1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie das arbeitnehmerbezogene Meldeverfahren für folgende Personengruppen erfassen:

• Gewerbliche Arbeitnehmer

• Jugendliche Arbeitnehmer

• Geringfügig Beschäftigte

• Kaufmännische Angestellte/ Poliere

• Auszubildende im Bauhauptgewerbe zur SOKA-BAU

Zusätzlich finden Sie in diesem Dokument Informationen zur Definition des beitragspflichtigen Brutto-Lohns und zur Einrichtung des Spitzenausgleichs.

2 Hintergrund

Durch das arbeitnehmerbezogene Meldeverfahren wird die Urlaubs- und Ausbildungsvergütung mit der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse (SOKA-BAU) abgerechnet.

Weitere Informationen zum fachlichen Hintergrund: Spitzenausgleich Arbeitnehmerbezogenes Meldeverfahren - Bauhauptgewerbe (Dok.-Nr. 5300600) (ggf. LEXinform-Abonnement erforderlich)

3 Was möchten Sie tun?

Um in LODAS ein arbeitnehmerbezogenes Meldeverfahren und Spitzenausgleich einzurichten, haben Sie 2 Möglichkeiten:

• Teilnahme am Arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahren

• Spitzenausgleichsverfahren

• Gewerbliche Arbeitnehmer, gewerbliche Aushilfen, jugendliche Arbeitnehmer und Arbeitnehmer im Auslernjahr

• Kaufmännische Angestellte, Poliere und Schachtmeister

• Mehrfachbeschäftigte Angestellte abrechnen

• Gewerbliche und kaufmännische Auszubildende

• Jugendliche Arbeitnehmer und Arbeitnehmern im Auslernjahr

• Rückmeldeverfahren mit SOKA-BAU

-Oder-

• Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

3.1 Teilnahme am arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahren

3.1.1 Mandantendaten erfassen

Die ZVK-Arbeitgebernummer ist Voraussetzung für die Datenübermittlung mit SOKA-BAU. Ohne gespeicherte Arbeitgebernummer kann der Mandant abgerechnet, aber nicht an SOKA-BAU gemeldet werden.

Wenn Sie die Saldierungsmöglichkeit inkl. Winterbeschäftigungs-Umlage nutzen möchten, vereinbaren Sie dies vorher mit SOKA-BAU unter www.soka-bau.de.

Damit die Zahlungsaufträge an die SOKA-BAU zum 28. des Folgemonats übermittelt werden, muss das Ausführungsdatum angepasst werden:

3.1.2 Auswertungen anlegen

Mit der Anlage der Auswertung 188 legen Sie die Teilnahme am arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahren mit SOKA-BAU fest. In der Spalte Datenübermittlung ist der Eintrag DÜ an Institutionen vorbelegt.

Beachten Sie: Wenn unter Mandantendaten | Baulohn | Allgemeine Daten im Feld Betriebskontonummer die von SOKA-BAU vergebene, 8-stellige Betriebsnummer nicht erfasst ist, wird die Auswertung 188 nicht erstellt.

Die für die Datenübermittlung bereitgestellten Daten werden in den Auswertungen 181 bis 186 DÜ-Protokolle dokumentiert. Anhand der DÜ-Protokolle ist ersichtlich, welche Werte an SOKA-BAU übermittelt wurden.

Abrechnung in Abrechnungsgruppen

Wenn die Abrechnung über verschiedene Abrechnungsgruppen (Vorwegabrechnung, 1. Gruppe, 2. Gruppe) vorgenommen wird, werden für jede Abrechnungsgruppe DÜ-Protokolle (Auswertungen 181 bis 186) erstellt und an die SOKA-BAU übermittelt. Gemeldet werden immer die Arbeitnehmer, die in der jeweiligen Abrechnung abgerechnet wurden.

Mit der Dezember-Abrechnung oder bei Austritt eines gewerblichen Arbeitnehmers werden die Urlaubsnachweise (Auswertung 190 Bescheinigung für den Arbeitnehmer) für die gewerblichen Arbeitnehmer vom Programm automatisch erstellt.

Aufstellung der arbeitnehmerbezogenen Meldungen

In der Auswertung 188 Aufstellung der arbeitnehmerbezogenen Meldungen werden alle meldepflichtigen Arbeitnehmer mit den zu meldenden Daten ausgegeben.

Arbeitnehmer, die aufgrund eines Fehlers nicht gemeldet wurden, sind in der Auswertung 188 unter Punkt: Arbeitnehmer mit unvollständigen Meldedaten aufgelistet. Die Fehlerursache finden Sie im Fehler- und Hinweisprotokoll.

Wiederholung oder nachträgliche Datenübermittlung an die SOKA-BAU

Bei einer Wiederholungsabrechnung wird nur dann eine Datenübermittlung vorgenommen und DÜ-Protokolle erstellt, wenn sich in der Berechnung der Meldedaten Veränderungen zu Ihrer Erstabrechnung ergeben haben.

Die Datenübermittlung wird für alle Arbeitnehmer durchgeführt, die auch gleichzeitig abgerechnet oder nachberechnet werden. Abgerechnete Monate können nochmals übermittelt werden, wenn Sie für jeden Arbeitnehmer eine Nachberechnung auf den zu meldenden Monat (Pers.-Nr., mit dem Wert 1 und Bearbeitungsschlüssel 96) anstoßen.

Nach dem Senden der Daten in das Rechenzentrum wird das Kontrollkästchen automatisch wieder deaktiviert.

3.1.3 Lohnarten anpassen

Für die Ermittlung der Sozialkassenbeiträge, der Winterbeschäftigungs-Umlage und der Urlaubsvergütungen ist der Prozentsatz vom lohnsteuerpflichtigen Brutto-Lohn zu berechnen. Damit eine automatische Ermittlung der Brutto-Lohnsumme erfolgen kann, müssen bei allen Lohnarten, die als Berechnungsgrundlage heranzuziehen sind (z. B. Stundenlohn, Lohnfortzahlung, Feiertagslohn, Aushilfslohn etc.), weitere Eingaben vorgenommen werden.

