Stundensatzverwaltung

1002030

Aktuelle Änderungen
11.03.2024	Kapitel aktualisiert: 6 Aktualisierung vorhandener Zeitaufwände

1 Über dieses Dokument

Arten von Stundensätzen / Stundensatzvereinbarungen, deren Auswirkungen und Priorität in DATEV Anwalt classic.

Die Stundensatzverwaltung in DATEV Anwalt classic gilt nicht für Anwender von Eigenorganisation comfort bei aktivierter Akte-Auftrag-Schnittstelle mit Datenaustausch.

2 Hilfe-Dokumente

3 Rechteverwaltung

Achtung

Neue Rechte für Mandanten-Stundensätze und Erweiterte Stundensatz-Recherche

Ab DATEV Anwalt classic 12.17 (Service-Release, 17.02.2022) können Sie eigene Rechte für Mandanten-Stundensätze und für die neue erweiterte Stundensatz-Recherche vergeben. Das bedeutet: Wenn Sie im Sperrprinzip arbeiten, müssen Sie diese Funktionen zunächst freigeben, damit sie verfügbar sind.

Rechte	Der Benutzer kann…
Stundensätze zu Akten erfassen	… das Fenster Stundensatzverwaltung öffnen. … Stundensätze zur Akte anzeigen, anlegen und bearbeiten. Dieses Recht ist Voraussetzung für alle weiteren Rechte.
Stundensätze löschen	… Stundenätze löschen.
Stundensätze zu Sachbearbeitern erfassen	… Sachbearbeiter-Stundenätze anzeigen, anlegen und bearbeiten.
Stundensätze zu Mandanten erfassen	… Mandanten-Stundenätze anzeigen, anlegen und bearbeiten.
Erweiterte Stundensatz-Recherche	… Stundensätze recherchieren. Dieses Recht beinhaltet gleichzeitig das Recht, Stundensätze zu Sachbearbeitern und Mandanten anzuzeigen.

4 Arten und Priorität

Sie können für jeden Sachbearbeiter die Stundensätze pro Akte oder pro Mandanten erfassen.

Diese Stundensätze zur Akte oder Mandanten können Sie nach den verschiedenen Tätigkeitsarten differenzieren.
Pro Sachbearbeiter können Sie zusätzlich einen generellen externen Auffang-Stundensatz anlegen.
Daneben können Sie pro Sachbearbeiter einen generellen internen Stundensatz anlegen, z. B. für die Deckungsbeitragsbetrachtung der Kanzlei.

Bei der Erfassung einzelner Zeitaufwände kommen die Stundensätze vom Spezielleren zum Allgemeineren in folgender Reihenfolge zur Anwendung:

Stundensatz für…	Feld Euro/Einh. im Fenster Aufwanderfassung	Priorität / Bedeutung
Ziel: Externe Zeitaufwände erfassen Stundensatz wird im Fenster Aufwanderfassung in der Registerkarte Zeitaufwand im Feld Euro/Einh. vorbelegt.
Akte	zur Akte, zum Sachbearbeiter und der Tätigkeit	Vorrang vor den Stundensätzen zu Mandant und Sachbearbeiter extern
Mandant	zum Mandanten, zum Sachbearbeiter und der Tätigkeit	Vorrang vor dem Stundensatz Sachbearbeiter extern. Gilt nur, wenn kein speziellerer Stundensatz für die Akte existiert.
Sachbearbeiter extern	zum Sachbearbeiter	Gilt nur, wenn kein speziellerer Stundensatz zum Mandanten oder zur Akte existiert.
Ziel: Interne Eigenaufwände erfassen, Deckungsbeitragsbetrachtung Stundensatz wird im Fenster Aufwanderfassung in der Registerkarte Eigenaufwand im Feld Euro/Einh. vorbelegt.
Sachbearbeiter intern	für Eigenaufwand der Sachbearbeiter	Wird für interne Aufwand-Auswertungen verwendet.

Abb. 2: Priorität von Zeitaufwänden (extern)

Sie müssen nicht zwingend Stundensätze anlegen.

In der Praxis genügt meist der Stundensatz zur Akte („zum Mandat“). Die genaue Ausgestaltung hängt vom Inhalt der mit dem Mandanten abgeschlossenen Stundensatzvereinbarung ab.

