Posteingangsassistent einrichten in DATEV DMS

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1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie den in DATEV DMS enthaltenen Posteingangsassistenten einrichten.

2 Hintergrund

Mit der Installation von DATEV DMS wird der Posteingangsassistent automatisch mit installiert. In den häufigsten Szenarien wird der Posteingangsassistent auch automatisch eingerichtet, z. B. in einer Umgebung mit einem Windows Terminalserver und einem DATEV-Fileserver.

Wenn Sie den Posteingangsassistenten in anderen Umgebungen einsetzen, z. B. mit mehreren Fileservern oder in einem Peer-to-Peer-Netzwerk, richten Sie den Posteingangsassistenten manuell ein.

3 Vorgehen

Sie können den Posteingangsassistenten im laufenden Kanzleibetrieb einrichten.

3.1 Posteingangsassistent manuell einrichten in DATEV DMS

Posteingangsassistent manuell einrichten in DATEV DMS

Vorgehen:

Am DATEV DMS Server mit Administrator-Rechten anmelden.

Im Windows-Explorer in den Ordner %datevpp%\PROGRAMM\K0008024 wechseln.

Auf Datev.Dms.Recognition.ConfigDDA.exe doppelklicken.

Im Feld Fileserver: Es ist immer der Name oder die IP-Adresse des DATEV-SQL-Servers einzutragen, auf dem die aktuelle Datenbank des Posteingangsassistenten liegt (z. B. WINDVSW1\DATEV\DATEN\K0008031). Bei Umgebungen mit mehreren DATEV-SQL-Servern kann das z. B. ein separater DATEV DMS Server sein.

Im Feld Konfigurationsserver (CCS): Namen des zentralen Konfigurationsservers prüfen.

Abhängigkeit von Systemumgebung

Bei Systemumgebungen mit einem DATEV-Server sollten Fileserver und Konfigurationsserver (CCS) identisch sein. Bei Systemumgebungen mit mehreren DATEV-Servern sicherstellen, dass der vom Administrator gewählte Konfigurationsserver (CCS) eingetragen ist.

Auf die Schaltfläche System initialisieren klicken.

Nach einer kurzen Wartezeit wird der Status aktualisiert.

Wenn als Status: OK angezeigt wird, wurde der Server korrekt initialisiert.

3.2 Dokumentenmanagement nachregistrieren

Führen Sie dieses Vorgehen am Windows Terminalserver / Client durch:

	Dokumentenmanagement nachregistrieren
	Voraussetzung: Anmeldung mit Administrator-Rechten im Windows-System.
	Vorgehen:
1	In der Adressleiste im Windows-Explorer das Verzeichnis %DATEVPP%\PROGRAMM\DDMA eingeben und mit `Enter` bestätigen.
2	Mit der rechten Maustaste auf die Datei DmsSwitch.exe klicken und Als Administrator ausführen wählen.
3	Im Fenster Dokumentenmanagement umschalten in der Liste Aktives Dokumentenmanagement: Eintrag Kein Dokumentenmanagement wählen.
4	Erneut mit der rechten Maustaste auf die Datei DmsSwitch.exe klicken und Als Administrator ausführen wählen.
5	Im Fenster Dokumentenmanagement umschalten in der Liste Aktives Dokumentenmanagement: Dokumentenablage oder DATEV DMS wählen. Hinweis: Hier wird eingestellt, welche Dokumentenmanagement-Lösung tatsächlich verwendet wird.
6	Auf OK klicken. Das Fenster schließt sich in wenigen Sekunden.

3.3 Ablage-Knigge

Damit der Posteingangsassistent anhand des erkannten Dokumenttyps weitere Werte wie z. B. Bereich, Ordner und Register vorbelegen kann, ist es notwendig, jedem Dokumenttyp eine Beschreibung des Ablage-Knigge zuzuordnen.

Der Einsatz des Ablage-Knigge ist bei Verwendung des Posteingangsassistenten nicht zwingend notwendig, wird jedoch wegen der umfangreicheren Vorbelegungen der Ablagemaske empfohlen.

Feld „Ablage-Knigge“ in den Eigenschaften

Wenn Sie den Ablage-Knigge einsetzen, steht Ihnen das Feld Ablage-Knigge in der Ablagemaske zur Verfügung. Nach dem Eintragen eines Wertes in das Feld Ablage-Knigge füllen sich weitere Werte wie z. B. der Bereich, Ordner und Register automatisch.

Mit DATEV DMS wird ein Standard-Ablage-Knigge zur Verfügung gestellt und aktiviert, der auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Anschließend muss die Zuordnung des Ablage-Knigges für den Posteingangsassistenten konfiguriert werden.

Dies ist nötig, damit die durch den Posteingangsassistenten erkannten Dokumenttypen einer passenden Beschreibung des Ablage-Knigge zugeordnet werden können. Die Zuordnung müssen Sie einmalig vornehmen:

	Zuordnung des Ablage-Knigge für den Posteingangsassistenten einrichten
	Voraussetzung: In DATEV Benutzerverwaltung: das Recht Hauptadministrator
	Vorgehen:
1	Am Windows Terminalserver / Client anmelden.
2	DATEV Arbeitsplatz öffnen.
3	Dokumentenkorb öffnen, z. B. über die Programmsuche im DATEV Arbeitsplatz.
4	Im Menü: Extras \| Einstellungen wählen. Das Fenster Einstellungen wird geöffnet.
5	In der Kategorie Posteingangsassistent auf die Registerkarte Ablage-Knigge klicken.
6	Auf die Schaltfläche Automatisch zuordnen klicken. Dadurch werden Beschreibungen, die dem DATEV-Standard entsprechen, automatisch einem Dokumenttyp zugeordnet.
7	Den übrigen Dokumenttypen manuell die passenden Beschreibungen zuordnen bzw. die automatisch getroffenen Zuordnungen korrigieren.
8	Auf OK klicken.

