Als E-Mail senden
0904105

1 Vorausgesetzte DATEV-Programme, technische Voraussetzungen

Die nachstehenden Programme sind Voraussetzung für die Nutzung des Programms DATEV Individuelle Softwarelösung (ISWL) Dynamischer Lohn-Daten-Export, Version 2.2.

Die Leistungsbeschreibungen dieser Programme sind Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung.

Ggf. fällt für diese Programme eine zusätzliche Vergütung gemäß aktueller DATEV-Preisliste an.

WICHTIG

  • Die ISWL ist unter Mandantenanbindung nicht lauffähig!

  • Durch den Einsatz der Mandantenanbindung erhält der Mandant Zugriff auf das Server-System der Kanzlei. Dadurch können personenbezogene Daten durch den Mandanten eingesehen werden (z. B. Dateipfade, Profilnamen).

  • Die Nutzung einer ISWL ist dann möglich, wenn der Kanzleiserver und die Datenhaltung physisch von der Mandantenanbindung getrennt sind.

In den folgenden Dokumenten sind die technischen Voraussetzungen für die Programmnutzung detailliert beschrieben:

Weitere Voraussetzungen

  • Internetzugang

  • Wenn Programm bei Mandanten eingesetzt wird: weitere Beraternummer

Für Kunden der DATEV eG bezeichnet der Begriff „DATEV“ die DATEV eG. Für Kunden der DATEV.at GmbH bezeichnet der Begriff „DATEV“ die DATEV.at GmbH. Wenn im weiteren Text der Begriff „DATEV eG“ verwendet wird, meint dies ausschließlich DATEV eG.

2 Leistungsumfang

Die Leistungsbeschreibung für das Programm DATEV Individuelle Softwarelösung (ISWL) Dynamischer Lohn-Daten-Export ab Version 1.0 gilt bis zur Ersetzung durch eine neue Leistungsbeschreibung.

Die Bereitstellung der ISWL erfolgt über DATEV UTA-Transfer oder DATEV Fernbetreuung online.

Für den Einsatz der ISWL wird eine individuelle Beratung empfohlen.

Die Bereitstellung der ISWL ist mit einer Beratungsleistung verbunden, die als Vor-Ort-Beratung oder Beratung online (je nach Anforderung und Bedarf) durchgeführt wird. Im Fokus stehen folgende Themen:

  • Einrichtung der ISWL nach den individuellen Bedürfnissen,

  • Einweisung/Schulung im Umgang mit der ISWL.

Alternativ kann die Einarbeitung im Selbststudium anhand der Hilfe erfolgen. Aufgrund der häufig komplexen, individuellen Rahmenbedingungen und dazu notwendigen Programmeinstellungen wird diese Variante nur erfahrenen IT-Anwendern empfohlen.

2.1 Programmziel

Die ISWL bietet eine Darstellung der einzelnen Bestandteile der Lohnabrechnung aller Arbeitnehmer eines oder mehrerer Mandate. Der tabellarische Aufbau verschafft einen Überblick. Die Ausgabe nach ASCII oder Microsoft Excel ermöglicht eine Weiterverarbeitung in nachgelagerten Systemen für das Controlling.

Über die bereits vorhandenen Darstellungsmöglichkeiten des DATEV Daten-Analyse-Systems Personalwirtschaft hinaus bietet die DATEV ISWL Dynamischer Lohn-Daten-Export die Möglichkeit, Stammdaten, Lohnarten, Netto-Bezüge/-Abzüge und die Steuer- und SV-rechtlichen Abzüge der Arbeitnehmer individuell konfigurierbar in Spalten darzustellen.

Die DATEV ISWL Dynamischer Lohn-Daten-Export bietet dabei mehr Möglichkeiten als eine Pivot-Tabelle. Die Werte mehrerer Lohnarten können hier in einer Spalte zusammengefasst werden. Der Aufbau der Auswertung, d. h., in welchen Spalten welche Lohnarten oder Stammdaten stehen, kann vom Anwender selbstständig und individuell konfiguriert, angepasst und erweitert werden. Eine Summenbildung der einzelnen Spalten ist möglich.

