Abfrage Stammdaten Unfallversicherung / Stornierung der Abfrage

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1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie eine Abfrage der Stammdaten zur Unfallversicherung durchführen oder diese wieder stornieren und wie sie die automatische Abfrage der Stammdaten zur Unfallversicherung aktivieren.

2 Hintergrund

Das Dialogverfahren für den automatisierten Abgleich der UV-Stammdaten wird jeweils für ein Meldejahr mit Übermittlung der Abfrage Stammdaten Unfallversicherung gestartet. Dieser Abruf wird in der Regel vom Programm automatisch durchgeführt. Notwendig hierzu sind Daten zur Identifikation der Mitgliedschaft, d.h. Unfallversicherungsträger, Unternehmensnummer, PIN, Betriebsnummer lohnabrechnende und lohnverantwortende Stelle.

Die Abfrage der Stammdaten für die Unfallversicherung wird von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung angenommen und mit Rückmeldedaten bestätigt.

Hinweis

Wenn in LODAS der automatische Stammdatenabruf aktiviert ist, erfolgt ab dem 1.11. automatisch ein Abruf für das Folgejahr.

Wenn die UV-Stammdaten für das aktuelle Kalenderjahr benötigt werden, muss der Abruf manuell erfolgen.

Hinweis

Ersatz der Mitgliedsnummer durch Unternehmensnummer

Seit Januar 2023 ersetzt im Meldeverfahren zur Unfallversicherung die Unternehmensnummer die bisherige Mitgliedsnummer. Sie dient der eindeutigen Identifikation eines Unternehmens und soll trägerübergreifend verwendet werden.

Seit 2024 gilt die Unternehmensnummer auf allen Meldungen und für die Abfrage der UV-Stammdaten als verpflichtend.

Eine Mitgliedschaft ohne UV-Unternehmensnummer kann daher nicht mehr genutzt werden. Falls das Unternehmen länger inaktiv war, legen Sie eine neue Mitgliedschaft mit der Unternehmensnummer an und führen Sie für die neue Mitgliedsnummer die Stammdaten Abfrage durch.

Die Unternehmensnummer besteht aus insgesamt 15 Ziffern. Die ersten zwölf Zeichen bilden die Unternehmernummer und beziehen sich auf den Unternehmer/die Unternehmerin. Diese zwölf Zeichen werden durch eine zufällige Ziffernfolge generiert.

Die letzten drei Ziffern jeder Unternehmensnummer identifizieren das dem Unternehmer/der Unternehmerin zugeordnete Unternehmen. Dabei erhält das erste Unternehmen immer das Kennzeichen 001. Wenn ein Unternehmer/eine Unternehmerin mehrere Unternehmen hat, erhalten diese jeweils eine eigene Unternehmensnummer (002, 003, etc.).

3 Was möchten Sie tun?

Um in LODAS die Stammdaten zur Unfallversicherung abzufragen, haben Sie 2 Möglichkeiten.

Vorgehen gemäß den folgenden Anleitungen:

3.1 Abfrage der Stammdaten für die Unfallversicherung erfassen

Abfrage der Stammdaten für die Unfallversicherung erfassen

Hinweis

Die manuelle Abfrage der UV-Stammdaten ist nur notwendig, wenn es beim automatischen Abruf zu einem Fehler kam oder die Mitgliedschaft oder der Mandant vom automatischen Abruf der UV-Stammdaten ausgenommen wurde oder der Mandant neu in LODAS angelegt wurde.

Die UV-Stammdatenabfrage wird jeweils für ein Meldejahr durchgeführt. Dieser Abruf erfolgt mit den Daten zur Identifikation der Mitgliedschaft, d.h. Unfallversicherungsträger, Unternehmensnummer, PIN, Betriebsnummer lohnabrechnende und lohnverantwortende Stelle.

