Lohnkontowerte vortragen bei unterjährigem Beginn der Abrechnung
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Datum |
Änderung im Dokument |
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30.08.2025 |
Kapitel 3.1 und 3.2: Hinweis ergänzt – Werte zur Verdienstbescheinigung erfassen. |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie in LODAS Lohnkontowerten vortragen bei Beginn der Abrechnung während des laufenden Jahrs:
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Mit Umstieg von einem Fremdsystem auf LODAS – ohne Systemwechsel
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Mit Umstieg von einem Fremdsystem auf LODAS - mit Systemwechsel
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Mit Umstieg von einem Fremdsystem auf LODAS - mit AG-Leistung bei Unterbrechung
2 Hintergrund
Lohnkonto-Ergebniswerte können nur für komplett neue Mandanten vorgetragen werden.
Wenn ein neuer Arbeitnehmer bei einem bestehenden Mandanten eintritt, können nur die
Vorbeschäftigungswerte vorgetragen werden. Weitere Informationen: Eintritt eines Arbeitnehmers während laufenden Jahrs – Vorarbeitgeberwerte für Steuerberechnung
Einmalbezug erfassen (Dok.-Nr. 5303317).
Für die korrekte Berechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge müssen
die Abrechnungswerte des laufenden Jahrs erfasst werden. Auch für die Erstellung von
elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen (ElsterLohn) und Sozialversicherungsmeldungen
(DEÜV) müssen die Abrechnungswerte des laufenden Jahrs erfasst werden.
Bei einem Lohnkontovortrag wird die Auswertung 50 Lohnkonto nicht automatisch ausgegeben. Das Lohnkonto kann temporär abgerufen werden. Bei einem neuen Mandanten geht das erst nach der Verarbeitung einer Abrechnung im Rechenzentrum.
Wichtige Informationen zum Systemwechsel zwischen Lohnabrechnungsprogrammen bezüglich Unfallversicherung:
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LODAS: Unfallversicherung – Systemwechsel / Mandatsübernahme (Dok.-Nr. 5303207)
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Vorbeschäftigungswerte für die Sozialversicherung und Unfallversicherung eingeben (Dok.-Nr. 1008320)
3 Was möchten Sie tun?
Um in LODAS Lohnkontowerte bei Beginn der Abrechnung während des laufenden Jahrs vorzutragen, haben Sie 2 Möglichkeiten:
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Von einem Fremdsystem auf LODAS umsteigen - ohne Systemwechsel
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Von einem Fremdsystem auf LODAS umsteigen - mit Systemwechsel
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Von einem Fremdsystem auf LODAS umsteigen - mit AG-Leistung bei Unterbrechung
-Oder-
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Um zu erfahren, wie Sie Lohnkontowerte bei unterjährigem Beginn der Abrechnung erfassen, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden. Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung. |
Klick-Tutorial|
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Sie können zu diesem Thema auch den Hilfe-Bot verwenden. Der Hilfe-Bot führt Sie durch vorgegebene Fragen und Antworten zur Lösung. |
Hilfe-Bot |
Hinweis zu unterjährigem Systemwechsel / Neuanlage des Mandanten
Wenn am Ende des Jahrs ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt werden soll, hinterlegen Sie im Bearbeitungsmonat 01/JJJJ den Länderschlüssel unter Mandantendaten | Steuer | Allgemeine Daten im Feld Bundesland. |
3.1 Von einem Fremdsystem auf LODAS umsteigen - ohne Systemwechsel
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Beispiel: Ein Mandant wird übernommen, der bisher über ein Fremdsystem abgerechnet wurde. Eine DEÜV-Abmeldung mit Grund der Abgabe 36 - Wechsel des Entgeltabrechnungssystems wurde nicht durchgeführt. Der Mandant wird ab dem Monat November JJJJ mit LODAS abgerechnet. Die Mandantendaten und Personaldaten wurden neu angelegt. Für alle übernommenen Arbeitnehmer ist ein Lohnkontovortrag notwendig. |
| Personaldaten erfassen | |
| Voraussetzung:
Ein neuer Mandant wurde angelegt, der im November JJJJ abgerechnet wird. Der Mitarbeiter wurde angelegt im Menü: Mitarbeiter | Mitarbeiter neu… |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Personaldaten | Beschäftigung | Zeiträume wählen. Tatsächliches Eintrittsdatum der Arbeitnehmer erfassen. |
| 2 |
Im sich öffnenden Hinweis zum Eintrittsdatum auf Nein klicken. |
| 3 |
Mitarbeiter | Vortragsmonate erstellen wählen. |
| 4 |
Im sich öffnenden Fester mit der Frage, ob die bereits erfassten Stammdaten in die Vortragsmonate kopiert werden sollen, auf Ja klicken. |
| 5 |
Im sich öffnenden Hinweis Vortragsmonate erstellen auf Ok klicken. |
| 6 |
Um die Lohnkontowerte monatlich zu erfassen, Personaldaten | Lohnkonto Ergebniswerte wählen. Beachten Sie:
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Personaldaten der neuen Arbeitnehmer sind angelegt. |
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Hinweise
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Damit das Programm ermitteln kann, ob die Einmalzahlung im Vorjahr sozialversicherungspflichtig ist, müssen die Jahreswerte des Vorjahrs erfasst werden.