3.2 Spitzenausgleichsverfahren

Die Tarifvertragsparteien der Bauwirtschaft haben die tarifvertragliche Grundlage geschaffen, dass Baubetriebe die Möglichkeit haben, am Spitzenausgleichsverfahren teilzunehmen.

Bisher konnte zwischen viermonatigem und sechsmonatigem Abrechnungszeiträumen (Spitzenausgleichsintervall) gewählt werden. Gemäß den Änderungen zum Sozialkassenverfahren (VTV) vom 29.01.2021 entfällt seit 01.01.2021 das sechsmonatige Abrechnungsintervall.

Der Zeitpunkt des Wechsels des Abrechnungsintervalls muss mit der SOKA-BAU abgestimmt und festgelegt werden.

Erfassen Sie bei Teilnahme am Spitzenausgleichsverfahren zusätzlich noch folgende Angaben:

In der Auswertung 188 Aufstellung der arbeitnehmerbez. Meldungen werden alle Arbeitnehmer und alle Monate eines Intervalls zusammengefasst.

Zusatzversorgungsbeitrag für Dienstpflichtige

Die Beiträge für die Zusatzversorgung der Dienstpflichtigen werden nicht in das Spitzenausgleichsverfahren einbezogen.

Winterbeschäftigungs-Umlage

Für Arbeitgeber, die die Winterbeschäftigungs-Umlage an die ZVK-Bau abführen und gleichzeitig am Spitzenausgleichsverfahren teilnehmen, werden die Fälligkeitstermine für die Zahlung der ZVK-Beiträge und der Winterbeschäftigungs-Umlage vereinheitlicht. Dies hat zur Folge, dass auch die Winterbeschäftigungs-Umlage nur dreimal im Jahr abzurechnen ist.

Die Summe der Winterbeschäftigungs-Umlage wird ebenfalls in den Spitzenausgleich einbezogen.

Zum Ende eines Spitzenausgleichsintervalls kann ein Zahlungsträger für die Sozialkassenbeiträge und die Winterbeschäftigungs-Umlage erstellt werden.

3.3 Gewerbliche Arbeitnehmer, gewerbliche Aushilfen, jugendliche Arbeitnehmer und Arbeitnehmer im Auslernjahr

3.3.1 Personaldaten Baulohn erfassen

3.3.2 Arbeitnehmerbezogene Meldedaten bearbeiten

Für jeden gewerblichen Arbeitnehmer und gewerbliche Aushilfe sind monatlich im Rahmen des arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahrens nachfolgende Daten an SOKA-BAU zu melden:

3.3.2.1 Beitragspflichtiger Brutto-Lohn

Damit eine automatische Ermittlung der Brutto-Lohnsumme erfolgen kann, müssen bei allen Lohnarten, die als Berechnungsgrundlage heranzuziehen sind (z. B. Stundenlohn, Lohnfortzahlung, Feiertagslohn, Aushilfslohn etc.), Änderungen in den Lohnarten vorgenommen werden.

3.3.2.2 Anforderungsschlüssel und Meldeschlüssel

Die folgenden Meldeschlüssel werden vom Programm automatisch erzeugt und an SOKA-BAU gemeldet:

• (0001) Anforderung einer Arbeitnehmernummer (nicht beim Auszubildenden)

• (0010) Beginn bzw. Ende eines Beschäftigungsverhältnisses (nicht beim Auszubildenden)

• (0015) Adress- und Namensänderung

• (0020) Meldung gesetzliche Dienstpflicht

• (0025) Beginn und Ende vom Zivildienst

• (0027) Beginn und Ende der Pflegezeit > 10 Tage

• (0028) Beginn und Ende der Elternzeit

• (0030) Meldung von Zeiten einer Schwerbehinderung

Beginn und Ende der Beschäftigung (Meldeschlüssel 0010)

Der Eintritt und Austritt von gewerblichen Arbeitnehmern, Angestellten und Polieren wird an SOKA-BAU mit dementsprechenden Datensatz gemeldet. Das Programm nimmt diese Meldungen mit Meldeschlüssel 0010 automatisch vor. Das Austrittsdatum muss zum Zeitpunkt der Abrechnung gespeichert sein, damit die Abmeldung automatisch vorgenommen werden kann.

Der Tätigkeitsschlüssel wird ebenfalls mit der Anmeldung an SOKA-BAU übermittelt.

Wenn der Auszubildende nach der Ausbildung übernommen wird, wird der Meldeschlüssel 0010 übermittelt.

Adressänderung und Namensänderung (Meldeschlüssel 0015)

Adressänderungen und Namensänderungen werden automatisch mit Meldeschlüssel 0015 gemeldet.

Meldung gesetzliche Dienstpflicht und Zivildienst (Meldegrund 0020 und 0025)

Die beiden Meldegründe werden den Fehlzeiten entnommen und an SOKA-BAU gemeldet. Die Meldung wird für alle gewerblichen Arbeitnehmer und für die Angestellten verwendet.

Meldung von Zeiten bei Inanspruchnahme der Pflegezeit für gewerbliche Arbeitnehmer und für Angestellte (Meldeschlüssel 0027)

Arbeiter und Angestellte, die sich unbezahlt bis zu 6 Monate freistellen lassen (es besteht kein Lohnanspruch), befinden sich in dieser Zeitspanne in einem ruhenden Beschäftigungsverhältnis. Sozialkassenbeiträge sind nicht zu zahlen.

