Auch wenn die Kosten der Reiseabrechnung im Jahr 2008 laut einer Studie von American Express und A.T. Kearney auf 4,6 Prozent gesunken sind, bleiben die indirekten Ausgaben für Geschäftsreisen weiterhin hoch. Die Ausgaben lassen sich reduzieren - indem man den Reiseprozess digital abwickelt. Das Programm Reisekosten classic unterstützt dabei und vereinfacht den Reiseprozess.
Neben den direkten Reisekosten für Flüge, Fahrten, Unterkunft und Verpflegung verursachen Geschäftsreisen eine Vielzahl von indirekten Kosten, wie Reiseplanung, -buchung und -abrechnung. Darüber hinaus werden in vielen Fällen Geschäftsreisen noch immer händisch in Papierform oder mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms abgerechnet, was Fehleranfälligkeit Zeitaufwand und Kosten ebenfalls erhöht.
Schlanke Reiseprozesse - niedrige Ausgaben
Dabei gibt es zahlreiche Einsparpotenziale: Laut der Geschäftsreiseanalyse des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement) von 2004 lassen sich gegenüber der manuellen Abrechnung 46 Prozent Kosten verringern, laut Studien aus dem Jahr 2003 von American Express, A.T. Kearney und GfK sogar um 50 Prozent. Eine Möglichkeit, die Kosten zu senken, liegt unter anderem darin, den Reiseprozess durch die Unterstützung von Softwarelösungen zu vereinfachen. Das Programm Reisekosten classic hilft dabei, die administrativen Kosten spürbar zu reduzieren.
Demo: DATEV-Lösung für die Reisekostenabrechnung (Flash (4:46 min), 6,04 MB)
Demo: DATEV-Lösung für die Reisekostenabrechnung (Flash (4:46 min), 6,04 MB)
Ob Reiseanträge, Reisekostenabrechnungsformulare oder Belege, all das können Sie mit der DATEV-Lösung benutzerfreundlich und flexibel gestalten. Pauschalen sowie steuerliche und gesetzliche Regelungen sind im Programm immer aktuell hintergelegt. So verfügen Sie für den Reiseprozess vom Antrag, über die Genehmigung bis zur Abrechnung über eine digital abwickelbare Lösung. Überzeugen Sie sich davon auch durch die nebenstehende Demo.
Datenvorerfassung mobil
Darüber hinaus lassen sich die Reisen durch die zusätzliche Vorerfassungskomponente auch mobil erfassen. Ob am PC, Notebook oder PDA, ganz gleich ob zu Hause, im Auto oder am Flughafen, die Daten lassen sich digital erfassen und per E-Mail an die Abrechnungsstelle senden. Demzufolge werden Reisekosten zügig erstattet, und die Zeiten mühsamer Doppelerfassungen sind vorüber, genau wie die Fehler, die durch erneute Datenerfassungen auftreten können. Dies bestätigt auch Frau Monika Henghuber, Leiterin der Personalabteilung der Geneart AG: "Alle Mitarbeiter, die regelmäßig reisen, erfassen Reisezeiten und Belege in Reisekosten Vorerfassung an ihrem Notebook. Diese Daten können in Reisekosten classic importiert werden. Der doppelte Erfassungsaufwand entfällt, so sparen wir uns viel Zeit."
Unternehmer, die Ihre Reisen nicht selbst abrechnen möchten, können ihren Steuerberater fragen. Er unterstützt sie gerne. Mit ihm kann die Zusammenarbeit flexibel gestaltet werden: Wenn beispielsweise Reisedaten im Unternehmen vorerfasst werden, kümmert er sich um die Abrechnung der Reisekosten und die Auszahlung. Unternehmer sollten ihren Steuerberater einfach mal ansprechen auf das Thema Reisekostenabrechnung.