3.4 Mandanten

Um zu verhindern, dass der Posteingangsassistent in verschiedenen Fällen nicht den korrekten Mandanten erkennt, können Sie bestimmte Mandanten von der Erkennung ausschließen.

Beispiel:

Auf Bescheiden von Mandanten, für die Sie eine Empfangsvollmacht besitzen, erhalten Sie die Bescheide vom Finanzamt direkt in die Kanzlei. Daher ist auf diesen Bescheiden außer der Adresse des Mandanten auch die Adresse der Kanzlei enthalten. Daher wird anstelle des korrekten Mandanten dann häufig der Kanzlei-Mandant vorgeschlagen.

Um dies zu verhindern, können Sie bestimmte Mandanten (z. B. den Kanzlei-Mandanten) ausschließen:

	Mandanten für die Dokumentanalyse ausschließen
	Voraussetzung: In DATEV Benutzerverwaltung: das Recht Hauptadministrator
	Vorgehen:
1	DATEV Arbeitsplatz öffnen.
2	Dokumentenkorb öffnen, z. B. über die Programmsuche in DATEV Arbeitsplatz.
3	Im Menü: Extras \| Einstellungen wählen. Das Fenster Einstellungen wird geöffnet.
4	In der Kategorie Posteingangsassistent die Registerkarte Mandanten wählen.
5	Auf den Link Mandant hinzufügen klicken. Das Fenster Mandanten auswählen wird geöffnet.
6	Bei der Dokumentanalyse den zu ignorierenden Mandanten wählen und auf OK klicken. Der gewählte Mandant ist in der Ausschlussliste eingetragen. Die Schritte für alle weiteren Mandanten, die Sie bei der Erkennung ausschließen möchten, durchführen. Es ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.
7	Ihre Eingaben für die Ausschlussliste im Fenster Einstellungen mit OK bestätigen.
	Die in der Ausschlussliste eingetragenen Mandanten werden bei der Dokumentanalyse ignoriert.

3.5 Aufträge (DATEV Eigenorganisation comfort)

DATEV Eigenorganisation comfort

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie DATEV Eigenorganisation comfort im Einsatz haben.

Damit der Posteingangsassistent anhand des erkannten Dokumenttyps auch einen Auftrag aus Eigenorganisation comfort vorbelegen kann, ist es notwendig, jedem Dokumenttyp einen passenden Auftrag zuzuordnen. Diese Zuordnung kann anhand der Dienstleistungsart oder der Auftragsart erfolgen. Es können auch mehrere Zuordnungen hinterlegt werden. Die Zuordnung müssen Sie einmalig vornehmen:

	Zuordnung des Auftrags für den Posteingangsassistenten einrichten
	Voraussetzung: In DATEV Benutzerverwaltung: das Recht Hauptadministrator
	Vorgehen:
1	Am Windows Terminalserver / Client anmelden.
2	DATEV Arbeitsplatz öffnen.
3	Dokumentenkorb öffnen, z. B. über die Programmsuche in DATEV Arbeitsplatz.
4	Im Menü: Extras \| Einstellungen wählen. Das Fenster Einstellungen wird geöffnet.
5	In der Kategorie Posteingangsassistent auf die Registerkarte Aufträge klicken.
6	Den Dokumenttypen manuell die passende Dienstleistungs- oder Auftragsart zuordnen und mit OK bestätigen.
	Der Auftrag wurde für den Posteingangsassistenten zugeordnet. Der Auftrag wird nun vorbelegt, wenn er eindeutig ermittelt werden kann. Die in Frage kommenden Aufträge werden zusätzlich in die Auftragsauswahl aufgenommen, nach oben sortiert und fett markiert. Wenn der Wert eines der relevanten Felder geändert wird (z. B. Mandant, Jahr, Ablage-Knigge), wird dies nicht erneut durchgeführt.

3.6 Inhaltsermittlung (Dokumentdatum konfigurieren)

Sie möchten die Erkennung des Dokumentdatums optimieren und einer Fehl-Erkennung anderer, auf einem Dokument vorhandener Datumswerte vorbeugen.

Beim Posteingangsassistent können Sie für die Dokumentanalyse einen Zeitraum festlegen, im welchem normalerweise bei Ihren gescannten Dokumenten ein gültiges Dokumentdatum liegt:

	Gültiges Dokumentdatum festlegen
	Voraussetzung: In DATEV Benutzerverwaltung: das Recht Hauptadministrator.
	Vorgehen:
1	Am Windows-Terminalserver / Client anmelden.
2	DATEV Arbeitsplatz öffnen.
3	Dokumentenkorb öffnen, z. B. über die Programmsuche in DATEV Arbeitsplatz.
4	Im Menü: Extras \| Einstellungen wählen. Das Fenster Einstellungen wird geöffnet.
5	In der Kategorie Posteingangsassistent auf die Registrierkarte Inhaltsermittlung klicken.
6	Im Eingabefeld eine Wochenanzahl erfassen. Der aus der Eingabe resultierende Zeitraum wird berechnet und angezeigt. Mit OK bestätigen.
	Das gültige Dokumentdatum wurde festgelegt. Nur wenn ein Datum im festgelegten Zeitraum liegt, wird es als Dokumentdatum erkannt.

Das aktuelle Datum ist immer von der Erkennung ausgeschlossen. So wird vermieden, dass fälschlicherweise das Datum des Posteingangsstempels erkannt wird.

Der hier konfigurierte Zeitraum für das Dokumentdatum gilt einheitlich für alle Benutzer des Posteingangsassistenten.

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