Grundlagen der Zahlungserfassung
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Aktuelle Änderungen |
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25.05.2023 |
Kapitel aktualisiert: 2 Hintergrund |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie den Hintergrund zur Zahlungserfassung in DATEV Anwalt classic im Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt, den Aufbau des Fensters und wie Sie benutzerspezifische Einstellungen vornehmen.
2 Hintergrund
Im Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt können Sie manuell einen Zahlungseingang oder Zahlungsausgang erfassen und einem Sach- oder Aktenkonto zur Akte zuordnen. Außerdem können Sie eine Zahlung nachträglich bearbeiten.
In der Akte sind drei Buchungsformen möglich:
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Steuerfreie Auslagen
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Vergütung
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Fremdgeld.
Je nach Aktenlage erzeugt die Buchungsmaske einen Buchungsvorschlag für den zu buchenden Betrag: So wird z. B. in einer unbebuchten Akte der erste Geldeingang als Zahlung von steuerfreien Auslagen (z. B. Gerichtskosten) interpretiert und entsprechend in die Rubrik stfr. Auslagen gebucht. Ebenso wird ein Geldeingang als Fremdgeldzahlung interpretiert und daher als Fremdgeld vorgeschlagen. Kontrollieren Sie diese Buchungsvorschläge vor dem Speichern, da sich daraus Konsequenzen für das im Hintergrund angesprochene Konto der Finanzbuchführung ergeben.
Im Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt wird ausschließlich die Außenbeziehung der Kanzlei dargestellt; d. h. es ist immer ein Finanzkonto und ein Akten- oder Sachkonto beteiligt.
Geldtransfer zwischen den Finanzkonten erfolgen ebenfalls im Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt.
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Beispiel: Abhebung auf der Bank mit anschließender Bareinzahlung in die Kasse |
Umbuchungen zwischen den Aktenkonten und Sachkonten erfolgen dagegen im Fenster Umbuchung erfassen.
3 Aufbau des Fensters Zahlungserfassung DATEV Anwalt
Im Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt können Sie manuell einen Zahlungseingang oder Zahlungsausgang erfassen und einem Sach- oder Aktenkonto zur Akte zuordnen. Außerdem können Sie eine Zahlung nachträglich bearbeiten.
Das Fenster ist dynamisch aufgebaut, je nach Kontext und gewählter Funktionalität stehen Ihnen die entsprechenden weiteren Felder zur Bearbeitung zur Verfügung. Das Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt gliedert sich in folgende Bereiche:
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Zahlungsdaten erfassen
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Anzeige Akte / Konto, Konten, Zahlungsaufträge
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Verteilung der Zahlung
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Aufteilung mit Entwicklung des Aktensaldos
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Übergabe an das Schuldnerkonto.
3.1 Erfassung der Zahlungsdaten
Im gelb hinterlegten Bereich erfassen Sie die Zahlungsdaten.
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Felder |
Bedeutung |
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Buchungskreis |
Buchungskreis wählen, in dem die Zahlung erfasst werden soll. |
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Belegbetrag Alt + B |
Betrag der Zahlung erfassen. Im Bereich Verteilung wird der Ausgleichsvorschlag des Programms für den eingegebenen Zahlungsbetrag angezeigt, den Sie annehmen oder ändern können. |
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Ein-/Ausgang Eingang Alt + E Ausgang Alt + A |
Schaltknopf E: Geldeingang Schaltknopf A: Geldausgang
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Akte/Sachkonto Alt + K |
Die zuletzt geöffnete oder markierte Akte wird vorbelegt. Über das Symbol können Sie eine andere Akte auswählen. |
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USt-Satz/USt-Betrag |
Die beiden Felder USt-Satz und USt-Betrag sind nur bei Sachkontobuchungen aktiv. |
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Re.-Nr. -Suche Alt + R |
Durch Eingabe einer eindeutigen Rechnungs- bzw. OP-Nummer wird die dazugehörige Akte ermittelt und die Aktennummer in das Feld Akte/Sachkonto eingetragen. Im Bereich Verteilung werden Vorbelegungen getroffen. |
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Belegdatum Alt + D |
Datum laut Zahlungsbeleg (Datum des Geldflusses) erfassen. Das Feld wird beim Öffnen des Fensters mit dem Tagesdatum vorbelegt. |
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Finanzkonto Alt + F |
In diesem Feld wird das zuletzt bebuchte Finanzkonto vorgeschlagen. Anderes Finanzkonto
wählen: Auf das Symbol |
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Bezeichnung Alt + Z |
Bezeichnung für die Zahlung erfassen. oder Bereits erfasste Bezeichnung aus der Selbstlernliste wählen: Auf Symbol Liste bearbeiten: Auf Symbol |
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Belegfeld 1 |
Belegnummer erfassen. |
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KOST1/KOST2 |
In den Feldern KOST1/2 kann die Zahlung 2 Kostenstellen zugeordnet werden. Der Inhalt dieser beiden Felder wird bei der Übergabe der Buchungen an DATEV Rechnungswesen übergeben und kann dort weiterverarbeitet werden. Die Felder sind im Auslieferungszustand ausgeblendet und können über den Eintrag Feldeinstellungen im Kontextmenü im gelben Bereich eingeblendet werden.
