Import-Assistent: Stammdaten importieren

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Der Importassistent unterstützt Sie beim Importieren von Stammdaten nach Lohn und Gehalt. Die zu importierenden Daten müssen im CSV-Format oder im Textformat vorliegen. Die zu importierenden Text-Dateien benötigen als Feldtrennzeichen ein Semikolon und als Zeilentrennzeichen ein Return, Texterkennungszeichen ist das Anführungszeichen.

Wollen Sie bestimmte Daten in regelmäßigen Abständen importieren, so können Sie die einmal durchgeführten Arbeitsschritte für den Import in einer Importbeschreibung abspeichern. Beim nächsten Import müssen diese Schritte nicht mehr durchgeführt werden, es kann sofort auf die bereits erstellte Beschreibung zurückgegriffen werden.

Im Import-Assistent stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Neue Import-Beschreibung über den Assistenten erstellen: Anhand der zu importierenden Datei erstellen Sie die Import-Beschreibung, indem Sie den einzelnen Feldern der Importdatei die Stammdaten-Felder von Lohn und Gehalt zuordnen.
Import-Beschreibung aus einer Datei neu importieren: Wenn eine Importbeschreibung im INI-Format vorliegt, können Sie diese importieren. Anschließend ist der Import der Daten möglich, die notwendigen Arbeitsschritte, wie Feldauswahl und Festlegung der Reihenfolge der Felder entfällt.
Vorhandene Import-Beschreibung: Sie haben die Möglichkeit, eine bereits angelegte Import-Beschreibungen für den Import von Daten zu verwenden. Bei Bedarf können Sie die Import-Beschreibung auch vorher anpassen. Zusätzlich können Sie die Import-Beschreibung in einer Datei speichern (z. B. zur Weitergabe an Kollegen) oder die Import-Beschreibung löschen.

1 Was möchten Sie tun?

1.1 Neue Import-Beschreibung erstellen

Wenn Mitarbeiter-Stammdaten importiert werden, muss die Import-Beschreibung immer die Personalnummer enthalten, damit der Mitarbeiter eindeutig identifiziert werden kann.

	Neue Import-Beschreibung erstellen (Schritt1)
	Vorgehen:
1	Auf Mandantenebene im Menü: Mandant \| Importassistent wählen.
2	Schaltknopf Neue Import-Beschreibung über den Assistenten erstellen wählen
3	Weiter klicken.

Name der Import-Beschreibung festlegen und Datei auswählen (Schritt 2)

	Name der Import-Beschreibung festlegen und Datei auswählen
	Vorgehen:
1	Feld Name der Import-Beschreibung: Namen für die Import-Beschreibung erfassen.
2	Gruppe Auswahl der Importdatei: Schaltfläche Datei... klicken und die zu importierende Datei (.txt oder .csv) auswählen.
3	Wenn die 1. Zeile der zu importierenden Datei Überschriften sind: Kontrollkästchen Spaltenüberschriften aus Import-Datei übernehmen aktivieren.
4	Weiter klicken.

Stammdaten-Felder zuordnen (Schritt 3)

Im Schritt 3 ordnen Sie den einzelnen Spalten der Importdatei die Stammdaten-Felder von Lohn und Gehalt zu. Wenn eine Spalte einem Stammdaten-Feld von Lohn und Gehalt zugeordnet wurde, wird in der Spalte Zdng. ja angezeigt. Spalten mit nein werden nicht importiert.

Gruppe Spaltenbezeichnung / Werte der Importdatei :

Der 1. Datensatz der in Schritt 2 ausgewählten Datei wird in der Spalte Wert angezeigt.

Wenn in Schritt 2 das Kontrollkästchen Spaltenüberschriften aus Import-Datei übernehmen aktiviert wurde, wird der 1. Datensatz der Importdatei unter Spalte angezeigt.

Mit den Schaltflächen DS vor und DS zurück (Datensatz vor/zurück) können Sie den angezeigten Datensatz wechseln.

