog-Abfragen, die Werte des Empfängers liefern.

4 Weitere Informationen

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