2.2 Programminhalt

Im Programm DATEV Daten-Analyse-System Personalwirtschaft können über den Lohnbuchungsbeleg alle abgerechneten Lohnarten inkl. Nachberechnungen abgerufen werden. Der Buchungsbeleg ist so aufgebaut, dass jede Lohnart des Arbeitnehmers in einer eigenen Zeile dargestellt wird. So gibt es dann z. B. für einen Arbeitnehmer 10 Zeilen, wenn für diesen 10 verschiedene Lohnarten oder Netto-Bezüge/-Abzüge abgerechnet wurden.

Beispiel Buchungsbeleg aus Daten-Analyse-System Personalwirtschaft:

Nr.;Berater;Mandant;Abrechnungsmonat;Pers.Nr.;Name, BuSatz; BuNr; Umsatz…

1;29098;2000;2013/07;1;Rechner, Klaus-Muster; Lohnart;0200, 3.259,85…

2; 29098;2000;2013/07;1;Rechner, Klaus-Muster; NBA;0095; 573,80…

3; 29098;2000;2013/07;1;Rechner, Klaus-Muster; MPD;3535;370520;…

Mit der DATEV ISWL Dynamischer Lohn-Daten-Export kann der Buchungsbeleg individuell so umgebaut werden, dass jeder Mitarbeiter in einer Zeile und die gewünschten Lohnartenwerte und Stammdaten spaltenweise dargestellt werden.

Abb. 1: Abb. 1: Muster Lohnarten-Report

Es können Stammdaten wie z. B. Name, KstSt, Abteilung etc., aber auch Lohnarten, Netto-Bezüge/-Abzüge oder MDP-Lohnarten (steuer- und SV-rechtliche Abzüge) in beliebiger Spaltenanordnung eingefügt werden. Es ist möglich Summen von Lohnarten zu bilden, z. B. eine Spalte mit Summe aus Lohnart 400 und 401. Weiterhin ist die Änderung der Vorzeichen der Werte möglich. Wenn also beispielsweise ein Netto-Bezug/-Abzug mit Minus-Vorzeichen aus dem Buchungsbeleg kommt, kann dieser in einen positiv dargestellten Wert umgewandelt werden.

Die Reihenfolge der zu exportierenden Spalten ist beliebig veränderbar.

Einrichten der Lösung:

Über einen Import-Assistenten kann das Einlesen des Buchungsbelegs (auch individuell im DATEV Daten-Analyse-System Personalwirtschaft um zusätzliche Spalten erweiterte Buchungsbelege) eingerichtet werden.

Im Import-Assistenten sind über Anpassungsspalten diverse Datenanpassungen möglich, z. B. nur die ersten 4 Zeichen der Kostenstelle von links etc. Hierzu stehen vordefinierte Anpassungsfunktionen zur Verfügung. Die Spaltentitel des Buchungsbelegs können in der Spalte Bezeichnung auf individuelle Anforderungen angepasst werden.

Abb. 2: Abb. 2: Import-Assistent

Die über den Import-Assistenten konfigurierten Importdaten-Felder stellen dann die Basis für den Export-Assistenten dar.

Über den Export-Assistenten kann der zu exportierende Lohnarten-Report definiert werden.

Hierzu stehen alle Spalten aus der Importdatei zur Verfügung. Alle Lohnarten, MPD-Lohnarten oder Netto-Bezüge/-Abzüge können eingetragen und dargestellt werden.

Abb. 3: Abb. 3: Export-Assistent

Beispiel:

Die Einträge in der unter Abb. 3 dargestellten Tabelle:

Spalte SpNr => 7, Spalte Orgwert => Lohnart:200 und Spalte TauschWert => BezeichnungLA200

Fügt im Lohnarten-Report an 7. Stelle eine Spalte ein, in der die Lohnart 200 des jeweiligen Arbeitnehmers eingetragen wird. Der Spaltentitel ist BezeichnungLA200 (könnte z. B. auch "Gehalt" sein).