| Jahreswerte des Vorjahrs erfassen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Personaldaten | Sozialversicherung | Vorbeschäftigungswerte SV , Registerkarte SV-pflichtiges Entgelt Vorjahr wählen. |
| 2 |
Im Feld Gültigkeitsjahr (JJJJ) das aktuelle Kalenderjahr erfassen. |
| 3 |
Unter Versicherungsart in den Feldern Brutto-Betrag und Beitragsbemessungsgrenze die Vorjahreswerte in der jeweiligen Versicherungsart erfassen. |
| 4 |
In der Gruppe Angaben zur freiwilligen Krankenversicherung oder Angaben zur privaten Krankenversicherung die entsprechenden Daten erfassen. |
| 5 |
Registerkarte Allgemeine SV Daten Vorjahr wählen. |
| 6 |
In der Gruppe Beitragsgruppenschlüssel die entsprechenden Daten erfassen. |
| 7 |
Registerkarte Sonstiges Vorjahr wählen. |
| 8 |
In den Gruppen Angaben zur Krankenversicherung, Angaben zur Umlage und ggf. Versorgungswerk die entsprechenden Daten erfassen. |
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Die hier erfassten Werte werden für die Abrechnung von Einmalzahlungen im 1. Quartal herangezogen. |
Weitere Informationen zur Berechnung von Einmalzahlungen im 1. Quartal: Märzklausel für gesetzlich Versicherte abrechnen in LODAS (Dok.-Nr. 5303329)
3.2 Von einem Fremdsystem auf LODAS umsteigen - mit Systemwechsel
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Beispiel: Ein Mandant wird übernommen, der bisher über ein Fremdsystem abgerechnet wurde. Eine DEÜV-Abmeldung mit Grund der Abgabe 36 - Wechsel des Entgeltabrechnungssystems wurde durchgeführt Der Mandant wird ab dem Monat November JJJJ über LODAS abgerechnet. Die Mandantendaten und Personaldaten müssen neu angelegt werden. Für alle übernommenen Arbeitnehmer ist ein Lohnkontovortrag notwendig. |
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DEÜV-Abmeldung und DEÜV-Anmeldung bei Systemwechsel
Wenn ein Systemwechsel vorliegt, ist eine DEÜV-Abmeldung mit Grund 36 und eine DEÜV-Anmeldung mit Grund 13 dringend zu empfehlen. |
| Neuen Mandanten anlegen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Mandant | Neu wählen. |
| 2 |
Im Fenster Mandant neu in der Gruppe Zusatzinformationen im Feld Erste Abrechnung (MM/JJJJ) 11/JJJJ erfassen. |
| 3 |
Kontrollkästchen Datum Erste Abrechnung für die Angaben zur DEÜV-Meldung Systemwechsel verwenden aktivieren. |
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Durch diese Angaben wird mit der Erstabrechnung November eine DEÜV-Anmeldung erstellt mit dem Grund der Abgabe 13 - Wechsel Entgeltabrechnungssystem. Wenn der Mandant bereits angelegt ist, ändern Sie den Bearbeitungsmonat auf 11/JJJJ: Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten wählen. Im Feld Abrechnung über DATEV (TT.MM.JJJJ) den Beginn 01.11.JJJJ erfassen. |
| Personaldaten erfassen | |
| Voraussetzung:
Der Mitarbeiter wurde im Menü Mitarbeiter | Mitarbeiter neu… angelegt. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Personaldaten | Beschäftigung | Zeiträume wählen und das tatsächliche Eintrittsdatum der Arbeitnehmer erfassen. |
| 2 |
Im sich öffnenden Hinweis zum Eintrittsdatum auf Nein klicken. |
| 3 |
Mitarbeiter | Vortragsmonate erstellen wählen. |
| 4 |
Im sich öffnenden Fester mit der Frage, ob die bereits erfassten Stammdaten in die Vortragsmonate kopiert werden sollen, auf Ja klicken. |
| 5 |
Im sich öffnenden Hinweis Vortragsmonate erstellen auf Ok klicken. |
| 6 |
Personaldaten | Lohnkonto Ergebniswerte wählen und die Lohnkontowerte erfassen. Damit eine korrekte Berechnung von künftigen Einmalbezügen gewährleistet werden kann, können die Steuer-/ und Sozialversicherungswerte auch kumuliert erfasst werden. Die Erfassung ist möglich unter Januar oder bei Eintritt unterjährig im Eintrittsmonat. Beachten Sie: Um sicherzustellen, dass die Lohnsteuerbescheinigung korrekt übermittelt wird, ist ein monatlicher Vortrag der Werte empfehlenswert. |
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Personaldaten der neuen Arbeitnehmer sind angelegt. |
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Die DEÜV-Anmeldung mit Grund der Abgabe 13 wird mit dem Systemwechsel erstellt.