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klicken.
klicken. 
klicken.
3.2 Anzeige Akte/Konto, Finanzkonto, Zahlungsauftrag
In den Anzeigefeldern Akte/Konto, Finanzkonto, Zahlungsauftrag können Sie das Kontoblatt der Akte aufrufen, erhalten Informationen zum Finanzkonto und können einen Zahlungsauftrag auswählen.
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Anzeigefelder |
Bedeutung |
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Akte/Konto |
Sobald Sie im Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt im gelb hinterlegten Zahlungserfassungsbereich im Feld Akte/Sachkonto eine Akte ausgewählt haben, wird die Aktenbezeichnung im grauen Bereich darunter neben dem Anzeigefeld Akte/Konto als Link angezeigt. Wenn Sie auf diesen Link mit der Aktenbezeichnung klicken, öffnet sich das Kontoblatt der betroffenen Akte. |
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Finanzkonto |
Dieses Feld zeigt das Finanzkonto sowie den aktuellen Saldo des gewählten Finanzkontos an. Das Feld ist ein Anzeigefeld und kann nie aktiviert werden. Es stimmt mit dem tatsächlichen Kontostand nur dann überein, wenn alle bestandsverändernden Zahlungsvorgänge für das gewählte Finanzkonto in diesem Fenster erfasst werden. |
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Zahlungsauftrag |
Wenn Sie einen Zahlungsausgang buchen, dessen Belegbetrag mit einem in Anwalt classic und an das Programm Zahlungsverkehr übergebenen Zahlungsauftrag zu der betreffenden Akte übereinstimmt, kann der Zahlungsauftrag in der Liste Zahlungsauftrag ausgewählt werden. Der Status des übergebenen Zahlungsauftrags wird nach Speichern der Zahlung von übergeben in ausgeführt geändert. |
3.3 Verteilung der Zahlung mit OP-Liste
Im Bereich Verteilung sehen Sie oben eine Liste der offenen Posten dieser Akte.
Anwalt classic schlägt den Ausgleich der vorhandenen offenen Posten durch eine Zahlung (Zahlungseingang) „zeilenweise“ nach dem Entstehungsdatum vor. Der älteste negative offene Posten wird zuerst ausgeglichen. Danach wird eine im Bereich Verteilung ggf. ausgewiesene Liste von offenen Posten Zeile für Zeile vom ältesten zum jüngsten offenen Posten ausgeglichen. Innerhalb einer Zeile gilt:
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Ist ein offener Posten für steuerfreie Auslagen vorhanden, wird der eingegebene Betrag zunächst diesem zugeordnet.
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Ist kein offener Posten für steuerfreie Auslagen vorhanden oder ist der Betrag höher als der offene Posten für steuerfreie Auslagen, wird der (Rest-)Betrag dem offenen Posten für Vergütung zugeordnet.
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Sind keine offenen Posten für Auslagen oder Vergütungen vorhanden oder ist der Betrag höher als der offene Gesamtbetrag (Auslagen und Vergütungen), wird der (Rest-) Betrag dem Fremdgeld zugeordnet.