An SpNr 8 ist ersichtlich, wie Lohnarten addiert dargestellt werden können, z. B. Lohnart:200+Lohnart:310+Lohnart:110

Spaltentitel ist LBezeichnungSumme.

Jede im Export-Assistenten definierte Zeile stellt eine Spalte im Lohnarten-Report dar.

Über Anpassungsspalten können auch hier wieder diverse Funktionen für die Werte angewendet werden, z. B. Datumsformate anpassen, Texte links oder rechts beschneiden, Zeichen oder Werte ersetzen, Zeilen mit bestimmten Werten rausfiltern etc.

Technische Normen und Standards

Das hier beschriebene Programm unterstützt bei der Eingabe, Anzeige, Verarbeitung und Speicherung von Texten und Zeichen den Standard DIN 66003. Dies gilt ebenso für die Datenannahme und -weitergabe über die angebotenen Programmschnittstellen.

2.3 Berechnung

Die Berechnung erfolgt gemäß aktueller DATEV-Preisliste.

2.4 Service und Kundensupport

Produktsupport- und Serviceleistungen sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs.

Die Berechnung erfolgt gemäß aktueller DATEV-Preisliste.

Für Kunden der DATEV eG: DATEV-Preisliste öffnen.

Für Kunden der DATEV.at GmbH: DATEV-Preisliste anfordern unter info@datev.at.

2.5 Pflege und Weiterentwicklung

Im Leistungsumfang enthalten ist auch die Überlassung neuer Versionen, z. B. bei gesetzlichen Anpassungen oder Leistungserweiterungen.

2.6 Verfügbarkeit

DATEV-Cloud-Lösungen

Soweit DATEV-Cloud-Lösungen im DATEV-Rechenzentrum ausgeführt werden, gilt Nachfolgendes:

Die Leistungen des DATEV-Rechenzentrums stehen zu den im Dokument Datenfahrplan: Verarbeitungszeiten im DATEV-Rechenzentrum (Dok.-Nr. 0908200) beschriebenen Zeiten zur Verfügung.

Der Einsatz von weiteren Auftragsverarbeitern ist in Ziff. 3.4 genannt. Hierfür können abweichende Verfügbarkeitsregelungen gelten.

Für Kunden der DATEV.at GmbH: DATEV eG ist im Rahmen der Auftragsverarbeitung weiterer Auftragsverarbeiter der DATEV.at GmbH im Sinne des Art. 28 Abs. 2 und 4 DS-GVO.

Leistungsübergabepunkt ist für Leistungen des DATEV-Rechenzentrums der Router-Ausgang des von DATEV genutzten Rechenzentrums zum Internet. Für die Anbindung an das Internet, das Bereitstellen oder das Aufrechterhalten der Netzverbindung zum Rechenzentrum sowie das Beschaffen und Bereitstellen von Netzzugangskomponenten für das Internet auf Kundenseite muss der Kunde selbst Sorge tragen.

Wartungsarbeiten und Störungen

Informationen zu Wartungsarbeiten und Störungen im DATEV-Rechenzentrum finden Sie unter http://www.datev-status.de.

3 Regelungen zur Auftragsverarbeitung der DATEV nach Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Die in dieser Ziffer 3 getroffenen Regelungen zur Auftragsverarbeitung finden Anwendung für alle Leistungen der DATEV in Bezug auf personenbezogene Daten, die von DATEV im Auftrag des Kunden verarbeitet werden.

Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist der Kunde als direkter Vertragspartner der DATEV, im Folgenden "Kunde" genannt.

Die Leistungsbeschreibung ist Bestandteil der zwischen DATEV und dem Kunden abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Bei Widersprüchen geht diese Leistungsbeschreibung der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vor.

3.1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand der Verarbeitung: DATEV ist im Rahmen dieser Leistung als Auftragsverarbeiter tätig.

DATEV stellt dem Kunden die Nutzung der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen zur Verfügung und verarbeitet im Rahmen der Leistungserbringung sowie für gesondert vereinbarte Service- und Supportleistungen und bei Fernbetreuung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden.