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Die DEÜV-Jahresmeldung wird mit Datum ab Systemwechsel (z. B. 01.11.JJJJ) bis 31.12.JJJJ mit Grund der Abgabe 50 erstellt.
Die Lohnsteuerbescheinigung wird für das komplette Jahr erstellt.
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Hinweise
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Damit das Programm ermitteln kann, ob die Einmalzahlung im Vorjahr sozialversicherungspflichtig ist, müssen die Jahreswerte des Vorjahrs erfasst werden.
| Jahreswerte des Vorjahrs erfassen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Personaldaten | Sozialversicherung | Vorbeschäftigungswerte SV , Registerkarte SV-pflichtiges Entgelt Vorjahr wählen. |
| 2 |
Im Feld Gültigkeitsjahr (JJJJ) das aktuelle Kalenderjahr erfassen. |
| 3 |
Unter Versicherungsart in den Feldern Brutto-Betrag und Beitragsbemessungsgrenze die Vorjahreswerte in der jeweiligen Versicherungsart erfassen. |
| 4 |
In der Gruppe Angaben zur freiwilligen Krankenversicherung oder Angaben zur privaten Krankenversicherung die entsprechenden Daten erfassen. |
| 5 |
Registerkarte Allgemeine SV Daten Vorjahr wählen. |
| 6 |
In der Gruppe Beitragsgruppenschlüssel die entsprechenden Daten erfassen. |
| 7 |
Registerkarte Sonstiges Vorjahr wählen. |
| 8 |
In den Gruppen Angaben zur Krankenversicherung, Angaben zur Umlage und ggf. Versorgungswerk die entsprechenden Daten erfassen. |
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Die hier eingegebenen Werte werden für die Abrechnung von Einmalzahlungen im 1. Quartal herangezogen. |
Weitere Informationen zur Berechnung von Einmalzahlungen im 1. Quartal: Märzklausel für gesetzlich Versicherte abrechnen in LODAS (Dok.-Nr. 5303329)
Wenn der neue Mandant am Schätzverfahren teilnimmt, müssen die Sozialversicherungsbeiträge für die 1. Schätzung (voraussichtliche Beitragsschuld) manuell vorgegeben werden.
3.3 Von einem Fremdsystem auf LODAS umsteigen - mit AG-Leistung bei Unterbrechung
Wenn Sie während des Jahrs auf LODAS umgestellt haben, müssen gezahlte Zuschüsse zu Mutterschaftsgeld und AG-Leistungen bei Sozialleistungsbezug vorgetragen werden.
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Beispiel: Von Januar bis April wurde der Mandant mit einem Fremdsystem abgerechnet. Ab Mai wird der Mandant mit LODAS abgerechnet. Im 1. Quartal des Jahrs sind Zuschüsse zu Mutterschaftsgeld geflossen. Beim Arbeitnehmer erfassen Sie folgende Vorträge: 10.01. = Beginn Mutterschutz 21.02. = Geburt des Kinds 17.04. = Ende Mutterschutz 18.04. = Beginn Elternzeit |
| Vortragswerte erfassen | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Vorgehen: | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Unter Personaldaten | Lohnkonto Ergebniswerte | ... wie folgt wählen:
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Änderung der Unterbrechung
Wenn sich der Unterbrechungsgrund während des Monats ändert: Nur die Unterbrechung wegen Mutterschutz vortragen. Wenn keine SV-Tage vorhanden sind Änderungskennzeichen setzen
Wenn keine SV-Tage vorliegen (Eingabe = 0): Setzen Sie in den entsprechenden Feldern ein Änderungskennzeichen, damit keine SV-Beitragsberechnung durchgeführt wird. Mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken. Änderungskennzeichen setzen wählen. |
3.4 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)
Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV eine individuelle Kurzberatung/-einrichtung an.
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Für Steuerberater: Informationen und Buchung
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Für Unternehmer: Informationen und Buchung
Als weiteres Unterstützungsangebot bei Einzelanfragen können Sie einen telefonischen Kontakt über unseren DATEV-Terminservice buchen.
Wählen Sie aus einem Angebot an Terminen den für Sie passenden Termin und unsere Service-Experten rufen Sie an.
Einzelanfragen: Der Umfang der Anfrage ist vergleichbar mit einem Servicekontakt oder Anruf im telefonischen Kundensupport (keine Ersteinrichtung oder Schulung).
4 Weitere Informationen
Weitere Informationen zum rechtlichen Hintergrund: Lohnkonto – Lexikon Lohn und Personal (ggf. LEXinform-Abonnement erforderlich)