Eine Freistellung bis zu 10 Tagen ist davon nicht betroffen. In diesen Fällen müssen die Beschäftigungstage weiter gezählt werden. Zusätzlich ist bei den Angestellten der volle Monatsbeitrag zu bezahlen.

Meldung von Zeiten bei Elternzeit für gewerbliche Arbeitnehmer und für Angestellte (Meldeschlüssel 0028)

Bei der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis. Es sind keine Beiträge an SOKA-BAU abzuführen.

Bei einer Unterbrechung wegen Elternzeit wird eine Meldung (ANMEL) mit Beginn und eine zum Ende der Elternzeit an SOKA-BAU gemeldet. Da das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit ruht, sind keine Null-Meldungen zu erstellen.

Beachten Sie: Meldungen werden nur erstellt, wenn ein ganzer Monat unterbrochen ist. Teilmonate werden nicht gemeldet.

Schwerbehinderung (Meldeschlüssel 0030)

Aktivieren Sie unter Personaldaten | Personaldaten in der Registerkarte Persönliche Angaben das Kontrollkästchen Schwerbehinderter, wenn bei dem Mitarbeiter eine Schwerbehinderung vorliegt.

Bei einer Schwerbehinderung hat der Arbeitnehmer einen höheren Urlaubsanspruch in Euro und Tagen. Das Programm berücksichtigt dies automatisch. Der Beginn und das Ende einer Schwerbehinderung müssen der SOKA-BAU mitgeteilt werden. Durch Aktivierung des Kontrollkästchens Schwerbehinderter werden diese Tatbestände vom Programm erkannt und mit Meldeschlüssel 0030 der SOKA-BAU mitgeteilt.

3.3.2.3 Beschäftigungstage (volljährige Arbeitnehmer)

Volle Beschäftigungsmonate werden mit 30 Beschäftigungstagen gemeldet. In Berlin West und Ost werden die tatsächlichen Kalendertage des Monats angesetzt. Bei angefangenen Beschäftigungsmonaten sind die Kalendertage auszuzählen.

3.3.2.4 Beschäftigungstage (geringfügig Beschäftigte)

Automatische Ermittlung der Beschäftigungstage bei regelmäßiger Arbeitszeit im Monat:

Da geringfügig Beschäftigte in der Regel nicht jeden Tag arbeiten, müssen für diese Arbeitnehmer die Beschäftigungstage gekürzt werden.

Ein Arbeitnehmer ist regelmäßig aushilfsweise beschäftigt. Dabei arbeitet er im Durchschnitt 2 Tage in der Woche.

Ausgehend von den Kalendertagen des bestehenden Arbeitsverhältnisses wäre pro Monat von 30 Beschäftigungstagen auszugehen. In diesem Fall müssen aber die Beschäftigungstage anteilig gekürzt werden.

Durchschnittlich 2 Tage pro Woche

------------------------------------------------------ = 0,4 (Umrechnungsfaktor)

5 Tage pro Woche (Vollbeschäftigung)

30 Beschäftigungstage pro Monat x 0,4 = 12 Beschäftigungstage

---> 12 Beschäftigungstage müssen berücksichtigt werden.

Wenn ein Arbeitnehmer eine regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit hinterlegt hat, werden die Beschäftigungstage automatisch anteilig berechnet und gekürzt.

3.3.2.5 Gewährte Urlaubstage und die gewährte Urlaubsvergütung

Folgende Urlaubsvergütungen werden an SOKA-BAU gemeldet:

• Die Urlaubsvergütungen Vorvorjahr, Vorjahr und Kalenderjahr die mit StLA 508 (Urlaub volljährige Arbeitnehmer) abgerechnet werden

• Die Urlaubsvergütungen VJ und KJ die mit StLA 537 (Urlaub jugendliche Arbeitnehmer/Arbeitnehmer im Auslernjahr) abgerechnet werden

3.3.2.6 Die ausbezahlten, lohnzahlungspflichtigen Stunden

Die Stunden aller Lohnarten werden gemeldet, die in den Mandantendaten | Lohnarten in der Registerkarte Allgemein in der Gruppe Bearbeitungsvorschriften im Feld Stundenstatistik f. Lohnkonto und B/N folgenden Eintrag haben:

• Bezahlte Stunden und Zeitlohnstunden

• Bezahlte Stunden und Überstunden

• Bezahlte Stunden und Krankheitsstunden

• Bezahlte Stunden und Urlaubsstunden

• Bezahlte Stunden und Freistellungsstunden/Feiertagsstunden

• Zeitlohnstunden

Zu dieser Stundenzahl werden noch die Stunden addiert, die einem Arbeitszeitkonto entnommen werden. Stunden die einem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden, vermindern die zu meldenden Stunden. Das Programm berücksichtigt die Arbeitszeitkontenzu- und Arbeitszeitkontenabgänge (mit StLA 460, 461, 462 und 532) automatisch bei der Ermittlung der zu meldenden Stunden.

3.3.2.7 Mindesturlaubsvergütung bei Bezug von Krankengeld und Saison-Kug

Die Tarifvertragsparteien des Bauhauptgewerbes haben mit Wirkung zum 01.01.2013 die Urlaubsvergütung für gewerbliche Arbeitnehmer bei Arbeitsausfällen ohne Lohnanspruch neu geregelt und die Tarifverträge entsprechend geändert. Hintergrund dieser Änderungen sind die neueren Rechtsprechungen, insbesondere die des Europäischen Gerichtshofs. Deshalb wurde § 8 Nr. 5 BRTV dahingehend geändert, dass eine Mindesturlaubsvergütung für Arbeitsausfälle ohne Lohnanspruch besteht.

