ASCII-Dateien mit Standardformaten und individuellen Formaten importieren

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Aktuelle Änderungen
24.08.2024	Neue Felder für Umsatz Soll und Umsatz Haben in die Handlungsanweisung aufgenommen.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Buchungsstapel, Debitoren-Stammdaten/Kreditoren-Stammdaten, Kontenbeschriftungen oder Textschlüssel als ASCII-Datei (Dateinamen-Erweiterung *.txt /*.csv) in ein DATEV-Rechnungswesen-Programm importieren:

Mit Standardformaten, die in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen hinterlegt sind
Mit Feldbeschreibungen für individuelle ASCII-Formate

2 Hintergrund

Feldbeschreibungen für Standardformate

Die Feldbeschreibungen finden Sie in folgendem Dokument:

ASCII-Import: Feldbeschreibungen für Standardformate (Dok.-Nr. 1003221)

In den DATEV-Rechnungswesen-Programmen können Sie diese Datenkategorien importieren:

Datenkategorie	Hinweise
Buchungsstapel	Erstellen Sie pro Buchungsperiode eine eigene Text-Datei, damit diese einzeln für die entsprechende Buchungsperiode verarbeitet werden können. Die Buchungssätze müssen nach dem Brutto-Prinzip vorliegen. Buchungen mit Umsatzsteuer werden mit dem Brutto-Betrag und gegebenenfalls BU-Schlüssel importiert. Diese Buchungssätze werden bei der Verarbeitung auf Basis der im Programm hinterlegten Stammdaten in Einzelbuchungssätze umgewandelt. Je Buchungsstapel können maximal 99.999 Buchungszeilen importiert werden. Teilbuchungssätze, bei denen die Nettowerte pro beteiligtes Konto in einer eigenen Zeile aufgezeichnet sind, können nicht importiert werden.
Wiederkehrende Buchungen
Summen und Salden	Beim Import sind folgende Einstellungen für den Datenimport erforderlich: Angabe von EB-Konto, JVZ-Konto, Buchungsdatum und Buchungstext Auswahl per Kontrollkästchen, ob Sachkontenbeschriftungen, Personenkontenbeschriftungen und/oder Buchungen übernommen werden sollen.
Belegdaten (Buchungsvorschläge)	Beim Importieren von Belegdaten wird kein neuer Buchungsstapel angelegt. Wie Sie aus importierten Belegdaten Buchungsvorschläge erzeugen, lesen Sie in Dokument Buchungsvorschläge bearbeiten (Dok.-Nr. 9211399).
Kontenbeschriftungen	Die Datei soll nur individuell beschriftete Konten enthalten; Standard-Kontenbeschriftungen werden durch den DATEV-Kontenrahmen verwaltet und sollen nicht überschrieben werden.
Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten	Im Datenmodell der DATEV-Rechnungswesen-Programme können Sie mehrere Adressen mehrere Kommunikationsdaten mehrere Bankverbindungen verwenden. Sie können gleichzeitig die Korrespondenzadresse und die Rechnungsadresse importieren. Je Adresse wird nur eine Kommunikationsnummer je Kommunikationsmedium importiert. (Ausnahme: Medium Telefon; hier kann zusätzlich eine Geschäftsleitungs-Nummer importiert werden). Wenn eine Korrespondenzadresse oder Rechnungsadresse im ASCII-Format übergeben wird, werden diese angelegt bzw. aktualisiert. Wenn Daten zu Kommunikationsmedien im ASCII-Format übergeben werden, wird entweder ein Kommunikationsmedium angelegt und als Standard gekennzeichnet oder es wird die Kommunikationsnummer aktualisiert, die als Standard gekennzeichnet ist (Ausnahme: Medium Telefon; hier kann zusätzlich eine Geschäftsleitungs-Nummer angelegt/aktualisiert werden). Sie können bis zu 10 Bankverbindungen übergeben, die neu angelegt oder entsprechend ihrer Bank-Nummer aktualisiert werden.
Textschlüssel (Sachverhalt Land- und Forstwirtschaft SKR14)	Verwenden Sie diese Datenkategorie, wenn Sie im Sachkontenbereich SKR14 Sachverhalte zur Land- und Forstwirtschaft buchen.
Diverse Adressen	Es gelten die gleichen Hinweise wie für die Datenkategorie Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten.

