Referenztabellen erstellen
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Referenztabellen erstellen und bearbeiten können.
Hintergrund
Beim Import von Fremddaten anderer Software-Hersteller werden lediglich die Originaltabellen importiert. Die Referenztabellen müssen gesondert erstellt werden.
Zu diesem Zweck werden drei Referenztabellen-Schemata zum individuellen Zuordnen angeboten:
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Referenztabelle Buchungen (allgemein)
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Referenztabelle Saldenliste (allgemein)
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Referenztabelle Saldenliste berechnet (allgemein)
Werden anschließend Prüfungsschritte aus der Registerkarte Fremdbuchführung ausgewählt, dann sind die Zuordnungen der Variablen und Datenfelder bereits aus der jeweiligen Referenztabelle enthalten. Die Prüfungsschritte können sofort durchgeführt werden.
Unterschied Referenztabelle Saldenliste (allgemein) und Referenztabelle Saldenliste berechnet (allgemein)
Die Saldenliste (allgemein) erzeugt eine Referenztabelle REF_Saldenliste, die vielen Prüfungsschritten aus der Kategorie Fremdbuchführung automatisch zugeordnet wird. Um diese REF_Saldenliste zu erzeugen, sind deutlich mehr Informationen aus der Ursprungstabelle, z. B. eigene Spalten für EB-Werte, nötig.
Nicht alle Fremdbuchhaltungen bringen passende Daten mit.
Die Saldenliste berechnet (allgemein) erzeugt eine einfache Saldenliste durch Aufsummierung der Buchungen. Zusätzlich wird eine Saldospalte gebildet. Die Ergebnistabelle ist informativ, kann aber nicht weiter verwendet werden um sie bei Prüfungsschritten zuzuordnen, die Daten aus einer Saldenliste erwarten.
Referenztabellen für Fremddaten erstellen| Voraussetzung:
Die Daten wurden importiert und dabei das verwendete Buchführungssystem als Datenquelle ausgewählt. Weitere Informationen: Daten aus einem "Export steuerliche Außenprüfung (ehem. GDPdU)" importieren |
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| Vorgehen: | |||
| 1 |
In der Übersicht auf den Arbeitsschritt Daten importieren anklicken.
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| 2 |
In der Multifunktionsleiste im Register Tabellen in der Gruppe Bearbeiten auf Referenztabelle erstellen klicken. Das Fenster Referenztabelle erstellen öffnet sich.
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| 3 |
Den Cursor im Bereich Importierte Daten auf der Tabelle platzieren und im Kontextmenü Alle aufklappen wählen. Die in der Tabelle enthaltenen Spalten werden mit Detailinformationen wie Name, Typ und Beschreibung angezeigt. |
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| 4 |
Ggf. auf Symbol |
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| 5 |
Im Bereich Importierte Daten auf das Datenfeld klicken, das einer Variable der Referenztabelle zugeordnet werden soll. |
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| 6 |
Die linke Maustaste gedrückt halten und das Datenfeld in die linke Hälfte des Arbeitsbereichs auf die entsprechende Variable der Referenztabelle ziehen. |
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| 7 |
Wenn die Variable blau hinterlegt ist, die linke Maustaste loslassen. Das Datenfeld / der Wert wird neben der Variable angezeigt. Der Status der Variable ändert sich (gelb oder grün). |
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| 8 |
Die Schritte 5 bis 7 wiederholen, um weitere Variablen zuzuordnen. |
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| 9 |
Wenn sämtliche Variablen/Datenfelder zugeordnet sind, auf OK klicken. Die Referenztabelle wird erzeugt. Die Referenztabelle wird mit dem Kürzel REF_ gekennzeichnet und in grüner Schrift in der Liste Importierte Tabellen im Jahresordner angezeigt. |
Filter klicken, um nur nicht zugeordnete Variablen in den Referenztabellen-Schematas anzuzeigen.
Referenztabelle Buchungen (allgemein) - Zuordnungen vornehmenDie Spalten aus der Tabelle Kontobuchungen/Buchungen können unterschiedlich aufgebaut sein.
Dafür wurde die Referenztabelle Buchungen (allgemein) um die Datenfelder Soll-/Habenkennzeichen, Sollkennzeichen und Habenkennzeichen ergänzt.