Dauer der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt zeitlich unbefristet. Die in den Geschäftsbedingungen der DATEV geregelten Kündigungsfristen bleiben unberührt.

Bei der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung handelt es sich um eine On-Premises-Programm ohne Datenverarbeitung im DATEV-Rechenzentrum. Das bedeutet, dass DATEV nur bei gesondert vereinbarten Service- und Supportleistungen und bei Fernbetreuung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.

3.2 Art und Zweck der Verarbeitung

Programmziel und Programminhalt beschreiben Art und Zweck der Verarbeitung.

3.3 Kategorien betroffener Personen und Art der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten sind alle Arten personenbezogener Daten, die DATEV im Auftrag des Kunden verarbeitet. Hiervon umfasst sind auch besondere Kategorien personenbezogener Daten.

Im Programm werden personenbezogene Daten, die der Kunde im Programm eigenverantwortlich speichert, verarbeitet. Das Programm ermöglicht die Verarbeitung folgender Arten personenbezogener Daten zu Kategorien betroffener Personen im Rahmen der Auftragsverarbeitung:

ISWL Dynamischer Lohn-Daten-Export

Kategorien betroffener Personen

Art personenbezogener Daten

Mandant / direkter Geschäftspartner

Stamm- und Bewegungsdaten, z. B.

  • Identifikations- und Adressdaten

Anwender / Nutzer des Programms

Aufzeichnung von Interaktionen des Anwenders bei der Nutzung des Programms und damit zusammenhängende personenbezogene Daten des Anwenders, z. B.

  • Identifikationsdaten

  • Benutzereinstellungen

Weitere Personen

Stamm- und Bewegungsdaten, z. B.

  • Gehaltsabrechnungsdaten

  • Finanzbuchhaltungsbelege

  • Abrechnungsdaten

  • Zahlungsdaten

  • Bankverbindungsdaten

  • Leistungsnachweise

  • Dokumente, in denen potenziell weitere personenbezogene Daten (auch besondere Kategorien personenbezogener Daten) enthalten sein können

Es werden auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet.

Das Programm bietet weitere nicht spezifizierte Erfassungsfelder an, in denen potenziell weitere personenbezogene Daten jeglicher Art enthalten sein können.

3.4 Weitere Auftragsverarbeiter

Wenn im Rahmen der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung weitere Auftragsverarbeiter im Sinne der Art. 28 Abs. 2 und 4 DS-GVO eingesetzt werden, sind diese in der Übersicht der eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter zu finden.

3.5 Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland

Wenn im Rahmen der in dieser Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistung personenbezogene Daten an ein Drittland übermittelt werden, sind

  • das Drittland,

  • der Empfänger in dem Drittland

  • und die Information, für welche Zwecke dieser Empfänger die Daten erhält,

in der Übersicht Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland zu finden.

3.6 Datenlöschung

Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löscht DATEV nach Wahl des Kunden entweder alle personenbezogenen Daten oder gibt sie dem Kunden zurück, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder nach (für Kunden der DATEV eG) deutschem bzw. (für Kunden der DATEV.at GmbH) österreichischem Recht eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.

DATEV ist berechtigt, den Kunden auf die im Programm vorhandenen Löschmöglichkeiten zur Löschung der personenbezogenen Daten zu verweisen. Weist der Kunde DATEV an, die Daten zu löschen, obwohl der Kunde die personenbezogenen Daten auch selbst löschen kann, so ist DATEV berechtigt, für diese Leistung eine angemessene Vergütung vom Kunden zu verlangen.

Im Übrigen löscht DATEV personenbezogene Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung auf Weisung der Kunden.

3.7 Anonymisierungsvereinbarung

DATEV hat das Recht, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zu anonymisieren und die für die Anonymisierung erforderlichen Verarbeitungsschritte durchzuführen. Unter Wahrung der Anonymität kann DATEV alle so entstandenen Daten für eigene Zwecke, wie statistische Auswertungen, Branchenvergleiche, Benchmarking, Produktverbesserungen, Produktneuentwicklungen und weitere vergleichbare Zwecke, verarbeiten und nutzen.