3 Vorgehen

3.1 ASCII-Standardformate importieren

Sie können für den Import oder Export die Standardformate verwenden, die in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen hinterlegt sind (ASCII Standardformat).

Hilfe-Video
ASCII-Daten im Standardformat importieren (Dauer: 2:21, Stand: 23.09.2021)

	ASCII-Datei im Standardformat importieren
	Voraussetzung: Der Buchführungsbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geöffnet
	Vorgehen:
1	Im Menü Bestand \| Importieren \| ASCII-Daten wählen
2	Im Bereich Importquelle die zu importierende ASCII-Datei wählen.
3	Im Bereich Formatauswahl das zur ASCII-Datei passende Format wählen.
4	Wenn die Kontonummernlänge in der ASCII-Datei von der eingestellten Länge der Sachkonten des Buchführungsbestands abweicht, im Feld Sachkontenlänge Importdatei die tatsächliche Länge der Sachkonten eingeben.
5	Auf Schaltfläche Verarbeiten klicken.
6	Wenn Buchungsstapel importiert werden: Um einen neuen Buchungsstapel anzulegen, auf Neuen Buchungsstapel anlegen klicken, Stapeldaten erfassen und mit OK bestätigen. Um Buchungen an einen bestehenden Buchungsstapel anzuhängen, Buchungsstapel markieren und mit OK bestätigen.
	Die ASCII-Datei wird importiert.

3.2 Individuelles ASCII-Format für den Import erstellen

Um ein individuelles ASCII-Format für den Import zu erstellen, haben Sie 2 Möglichkeiten:

3.2.1 Individuelles ASCII-Format für den Import erstellen

Hilfe-Video
Individuelle ASCII-Formatvorlage einrichten (Dauer: 4:17, Stand: 02.03.2022)

Individuelles ASCII-Format erstellen

Voraussetzung:

Der Buchführungsbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geöffnet

Vorgehen:

Im Menü Bestand | Importieren | ASCII-Daten wählen

Im Bereich Importquelle die zu importierende ASCII-Datei wählen.

Wenn die Kontonummernlänge in der ASCII-Datei von der eingestellten Länge der Sachkonten des Buchführungsbestands abweicht, im Feld Sachkontenlänge Importdatei die tatsächliche Länge der Sachkonten eingeben.

Im Bereich Formatauswahl Schaltfläche Formatverwaltung | Neues Format anlegen klicken.

Formatname vergeben und gegebenenfalls Vorlage wählen.

Auf Schaltfläche (Anzeige Importdatei) klicken.

Es öffnet sich eine Textanzeige, in der die Importdatei ohne Formatierungen angezeigt wird. Nutzen Sie diese zusammen mit der Importvorschau, um in den folgenden Handlungsschritten den Aufbau der Datei zu definieren

Auf Schaltfläche Weiter klicken.

Einstellungen so festlegen, dass sie dem Aufbau der ASCII-Datei entsprechen. Danach auf Schaltfläche Weiter klicken.

Trennzeichen Tausenderstellen	Bezug zum Feld Umsatz
Trennzeichen Nachkommastellen	Bezug zum Feld Umsatz
Datumsformat	Bezug zum Feld Belegdatum
Zeichensatz	Auswahl ASCII oder ANSI möglich. Prüfen Sie das Feld Buchungstext. Nutzen Sie die Einstellung in der die Umlaute Ä, Ö und Ü sowie ß richtig dargestellt werden. Für einige Felder in den Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten ist der Import von Unicode-Zeichensätzen möglich.
Satzbau	Variabel: Für Dateien mit Trennzeichen zwischen den Feldern (Standardfall) Fest: Für Dateien mit einer festen Zeichenanzahl pro Feld
Trennzeichen Felder	Trennzeichen, das die Eingabefelder voneinander abgrenzt
Zeichen um Textfelder	Optionales Zeichen, das bei Textfeldern die Eingabe umschließt
Import ab Zeile	So wählen, dass die Importvorschau mit der ersten zu importierenden Zeile beginnt.

Feldauswahl festlegen. Danach auf Schaltfläche Weiter klicken.