Vorgehen:

Wählen Sie Mandant | Abfrage Stammdaten Unfallversicherung

Element	Vorgehen und Beschreibung
Feld Meldejahr	Das aktuelle Meldejahr ist bereits vorbelegt. Beachten Sie, dass die Einstellung des Bearbeitungsmonats maßgebend für die Übernahme der erfassten Daten ist.
Symbol Nummer der Mitgliedschaft	> Wählen Sie die Nummer der Mitgliedschaft, für die Sie die Stammdaten abrufen möchten.
Feld Unternehmensnummer	Zeigt die Unternehmensnummer, die für die ausgewählte Mitgliedschaft in den Mandantendaten hinterlegt ist.
Feld PIN	Zeigt die in den Mandantendaten für die ausgewählte Mitgliedschaft erfasste PIN.
Feld Betriebsnr. des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes	Zeigt die unter Sozialversicherung \| Unfallversicherung \| Allgemeine Daten erfasste Betriebsnummer des Betriebes, bei dem die Lohnunterlagen geführt werden.
Feld Betriebsnr. der lohnabrechnenden Stelle	Zeigt die unter Sozialversicherung \| Unfallversicherung \| Allgemeine Daten erfasste Betriebsnummer der Stelle, die tatsächlich die Lohnabrechnung durchführt.

Bestätigen Sie mit OK.

Wenn mehrere Mitgliedschaften innerhalb eines Mandanten vorliegen, wiederholen Sie die Abfrage der UV-Stammdaten für jede Mitgliedschaft.

Achtung

Abfrage nicht mehrfach starten

Starten Sie die Abfrage Stammdaten Unfallversicherung für eine Mitgliedschaft nicht mehrfach.

Liegt im Übernahmeprotokoll eine Fehlermeldung aus der Rückmeldung der DGUV vor, muss die Ursache behoben werden. Eine als fehlerhaft gekennzeichnete Rückmeldung von der DGUV muss nicht storniert werden.

Hinweis

Notwendige Änderungen an den Feldern PIN, Betriebsnr. des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes oder Betriebsnr. der lohnabrechnenden Stelle erfassen Sie in den Mandantendaten unter Sozialversicherung | Unfallversicherung.

Abfrage Stammdaten Unfallversicherung bei Beschäftigungsbetrieben

Wenn für Ihren Mandanten mehrere Beschäftigungsbetriebe vorliegen, ist die in den Mandantendaten hinterlegte Mitgliedschaft zur Berufsgenossenschaft für alle Beschäftigungsbetriebe gültig.

Bei Mandanten mit mehreren aktiven Mitgliedschaften für ein Meldejahr ist die UV-Stammdatenabfrage für jede gültige Mitgliedschaft zur Berufsgenossenschaft durchzuführen. Führen Sie die Abfrage Stammdaten Unfallversicherung pro Mitgliedschaft nur einmal durch.

Hinterlegen Sie für die Abfrage die Betriebsnummer des Haupt-Beschäftigungsbetriebs als lohnverantwortende und lohnabrechnende Stelle.

Abfrage Stammdaten Unfallversicherung mit fehlerhaften Angaben durchgeführt

Unternehmensnummer fehlerhaft/nicht mehr gültig

Wenn für die Abfrage eine nicht (mehr) gültige Unternehmensnummer verwendet wurde, muss in LODAS eine neue Mitgliedschaft angelegt werden. Fehlerhaft erfasste Unternehmensnummern können in LODAS nicht geändert werden.

Eine fehlerhafte Mitgliedschaft kann ab LODAS 10.52 nicht mehr gelöscht werden, sondern muss mit dem Grund der Beendigung (Sondertatbestand) "Fehlanlage" beendet werden. Mit Beendigung der Mitgliedschaft wird die Abfrage Stammdaten Unfallversicherung automatisch storniert.

Wurde eine Abfrage aufgrund fehlerhafter Unternehmensnummer abgelehnt, ist es nicht erforderlich, eine Stornierung der Abfrage Stammdaten Unfallversicherung durchzuführen.
PIN fehlerhaft

Wenn Sie die Fehlermeldung PIN ungültig erhalten haben, ändern Sie diese unter Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Mitgliedschaften, Registerkarte Mitgliedschaft im kleinsten Bearbeitungsmonat, für den die Abfrage Stammdaten Unfallversicherung gestartet wurde. Starten Sie anschließend die Abfrage erneut.
Betriebsnummer lohnverantwortende und/oder lohnabrechnende Stelle fehlerhaft

Wurde die Abfrage mit einer fehlerhaften Betriebsnummer gestartet, warten Sie die Rückmeldung der DGUV ab.