Nach § 8 Nr. 5 BRTV (Ausgleichsbeträge) erhalten gewerbliche Arbeitnehmer eine Mindesturlaubsvergütung für folgende Sachverhalte:

• Jede Ausfallstunde wegen unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit (gemäß Entgeltfortzahlungsgesetz), für die kein Lohnanspruch besteht

• Jede Ausfallstunde, für die der Arbeitnehmer Saison-Kurzarbeitergeld/ Kurzarbeitergeld bezieht

Die Mindesturlaubsvergütung und die Ausfallstunden werden der SOKA-BAU im Rahmen des arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahrens übermittelt.

Bei Arbeitnehmern, die sich aufgrund einer Überschreitung der 42 Lohnfortzahlungstage im Krankengeldbezug, Verletztengeldbezug oder in der Aussteuerung befinden, sind die monatlichen tatsächlichen Ausfallstunden zu ermitteln. Hierbei gilt zu beachten, dass nicht die Monatslohnstunden, sondern die tatsächlich ausgefallenen Stunden zu melden sind.

Die Mindesturlaubsvergütung infolge Krankheit wird automatisch ermittelt, wenn eine der folgenden Fehlzeiten unter Personaldaten | Beschäftigung | Fehlzeiten hinterlegt ist:

• Kranken(tage)geld bei Krankheit oder Kur

• Krank über 6 Wochen geringfügig entlohnter AN

• Krank privat Versicherte ohne Krankentagegeld

• Krank über 6 Wochen bei Erwerbsminderungs-/Altersrente

• Verletztengeld bei Krankheit oder Kur

• Übergangsgeld bei Krankheit oder Kur

• Versorgungskrankengeld bei Krankheit oder Kur

• Aussteuerung

• Ende Bezug Krankengeld/Beginn Bezug Arbeitslosengeld

• Krank bei Eintritt ohne Entgeltfortzahlung

• Einstellung Krankengeld wegen voller Erwerbsminderungsrente

Als Basis für die Ermittlung der Ausfallstunden infolge Krankheit wird die hinterlegte Soll-Arbeitszeit unter Personaldaten | Arbeitszeiten | Soll-Arbeitszeit herangezogen. Ist in den Personaldaten keine Soll-Arbeitszeit hinterlegt, wird die hinterlegte Soll-Arbeitszeit unter Mandantendaten | Arbeitszeiten | Soll-Arbeitszeit herangezogen.

Die Beschäftigungstage werden automatisiert anhand der Fehlzeit ermittelt. Eine Buchung mit BS 84 unter Bewegungsdaten | Erfassungstabelle, Registerkarte Standard oder die Eingabe unter Bewegungsdaten | Sonstige Angaben | laufender Monat auf der Registerkarte Teilmonat ist nicht erforderlich.

Vorgehen bei Ausfallstunden infolge Saison-Kug

Die Ausfallstunden von Saison-Kug/ Kug sind ab der 1. Ausfallstunde an die SOKA-BAU zu melden.

Die Ausfallstunden und die ermittelte Mindesturlaubsvergütung aus Saison-Kug/ Kug werden an SOKA-BAU gemeldet und stehen dem Arbeitnehmer sofort zur Verfügung.

3.3.3 Zusätzliche Angaben für das Berliner Bauhauptgewerbe

Die Tarifvertragsparteien des Berliner Baugewerbes haben durch den Abschluss des "Tarifvertrags über zusätzliche Angaben im arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahren im Berliner Baugewerbe" (TV ZABB) eine Erweiterung der Meldepflichten beschlossen.

Neben den oben genannten Meldepflichten sind zusätzlich folgende Daten für jeden gewerblichen Arbeitnehmer an die SOKA-BAU mitzuteilen:

• Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden,

• Die mit der Lohnabrechnung zur Auszahlung gelangenden Arbeitsstunden

• Die Eingruppierung in die Lohngruppe 1 oder 2 und höher gemäß § 5 Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe (BRTV)

• Den der Lohnabrechnung zu Grunde liegende Brutto-Stundenlohn Gesamttarifstundenlohn (GTL) ohne Zuschläge

3.3.3.1 Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden

Das Programm ermittelt die geleisteten Stunden aus den in den Bewegungsdaten gebuchten Lohnarten. Dabei werden folgende Lohnarten berücksichtigt:

Bei Arbeitnehmern mit Abrechnung der Vermögenswirksame Leistung nach geleisteten Stunden

Die Stunden aller Lohnarten:

• Bei denen unter Mandantendaten | Lohnarten, Registerkarte Baulohn im Feld Heranziehen der Stunden und Beträge die Auswahl Stunden verwenden für VWL, Beträge für Urlaubsentgelt, ZVK und Berufsgenossenschaft getroffen wurde

  -Und-

• Bei denen unter Mandantendaten | Lohnarten, Registerkarte Allgemein, im Feld Stundenstatistik f. Lohnkonto und B/N der Eintrag bezahlte Stunden und Krankheitsstunden und bezahlte Stunden und Freistellungs-/Feiertagsstunden ausgewählt wurde.

Bei Arbeitnehmern ohne Abrechnung der Vermögenswirksame Leistung nach geleisteten Stunden

Die Stunden aller Lohnarten, bei denen unter Mandantendaten | Lohnarten, Registerkarte Allgemein, im Feld Stundenstatistik f. Lohnkonto und B/N einer der folgenden Einträge ausgewählt wurde:

• Bezahlte Stunden und Zeitlohnstunden

• Bezahlte Stunden und Überstunden

• Bezahlte Stunden und Krankheitsstunden

• Bezahlte Stunden und Urlaubsstunden

• Bezahlte Stunden und Freistellungsstunden/Feiertagsstunden

• Zeitlohnstunden

3.3.3.2 Mit der Lohnabrechnung zur Auszahlung gelangende Arbeitsstunden

Dazu gehören alle geleisteten Arbeitsstunden abzüglich der geleisteten Arbeitsstunden, die einem Arbeitszeit- und Entgeltkonto gutgeschrieben werden und zuzüglich aller Arbeitsstunden, die einem Arbeitszeit- und Entgeltkonto entnommen werden. Das Programm berücksichtigt die Arbeitszeitkonto-Zugänge und -Abgänge automatisch bei der Ermittlung der Stundenzahl.