Wählen Sie aus den verfügbaren Feldern die Datenfelder der zu importierenden ASCII-Datei und ordnen Sie deren Reihenfolge in den ausgewählten Feldern so zu, dass sie, von oben nach unten gelesen der Reihenfolge in der ASCII-Datei entsprechen. Kontrollieren Sie die Auswahl in der Importvorschau.

Die Feldbeschreibungen der Datenfelder finden Sie in den folgenden Dokumenten:

Beachten Sie, dass alle mit * gekennzeichneten Muss-Felder in der Auswahl enthalten sein müssen.

Bei den im Datenformat Buchungsstapel mit ** gekennzeichneten Feldern gibt es alternative Muss-Felder.

Bei den Feldern für den Umsatz und das Soll-Haben-Kennzeichen gibt es folgende Alternativen:

Das Feld Umsatz (mit Soll/Haben-Kz) ist vorhanden.
Die Felder Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) und Soll/Haben-Kennzeichen sind vorhanden.
Die Felder Umsatz Soll und Umsatz Haben sind vorhanden.

Bei den Feldern für das Gegenkonto und den BU-Schlüssel gibt es folgende Alternativen:

Das Gegenkonto (mit BU-Schlüssel) ist vorhanden.
Die Felder Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) und BU-Schlüssel sind vorhanden.

Festschreibekennzeichen beachten

Bitte beachten Sie, dass bei ASCII-Formaten im Datenformat Buchungsstapel ohne das Feld Festschreibung der Buchungsstapel beim Import festgeschrieben wird. Wir empfehlen neue Formate mit dem Feld Festschreibung anzulegen.

Weitere Informationen finden Sie im Dokument Festschreibung beim Import in die DATEV-Rechnungswesen-Programme (Dok.-Nr. 1080697).

Feldformatierungen festlegen.

Falls vorhanden, legen Sie eine abweichende Feldformatierung fest.
Nur bei ASCII-Dateien mit Satzbau fest: In der Spalte Max. Feldlänge die Anzahl der Zeichen pro Datenfeld erfassen.

Auf Schaltfläche (Speichern) klicken.

Auf Schaltfläche Verarbeiten klicken.

Wenn Buchungsstapel importiert werden:

Um einen neuen Buchungsstapel anzulegen, auf Neuen Buchungsstapel anlegen klicken, Stapeldaten erfassen und mit OK bestätigen.
Um Buchungen an einen bestehenden Buchungsstapel anzuhängen, Buchungsstapel markieren und mit OK bestätigen.

Die Formatvorlage wird erstellt und die ASCII-Datei wird verarbeitet.

3.2.2 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV folgende Beratung online:

Einrichtung ASCII-Schnittstellenformat für DATEV-Rechnungswesen-Programme

Für Steuerberater: Informationen und Buchung
Für Unternehmer: Informationen und Buchung

3.3 Formatbeschreibung für Fremdanwendung bereitstellen

Wenn Sie möchten, dass die ASCII-Schnittstelle einer Fremdanwendung an ein vorhandenes Format im DATEV-Rechnungswesen-Programm angepasst wird, können Sie die Formatbeschreibung ausgeben.

	Formatbeschreibung drucken
	Voraussetzung: Der Buchführungsbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geöffnet
	Vorgehen:
1	Im Menü Bestand \| Importieren \| ASCII-Daten wählen
2	In der Formatauswahl das gewünschte Format markieren.
3	Auf Schaltfläche Formatverwaltung \| Drucken klicken.
	Die Formatbeschreibung des ASCII-Formats wird gedruckt.

	Formatbeschreibung als PDF-Datei ausgeben
	Voraussetzung: Der Buchführungsbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geöffnet
	Vorgehen:
1	Im Menü Bestand \| Importieren \| ASCII-Daten wählen
2	In der Formatauswahl das gewünschte Format markieren.
3	Auf Schaltfläche Formatverwaltung \| Seitenansicht klicken.
4	Auf Schaltfläche (PDF) klicken.
5	Gegebenenfalls Einstellungen des PDF-Treibers festlegen und bestätigen.
	Die Formatbeschreibung des ASCII-Formats als PDF-Datei ausgegeben.

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