Ändern Sie im Anschluss die Betriebsnummer im kleinsten Monat des Meldejahres. Die Abfrage wird automatisch storniert und mit der neuen Betriebsnummer neu übermittelt. Für Sie besteht kein Handlungsbedarf.

3.2 Automatische Abfrage Stammdaten Unfallversicherung aktivieren

Standardmäßig ist in LODAS die Teilnahme an der automatischen Abfrage aktiviert. Wurde die Einstellung deaktiviert und Sie wollen Ihre Angaben rückgängig machen, gehen Sie wie folgt vor:

Automatischen Stammdatenabruf für die Unfallversicherung aktivieren

Wählen Sie Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Allgemeine Daten.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Kontrollkästchen Stammdaten automatisch abrufen	> Kontrollkästchen aktivieren.

Mitgliedschaft über Tabelle Nr. MG auswählen

Wählen Sie Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Mitgliedschaften.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Liste Stammdaten automatisch abrufen	> wie Allgemeine Daten auswählen.

Hinweis

Die Abfrage Stammdaten Unfallversicherung startet automatisch mit dem Senden von Stammdaten einer Abrechnung. Auf der Auswertung 423 - DÜ-Prot. Abfrage Stammdaten Unfallvers. und Auswertung 424 - Meldeverlauf Unfallversicherung können Sie dies nachvollziehen.

3.3 Zurückgemeldete Stammdaten prüfen

Voraussetzung für einen automatischen Abruf der Stammdaten aus dem DATEV-Rechenzentrum nach LODAS ist ein korrekt konfiguriertes Abonnement des Lohn-Rückmeldeverfahrens.

Die Rückmeldung der für den Mandanten relevanten Stammdaten erhalten Sie in der Regel innerhalb eines Tags von der Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e. V. (DGUV).

Über das Rückmeldeverfahren erhalten Sie die für Sie gültigen Stammdaten.

Rückmeldedaten der DGUV nicht ändern / löschen

Daten aus der Rückmeldung können nicht verändert oder gelöscht werden. Alle von der DGUV an Sie rückübertragenen Werte bilden die Grundlage für die Datenübermittlung des digitalen Lohnnachweises und der UV-Jahresmeldung.

Mit der Rückmeldung erhalten Sie die folgenden Informationen:

Unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Mitgliedschaften, Registerkarte Mitgliedschaft:

Gruppe Informationen zu den rückgemeldeten Daten zur Unternehmensnummer
- Gültigkeit der rückgemeldeten Unternehmensnummer
- Status zur Meldepflicht
Gruppe Informationen zu den rückgemeldeten Daten / Status der Mitgliedschaft
- Gültigkeit der rückgemeldeten Daten (von/bis) für die Mitgliedschaft. Dieses Datum umfasst den Zeitraum des abgefragten Jahrs (z. B. 01.01.2018 - 31.12.2018) und wird automatisch mit der Rückmeldung zur Abfrage Stammdaten Unfallversicherung des Folgejahres auf den neuen Zeitraum geändert (z. B. 01.01.2019 – 31.12.2019).
  
  Erfolgt für die Mitgliedschaft keine Abfrage der Stammdaten zur Unfallversicherung für das Folgejahr, werden keine Lohnkonten (Ergebniswerte zur Unfallversicherung) erstellt. Folglich erhalten Sie keinen Lohnnachweis und keine UV-Jahresmeldungen.
- Den für die Abgabe des digitalen Lohnnachweises maßgeblichen Beitragsmaßstab.

Hinweis

Ersatz der Mitgliedsnummer durch Unternehmensnummer

Seit 2024 gilt die Unternehmensnummer auf allen Meldungen und für die Abfrage der UV-Stammdaten als verpflichtend.