Interner Stundensatz für Sachbearbeiter

Zusätzlich können Sie einen internen Stundensatz pro Sachbearbeiter anlegen. Dieser hat zwei Funktionen:

In Auswertungen können Sie kalkulatorisch den mit dem externen Stundesatz erfassten Aufwand dem internen Stundensatz gegenüberstellen (Deckungsbeitragsbetrachtung). Die Zeiterfassung ergibt dann zwei gegenüberzustellende Beträge: Den externen Betrag und den internen Betrag.
Sie können im Fenster Aufwanderfassung in der Registerkarte Eigenaufwand nicht abrechenbare interne Vorgänge erfassen, z. B. Schulungen, Archivarbeiten, IT-Administration usw.

5 Beispiel

Es gibt 3 Stundensätze: Zur Akte, zum Mandanten dieser Akte und zum Sachbearbeiter der Akte (extern).

Stundensatz zur	Betrag	Vorbelegung im Fenster Aufwanderfassung
Akte	220,00 EUR	Der speziellste externe Stundensatz (hier: Akte) in der Registerkarte Zeitaufwand im Feld Euro/Einh. vorbelegt.
Mandant	210,00 EUR	Dieser Stundensatz kommt nur zur Anwendung, wenn es keinen spezielleren Stundensatz zur Akte dieses Mandanten gibt.
Sachbearbeiter extern	200,00 EUR	Ist weder zur konkreten Akte noch zum Mandanten der Akte ein Stundensatz hinterlegt, dann kommt der generelle externe Auffang-Stundensatz zur Anwendung. Im Beispiel kommt dieser Stundensatz daher nicht zur Anwendung.

Nach Erfassung der Zeit (Von / Bis) oder der Einheiten wird der Betrag berechnet und im Feld Betrag (EUR) angezeigt.

6 Aktualisierung vorhandener Zeitaufwände

6.1 DATEV Anwalt classic

Achtung

Keine rückwirkende Änderung von Zeitdatensätzen

Ein neu angelegter Stundensatz wirkt nur auf danach erfolgende Zeiterfassungen aus.

Wenn Sie im Fenster Stundensatzverwaltung einen Stundensatz erfassen oder ändern, werden keine Änderungen an in der Vergangenheit erfassten oder bereits abgerechneten Zeitdatensätzen vorgenommen. Sie müssen alle in der Vergangenheit erfassten Zeitdatensätze manuell ändern, wenn sie von vom geänderten Stundensatz erfasst werden sollen.

Empfehlung:

Legen Sie zuerst den Stundensatz an, der für den vergangenen Zeitbereich gilt. Erfassen Sie erst danach die in der Vergangenheit liegenden Zeitaufwände.

6.2 DATEV Anwalt Komfortpaket

Funktion nur verfügbar in DATEV Anwalt Komfortpaket

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie DATEV Anwalt Komfortpaket einsetzen.

Im Fenster Stundensatzverwaltung können Sie offene Zeitaufwände zu Stundensätzen zur Akte prüfen und bei Abweichungen automatisiert anpassen. Zeitaufwände, die in Rechnungsentwürfen reserviert sind, passen Sie im Rechnungsentwurf im Fenster Zeitaufwände zuordnen an.

Beim Übernehmen von Zeitaufwänden in eine Zeitabrechnung im Fenster Zeitaufwände zuordnen können Sie die Aufwände auf Basis aller aktuellen Stundensätze prüfen. Mit nur einem Klick können Sie für alle Konflikte den alten Stundensatz durch den neuen Stundensatz ersetzen. Wenn Sie die Prüfung automatisch durchführen lassen möchten, können Sie das einstellen.

Nutzen:

Stundensatzverwaltung

Nach dem Anlegen oder Ändern von Stundensätzen zur Akte müssen Sie offene Zeitaufwände zur Akte nicht mehr manuell prüfen.

Zeitaufwände zuordnen

Beim Übernehmen von Zeitaufwänden in eine Rechnung können Sie mit einem Klick Konflikte zu bestehenden aktuellen Stundensätzen prüfen.

Vorteil

Bei Abweichungen des Zeitaufwands vom aktuellen Stundensatz müssen Sie den alten Stundensatz nicht mehr in jedem einzelnen Zeitaufwand manuell ändern.

Sie können alle Zeitaufwände mit einem Klick automatisch auf den aktuellen Stundensatz anpassen. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler bei der Rechnungserstellung.

Anleitung:

Stundensätze zur Akte anzeigen, anlegen, bearbeiten und löschen (Dok.-Nr. 1002031), 3.2 Offene Zeitaufwände aktualisieren
Zeitaufwände in eine Zeitabrechnung einfügen (Dok.-Nr. 1002043), 3.2 Offene / reservierte Zeitaufwände prüfen und aktualisieren

7 Weitere Informationen

Feedback an Autor