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Felder |
Bedeutung |
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Ausgleich verwerfen |
Über diese Schaltfläche verwerfen Sie den seitens Anwalt classic generierten Aufteilungsvorschlag oder die manuell vorgenommene Aufteilung und stellen den kompletten Belegbetrag in die Spalte Fremdgeld, so dass bei Bedarf eine neue individuelle Verteilung des Belegbetrags auf offene Posten und/oder steuerfreie Auslagen ohne OP möglich ist. Für die manuelle Aufteilung gibt es folgende Möglichkeiten:
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Vorschlag wiederherstellen |
Über diese Schaltfläche stellen Sie nach einer manuellen Verteilung den ursprünglichen - seitens Anwalt classic generierten – Aufteilungsvorschlag wieder her. Prüfen Sie den Buchungsvorschlag vor Annahme, damit die Aktenbuchungen korrekt erfolgen. |
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+ OP erstellen |
Diese Schaltfläche öffnet das Fenster Offener Posten und stellt es in den Vordergrund. Hier können Sie einen offenen Posten über Vergütung und/oder steuerfreie Auslagen bei geöffnetem Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt erfassen. |
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Zahlung verknüpfen |
Diese Schaltfläche verknüpft die Auslagenzahlung mit einem offenen Posten, so dass diese nicht erneut zur Abrechnung in einer Rechnung zur Verfügung steht. Die Verknüpfung der steuerfreien Auslagenzahlung können Sie mit Klick auf Zahlung verknüpfen im Fenster Verknüpfung der steuerfreien Auslagenzahlung mit ihrer Abrechnung in Rechnung/OP einsehen.
Sie können durch Aktivierung des Kontrollkästchens vor der steuerfreien Auslage eine Verknüpfung herstellen, ändern oder löschen. Die Verknüpfung eines Zahlungsausgangs/Zahlungseingangs für steuerfreie Auslagen mit der Rechnung / dem Offenen Posten, in der/dem dieser Zahlungsausgang/Zahlungseingang abgerechnet wurde, bietet folgende Vorteile:
In der Regel wird die Verknüpfung automatisch gespeichert, wenn ein Zahlungsausgang/ Zahlungseingang über den Dialog Steuerfreie Auslagen einfügen in eine Rechnung übernommen wird. Ausschlussprinzip Eine Zahlung, die auf einen offenen Posten für steuerfreie Auslagen verrechnet wird, kann nicht mit einem Offenen Posten verknüpft werden - und umgekehrt. |
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Ausgeglichene OPs anzeigen |
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ausgeglichene OPs anzeigen, wenn Sie in der Tabelle auch die ausgeglichenen OPs anzeigen möchten. |
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OP-Liste im Bereich Verteilung |
Hier werden alle offenen Rechnungen und offene Posten angezeigt. |
3.4 Aufteilung mit Entwicklung des Aktensaldos
Der untere Bereich des Fensters ist nur bei der Erfassung von Zahlungsvorgängen zur Akte aktiv. In diesem Bereich wird die Aufteilung einer Zahlung, bezogen auf die 3 Blöcke
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steuerfreie Auslagen
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Vergütung und
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Fremdgeld
aufsummiert dargestellt.
In der ersten Zeile Aktensaldo alt wird dabei der Aktensaldo vor Berücksichtigung der aktuellen Zahlung in den 3 Blöcken steuerfreie Auslagen, Vergütung und Fremdgeld dargestellt.
In der zweiten Zeile Aufteilung sehen Sie, wie der Belegbetrag verteilt wird und können über die Buttons stfr. Ausl. oder Fremdgeld manuell die Aufteilung verändern:
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Mit Klick auf stfr. Ausl. wird der Belegbetrag komplett als steuerfreie Auslage erfasst.
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Mit Klick auf Fremdgeld wird der Belegbetrag komplett als Fremdgeld erfasst.
Das Feld Vergütung bezieht sich immer auf offene Posten der Liste und wird vom Programm automatisch vorgeschlagen, sofern ein offener Posten zum Ausgleich vorhanden ist.
In der dritten Zeile Aktensaldo neu sehen Sie den neuen Aktensaldo bezogen auf die 3 Blöcke steuerfreie Auslagen, Vergütung und Fremdgeld.
3.5 Übergabe an das Schuldnerkonto
Durch Aktivierung des Kontrollkästchens Zahlung an das Schuldnerkonto übergeben blenden Sie die Schuldnerkontoinformationen ein, durch Deaktivierung werden diese ausgeblendet.
Durch die Aktivierung des Kontrollkästchens können Sie Zahlungseingänge (z. B. von Schuldner, Gerichtsvollzieher, etc.) automatisch an das Schuldnerkonto der Akte übergeben. Zahlungseingänge mit Übergabe an das Schuldnerkonto erfolgen mit den Verrechnungsoptionen
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auf Hauptforderung(en)
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auf bestimmte Forderung(en)
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auf Kosten
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auf Zinsen
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gemäß § 367 BGB oder
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gemäß § 497 BGB.