Unter Erfassen | Mandantendaten | Sozialversicherung | Unfallversicherung | Mitgliedschaften, Registerkarte Gefahrtarifstellen:
- Die gültigen Gefahrtarifstellen
  
  Bereits in LODAS enthaltene Gefahrtarifstellen erhalten ein rückgemeldetes Datum in den Feldern von und bis. Zusätzliche über die Rückmeldung der DGUV gemeldete neue Gefahrtarife werden eingespielt und automatisch komplett neu angelegt. Gefahrtarifstellen aus der Rückmeldung der DGUV, welche Sie keinem Arbeitnehmer zuordnen, dürfen und können nicht gelöscht werden. Diese müssen im digitalen Lohnnachweis mit Null Euro Entgelt berücksichtigt werden.
  
  Wenn der Mandant mehrere geänderte Gefahrtarife mit der Abfrage zurückerhält, prüfen Sie, ob Sie Änderungen an der Hauptgefahrtarifstelle (Registerkarte Gefahrtarifstelle) oder bei den individuell zugeordneten Gefahrtarifstellen bei den Mitarbeitern vornehmen müssen. Die rückwirkende Zuordnung zu einer anderen Hauptgefahrtarifstelle, z. B. im Januar des Meldejahres, löst eine automatische Nachberechnung aller Arbeitnehmer aus, wenn keine abweichende Gefahrtarifstellenzuordnung erfasst ist. Zur Kontrolle steht Ihnen die Auswertung 420 - Einzelaufstellung Unfallversicherung monatlich zur Verfügung.
  
  Werden für das Folgejahr andere Gefahrtarifstellen zugeteilt, können Sie die Gefahrtarifstellen des Vorjahres im ersten Monat des neuen Meldejahres löschen.

3.4 Digitalen Lohnnachweis erstellen

Der digitale Lohnnachweis wird automatisch im Abrechnungsmonat Dezember oder im Monat der Beendigung der Mitgliedschaft erstellt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Die Abfrage Stammdaten Unfallversicherung für das Meldejahr wurde durchgeführt.
Für die Abfrage Stammdaten Unfallversicherung liegt eine Rückmeldung der DGUV vor.
Die Stammdaten aus der Rückmeldung werden für die Lohnabrechnung verwendet.

Wenn Nachberechnungen, z. B. eine Entgeltänderung / Einmalzahlung für das Vorjahr durchgeführt werden, ist keine zusätzliche Nachberechnung erforderlich.

3.5 Abfrage der Stammdaten zur Unfallversicherung stornieren

In folgenden Fällen muss eine manuelle Stornierung mit LODAS durchgeführt werden:

Der Mandant wird zum Jahreswechsel an einen anderen Steuerberater abgegeben. Dieser führt die Abrechnung nicht mit LODAS durch und die Mitgliedschaft wurde in LODAS nicht mit Grund der Beendigung (Sondertatbestand) Systemwechsel beendet.

Wählen Sie Mandant | Abfrage Stammdaten Unfallversicherung.

Element	Vorgehen und Beschreibung
Feld Meldejahr	> Das aktuelle Meldejahr ist bereits vorbelegt. Beachten Sie, dass die Einstellung des Bearbeitungsmonats maßgebend für die Übernahme der erfassten Daten ist. Der Bearbeitungsmonat ist für die Stornierung irrelevant. Hier greift die gleiche Logik wie bei der Abfrage.
Symbol Nummer der Mitgliedschaft	> Wählen Sie die Nummer der Mitgliedschaft, für die Sie die Stornierung durchführen wollen.
Kontrollkästchen Abfrage Stammdaten stornieren	> Aktivieren, um die Abfrage der Stammdaten zu stornieren.

Automatisierte Standardfälle ohne Handlungsbedarf:

Für die Mitgliedschaft ist ab dem 01.11 die automatische Stammdatenabfrage für das Folgejahr durchgeführt worden. Die Mitgliedschaft wird nun zum 31.12. beendet.

Folge: die Abfrage für das Folgejahr wird automatisch storniert.
Beraterwechsel LODAS zu LODAS zum 01.01.

