1 Situationsbeschreibung

Sie möchten für das computergestützte Telefonieren DATEV Telefonie Basis zusammen mit dem Telefonie-Fremdprogramm ESTOS ProCall und dem ESTOS MetaDirectory nutzen.

Dazu müssen Sie ESTOS MetaDirectory mit den Zentralen Stammdaten von DATEV und ESTOS ProCall mit DATEV Telefonie Basis verbinden.

2 Voraussetzungen

DATEV-Software

• DATEV Basis

• DATEV Telefonie Basis

ESTOS-Software

• ESTOS MetaDirectory

• ESTOS ProCall Enterprise

  Diese Software erhalten Sie von ESTOS (https://www.estos.de/integrationen/). ESTOS empfiehlt, stets die aktuellen Versionen von MetaDirectory und ProCall Enterprise zu nutzen. Technischen Support zu den ESTOS-Produkten erhalten Sie ausschließlich über die ESTOS-Support-Hotlines.

3 Vorgehen

3.1 Schritt 1: ESTOS MetaDirectory mit den Zentralen Stammdaten von DATEV verbinden

Organisatorisches

• Es wird ein PC benötigt, auf dem ESTOS MetaDirectory und DATEV Basis installiert und lauffähig sind. (Dieser PC wird im Folgenden als "MetaDirectory-PC" bezeichnet.)

  Wenn Sie ESTOS MetaDirectory auf einem Terminalserver installieren, weil nur dort DATEV Basis installiert ist, sichern Sie das Programm MetaDirectory Administrator durch eine Benutzerlegitimation (Benutzername, Passwort), damit nicht jeder Benutzer des Terminalservers technische Änderungen im MetaDirectory vornehmen kann.

• Es muss ein besonderer System-Benutzer eingerichtet sein, über dessen Konto das Auslesen der Adressaten/Telefonnummern aus den Zentralen Stammdaten von DATEV (die so genannte "Replikation") erfolgen soll und der die dafür erforderlichen Rechte besitzt. DATEV empfiehlt, hier nicht das Administrator-Konto zu verwenden, da sonst z. B. bei einer Änderung des Passworts die Replikation fehlschlägt, wenn diese Änderung nicht auch im Replikator des MetaDirectory nachgezogen wird.

Besonderheiten

a) Viele Telefonnummern für einen Adressaten: Wenn Sie in den Zentralen Stammdaten von DATEV bei den Kommunikationsverbindungen viele Telefonnummern gespeichert haben, beachten Sie: Die Zahl der Telefonnummern, die MetaDirectory in einem Kontakt speichern kann, ist begrenzt. Kann MetaDirectory nicht alle Telefonnummern eines Adressaten aus den Zentralen Stammdaten von DATEV in demselben Kontakt unterbringen, so wird ein weiterer gleichnamiger Kontakt angelegt, der die restlichen Telefonnummern enthält. Informieren Sie sich anhand der ESTOS-Produktdokumentation oder beim Produktservice der Fa. ESTOS oder ihrem Händler darüber, welche Datenstruktur und Programmeinstellungen ("Suchassistent") für Sie optimal sind.

b) Bemerkungen bei Telefonnummern: Wenn Sie in den Zentralen Stammdaten von DATEV bei den Kommunikationsverbindungen zu Telefonnummern auch eine "Bemerkung" haben, gibt es unterschiedliche Funktionsweisen des ESTOS MetaDirectory. Zum Beispiel ist es möglich, dass der Inhalt dieser Bemerkungen von MetaDirectory als "Name" eines neuen Kontaktes verwendet und angezeigt wird - und später auch im DATEV Arbeitsplatz auf dem Arbeitsblatt Telefonie so erscheint. Informieren Sie sich anhand der ESTOS-Produktdokumentation oder beim Produktservice der Fa. ESTOS oder ihrem Händler darüber, welche Programmeinstellungen ("DATEV SDD Optionen") für Sie optimal sind.

3.2 Schritt 2: ESTOS ProCall Enterprise Client mit DATEV Telefonie Basis verbinden

Organisatorisches

• ESTOS ProCall Enterprise besteht aus ESTOS ProCall Enterprise Client und UCServer.

• Es wird für jeden Arbeitsplatz ein PC benötigt, auf dem sowohl der ESTOS ProCall Enterprise Client als auch DATEV Telefonie Basis installiert und lauffähig sind. Wenn DATEV Basis und Telefonie Basis auf einem Terminalserver installiert sind, muss auch der ESTOS ProCall Enterprise Client dort installiert werden.

• Die Beschreibung der Installation des ESTOS UCServer finden Sie in der ESTOS-Produktdokumentation.

Programmverbindung

DATEV Telefonie Basis wird vom ProCall Enterprise Client automatisch erkannt und genutzt. Das ProCall-Enterprise-Konversationsfenster enthält von da an eine zusätzliche Schaltfläche zur Datenweitergabe an DATEV. Außerdem gibt es dann auch im ESTOS ProCall Enterprise Client im Kontextmenü des Journals einen Menüpunkt zur nachträglichen Datenweitergabe an DATEV.

Wenn Probleme bei der Programmverbindung (gegenseitiges Erkennen, Zusammenwirken) auftreten, starten Sie die beteiligten PCs einmal neu.

Damit ESTOS ProCall Enterprise auf die Daten des in Schritt 1 eingerichteten MetaDirectory zugreifen kann, muss diese Datenquelle zu den Datenquellen des ProCall Enterprise Client hinzugefügt werden (in der UCServer Verwaltung unter Konfiguration | Datenbanken | MetaDirectory; siehe ESTOS-Produktdokumentation).

ESTOS ProCall Enterprise übernimmt automatisch diese hinzugefügte MetaDirectory-Verbindung und setzt sie an die erste Position der Liste seiner Datenquellen. Nur dann werden eingehende Anrufer, die in den Zentralen Stammdaten von DATEV hinterlegt sind, durch ProCall Enterprise bevorzugt/automatisch richtig erkannt, angezeigt und dann im DATEV Arbeitsplatz zugeordnet.

Die Funktionstasten F8 und F9 werden vom ESTOS ProCall Enterprise Client standardmäßig verwendet (für "Anrufen" bzw. "Auflegen"). In DATEV Kanzlei-Rechnungswesen ist F8 jedoch für das Kopieren einer Buchungszeile vorgesehen, F9 für Buchung bearbeiten/korrigieren.

Sie können diese Hotkey-Einstellung im ESTOS ProCall Enterprise Client ändern:

Einstellungen | Allgemein | Hotkeys wählen.

Für das Anrufen und Auflegen andere Funktionstasten oder Tastenkombinationen wählen oder die Hotkeys mit der Einstellung keine deaktivieren.