Bei betrieblicher Arbeitszeitverteilung in einem 12-monatigen Ausgleichszeitraum (gem. § 3 Nr. 1.4 BRTV) sind die Stunden anzugeben, die in einem Monat abzurechnen und auszuzahlen sind. Dies sind im Zeitraum April bis November 178 Stunden/Monat und im Zeitraum Dezember bis März 164 Stunden/Monat.

3.3.3.3 Eingruppierung in die Lohngruppe 1 oder 2 und höher gem. § 5 BRTV für das Baugewerbe Berlin

Nach § 5 Nr. 2.1. BRTV ist jeder Arbeitnehmer in eine der Lohngruppen 1 bis 6 einzugruppieren, und zwar nach den im § 5 Nr. 3 BRTV definierten Eingruppierungsmerkmalen und Tätigkeiten. Die jeweilige Lohngruppe muss unter Personaldaten | Baulohn | Allgemeine Daten, Registerkarte Bauhauptgewerbe im Feld Lohngruppe hinterlegt werden.

Für jugendliche Arbeitnehmer ohne abgeschlossene Berufsausbildung, gewerbliches Reinigungspersonal und Praktikanten (Praktikanten, die nach einer Studien- oder Ausbildungsordnung ein Praktikum nachweisen müssen) ist, als Lohngruppe Jugendl. o. Berufsausb./gew. Reinigungspersonal auszuwählen

3.3.3.4 Der Lohnabrechnung zu Grunde liegender Brutto-Stundenlohn (GTL) ohne Zuschläge

Der GTL setzt sich zusammen aus dem Tarifstundenlohn (TL) und dem Bauzuschlag (BZ). Anzugeben ist der jeweils vereinbarte Brutto-Stundenlohn, der der Definition des GTL entspricht.

Der Gesamttarifstundenlohn (GTL) der Lohngruppen 1 und 2 entspricht den im TV Mindestlohn festgelegten Mindestlöhnen.

Das Programm ermittelt den Stundenlohn in folgender Reihenfolge:

• Stundenlohn 1 (Personaldaten | Entlohnung | Festbezüge, Registerkarte Stundenlohn/Vorschuss/Sonstige Angaben)

• Gesamttarifstundenlohn (Personaldaten | Baulohn | Allgemeine Daten, Registerkarte Bauhauptgewerbe)

3.3.4 Korrekturmöglichkeiten im arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahren

3.3.4.1 Nachberechnungen

Bei Nachberechnungen auf bereits abgerechnete Monate werden die geänderten Daten nochmals komplett als Korrektur an die SOKA-BAU gemeldet.

Mit der Abrechnung für den Monat Mai erhält ein Arbeitnehmer eine Nachzahlung für den Monat April.

Aufgrund der Nachzahlung für den Monat April wird die monatliche Meldung (URMEL) für diesen Arbeitnehmer als Korrektur gemeldet. Die korrigierten Meldungen werden in der Auswertung 183 DÜ-Protokoll mtl. Meldung/gewährter Urlaub dokumentiert.

3.3.4.2 Rückwirkende Korrektur einer ZVK-Arbeitnehmernummer

Bei einem Arbeitnehmer ist seit der Mai-Abrechnung eine falsche Arbeitnehmernummer ZVK in den Personaldaten | Baulohn | Allgemeine Daten gespeichert.

Es wird hierzu eine Meldung im Fehler- und Hinweisprotokoll ausgegeben.

Außerdem erscheint dieser Arbeitnehmer in der Auswertung 188 in der Spalte Arbeitnehmer mit unvollständigen Meldedaten. Aufgrund der falschen ZVK-Nummer wurden keine monatlichen Meldungen an die SOKA-BAU übermittelt.

Die Korrektur soll mit der Juli-Abrechnung erfolgen.

3.3.4.3 Korrekturen von Lohnarten mit falscher oder fehlender Baulohnzuordnung

Sie rechnen den Monat März ab. Sie stellen fest, dass die Lohnart für die Entgeltfortzahlung seit Januar in der Registerkarte Baulohn in der Gruppe Bearbeitungsvorschriften im Feld Heranziehen der Stunden/Beträge keinen Eintrag hatte. Sie wurde deshalb bei der Berechnung der Sozialkassenbeiträge, der Winterbeschäftigungs-Umlage und der Urlaubsansprüche nicht berücksichtigt.

3.3.4.4 Rückwirkende Speicherung der Mitarbeitervariante

Ein Arbeitnehmer hat im Monat Mai seine Tätigkeit begonnen. Bei der Mai-Abrechnung wurde vergessen, die Mitarbeitervariante zu erfassen. Mit der Juni-Abrechnung soll die Korrektur erfolgen.

3.3.4.5 Rückwirkende Stornierung der Mitarbeitervariante

Ein Arbeitnehmer wurde versehentlich mit einer Mitarbeitervariante abgerechnet. Der Arbeitnehmer ist aber kein gewerblicher Arbeitnehmer. Sein ZVK-pflichtiger Lohn muss rückwirkend in der Abrechnung und bei der SOKA-BAU storniert werden.

3.3.4.6 Rückwirkende Speicherung der Betriebskontonummer des Arbeitgebers

Ein Mandant hat zum Zeitpunkt der Lohnabrechnung noch keine Betriebskontonummer von der SOKA-BAU erhalten. Ohne Betriebskontonummer kann die Lohnabrechnung vorgenommen werden, eine Datenübermittlung wird aber nicht durchgeführt. Damit die Daten rückwirkend (nach Vorlage der Betriebskontonummer) an die SOKA-BAU gemeldet werden können, gehen Sie wie folgt vor:

3.3.4.7 Nachträgliche Datenübermittlung an die SOKA-BAU

3.3.4.8 Null-Meldungen für einzelne Arbeitnehmer

Bei geringfügig Beschäftigten ohne Entgelt

Für den 1. Monat ohne Entgelt muss für den geringfügig Beschäftigten eine Null-Meldung erstattet werden.

Dies kann durch Erfassen einer Fehlzeit unter Personaldaten | Beschäftigung | Fehlzeiten mit dem Grund unbezahlter Urlaub erreicht werden.

Wird der geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer weiterhin ohne Bezügen abgerechnet, obwohl sein Arbeitsverhältnis weiterhin besteht, wird der Arbeitnehmer im 2. Monat ohne Entgelt bei der SOKA-BAU abgemeldet.

3.3.4.9 Korrektur der Betriebskontonummer des Arbeitgebers

3.4 Kaufmännische Angestellte, Poliere und Schachtmeister

3.4.1 Lohnarten anlegen

3.4.2 Personaldaten erfassen

3.5 Mehrfachbeschäftigte Angestellte abrechnen

Mit der Einführung der Tarifrente Bau haben die Tarifvertragsparteien die bestehenden tariflichen Regelungen zur Rentenbeihilfe geändert.

Durch diese Änderung ist für Angestellte mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen bei verschiedenen Arbeitgebern nur noch für das 1. Beschäftigungsverhältnis ein Zusatzversorgungsbeitrag (ZVK-Beitrag) zu zahlen. Für jedes weitere gleichzeitige Beschäftigungsverhältnis entfällt die Beitragspflicht, wenn dies vom Betrieb, mit dem das Zweitbeschäftigungsverhältnis besteht, bei SOKA-BAU beantragt wird.

3.5.1 Korrekturmöglichkeiten

Bei einem kaufmännischen Angestellten wurde z. B. im Monat Mai eine falsche Arbeitnehmernummer gespeichert. Für diesen Arbeitnehmer wurde der Sozialkassenbeitrag ermittelt, aber nicht an SOKA-BAU übermittelt. Die Korrektur soll mit der Juni-Abrechnung erfolgen.

3.6 Gewerbliche und kaufmännische Auszubildende

Das arbeitnehmerbezogene Meldeverfahren enthält auch die Erstattungen der Ausbildungsvergütungen bis zur Höhe der tariflich vereinbarten Ausbildungsvergütung. Beim Besuch einer Landes- oder Bundesfachklasse im Rahmen des Berufsschulunterrichts erhöht sich die Erstattung der Ausbildungsvergütung für Auszubildende um 60 Euro pro Monat.

Der Arbeitgeber muss der SOKA-BAU die monatliche Auszahlung nachweisen. An die SOKA-BAU wird nicht mehr der Erstattungsbetrag, sondern die tatsächlich gezahlte Ausbildungsvergütung aus der Lohnabrechnung des Auszubildenden gemeldet. Die Erstattung erfolgt aber nur bis zur tariflichen Höhe der Ausbildungsvergütung.

In der Auswertung 186 DÜ-Protokoll Ausbildungsvergütungen wird die Ausbildungsvergütung, die mit der StLA 538 Ausbildungsvergütung BAU und die Unterbringungs-/Fahrtkosten, die mit der StLA 539 Unterbringung/Fahrtkosten an den Auszubildenden ausbezahlt wurden, dokumentiert. Diese Daten werden auch an SOKA-BAU gemeldet.

In der Auswertung 188 Aufstellung der arbeitnehmerbezogenen Meldungen werden die Ausbildungsvergütungen und die Unterbringungs-/Fahrtkosten ausgegeben, die lt. Tarifvertrag von SOKA-BAU erstattet werden.

Außerdem wird zusätzlich 20 Prozent des Erstattungsbetrags als Pauschale für die Sozialaufwendungen des Arbeitgebers erstattet.

Jeder Auszubildende erwirbt seit 01.01.2016 monatlich einen Versorgungsbaustein in der TRB - Tarifrente BAU (TZA BAU) in Höhe von 20,00 EUR. Der Versorgungsbaustein wird durch das Berufsbildungsverfahren finanziert. Der Beitrag zum Berufsbildungsverfahren ist im Gesamtsozialkassenbeitrag zur SOKA-BAU enthalten. Aus Vereinfachungsgründen wurde eine direkte Verrechnung innerhalb der SOKA-BAU, ohne Einbeziehung des Arbeitgebers, zwischen Berufsbildungsverfahren und TRB (TZA BAU) beschlossen. Der Beitrag in Höhe von 20,00 EUR wird in der Brutto/Netto-Abrechnung nachrichtlich angezeigt. In der Datenübermittlung sowie in der Saldierung und Zahlung wird der Beitrag nicht berücksichtigt.

3.6.1 Lohnarten anlegen

3.6.2 Personaldaten erfassen

3.6.3 Erstattung der letzten Ausbildungsvergütung im 3. Ausbildungsjahr

Für gewerbliche Auszubildende hat der Arbeitgeber am Ende der Ausbildung (bei 3 Jahren Lehrzeit) Anspruch auf die Ausbildungsvergütung für einen Monat. Erstattet wird die Ausbildungsvergütung, die der Auszubildende im 1. Monat des 3. Lehrjahrs bekommen hat.

Beim Wechsel vom 2. auf das 3. Ausbildungsjahr wird zusätzlich die Ausbildungsvergütung vom 1. Monat des 3. Lehrjahrs gemeldet. Erstattet wird im letzten Monat der Ausbildung. Auf der Auswertung 186 DÜ-Protokoll Ausbildungsvergütungen sind die Meldungen für den 1. Monat des 3. Lehrjahrs mit einem Stern und einen Vermerk auf keine Erstattung gekennzeichnet.

