Drucken

Die häufigsten Fragen zum digitalen Belegbuchen

• Was bedeutet "digitales Belegbuchen" eigentlich und welche Programme benötige ich dafür?
• Wie gestaltet sich der Arbeitsablauf beim digitalen Belegbuchen?
• Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ich das digitale Belegbuchen nutzen kann?
• Wie unterstützt mich der Buchungsassistent beim digitalen Belegbuchen?
• Wie buche ich die digitalen Belege in den Rechnungswesen-Programmen?
• Ich erhalte die Rechnungsdaten von EK/servicegroup, HAVI Logistics GmbH oder Vodafone in elektronischer Form. Kann ich diese direkt in die Rechnungswesen-Programme übernehmen?

Was bedeutet "digitales Belegbuchen" eigentlich und welche Programme benötige ich dafür?

Beim digitalen Belegbuchen wird ein Buchungssatz dauerhaft mit einem digitalen Beleg verbunden. Es stellt die Verbindung zwischen der Finanzbuchführung und den digitalen Belegen in den DATEV-Programmen zur Dokumentenverwaltung her.

Die Verknüpfung wird in Kanzlei-Rechnungswesen pro, Rechnungswesen pro oder Rechnungswesen Einzelplatz pro bzw. Kanzlei-Rechnungswesen, Rechnungswesen oder Rechnungswesen Einzelplatz gezogen; der digitale Beleg hierzu ist in Belegverwaltung online, DATEV DMS oder Eigenorganisation comfort / classic / compact (Modul Dokumentenorganisation) gespeichert.

Wie gestaltet sich der Arbeitsablauf beim digitalen Belegbuchen?

Das digitale Belegbuchen kann für die Auftrags- oder Kanzlei-Buchführung eingesetzt werden. Abhängig davon sind unterschiedliche Arbeitsabläufe möglich: Digitalisiert der Mandant seine Papierbelege nur und der steuerliche Berater übernimmt das Buchen oder digitalisiert und erfasst der Mandant selbst, so dass in der Kanzlei die Buchungsvorschläge nur noch automatisiert eingelesen werden? Oder übernimmt die Kanzlei auch das Digitalisieren?

Im Dokument Digitales Belegbuchen - Szenarien für den Einsatz (Dok.-Nr. 1034235) der Informations-Datenbank haben wir die einzelnen Möglichkeiten genau beschrieben.

Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ich das digitale Belegbuchen nutzen kann?

Abhängig von der Nutzung ist für das Buchen digitaler Belege folgende technische Ausstattung in der Kanzlei und ggf. beim Mandanten notwendig:

• Um die digitalen Belege am Bildschirm optimal anzeigen zu können, ist ein geeigneter Monitor Voraussetzung. Bei der Auswahl unterstützt Sie das Dokument Digitales Belegbuchen - Empfehlungen zum Einsatz großer Monitore und zum Dual-Monitor-Betrieb (Dok.-Nr. 1035025).
• Wenn Sie Ihre digitalen Belege im Programm Belegverwaltung online (Bestandteil von DATEV Unternehmen online) ablegen möchten, müssen Sie einige Bedingungen beachten. Diese werden im Dokument DATEV online-Anwendungen - Einsatzvoraussetzungen (Dok.-Nr. 0908452) beschrieben.
• Möchten Sie die Belege per Scanner digitalisieren, sollte der Scanner bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Welche das sind, lesen Sie in den Dokumenten Digitales Belegbuchen - Tipps zur Digitalisierung der Belege per Scanner (Dok.-Nr. 1034754) und Scanner für DATEV-DMS (Dok.-Nr. 1033805).
• Auch für die Digitalisierung der Belege per Fax haben wir im Dokument Digitales Belegbuchen - Tipps zur Digitalisierung der Belege per Fax (Dok.-Nr. 1034753) Informationen zusammengestellt.

Wie unterstützt mich der Buchungsassistent beim digitalen Belegbuchen?

Der Buchungsassistent erkennt auf einem digitalen Beleg bestimmte Daten, wie beispielsweise das Rechnungsdatum oder die Rechnungsnummer. Diese werden dann beim Anlegen eines Buchungssatzes oder Erfassungssatzes automatisch übernommen.

Wie Sie mit dem Assistenten arbeiten, ist in den folgenden Dokumenten beschrieben:

• Belegverwaltung online Buchungsassistent - Anleitung für das Arbeiten in den Rechnungswesen-Programmen (Dok.-Nr. 1035204)
• Belegverwaltung online Buchungsassistent - Anleitung für das Arbeiten in den Rechnungsbüchern online (Dok.-Nr. 1035243)
• Zusatzkomponente - DATEV DMS OCR Buchungsassistent (Dok.-Nr. 0903351)

Wie buche ich die digitalen Belege in den Rechnungswesen-Programmen?

Standardmäßig werden die digitalen Belege im Modus "Belegstapel buchen" gebucht. Je nach Buchungsvorfall können aber auch andere Buchungsmodi notwendig sein. Die verschiedenen Möglichkeiten finden Sie im Dokument Digitales Belegbuchen - Tipps zum Buchen der Belege in den Rechnungswesen-Programmen (Dok.-Nr. 1034917).

Ich erhalte die Rechnungsdaten von EK/servicegroup, HAVI Logistics GmbH oder Vodafone in elektronischer Form. Kann ich diese direkt in die Rechnungswesen-Programme übernehmen?

Ja. Die Voraussetzungen dafür, was Sie zum Einrichten sowie zum Holen und Buchen der Daten wissen müssen und alle anderen Informationen zu den Kooperationen finden Sie in der Informations-Datenbank in unterschiedlichen Dokumenten.

Starten Sie im Dokument Übersicht der Belegwesen-online-Kooperationen (Bereitstellung von elektronischen Rechnungsdaten Dritter) (Dok.-Nr. 1035347). Hier haben wir die entsprechenden Dokumente für Sie auf einen Blick zusammengefasst.