Voreingestellt ist gemäß § 367 BGB. Wählen Sie aus der Liste Verrechnung die gewünschte Verrechnungsoption.
Die Übergabe an das Schuldnerkonto können Sie unter Organisation | Stammdaten | DATEV Anwalt Einstellungen | Kanzlei-/Stammdaten | Systemeinstellungen über die Systemeinstellung MdtKto.FoKoBuchen deaktivieren, indem Sie den Wert auf Nein setzen:
Bei Zahlungsausgängen mit Übergabe an das Schuldnerkonto können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:
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Neue Neben-/Kostenforderung anlegen
Über diese Option können Sie im Schuldnerkonto eine neue Neben-/Kostenforderung in Höhe des Belegbetrages anlegen.
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Bei nachfolgend ausgewählter Neben-/ Kostenforderung ersetzen
Über diese Option ersetzen Sie das Datum und/oder die Bezeichnung der vorhandenen Forderungskonto-Buchung durch das Belegdatum / die Bezeichnung der Zahlung.
Für beide Optionen gilt:
Das Belegdatum des Zahlungsausgangs sowie Bezeichnung des Zahlungsausgangs werden als Vorschlag in die Buchung im Schuldnerkonto übernommen und kann bei Bedarf angepasst werden.
4 Benutzerspezifische Einstellungen
Beim ersten Start des Fensters Zahlungserfassung DATEV Anwalt erhalten Sie den Hinweis Aktenkonto - Zahlungserfassung, dass noch keine benutzerspezifischen Einstellungen hinterlegt wurden.
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#AKO00052 |
Aktenkonto - Zahlungserfassung Es wurden noch keine benutzerspezifischen Einstellungen hinterlegt. Klicken Sie auf OK und wählen Sie im darauffolgenden Dialog ein Nutzungsprofil aus: Wählen Sie die Felder, die im Dialog Zahlungserfassung angezeigt werden wollen und definieren Sie bei Bedarf die Reihenfolge dieser Felder. Legen Sie über die Voreinstellungen die Tastaturbedienung fest. Mit der Option Anwalt lassen sich die Felder über die Tabulatortaste ansteuern. Mit der Option Rechnungswesen können die Felder über die Entertaste wie in der Erfassungszeile von Rechnungswesen angesteuert werden. |
Mit Klick auf OK öffnet sich das Fenster Feldeinstellungen.
Dieses Fenster können Sie jederzeit wieder aufrufen, indem Sie im gelb hinterlegten
Bereich des Fensters Zahlungserfassung DATEV Anwalt links unten auf das Symbol 
(Feldeinstellungen) klicken.
Im Fenster Feldeinstellungen können Sie die benutzerspezifischen Felder definieren, die im Fenster Zahlungserfassung DATEV Anwalt angezeigt werden sollen. Ebenso definieren Sie, ob es sich bei dem Feld um beispielsweise ein Mussfeld oder Schleppfeld handelt. Durch Aktivierung der entsprechenden Kontrollkästchen legen Sie die Einstellungen fest.
Über die Schaltknöpfe Voreinstellungen Anwalt oder Rechnungswesen können Sie die Tastaturbedienbarkeit festlegen:
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Voreinstellung |
Auswirkung für Tastaturbedienung |
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Anwalt |
Taste Alt + unterstrichener Buchstabe der Feldbezeichnung drücken, z. B. Alt + b landet im Feld Belegbetrag |
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Rechnungswesen |
Tasten Enter und + |
Mit OK werden die Einstellungen gespeichert, mit Klick auf Zurücksetzen werden die Einstellungen zurückgesetzt.
Bei Zahlungsausgängen mit Übergabe an das Schuldnerkonto können Sie zwischen folgenden Optionen wählen:
-
Neue Neben-/Kostenforderung anlegen
Über diese Option können Sie im Schuldnerkonto eine neue Neben-/Kostenforderung in Höhe des Belegbetrages anlegen.
––Bei nachfolgend ausgewählter Neben-/ Kostenforderung ersetzen
Über diese Option ersetzen Sie das Datum und/oder die Bezeichnung der vorhandenen Forderungskonto-
Buchung durch das Belegdatum / die Bezeichnung der Zahlung.