	Stammdaten-Feldern zuordnen
	Vorgehen:
1	Gruppe Spaltenbezeichnung / Werte der Importdatei: Zeile markieren.
2	Gruppe Dialogfenster und Feld in Lohn und Gehalt: Schaltknopf Mandantendaten oder Mitarbeiterdaten wählen.
3	Sie haben 2 Möglichkeiten, das Stammdaten-Feld von Lohn und Gehalt auszuwählen: Symbol (Feldauswahl) klicken. In dem Fenster Feldauswahl wird die Baumstruktur der Mandantenebene oder Mitarbeiterebene angezeigt. Wählen Sie das entsprechende Stammdaten-Feld von Lohn und Gehalt aus. - oder - In der 1. Liste „Oberbegriff“ wählen (z. B. Personaldaten/Adresse/Name). In der 2. Liste das Stammdaten-Feld wählen (z. B. Ort des Mitarbeiters).
4	Gruppe Zugeordnete Spalten Importdatei / Lohn und Gehalt: Schaltfläche Feld zuordnen klicken. Die Zuordnung wird in der Liste übernommen. In der Liste Spaltenbezeichnung/Werte der Importdatei wird der Wert in der Spalte Zuordnung auf ja geändert. Dadurch erhalten Sie einen Überblick, welche Felder zugeordnet wurden.
5	Ordnen Sie alle weiteren Felder der Importdatei den Stammdaten-Feldern in Lohn und Gehalt zu. (Schritt 1 bis 4) Wenn Sie eine Zuordnung löschen möchten: Zeile markieren und Schaltfläche Feld löschen klicken.
6	Weiter klicken.

Transformationen festlegen und Länge anpassen (Schritt 4)

	Transformationen festlegen und Länge anpassen
	Vorgehen:
1	Wenn ein anderer Wert als der Werte in der importierenden Datei importiert werden soll: Zeile markieren und Symbol klicken. Passen Sie die Werte im Fenster Transformationstabelle an. Beispiel: Der Wert "Doktor" in der Import-Datei soll in Lohn und Gehalt in das Feld "Akademischen Grad des Mitarbeiters" mit dem Wert "Dr." importiert werden. Erfassen Sie in der Transformationstabelle in der Spalte Wert in Eingabefeld Dr. und unter Spaltenwert in Importdatei Doktor.
2	Wenn die Feldlänge in der Importdatei mehr Stellen hat als das Stammdaten-Feld in Lohn und Gehalt: Kontrollkästchen Länge anpassen aktivieren. Dadurch wird der importierte Wert automatisch auf die maximale Feldlänge des jeweiligen Stammdatenfelds gekürzt.
3	Weiter klicken.

Beschreibung speichern und Import starten (Schritt 5)

	Beschreibung speichern und Import starten
	Vorgehen:
1	Schaltknopf wählen: Beschreibung als Vorlage abspeichern und Daten importieren Daten importieren, aber Beschreibung nicht speichern Beschreibung nur als Vorlage abspeichern, keine Daten importieren Speichern Sie die Beschreibung als Vorlage, wenn die Datei mehrfach importiert wird.
2	Über das Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen können Sie festlegen, wie leere Felder der Importdatei beim Einspielen behandelt werden: Wenn in der Importdatei nur Änderungen oder Ergänzungen enthalten sind (z. B. Änderung der Mitarbeiteradresse): Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen deaktivieren. Dadurch bleiben die Daten in Lohn und Gehalt bestehen, auch wenn kein Wert in der Importdatei enthalten ist. Wenn über die Schnittstelle Daten in Lohn und Gehalt gelöscht werden sollen: Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen aktivieren. Bei aktivierten Kontrollkästchen werden die Felder in Lohn und Gehalt gelöscht, für die kein Wert in der Importdatei vorhanden ist.
3	Feld Gültigkeitsdatum für Historiendialoge: Datum erfassen, ab wann der importierte Wert bei Feldern mit Historie gültig ist.
4	Fertig stellen klicken.
	Je nach im Schritt 1 gewähltem Schaltknopf werden die Daten importiert und/oder die Beschreibung als Vorlage gespeichert.

1.2 Import-Beschreibung aus einer Datei importieren

	Import-Beschreibung aus einer Datei importieren
	Vorgehen:
1	Auf Mandantenebene im Menü: Mandant \| Importassistent wählen.
2	Schaltknopf Import-Beschreibung aus einer Datei neu einlesen wählen.
3	Weiter klicken.