Der ursprüngliche Datenbestand ist von der Anonymisierung nicht betroffen.

Die vorstehende Regelung gilt nicht, wenn der Kunde die vorstehende vertragliche Regelung in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen DATEV und dem Kunden gestrichen hat.

3.8 Vereinbarung weiterer Vertragszwecke

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zum Zweck der Fehlerbehebung in dem DATEV-Produkt, in dem die Daten gespeichert sind, zu verarbeiten.

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zum Zweck der Qualitätssicherung für das DATEV-Produkt, in dem die Daten gespeichert sind bzw. einer neueren Version des DATEV-Produkts zu verarbeiten.

DATEV ist berechtigt, die von dieser Vereinbarung umfassten personenbezogenen Daten zum Zweck der Entwicklung neuer oder Weiterentwicklung bestehender DATEV-Produkte in einer angemessen gesicherten Umgebung zu verarbeiten. DATEV berücksichtigt auch in diesem Verarbeitungsprozess, dass vom Kunden gelöschte oder zur Löschung angewiesene Daten nicht mehr verarbeitet werden.

DATEV ist berechtigt, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten,

  • soweit sie dies für die Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit unbedingt notwendig und verhältnismäßig erachtet,

  • soweit dadurch die Fähigkeit eines Netzes oder Informationssystems gewährleistet wird, mit dem vereinbarten Grad der Zuverlässigkeit Störungen oder widerrechtliche oder mutwillige Eingriffe abzuwehren, die die Verfügbarkeit, Authentizität, Vollständigkeit und Vertraulichkeit von gespeicherten oder übermittelten personenbezogenen Daten sowie die Sicherheit damit zusammenhängender Dienste, die über diese Netze oder Informationssysteme angeboten werden bzw. zugänglich sind, beeinträchtigen.

Dies umfasst insbesondere auch, den Zugang Unbefugter zu elektronischen Kommunikationsnetzen und die Verbreitung schädlicher Programmcodes zu verhindern sowie Angriffe in Form der gezielten Überlastung von Servern ("Denial of service"-Angriffe) und Schädigungen von Computer- und elektronischen Kommunikationssystemen abzuwehren.

3.9 Auftragsverarbeitung hinsichtlich gesondert vereinbarter Service- und Supportleistungen

Im Falle von Anfragen an den Kundensupport wird auf die im DATEV-Systemumfeld gehosteten Kundendaten zweck- und weisungsgebunden zugegriffen, sofern dies zur Lösungsfindung zwingend erforderlich ist.

Der Zugriff umfasst:

  • Einsicht auf Kundendaten zur Analyse und Lösungssuche bei konkreten Supportanfragen

  • Beheben von technischen Störungen oder Fehlerfällen (z. B. „Konfigurations-Fehler“ korrigieren)

  • Prüfen relevanter Daten zur Supporterbringung, wie etwa die relevanten Produktparameter und Arbeitsschritte die im Produkt/Programm gesetzt sind.

Weitere Informationen zur Fernbetreuung siehe Ziffer 1 dieser Leistungsbeschreibung.

Die dazu notwendige Autorisierung erfolgt durch den Kunden im Rahmen der Anfrage an den Kundensupport.

Für die Neuanlage, Löschung, Einrichtung oder Bearbeitung/Administration von Daten als Serviceleistung (z. B. Lohn-Dienstleistung) ist darüber hinaus eine gesonderte Beauftragung des Kundensupports notwendig.

3.10 Datenschutzrechtliche Informationen der Steuerverwaltung

Dieser Abschnitt trifft für das vorliegende Produkt nicht zu.

Service-TAN
Kundensupport
Der Internet Explorer ist veraltet und wird nicht mehr unterstützt!

Für einen uneingeschränkten Funktionsumfang empfiehlt DATEV einen modernen Standard-Browser zu verwenden, wie z.B.: