Aufbau des Aktenkontos
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Aktuelle Änderungen |
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05.07.2022 |
Kapitel hinzugefügt: 2.1 Kontoblatt - Ab DATEV Anwalt classic 13.1 (Vollversion, elektronische Auslieferung ab 04.08.2022) |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie das Aktenkonto in DATEV Anwalt classic aufgebaut ist.
2 Aufbau
Das Aktenkonto besteht aus den Arbeitsblättern Kontoblatt und Kontodaten. Das Arbeitsblatt Kontoblatt gibt einen Überblick über die finanzielle Situation gegenüber dem Mandanten in der jeweiligen Akte. Im Arbeitsblatt Kontodaten wird die Kontenübersicht zur aktuellen Akte angezeigt. Sie können den Kontostand des Aktenkontos sehen und die Durchbuchungskonten der aktuellen Akte ändern.
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Aktenkonto ist kein vollwertiges Finanzbuchführungsprogramm
Das Aktenkonto ersetzt kein vollwertiges Finanzbuchführungsprogramm, mit dem Sie z. B. eine Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen können. Alle in Aktenkonten erfassten Zahlungsvorgänge können Sie zur weiteren Verarbeitung an (Kanzlei-)Rechnungswesen übergeben. Im Programm ist ein rudimentärer Kontenrahmen – basierend auf dem SKR03 – hinterlegt. Wenn Sie die gesamte Finanzbuchführung in DATEV Anwalt classic abbilden möchten, können Sie neben den Aktenkonten auch individuelle Sachkonten (d. h. Bestandskonten sowie Aufwands- und Ertragskonten der Finanzbuchführung) im Aktenkonto einrichten und verwalten. Alternativ können Sie den Kontenrahmen aus (Kanzlei-)Rechnungswesen importieren: |
2.1 Kontoblatt - Ab DATEV Anwalt classic 13.1 (Vollversion, elektronische Auslieferung ab 04.08.2022)
Das Arbeitsblatt Kontoblatt gibt Auskunft darüber, welche Forderungen und Verbindlichkeiten Ihre Kanzlei gegenüber dem Mandanten hat. Von DATEV Anwalt classic wird automatisch zu jeder Akte ein Kontoblatt angelegt. Im Kontoblatt werden Ihre Vergütungsforderungen und der gesamte Zahlungsverkehr wie
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steuerfreie Auslagen
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Vergütung und
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Fremdgeld sowie
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Zahlungsaufträge
zur Akte erfasst.
Das Arbeitsblatt Kontoblatt gliedert sich in 5 Bereiche. In Klammern wird jeweils die Anzahl der erfassten Vorgänge angezeigt.
2.1.1 Salden
Im Bereich Salden finden Sie auf einen Blick Informationen zu den steuerfreien Auslagen, Vergütung, Fremdgeld und Aktensaldo der geöffneten Akte. Wenn Sie bereits Zahlungsaufträge vorgemerkt oder an das Programm Zahlungsverkehr übergeben haben, wird das in der 2. Zeile (Vorgemerkt) und 3. Zeile (Übergeben) mit dem jeweiligen Betrag dargestellt. In der letzten Zeile und Spalte rechts sehen Sie rechts unter dem Aktensaldo – also dem aktuellen Kontostand der Akte – in grüner Farbe (Betrag 0,00 EUR), roter Farbe (negativer Betrag) oder schwarzer Farbe (positiver Betrag) den sogenannten projizierten Saldo; dies ist der errechnete Aktensaldo nach Ausführen der vorgemerkten und/oder übergebenen Zahlungsaufträge.
2.1.2 Offene Posten (Anzahl)
Der Bereich Offene Posten zeigt alle zu dieser Akte erfassten Rechnungen / offenen Posten. Über das Symbol
(Aufklappen) können Sie sich die Verrechnung der Zahlungseingänge auf Rechnungen / offene Posten
anzeigen lassen. Die Verrechnung wird in grauer Schrift unter dem offenen Posten angezeigt.
2.1.3 Zahlungen (Anzahl)
Der Bereich Zahlungen enthält alle zu der Akte erfassten Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Über das
Symbol (Aufklappen) können Sie sich die bereits erfolgten Zahlungsvorgänge für jeden offenen Posten
anzeigen lassen.
2.1.4 Nicht abgerechnete Aufwände und steuerfreie Auslagen (Anzahl)
Der Bereich Nicht abgerechnete Aufwände und steuerfreie Auslagen zeigt die zur Akte erfassten, aber nicht abgerechneten Zeitaufwände und steuerfreien Auslagen.
Hier werden die steuerfreien Auslagenzahlungen ausgewiesen, die
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noch nicht in einer Rechnung abgerechnet,
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in einem Rechnungsentwurf reserviert oder
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mit einem Offenen Posten verknüpft wurden.
Findet eine Abrechnung in einer Rechnung bzw. Reservierung der Aufwände / Auslagen in einem Rechnungsentwurf oder eine Verknüpfung mit einem offenen Posten statt, werden diese steuerfreien Auslagen aus der Liste entfernt.
In der Liste Zahlungen wird in der Spalte abgerechnet die Rechnungs-, Entwurfs- oder OP-Nummer eingetragen.
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Listeneinstellungen im Kontoblatt
Sie können die Bereiche Offene Posten, Zahlungen und Nicht abgerechnete Aufwände und steuerfreie Auslagen bearbeiten. Sie können z. B. die Spaltenbreite ändern oder die Spalten verschieben oder Spalten aus- und einblenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den jeweiligen Bereich und wählen Sie im Kontextmenü Einstellungen Liste… | Spalten. |
Sie können das Kontoblatt nach Microsoft Excel exportieren:
Sie können das Kontoblatt drucken:
2.1.5 Zahlungsaufträge (Anzahl)
Der Bereich Zahlungsaufträge enthält eine Liste der zur Akte erfassten Zahlungsaufträge sowie deren Status.
2.2 Kontoblatt - Bis DATEV Anwalt classic 12.24 (Service-Release, 07.07.2022)
Das Arbeitsblatt Kontoblatt gibt Auskunft darüber, welche Forderungen und Verbindlichkeiten Ihre Kanzlei gegenüber dem Mandanten hat. Hierzu wird von DATEV Anwalt classic automatisch zu jeder Akte ein Kontoblatt angelegt, in dem Ihre Vergütungsforderungen und der gesamte Zahlungsverkehr (steuerfreie Auslagen, Vergütung und Fremdgeld) zur Akte erfasst werden.
Das Arbeitsblatt Kontoblatt gliedert sich in 4 Bereiche:
2.2.1 Salden
Im Bereich Salden finden Sie auf einen Blick Informationen zu den steuerfreien Auslagen, Vergütung, Fremdgeld und Aktensaldo der geöffneten Akte. Wenn Sie bereits Zahlungsaufträge vorgemerkt oder an das Programm Zahlungsverkehr übergeben haben, wird das in der 2. Zeile (Vorgemerkt) und 3. Zeile (Übergeben) mit dem jeweiligen Betrag dargestellt. In der letzten Zeile und Spalte rechts sehen Sie rechts unter dem Aktensaldo – also dem aktuellen Kontostand der Akte – in grüner Farbe (Betrag 0,00 EUR), roter Farbe (negativer Betrag) oder schwarzer Farbe (positiver Betrag) den sogenannten projizierten Saldo; dies ist der errechnete Aktensaldo nach Ausführen der vorgemerkten und/oder übergebenen Zahlungsaufträge.
2.2.2 Offene Posten
Der Bereich Offene Posten zeigt alle zu dieser Akte erfassten Rechnungen/Offenen Posten. Sie können sich über das Kontextmenü (rechte Maustaste) über Zahlungen anzeigen die Verrechnung der Zahlungseingänge auf Rechnungen/Offene Posten anzeigen lassen.
2.2.3 Zahlungen
Der Bereich Zahlungen zeigt alle zu der Akte erfassten Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Sie können sich über das Kontextmenü über OP-Verrechnung anzeigen die bereits erfolgten Zahlungsvorgänge für jeden Offenen Posten anzeigen lassen.
