1 Über dieses Dokument

Für eine vorübergehende Tätigkeit im europäischen Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Um auf die immer spontaneren Arbeitseinsätze zu reagieren, werden Antrag und die Bescheinigung künftig maschinell durchgeführt. Dieses Dokument informiert Sie über die gesetzlichen Hintergründe zum elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 nach § 106 SGB IV in LODAS und Lohn und Gehalt.

2 Hintergrund

Seit dem 01.01.2018 können Arbeitgeber Anträge auf Ausstellung von A1-Bescheinigungen (§ 106 Absatz 1 SGB IV) sowie Anträge auf Ausnahmevereinbarungen (Artikel 16 Absatz 1 VO (EG) Nr. 883/2004) elektronisch übermitteln. Dies gilt für Arbeitnehmer, die in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz (Artikel 12 Absatz 1 VO (EG) Nr. 883/2004) entsendet werden. Die Anträge werden elektronisch übermittelt aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen an die jeweils zuständige Stelle.

Einzelheiten des Verfahrens wurden festgelegt in den „Gemeinsamen Grundsätzen für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 nach § 106 SGB IV“ durch:

• GKV-Spitzenverband,

• Deutscher Rentenversicherung Bund

• Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen

• Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA)

3 Elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren

Seit 01.01.2019 ist das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 für die Arbeitgeber und die am Verfahren beteiligten Stellen verpflichtend.

Die zurückgemeldete A1-Bescheinigung muss unverzüglich ausgedruckt und an den Beschäftigten ausgehändigt werden. Um Akzeptanzprobleme zu vermeiden, wird empfohlen, die A1-Bescheinigung farbig auszudrucken.

Seit 01.01.2020 wird eine A1-Antragsbestätigung zu jedem übermittelten Antrag zurückgemeldet, wenn die annehmende Stelle den Eingang des A1-Antrags quittiert.

• In LODAS: Wenn eine A1-Antragsbestätigung (Auswertung 464) im Rechenzentrum zum Abruf bereitsteht, wird ein entsprechender Hinweis über das Rückmeldeverfahren ausgegeben. Die A1-Antragsbestätigung kann anschließend über LODAS-Auswertungen abgerufen werden.

• In Lohn und Gehalt: Über das Rückmeldeprotokoll wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben, wenn eine A1-Antragsbestätigung eingegangen ist. Die A1-Antragsbestätigung kann anschließend abgerufen werden über Stammdaten | Sozialversicherung | A1-Bescheinigung | Antrag Entsendung über die Schaltfläche Übersicht Rückmeldungen A1.

4 Plausibilitätsprüfungen - Ablehnungsgründe

Seit 01.01.2020 gilt Folgendes: Plausibilitätsprüfungen dürfen nicht mehr zu einer Unterdrückung oder Verhinderung eines vollständigen und technisch richtigen Antrags führen. Ausgenommen hiervon bleibt die Prüfung auf den gebietlichen Geltungsbereich und auf den Entsendezeitraum. Die Annahmestellen behalten sich daher vor, Einzelfallprüfungen bei übermittelten A1-Anträgen vorzunehmen. Aufgrund der Angaben im A1-Antrag kann eine nachträgliche Ablehnung auftreten. Auf die mögliche Ablehnung des A1-Antrags wird hingewiesen.

Die Ablehnungsgründe finden Sie auf der Internetseite www.gkv-datenaustausch.de unter der Beschreibung der Arbeitgeberverfahren: A1 Verfahren ab 01.01.2025

Bei Fragen zu Programm-Meldungen und Plausibilitätsfehlern wenden Sie sich an die zuständige Stelle.

5 Das ist die A1-Bescheinigung

Für einen Arbeitnehmer, der in Deutschland beschäftigt ist und vorübergehend im EU-Ausland (inkl. Island, Norwegen, Schweiz, Liechtenstein, Nordirland und Vereinigte Königreich Großbritannien) eingesetzt wird, gelten gegebenenfalls weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften zur sozialen Sicherheit. Die A1-Bescheinigung dient als Bescheinigung über die Sozialversicherungsvorschriften, die für die entsandte Person gelten. Die A1-Bescheinigung dient auch als Bestätigung, dass für die entsandte Person in einem anderen Staat keine Beiträge zu zahlen sind.

Basierend auf den Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und 987/2009 besteht eine Mitführungspflicht in jedem EU-Mitgliedstaat, in dem einer Beschäftigung nachgegangen wird. Wenn die A1-Bescheinigung nicht vorliegt, drohen Verwarnungsgelder.

Eine Entsendung liegt nicht nur vor, wenn der Mitarbeiter für ein Projekt für ein Jahr in das Ausland geht. Auch z. B. Meetings, Workshops oder Tanken während der Dienstzeit im EU-Ausland erfordern nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen eine A1-Bescheinigung.

6 Diese A1-Bescheinigungen gibt es und werden zukünftig unterstützt

6.1 Entsendung - für Auslandsaufenthalte bis zu 24 Monate

Wenn Arbeitnehmer voraussichtlich bis zu 24 Monate in einen anderen EU-Mitgliedstaat entsandt werden, gilt das Recht des Entsendestaats. Das ist der Staat, in dem das Unternehmen gewöhnlich tätig ist und von dem aus der Arbeitnehmer entsendet wird. Voraussetzung ist, dass die zeitliche Begrenzung vor der Arbeitsaufnahme im Ausland feststeht. Sie kann sich aus vertraglichen Regelungen oder aus der Tätigkeit ergeben.

Auf Antrag des Arbeitgebers stellt der zuständige Träger des Entsendestaats eine A1-Bescheinigung für eine in einen anderen Mitgliedstaat entsandte Person aus.

In Deutschland sind folgende Stellen zuständig:

6.2 Ausnahmevereinbarung - für Auslandsaufenthalte über 24 Monate

Wenn der Zeitraum von 24 Monaten voraussichtlich überschritten wird, ist ab Beginn der Entsendung das Sozialversicherungsrecht des Beschäftigungsstaats maßgebend. Wenn der Zeitraum zusammenhängt, werden auch Auslandsaufenthalte in anderen EU-Mitgliedstaaten in die 24 Monate mit eingerechnet.

Wenn eine Ausnahmevereinbarung beantragt wird, kann das deutsche Sozialversicherungsrecht angewendet werden.

Die zuständige Stelle für Ausnahmevereinbarungen ist der GKV-Spitzenverband, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA).

Ausnahmevereinbarungen können grundsätzlich nur getroffen werden, wenn der Auslandseinsatz im Voraus auf längstens 5 Jahre zeitlich befristet ist. Eine Verlängerung für weitere 3 Jahre kommt nur unter Berücksichtigung besonderer Umstände des Auslandseinsatzes in Betracht.

6.3 Gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte

Bei einer gewöhnlichen Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten gelten einheitlich die Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats. Als gewöhnlich gelten dabei 1 Tag im Monat oder 5 Tage im Quartal.

Der Antrag ist seit 01.01.2021 über das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren möglich.

Die zuständige Stelle für gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten Beschäftigte ist der GKV-Spitzenverband, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA).

6.4 Beamte / Beschäftigte im Öffentlichen Dienst

Der Antrag ist seit 01.01.2021 über das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren möglich.

Für die Ausstellung der A1-Bescheinigung sind folgende Stellen zuständig:

6.5 Flugbesatzungen und Kabinenbesatzungen

Der Antrag ist seit 01.01.2021 über das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren möglich.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• Die Heimatbasis der betreffenden Person befindet sich in Deutschland.

• Die Person geht neben der Beschäftigung als Flug- und Kabinenpersonal keiner weiteren Beschäftigung nach

Die zuständige Stelle für Flug- und Kabinenbesatzungen ist der GKV-Spitzenverband, Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA).

6.6 A1-Bescheinigung bei Durchreise

Informationen, ob eine A1-Bescheinigung bei Durchreise durch Transitländer benötigt wird: Internetseite der Deutschen Rentenversicherung

6.7 A1-Bescheinigung für Grenzgänger

Zum 01.01.2025 wird eine neue Art der Entsendung „A1-Antrag Grenzgänger“ im Datenübermittlungsverfahren eingeführt.

Der neue A1-Antrag gilt für folgende Personen:

• Beschäftigte und/oder selbstständige erwerbstätige Personen, die außerhalb Deutschlands wohnen und für einen in Deutschland oder außerhalb Deutschlands ansässigen Arbeitgeber arbeiten.

• Beschäftigte und/oder selbstständige erwerbstätige Personen, die in Deutschland wohnen und arbeiten, der Arbeitgeber seinen Firmensitz jedoch außerhalb Deutschlands hat.

Umsetzung in den Lohnprogrammen:

• In LODAS: Mit der neuen Version LODAS 14.5 können Sie Angaben zum A1-Antrag für Grenzgänger unter Personaldaten | Sozialversicherung | A1-Bescheinigung | Antrag Grenzgänger erfassen. Wählen Sie Mitarbeiter | Antrag A1-Bescheinigung, um den Antrag zu senden.

• In Lohn und Gehalt: Mit der neuen Version Lohn und Gehalt 14.5 können Sie den A1-Antrag für Grenzgänger bei Bedarf auf Mitarbeiterebene unter Stammdaten | Sozialversicherung | A1-Bescheinigung | Antrag Grenzgänger erstellen und im Menü unter Abrechnung | DÜ A1-Bescheinigung elektronisch übermitteln.

7 Selbstständig Erwerbstätige / nicht sozialversicherungspflichtige Gesellschafter-Geschäftsführer

Zum 01.01.2022 wurde das A1-Antrags- und Bescheinigungsverfahren erweitert. Der Antrag kann für folgende Personengruppen nicht über LODAS und Lohn und Gehalt erstellt werden.

• Selbstständig Erwerbstätige

  - Und –

• Im Unternehmen Tätige ohne Arbeitnehmereigenschaft, wie z. B. freie Mitarbeiter, Gesellschafter (-Geschäftsführer) sowie für den Unternehmer selbst

Erstellen Sie den Antrag über das SV-Meldeportal.

8 Weitere Informationen

LODAS:

• A1-Bescheinigung in LODAS (Dok.-Nr. 9241549)

• Prüfen, ob der Antrag für die A1-Bescheinigung übermittelt wurde (Dok.-Nr. 1007151)

• A1-Bescheinigungen in LODAS Auswertungen ausgeben (Dok.-Nr. 9246317)

Lohn und Gehalt:

• A1-Bescheinigung in Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1020339)

• LN24610 beim Erstellen der A1-Bescheinigung in Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1004940)

• LN24741 bei Erstellung der A1-Bescheinigung in Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1004261)

• LN06644 Hinweis aus dem elektronischen Rückmeldeverfahren in Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1004263)

LODAS / Lohn und Gehalt:

• A1-Bescheinigung für Länder außerhalb der EU erstellen (Dok.-Nr. 1018293)

• Excel-Vorerfassung zum A1-Antrag auf Entsendung verwenden (Dok.-Nr. 1007539)