Wenn die Ausbildung während des Monats endet, bekommt der Arbeitnehmer auch nur noch anteilig die Ausbildungsvergütung bezahlt. In der Auswertung 186 DÜ-Protokoll Ausbildungsvergütungen muss die Ausbildungsvergütung dokumentiert und gemeldet werden, die mit der StLA 538 Ausbildungsvergütung BAU an den Auszubildenden anteilig ausbezahlt wurde.

3.6.4 Korrekturmöglichkeiten und Besonderheiten bei der Beantragung der Erstattungen der Ausbildungsvergütung

3.6.4.1 Umstellung von einem Fremdprogramm auf LODAS ab Januar

Ein Auszubildender ist seit 01.09.2024 im 1. Ausbildungsjahr. 4 Ausbildungsvergütungen des 1. Lehrjahrs (September bis Dezember) haben Sie bei der SOKA-BAU beantragt.

Ab Januar wird die Abrechnung über LODAS vorgenommen.

3.6.4.2 Umstellung von einem Fremdprogramm auf LODAS während des Jahrs – Erstattungen wurden bereits alle über das Vorsystem beantragt

Die Umstellung auf LODAS soll mit der Juli-Abrechnung 2024 erfolgen. Der Arbeitnehmer ist seit 1. September 2023 im 1. Ausbildungsjahr. Von Monat September 2023 bis Juni 2024 wurden die 10 Ausbildungsvergütungen bereits erstattet.

3.6.4.3 Umstellung von einem Fremdprogramm auf LODAS während des Jahrs – es müssen noch Erstattungen beantragt werden

Der Auszubildende hat am 01.08.2023 seine Ausbildung im Betrieb begonnen. Am 01.08.2024 wechselt er in das 2. Ausbildungsjahr. Ab September 2024 wird auf LODAS umgestellt.

3.6.4.4 Erstattung der Ausbildungsvergütung bei Wechsel des Arbeitgebers

Ein Auszubildender hat seine Ausbildung beim vorherigen Arbeitgeber am 01.09.2022 begonnen. Der Auszubildende befindet sich seit 01.09.2023 im 2. Ausbildungsjahr, als er zum 01.02.2024 seinen Arbeitgeber wechselt.

3.6.4.5 Auszubildender hat Berufsgrundschuljahr vorab absolviert

Auszubildende mit absolviertem Berufsgrundschuljahr oder Berufsfachschule erhalten vom Betrieb die Ausbildungsvergütung des 2. Lehrjahrs vergütet. Die SOKA-BAU erstattet aber nur die Ausbildungsvergütung für das 1. Lehrjahr. Hier muss der tatsächliche Beginn der Ausbildung im Betrieb erfasst werden. Es werden 10 Erstattungen ermittelt.

3.6.4.6 Auszubildende beginnt eine 2. Ausbildung

Werden im Rahmen einer 2. Ausbildung (z. B. Schreiner beginnt Zimmererausbildung) 12 Monate auf die Erstattungen angerechnet, beginnt die Ausbildung im 2. Lehrjahr. Die SOKA-BAU erstattet in diesem Fall die 6 Ausbildungsvergütungen des 2. Lehrjahrs.

Die Lehrzeit beginnt mit dem 2. Lehrjahr am 01.09.JJJJ. Der Auszubildende erhält die Ausbildungsvergütung für das 2. Lehrjahr. Die SOKA erstattet für die 1. 6 Monate die Ausbildungsvergütung für das 2. Lehrjahr und eine Ausbildungsvergütung für den 1. Monat des 3. Lehrjahrs nach Beendigung der Ausbildung.

3.6.4.7 Auszubildende ohne ZVK-Arbeitnehmernummer

Bei einem neuen Auszubildenden war zum Zeitpunkt der Abrechnung noch keine ZVK-Arbeitnehmernummer gespeichert.

Der Auszubildende hat im Monat August die Ausbildung begonnen. Beginn- und Ende der Ausbildung wurde mit der August-Abrechnung erfasst. Zur Oktober-Abrechnung wird Ihnen die ZVK-Nummer mitgeteilt. Die Meldungen sollen rückwirkend an SOKA-BAU übertragen werden.

3.6.4.8 Auszubildender wurde als gewerblicher Arbeitnehmer abgerechnet

Ein Auszubildender war seit Beginn seiner Ausbildung (z. B. August) versehentlich in der Mitarbeitervariante als gewerblicher Arbeitnehmer geschlüsselt.

3.6.4.9 Wechsel des Ausbildungsjahrs während des Monats

Ein Arbeitnehmer hat seine Ausbildung während des Monats September begonnen. Der Wechsel in das 2. Ausbildungsjahr erfolgt deshalb auch während des Monats September. Für diesen Arbeitnehmer wurden bis Februar des Folgejahrs 5,5 Ausbildungsvergütungen von SOKA-BAU erstattet. Damit die restliche Ausbildungsvergütung des 2. Lehrjahrs noch erstattet werden kann, erfassen Sie folgende Änderungen:

3.7 Jugendliche Arbeitnehmer und Arbeitnehmern im Auslernjahr

Gewerbliche Arbeitnehmer im Bauhauptgewerbe, die am 01. Januar des Urlaubsjahrs mindestens 18 Jahre alt sind und denen im Vorjahr der Urlaub für jugendliche Arbeitnehmer oder für volljährige Arbeitnehmer im Auslernjahr gewährt wurde, erhalten bei vorhandenen Resturlaubstagen einen Vortrag für den Resturlaub.

Für diese Arbeitnehmer sind die Resturlaubsansprüche am Jahresende zu ermitteln. Die Urlaubsvergütung für die zu übertragenden Urlaubstage, wird am Jahresende aus dem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen errechnet.