	Import-Beschreibung in Lohn und Gehalt importieren
	Vorgehen:
1	Gruppe Wählen Sie die Datei zum Einlesen der Import-Beschreibung: Schaltfläche Datei... klicken und die Datei (*.ini) auswählen. Im Feld Name der Import-Beschreibung wird der Namen dieser Import-Beschreibung angezeigt und kann ggf. geändert werden.
2	Schaltknopf wählen: Eingelesene Beschreibung als Vorlage abspeichern und Daten importieren Daten importieren, aber eingelesene Beschreibung nicht speichern Eingelesene Beschreibung nur als Vorlage abspeichern, keine Daten importieren Speichern Sie die Beschreibung als Vorlage, wenn die Datei mehrfach importiert wird.
3	Schaltfläche Importdatei... klicken und die zu importierende Datei (.txt oder .csv) auswählen.
4	Über das Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen können Sie festlegen, wie leere Felder der Importdatei beim Einspielen behandelt werden: Wenn in der Importdatei nur Änderungen/Ergänzungen enthalten sind, z. B. Änderung der Mitarbeiteradresse: Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen deaktivieren. Dadurch bleiben die Daten in Lohn und Gehalt bestehen, auch wenn kein Wert in der Importdatei enthalten ist. Wenn über die Schnittstelle Daten in Lohn und Gehalt gelöscht werden sollen: Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen aktivieren. Bei aktivierten Kontrollkästchen werden die Felder in Lohn und Gehalt gelöscht, für die kein Wert in der Importdatei vorhanden ist.
5	Feld Gültigkeitsdatum für Historiendialoge: Datum erfassen, ab wann der importierte Wert bei Feldern mit Historie gültig ist.
6	Fertig stellen klicken.
	Je nach im Schritt 2 gewähltem Schaltknopf werden die Daten importiert und/oder die Beschreibung als Vorlage gespeichert.

1.3 Vorhandene Import-Beschreibung verwenden

	Vorhandene Import-Beschreibung verwenden
	Vorgehen:
1	Auf Mandantenebene im Menü: Mandant \| Importassistent wählen.
2	Schaltknopf Vorhandene Import-Beschreibung wählen
3	In der Liste die Import-Beschreibung wählen.
4	Sie haben folgende Möglichkeiten: Import-Beschreibung für Import verwenden Import-Beschreibung exportieren Import-Beschreibung löschen

	Import-Beschreibung für Import verwenden
	Vorgehen:
1	Schaltknopf für Import verwenden wählen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Beschreibung vor dem Import bearbeiten aktivieren, können Sie die Import-Beschreibung anpassen. Weitere Informationen im Abschnitt: Schritt 2.
2	Gruppe Auswahl der Importdatei: Schaltfläche Datei... klicken und die zu importierende Datei (.txt oder .csv) auswählen.
3	Über das Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen legen Sie fest, wie leere Felder der Importdatei beim Einspielen behandelt werden: Wenn in der Importdatei nur Änderungen/Ergänzungen enthalten sind, z. B. Änderung der Mitarbeiteradresse: Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen deaktivieren. Dadurch bleiben die Daten in Lohn und Gehalt bestehen, auch wenn kein Wert in der Importdatei enthalten ist. Wenn über die Schnittstelle Daten in Lohn und Gehalt gelöscht werden sollen: Kontrollkästchen Leere Werte aus Importdatei nach Lohn und Gehalt übernehmen aktivieren. Bei aktivierten Kontrollkästchen werden die Felder in Lohn und Gehalt gelöscht, für die kein Wert in der Importdatei vorhanden ist.
4	Feld Gültigkeitsdatum für Historiendialoge: Datum erfassen, ab wann der importierte Wert bei Feldern mit Historie gültig ist.
5	Fertig stellen klicken.
	Die Daten der ausgewählten Datei werden importiert.

	Import-Beschreibung exportieren
	Vorgehen:
1	Schaltknopf in eine Datei exportieren wählen.
2	Schaltfläche Datei... klicken und Verzeichnis wählen.
3	Um eine neue Import-Beschreibung anzulegen: Name der neuen Datei im Feld Dateiname erfassen. Um eine bestehende Import-Beschreibung zu überschreiben: Bestehende Vorlagen-Datei wählen.
4	Fertig stellen klicken.
	Die ausgewählte Import-Beschreibung wird ins Verzeichnis exportiert.

	Import-Beschreibung löschen
	Vorgehen:
1	Schaltknopf löschen wählen.
2	Fertig stellen klicken.
3	Die gewählte Import-Beschreibung wird gelöscht.

1.4 Import-Protokoll anzeigen

Nach dem die Datei importiert wurde, wird automatisch die Auswertung Stamm-Import-Prot. angezeigt. Nachträglich können Sie das Dokument wie folgt öffnen:

	Import-Protokoll anzeigen
	Vorgehen:
1	Auf Mandantenebene im Menü: Mandant \| Ausgeben wählen.
2	In der Liste Auswertungspaket: Protokolle wählen.
3	Unter Mögliche Auswertungen: Stamm-Import-Prot. auswählen.
	In der Gruppe Ausgewählte Auswertungen können Sie z. B. durch Doppelklick die Auswertung in der Seitenansicht öffnen oder mit OK ausgeben.

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