Für die Mitgliedschaft ist ab dem 01.11. die automatische Stammdatenabfrage für das Folgejahr mit der Betriebsnummer "Lohnabrechnende Stelle bisheriger Berater" durchgeführt worden.

Der übernehmende Berater erfasst im Bearbeitungsmonat 01/JJJJ seine Betriebsnummer.

Folge: die bisherige Abfrage wird storniert und mit der Betriebsnummer des übernehmenden Beraters automatisch durchgeführt.

3.6 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV eine individuelle Kurzberatung/-einrichtung an.

Für Steuerberater: Informationen und Buchung
Für Unternehmer: Informationen und Buchung

Als weiteres Unterstützungsangebot bei Einzelanfragen können Sie einen telefonischen Kontakt über unseren DATEV-Terminservice buchen.

Wählen Sie aus einem Angebot an Terminen den für Sie passenden Termin und unsere Service-Experten rufen Sie an.

Einzelanfragen: Der Umfang der Anfrage ist vergleichbar mit einem Servicekontakt oder Anruf im telefonischen Kundensupport (keine Ersteinrichtung oder Schulung).

4 Weiterführende Informationen

4.1 Erläuterung der Felder Betriebsnr. des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes und Betriebsnr. der lohnabrechnenden Stelle

Die Unfallversicherung definiert die oben erwähnten Betriebsnummern wie folgt:

Betriebsnr. des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes - nachfolgend bezeichnet als meldende Stelle
Betriebsnr. der lohnabrechnenden Stelle - nachfolgend bezeichnet als abrechnende Stelle

Hinweis

Die Betriebsnummer der meldenden Stelle darf niemals die Betriebsnummer eines externen Dienstleisters (z. B. Steuerberater) sein.

Die Betriebsnummern sind wichtige Ordnungsmerkmale für den Unfallversicherungsträger. Sofern mehrere abrechnende Stellen existieren, ist für jede dieser Stellen ein Abruf und Abgleich der Stammdaten notwendig. Jede meldende Stelle muss am Jahresende einen Lohnnachweis abgeben. Eine Konsolidierung der abgegebenen Lohnnachweise erfolgt bei der Berufsgenossenschaft.

Nachfolgend haben wir einige Erfassungsbeispiele aufgeführt:

1. Lohnabrechnung wird vom Unternehmen verantwortet und von einem Steuerberater durchgeführt

Meldende Stelle = Unternehmen	Abrechnende Stelle = Steuerbüro
BBNR: 11111111	BBNR: 77777777

2. Lohnabrechnung wird vom Steuerbüro selbst verantwortet und durchgeführt (eigener Lohn, kein Mandat)

Meldende Stelle = Steuerbüro	Abrechnende Stelle = Steuerbüro
BBNR: 77777777	BBNR: 77777777

3. Lohnabrechnung wird vom Unternehmen selbst verantwortet und durchgeführt

Meldende Stelle = Unternehmen	Abrechnende Stelle = Unternehmen
BBNR: 11111111	BBNR: 11111111

Bei Mandanten/Arbeitgeber, die auf mehrere Mandantennummern aufgeteilt wurden, kann es zusätzlich noch folgende Konstellationen geben:

4. Lohnabrechnung wird vom Unternehmen verantwortet und teilweise vom Unternehmen und zusätzlich von einem Steuerberater durchgeführt

Mandantenummer 1 - Abrechnung der Mitarbeiter (im Unternehmen)

Meldende Stelle = Unternehmen	Abrechnende Stelle (Mitarbeiter) = Unternehmen
BBNR: 11111111	BBNR: 11111111

Mandantenummer 2 - Abrechnung der Geschäftsleitung / des Vorstands (im Steuerbüro)

Meldende Stelle = Unternehmen	Abrechnende Stelle (Mitarbeiter) = Unternehmen
BBNR: 11111111	BBNR: 77777777

5. Unternehmen mit 2 Standorten (Berlin und Hamburg) - Verantwortung für die Lohnabrechnung trägt der Standort Berlin, jeder Standort wird von einem eigenen Steuerberater abgerechnet (2 Mandate)

Mandantenummer 1 - Standort Berlin