Für jugendliche Arbeitnehmer gelten grundsätzlich die gleichen Vorschriften im arbeitnehmerbezogenen Meldeverfahren wie bei den volljährigen Arbeitnehmern. Nähere Einzelheiten hierzu finden Sie unter den Punkten 1.3 und 2.3 arbeitnehmerbezogenes Meldeverfahren für gewerbliche Arbeitnehmer, gewerbliche Aushilfen, jugendliche Arbeitnehmer und Arbeitnehmer im Auslernjahr.

3.7.1 Resturlaubsanspruch am Jahresende ermitteln

Zum Ende des Urlaubsjahrs sind die Resturlaubsansprüche zu ermitteln. Die Vergütung für die Resturlaubsansprüche ist wie folgt zu berechnen:

Brutto-Lohn der letzten 13 Wochen vor dem 31.12. dividiert durch die lohnzahlungspflichtigen Arbeitstage, multipliziert mit den zu übertragenden Resturlaubstagen. Das Ergebnis ist das Urlaubsentgelt. Zu diesem Urlaubsentgelt wird noch das 25-prozentige zusätzliche Urlaubsgeld hinzugerechnet.

Berücksichtigen Sie bei der Berechnung, dass arbeitsfreie Tage ohne Lohnanspruch oder Ausfallstunden für Kurzarbeitergeld / Saison-Kurzarbeitergeld die lohnzahlungspflichtigen Tage vermindern.

Berechnung der Resturlaubstage am Jahresende 2024

Zu übertragende Resturlaubstage in das nächste Urlaubsjahr = 10,0 Tage

Berechnung der Resturlaubsvergütung am Jahresende 2024

Die Berechnung der Resturlaubsvergütung wird nicht automatisch vom Programm durchgeführt. Der Resturlaub ist manuell zu errechnen und mit der Januar-Abrechnung vorzutragen. Der übertragene Resturlaubsanspruch kann dann bis zum 31. Dezember genommen werden.

3.7.2 Resturlaubsanspruch vortragen und als Resturlaub an SOKA-BAU melden

3.8 Rückmeldeverfahren mit SOKA-BAU

Für Arbeitnehmer, die mit einer vorläufigen Arbeitnehmernummer ZVK an die SOKA-BAU Wiesbaden gemeldet werden, wird die von der SOKA-BAU vergebene Arbeitnehmernummer ZVK durch diese elektronisch zurückgemeldet.

Zusätzlich werden über das Rückmeldeverfahren auch Erfassungsfehler, die sich auf das arbeitnehmerbezogene Meldeverfahren auswirken, an LODAS zurückgemeldet.

Die SOKA-BAU prüft die eingegangenen Arbeitnehmermeldedaten und teilt über das Rückmeldeverfahren die Fehlerkonstellationen mit.

Die Rückmeldungen erfolgen im Normalfall innerhalb von 48 Stunden und werden in LODAS im Übernahmeprotokoll angezeigt.

Diese sind zu prüfen und die betroffene Lohnabrechnung zu korrigieren.

Folgende Programm-Meldungen werden zurückgemeldet:

• SOKA-BAU Rückmeldung (Fehler 23024)

Gewährte Urlaubstage können nur in Kombination mit gewährter Urlaubsvergütung gemeldet werden.

Weitere Informationen zu den Ursachen und Abhilfen: SOKA-BAU: Rückmeldung 23024 - Gewährte Urlaubstage können nur in Kombination mit gewährter Urlaubsvergütung gemeldet werden (Dok.-Nr. 1003556)

• SOKA-BAU Rückmeldung (Fehler 23029)

Es fehlen lohnzahlungspflichtigen Angaben (Stunden, Brutto-Lohn) zur Prüfung des Mindestlohns.

Weitere Informationen zu den Ursachen und Abhilfen: SOKA-BAU: Rückmeldung 23029 – Die lohnzahlungspflichtigen Angaben (Stunden, Brutto-Lohn) fehlen (Dok.-Nr. 1003557)

• SOKA-BAU Rückmeldung (Fehler 23042)

Die lohnzahlungspflichtigen Stunden pro Beschäftigungstag sind zu hoch.

Weitere Informationen zu den Ursachen und Abhilfen: SOKA-BAU: Rückmeldung 23042 – Die lohnzahlungspflichtigen Stunden pro Beschäftigungstag sind zu hoch (Dok.-Nr. 1003558)

• SOKA-BAU Rückmeldung (Fehler 23093)

Der aktuelle Mindestlohn wird unterschritten.

Weitere Informationen zu den Ursachen und Abhilfen: SOKA-BAU: Rückmeldung 23093 - Aktueller Mindestlohn wird unterschritten (Dok.-Nr. 1003559)

• SOKA-BAU Rückmeldung (Fehler 23094)

Es wurden lohnzahlungspflichtige Stunden ohne Brutto-Lohn gemeldet.

Weitere Informationen zu den Ursachen und Abhilfen: SOKA-BAU: Rückmeldung 23094 – Es wurden lohnzahlungspflichtige Stunden ohne Brutto-Lohn gemeldet (Dok.-Nr. 1003560)

Das DATEV-Rechenzentrum bereitet die Rückmeldungen für Sie auf und stellt Ihnen die Informationen zum Abruf durch LODAS bereit.

In den Lohnprogrammen steht Ihnen das elektronische Rückmeldeverfahren zur Verfügung. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, die Rückmeldungen automatisch aus dem Rechenzentrum abzurufen. Sobald Rückmeldedaten im DATEV-Rechenzentrum vorliegen, werden die Daten zur Übertragung an Ihren PC bereitgestellt.

Wie Sie das elektronische Rückmeldeverfahren einrichten, finden Sie im Dokument Elektronisches Rückmeldeverfahren einrichten (Dok.-Nr. 1021675)

3.9 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV eine individuelle Kurzberatung/-einrichtung an.

• Für Steuerberater: Informationen und Buchung

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