Vereinfachter Datenzugriff, hohe Aktualität und zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten: Das sind einige der Vorteile, die mittelständische Unternehmen mit der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse erzielen. Der digitale Wandel bewirkt aber auch, dass digitale Abläufe immer stärker miteinander vernetzt und zum Rückgrat des Betriebs werden. Im Hintergrund arbeitet unser Rechenzentrum. Die DATEV-Cloud sorgt dafür, dass die Daten schnell und geschützt ihr jeweiliges Ziel erreichen.

Millionen von Daten aller Art werden darüber verteilt – an steuerliche Berater, Geschäftspartner, Banken, Behörden und Sozialversicherungsträger. Auch die statistischen Ämter erhalten so die erforderlichen Informationen. Die DATEV-Cloud ist Arbeitsplattform, Drehscheibe und Archiv zugleich.

Prozesse medienbruchfrei verbinden

Eine wachsende Anzahl von mittelständischen Unternehmen setzt auf die Vorteile von Cloud-Lösungen. Das zeigt sich zum Beispiel daran, dass jeden Monat mehr als 1.500 weitere Nutzer sich für das System DATEV Unternehmen online entscheiden. Hier können sie die erfassten Daten nicht nur ablegen, sondern ohne Medienbrüche digital weiterverarbeiten. In einer Cloud, die Platz bietet für eine Vielzahl von Daten und zudem Möglichkeiten eröffnet, kaufmännische Prozesse abzubilden und miteinander zu verbinden, zum Beispiel Zahlungsverkehr und Bankkontenverwaltung. Über das digitale Belegwesen lassen sich per Scanner oder Smartphone digitalisierte Belege im Rechenzentrum ablegen und weiterverarbeiten. Welche Vorzüge ein automatisierter Ablauf mit sich bringt, zeigt zum Beispiel die Weiterverarbeitung von elektronisch vorliegenden Rechnungsdaten aus Belegen, die im ZUGFeRD-Format erstellt werden: Digital eingelesene Informationen können elektronisch mit Bankauszügen von allen Unternehmenskonten abgeglichen werden. Auch umgekehrt funktioniert der Automatismus: So lassen sich Zahlungsvorschläge erstellen und über das Rechenzentrum an die Bank senden. Unternehmer und steuerliche Berater sind hier gleichermaßen im Vorteil. Denn die Kanzlei kann ebenfalls auf die Daten zugreifen und auf Basis aktueller Daten nicht nur die Buchführung erstellen, sondern dem Unternehmer auch Auswertungen liefern. Diese helfen, die betriebswirtschaftlich jeweils richtige Entscheidung zu treffen.

Mittelstand und steuerliche Berater: ein gutes Team

Unternehmen sind ihren steuerlichen Beratern meist langfristig treu. Zudem ist die Zusammenarbeit zwischen beiden besonders eng. Das ergab eine Studie des Marktforschungsinstituts Vocatus im Jahr 2016, die im Auftrag der DATEV durchgeführt wurde. Demnach pflegen steuerliche Berater und Mandant eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. Ein Drittel der befragten Unternehmen gab an, wöchentlich mindestens einmal Kontakt zu ihrem Berater zu haben. Eine Gesamtzufriedenheitsnote von 1,7 zeigt, dass die Mandanten Erreichbarkeit, Zuverlässigkeit und aktuelles Wissen schätzen.

Ein positives Urteil fällen die Unternehmen auch über die Orientierung an ihren Bedürfnissen, über kundenindividuelle Lösungsvorschläge und über das Verständnis ihres Unternehmens. Dies führt dazu, dass die Dauer der jeweiligen Geschäftsbeziehung sehr lang anhält: Mehr als zwei Drittel der befragten Mandanten arbeitet länger als zehn Jahre mit ihrem Steuerberater zusammen.

Monatlich
12 Mio.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden mit DATEV-Software erstellt.

Partner des Mittelstands

Bisweilen liegen Auswertungen noch auf Papier vor. Aber der Trend geht auch hier deutlich zur Digitalisierung.

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Partner des Mittelstands

Die Belegerfassung über das Mobiltelefon vereinfacht den Datenaustausch zwischen Unternehmen und ihren Beratern.

Mittelstandspartner Baubranche

Jeder Handwerker kennt das: Ein interessantes Projekt winkt, aber ob der Auftrag tatsächlich gewinnbringend ist, lässt sich im Vorhinein nur schwer abschätzen. Lohnkosten, Verwaltung und der Faktor Zeit spielen hier eine entscheidende Rolle. Um die Kosten im Blick zu behalten und eine fundierte Entscheidung für oder gegen ein Projekt treffen zu können, haben wir das Branchenpaket „Bau und Handwerk“ geschnürt. Das Modul erweitert unsere Lösungen für das Rechnungswesen und liefert konkrete Zahlen für die Zuschlagssätze, die Bauunternehmer und Handwerker für die Auftragskalkulation benötigen.

Die Branchenlösung liefert auch wichtige Kennziffern für die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Kombiniert mit der Kostenrechnung ergibt sich eine Betrachtung, welche die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Bauprojekte im Blick hat.

Beleg + Foto + sicher = DATEV Upload mobil

Smartphones und Tablets sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Auch im Betrieb sind die mobilen Endgeräte im Einsatz und machen das Arbeiten flexibel. Damit das auch für die Belegerfassung funktioniert, haben wir eine neue App entwickelt: Mit DATEV Upload mobil lassen sich Belege einfach abfotografieren, aus der Kamera-Funktion des iPhones oder iPads in die App hochladen und sofort auf sicherem Weg ins elektronische Archiv schicken.

Bislang mussten Unternehmen Papierbelege mit dem Faxgerät oder einem Scanner digitalisieren. Das Fotografieren mithilfe der App macht es möglich, dass Anwender die Belege direkt dort, wo sie anfallen, erfassen können. Zum Beispiel die Parkhausquittung oder den Tankbeleg. Praktisch ist die App daher vor allem für die klassischen Kleinstbetragsrechnungen.

Kassenführung – komplett digital

Ob Einzelhandel, Gastronomie oder andere bargeldintensive Unternehmen: Sie alle arbeiten mit modernen Kassensystemen. Um den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu entsprechen, mussten Unternehmen bis zum Jahresende 2016 ihre elektronischen Registrierkassen umrüsten: Alle Einzelposten müssen täglich aufgezeichnet und in maschinell auswertbarer Form für die Dauer der Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Ist die Speicherung innerhalb des Geräts nicht möglich, können diese unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Ein neuer Verwaltungsaufwand, den wir vereinfachen wollen: Wir entwickeln ein spezielles revisionssicheres Langzeitarchiv für die Daten, die in elektronischen Registrierkassen erzeugt werden. Damit bieten wir eine Alternative zum alleinigen Speicher im Kassensystem, die getrennt von anderen Beleg- und Auftragsdaten archiviert wird. Dazu werden sowohl die Einzelbons als auch die Tagesabschlüsse aus der Kasse täglich übertragen. Die Daten können problemlos bei einer möglichen Außenprüfung dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden.

Um das Online-Kassenarchiv zu nutzen, benötigt der Unternehmer lediglich einen Internetzugang. Über eine DATEV-Schnittstelle in der Kassensoftware kann er täglich die anfallenden Daten übertragen. Die Verfügbarkeit von DATEV Kassenarchiv online ist für Mitte 2017 geplant.

Partner des Mittelstands

Moderne Kassensysteme bieten auch einen Blick auf die Umsatzentwicklung.