Digitale Transformation

Zwei Männer reden im Büro (Foto)

Das papierarme Büro – die Digitalisierung von Geschäftsprozessen macht es möglich

Das Fundament der digitalen Transformation ist die Cloud. Sie ist die zentrale Plattform für alle Daten und Prozesse. Unsere Cloud sorgt nicht nur dafür, dass Daten überall dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Sie ebnet auch den Weg in die digitalisierte Zukunft: Mit vernetztem Arbeiten, automatisierten Prozessen und Big-Data-Anwendungen werden buchhalterische Informationen künftig weiter veredelt. Und neue Beratungsleistungen werden möglich – mit Aussagekraft in Echtzeit.

Neue Bücher lassen sich auch spät am Wochenende noch auf das elektronische Lesegerät herunterladen. Das Hotel wird per App von unterwegs gebucht, das Parkticket vom Smartphone aus verlängert und die Verwaltung stellt immer häufiger Onlineanträge bereit. Der Alltag wird digital – und das in vielen Facetten. Gewohnheiten verändern sich, ebenso die Nachfrage nach digitalen Dienstleistungen. Auch die Steuerberatung stellt sich der digitalen Transformation. Aktenordner und Papierbelege verschwinden allmählich aus dem Alltag.

Das Verständnis wächst, dass Systeme, Prozesse und Routineabläufe sich ändern müssen, um im digitalen Alltag zu bestehen. Trotzdem ist der Weg noch weit: Kanzleien und Unternehmen verwalten Daten mit unterschiedlichen Formaten und Speicherorten, arbeiten mit verschiedenen Tools.

Künstliche Intelligenz – das ist machbar

Ein Roboter übernimmt die Buchführung: Das klingt wie Science-Fiction. Tatsächlich aber haben wir in einer Machbarkeitsstudie einen selbstlernenden Buchhaltungsautomaten getestet. Dieser ordnete in 90 % der digitalisierten Belege die Sachkonten korrekt zu. Fehlentscheidungen treten immer dann auf, wenn für einen bestimmten Buchungsfall zu wenig Historie vorhanden ist. Je größer die Datenbasis, desto besser entwickelt sich das System weiter. Das System befindet sich derzeit noch im Entwicklungsstadium, soll bei Marktreife aber für die Automatisierung der Finanzbuchführung eingesetzt werden.

Manche Belege liegen digital vor, viele andere noch in Papierform. Medienbrüche, die Zeit und Geld kosten. Diese Medienbrüche wollen wir helfen zu beseitigen.

So erhalten bereits mehr als 370.000 Arbeitnehmer ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung digital statt gedruckt – doppelt so viele wie im Vorjahr. Die Entscheidung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf digitalem Weg zu beziehen, führt zu einem reduzierten Aufwand, wenn es um die Verteilung der Abrechnungen geht.

Frau bedient ein Tablet (Foto) Zwei Personen sprechen und bedienen ein Tablet (Foto) Mobiltelefon in der Hand einer Person (Foto)

Der Unternehmer kann seinen Angestellten das Portal Arbeitnehmer online freischalten. Dann können Mitarbeiter etwa ihre Gehaltsabrechnung am Tablet oder Smartphone anschauen und verwalten.

Auch die Portokosten für den monatlichen Versand entfallen. Angemeldet im Portal kann der Arbeitnehmer die Dokumente einsehen, herunterladen und gegebenenfalls ausdrucken. Und das Beste: Die Dokumente liegen geschützt in unserem DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg.

Wir wollen steuerliche Berater und Mandanten unterstützen, in ihrem Arbeitsalltag auf alle wesentlichen Informationen digital zugreifen zu können. Über die DATEV-Cloud ist dies jederzeit, standortunabhängig und rechtssicher gewährleistet.

Prof. Dr. Peter Krug, Vorstand für Entwicklung (Portrait)

„Wir bieten ganz neue Möglichkeiten, deklaratorische Aufgaben effizient zu erledigen und das Augenmerk auf die Begleitung betriebswirtschaftlicher Prozesse zu verlagern.“

Prof. Dr. Peter Krug, Vorstand für Entwicklung

Außerdem arbeiten wir ständig an innovativen Lösungen, um Prozesse noch stärker zu digitalisieren und Informationen enger miteinander zu verknüpfen.

Neue Anwendungen wie DATEV Dokument-Upload online machen dies möglich. Auch hier gilt: Je schneller die Daten in die Cloud gelangen, desto reibungsloser funktioniert die Zusammenarbeit zwischen Berater und Mandant.

Mit DATEV Dokument-Upload online können Belege und Dokumente aller Art in das Programm DATEV Unternehmen online übertragen werden. Die neue, webbasierte Lösung lässt sich ganz einfach in einem Browser öffnen.

Über diese Seite werden dann sowohl eingescannte Papieroriginale als auch digital eingegangene Belege oder Dokumente hochgeladen. Es lassen sich Belege heften und drehen sowie verschiedene Dateiformate übertragen.

Auch mit mobilen Geräten können Tankbelege, Quittungen und Rechnungen schnell und unkompliziert in die Cloud gelangen. Was bislang im Handschuhfach des Firmenwagens verschwand oder sich auf dem Schreibtisch in der Ablage stapelte, kann mit Scan-Apps wie DATEV Upload mobil einfach über das Smartphone in die Cloud geladen werden. Weitere Lösungen unserer Partner in unserem digitalen Ökosystem DATEV-Marktplatz unterstützen den Aufbau digitaler Prozessketten. Und Anwender können sich dabei sicher sein, dass die jeweilige Software mit unseren DATEV-Programmen kompatibel ist.

Wir machen es zu unserem Anliegen, Insellösungen abzubauen. Nichts mehr vergessen, übersehen oder womöglich doppelt erledigen: Dafür sorgen Zusatzmodule wie die „Dokumentation Abschlusserstellung“ für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Denn digital den Alltag zu optimieren bedeutet auch, mehr Möglichkeiten zum strukturierten Vorgehen nutzen zu können.

DATEV Abschlussprüfung mobil

Tablet und Laptop (Foto)

Medienbruchfrei zu arbeiten heißt auch medienbruchfrei prüfen zu können. Die Realität sah bei Prüfaufträgen bislang anders aus und bringt für viele Wirtschaftsprüfer mühsames Dokumentieren mit sich. Sie fotografieren Anlagen, kopieren Belege, nehmen Gespräche auf, erstellen Notizen.
Der Umgang mit diesen unterschiedlichen Formaten und Nachweisen ist arbeitsintensiv. Hier bieten digitale Lösungen wie unsere App DATEV Abschlussprüfung mobil Möglichkeiten, den Arbeitsalltag zu vereinfachen. Sämtliche Nachweise mit einem elektronischen Gerät beim Mandanten erfassen – und dann problemlos über eine gesicherte Verbindung in das DATEV-Rechenzentrum laden. Von dort aus stehen die Daten dem Wirtschaftsprüfer sofort wieder zur Verfügung, sodass er sie direkt in die elektronische Prüfungsakte integrieren kann.

Belege

Monatlich 15 Mio. Belege werden durchschnittlich eingereicht

Speicherplatz

66.000 TB Speicherplatz im Rechenzentrum

CPU-Kapazität

Über 89.000 MIPS CPU-Kapazität

Digitales Belegswesen

Über 206.000 Unternehmen nutzen das digitale Belegswesen Zuwachs knapp 5.000 monatlich