2.2.4 Nicht abgerechnete Aufwände und steuerfreie Auslagen
Der Bereich Nicht abgerechnete Aufwände und steuerfreie Auslagen zeigt die zur Akte erfassten, aber nicht abgerechneten Zeitaufwände und steuerfreien Auslagen. Es werden die steuerfreien Auslagenzahlungen ausgewiesen, die noch nicht in einer Rechnung abgerechnet bzw. In einem Rechnungsentwurf reserviert oder mit einem Offenen Posten verknüpft wurden. Findet eine Abrechnung in einer Rechnung bzw. Reservierung der Aufwände/Auslagen in einem Rechnungsentwurf oder eine Verknüpfung mit einem Offenen Posten statt, werden diese steuerfreien Auslagen aus der Liste entfernt. In der Liste Zahlungen wird in der Spalte abgerechnet die Rechnungs-, Entwurfs- oder OP-Nummer eingetragen.
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Listeneinstellungen im Kontoblatt
Sie können die Bereiche Offene Posten, Zahlungen und Nicht abgerechnete Aufwände und steuerfreie Auslagen bearbeiten. Sie können z. B. die Spaltenbreite ändern oder die Spalten verschieben oder Spalten aus- und einblenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in den jeweiligen Bereich und wählen Sie im Kontextmenü Einstellungen Liste… | Spalten. |
Sie können das Kontoblatt nach Microsoft Excel exportieren:
Sie können das Kontoblatt drucken:
2.3 Kontodaten
Sie können das Aktenkonto mit dem Arbeitsblatt Kontodaten öffnen:
Im Arbeitsblatt Kontodaten wird die Kontenübersicht zur aktuellen Akte angezeigt. Sie können den Kontostand, d. h. die Salden des Aktenkontos sowie die Durchbuchungskonten der aktuellen Akte sehen und ändern.
2.3.1 Summen und Salden
Der Bereich Summen und Salden unterteilt sich in die Arten stfr. Auslagen, Vergütung und Fremdgeld. Hier werden die Summen der Vergütungsforderungen, Zahlungseingänge und -ausgänge sowie die Salden in einzelnen Spalten angezeigt.
In der Zeile Vergütung wird die Summe der gestellten Kostenrechnungen bzw. erzeugten OP (d. h. die insgesamt bestehenden Vergütungsforderungen) und die Summe der darauf geleisteten Vergütungszahlungen aufgeführt.
In der Zeile Aktensaldo sehen Sie den Aktensaldo, also den aktuellen Kontostand der Akte. Wenn Sie bereits Zahlungsaufträge vorgemerkt oder an das Programm Zahlungsverkehr übergeben haben, wird das in der 2. Zeile (Vorgemerkt) und 3. Zeile (Übergeben) mit dem jeweiligen Betrag dargestellt. In der Zeile projizierter Saldo sehen Sie in grüner Farbe (Betrag 0,00 EUR), roter Farbe (negativer Betrag) oder schwarzer Farbe (positiver Betrag) den sogenannten projizierten Saldo; dies ist der errechnete Aktensaldo nach Ausführen der vorgemerkten und/oder übergebenen Zahlungsaufträge.
2.3.2 Zuordnung
Der Bereich Zuordnung unterteilt sich in die Bereiche:
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Bereiche |
Funktion |
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Buchungskreis |
Für diese Sammelkonten können Sie systemweit in den Buchungskreiseinstellungen Voreinstellungen treffen. Wenn im Deckblatt eine Niederlassung eingestellt ist, für die mehrere Buchungskreise existieren, müssen Sie hier einen Buchungskreis einstellen. |
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Durchbuchungskonten |
Im Bereich Durchbuchungskonten befinden sich 4 Listen, mit denen die Sammelkonten für die Durchbuchungen anzeigen und ihre Zuordnung ändern können. Jede Geldbewegung in einem Aktenkonto wird auf ein oder mehrere dieser Sammelkonten „durchgeschrieben“. So werden die
gebucht. |
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Personenkonten |
Hier können Sie ein Debitoren- und Kreditorenkonto angeben oder neue Konten anlegen. |
