Elektronische Rechnungen sicher und effizient verarbeiten

Online-Anwendungen um die Funktion DATEV eRechnung erweitert

Nürnberg, 02. März 2010: Elektronische Abläufe sparen Zeit und Kosten. Ein Bereich, in dem bislang dennoch das Papier dominiert, ist die Rechnungsstellung. In Deutschland werden jährlich etwa sechs Milliarden Rechnungen versendet. Hierbei ist eine eindeutige Entwicklung zu erkennen: Immer mehr Lieferanten wollen von der Papierrechnung weg und auf elektronische Rechnungen umsteigen, diese also zum Beispiel per E-Mail verschicken. Damit auch bei einer elektronischen Rechnung die Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht sind allerdings einige Voraussetzungen zu erfüllen, die bislang recht kompliziert umzusetzen waren. Auf der CeBIT 2010 stellt die Nürnberger DATEV eG eine Lösung vor, mit der sich elektronische Rechnungen auf einfache und rechtssichere Art sowohl akzeptieren als auch versenden lassen. Dabei sorgt das System dafür, dass sowohl die Anforderungen an die Gültigkeit der elektronischen Signatur als auch an die Datenhaltung erfüllt sind.

Eine elektronische Rechnung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Nur dann kann die Vorsteuer bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht werden. Mit der Signatur ist nachgewiesen, dass die Rechnung unverändert und die Identität des Signierers einwandfrei ist. Damit die Rechnung auch in der Buchhaltung verarbeitet und die Vorsteuer rechtskonform abgezogen werden darf, muss außerdem eine Signaturprüfung mit einer zertifizierten Software durchgeführt werden. Das Prüfprotokoll ist in digitaler Form gemeinsam mit der signierten Rechnung revisionssicher über den Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren. Insbesondere für mittelständische Unternehmen bedeutete dieses komplexe Verfahren bislang ein umsatzsteuerliches Risiko bei der Annahme elektronischer Lieferantenrechnungen und einen Hemmschuh für den Einsatz digitaler Ausgangsrechnungen.

Signaturprüfung, Signaturerstellung und Archivierung

Die neue Funktion DATEV eRechnung ist eine Erweiterung von DATEV Unternehmen online, einem System mit mehreren browserbasierten Anwendungen für die täglichen Geschäftsvorgänge in kleinen und mittleren Unternehmen. Kernstück ist die digitale Belegverwaltung. Über das Online-System greifen Unternehmen wie auch deren Steuerberater gemeinsam auf den im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Datenbestand zu. Auf diese Weise optimiert das System das Zusammenspiel mit der Kanzlei, die für ihre Aufgaben Zugriff auf die Daten hat und ihrerseits unternehmensrelevante Auswertungen online zur Verfügung stellen kann.

Bislang wurden bereits papierene Rechnungsbelege mittels Fax oder Scanner digitalisiert und das Belegbild im Rechenzentrum hinterlegt. Mit einem einfachen Handgriff lassen sich nun auch originär elektronische Rechnungen in die Belegverwaltung online übermitteln, wobei die Signaturprüfung automatisch im DATEV-Rechenzentrum durchgeführt wird. Die Rechnungen, Signaturen und Prüfprotokolle werden dort gesetzeskonform archiviert und stehen sofort für die Finanzbuchführung zur Verfügung. Der abgesicherte Zugriff auf DATEV Unternehmen online erfolgt SmartCard-basiert über das USB-Medium DATEV mIDentity, das zum Lieferumfang des Anwendungsbündels gehört.

Bequemer Rechnungsversand

Via DATEV eRechnung können Unternehmen auch selbst elektronische Rechnungen an ihre Kunden versenden. Die Rechnungsdatei wird dazu ebenfalls in die Belegverwaltung online übertragen. Über ein so genanntes Vertretungsmodell signiert DATEV diese Rechnungen dann im Auftrag des Unternehmens qualifiziert elektronisch. Dafür ist lediglich eine Vollmachtserklärung des Unternehmens erforderlich. Nachdem die elektronische Rechnung von DATEV signiert und archiviert wurde, erhält der Rechnungssteller ein E-Mail mit Link auf die Rechnung im DATEV-Rechenzentrum. Darüber kann die Rechnung angezeigt und per E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet werden. Selbstverständlich stehen auch die elektronischen Ausgangsrechnungen Unternehmen und Kanzlei automatisch für die Buchführung zur Verfügung.

DATEV eRechnung ist ein durchgängiges System zum Prüfen, Signieren, Archivieren und Buchen elektronischer Rechnungen. Indem die Anwendung in das Anwendungspaket Unternehmen online eingebunden ist, entfallen aufwändige Einzelschritte und Investitionen in Signaturlösungen und Archivierungssysteme. So können Unternehmen die Vorteile elektronischer Rechnungen unkompliziert und ohne Risiko nutzen und sind gewappnet, wenn bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug elektronisch übermittelter Rechnungen kontrolliert wird.

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