Folgende 3 Varianten können umgewandelt und die Datenfelder entsprechend für die Referenztabellen aufbereitet werden.
In allen Fällen werden in der Referenztabelle die Spalten REF_Umsatz_Soll, REF_Umsatz_Haben, REF_Betrag und REF_SHKZ erzeugt.
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Importdatei enthält folgende Spalten |
Benötigte Datenfelder |
Zuordnung aus der Tabelle Buchungen/Kontobuchungen |
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Umsatz Soll + Umsatz Haben |
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Betrag + Soll-/Habenkennzeichen |
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Betragsspalte mit positiven oder negativen Werten |
Umsatz (Soll) |
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Wiederverwendung von ReferenztabellenDie individuell erstellten Referenztabellen können gespeichert und wieder geladen werden.
| Individuelle Referenztabelle speichern | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Fenster Referenztabellen erstellen die Referenztabelle markieren, die gespeichert werden soll. |
| 2 |
Im Kontextmenü Spaltenzuordnung speichern wählen. Das Fenster Spaltenzuordnung speichern wird geöffnet. |
| 3 |
In der Gruppe Spaltenzuordnung speichern als eine Bezeichnung für die individuelle Referenztabelle erfassen. |
| 4 |
Mit OK bestätigen. Die individuelle Referenztabelle wird gespeichert. |
Individuelle Referenztabelle ladenDie individuell erstellten Referenztabellen können nach dem Speichern wieder geladen werden.
| Individuelle Referenztabelle zur Wiederverwendung laden | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Fenster Referenztabellen erstellen im Kontextmenü Spaltenzuordnung laden wählen. Das Fenster Spaltenzuordnung anwenden öffnet sich. |
| 2 |
In der Gruppe Spaltenzuordnung auswählen aus der Liste die individuelle Referenztabelle auswählen. |
| 3 |
Mit OK bestätigen. Die individuelle Referenztabelle wird geladen. |
Individuelle Referenztabelle exportierenDie individuell erstellten Referenztabellen können exportiert und wieder importiert werden.
| Individuelle Referenztabelle exportieren | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Fenster Referenztabellen erstellen im Kontextmenü Spaltenzuordnung exportieren wählen. Das Fenster Zuordnungen exportieren öffnet sich. |
| 2 |
In der Gruppe Speichern in einen Speicherort auswählen. |
| 3 |
In der Gruppe Dateiname einen Dateinamen für die Exportdatei erfassen. |
| 4 |
In der Liste Variable die zu exportierenden Spaltenzuordnungen aus dem Register Prüfungsvorbereitung aktivieren. |
| 5 |
Mit Speichern bestätigen. Die individuellen Referenztabellen werden exportiert. |
Individuelle Referenztabelle zur Wiederverwendung importierenDie individuell erstellten Referenztabellen können exportiert und wieder importiert werden.
| Individuelle Referenztabelle importieren | |||
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |||
| 1 |
Im Fenster Referenztabellen erstellen im Kontextmenü Spaltenzuordnung importieren wählen. Das Fenster Zuordnungen importieren öffnet sich. |
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| 2 |
In der Gruppe Suchen in einen Speicherort auswählen. |
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| 3 |
In der Gruppe Dateiname die zu importierende Datei auswählen.
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| 4 |
Ggf. die Haken deaktivieren, wenn Spaltenzuordnungen nicht importiert werden sollen. |
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| 5 |
Mit Öffnen bestätigen. Die individuellen Referenztabelle wird importiert. |
Individuellen Referenztabellen löschenDie individuell erstellten Referenztabellen können gelöscht werden.
| Individuelle Referenztabelle löschen | |
| Voraussetzung:
Das Fenster Referenztabellen erstellen ist geöffnet. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Fenster Referenztabellen erstellen im Kontextmenü Spaltenzuordnung löschen wählen. Das Fenster Spaltenzuordnung löschen wird geöffnet. |
| 2 |
In der Gruppe Spaltenzuordnung auswählen in der Liste die zu löschende individuelle Referenztabelle wählen. |
| 3 |
Mit OK bestätigen. Die individuelle Referenztabelle wird gelöscht. |
