WebAkte-Funktionen in DATEV Anwalt classic nutzen

Um mit e.Consult AG Kontakt aufzunehmen und die WebAkte kostenpflichtig zu registrieren: In diesem Dokument auf den Link https://www.e-consult.de/produkte/webakte_datev/ klicken.

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oder

Termin zur persönlichen unverbindlichen Beratung vereinbaren.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Unter Organisation | Basissoftware | Sicherheit und Rechte auf Rechteverwaltung doppelklicken.

Benutzer per Doppelklick öffnen.

Im rechten Bereich Rechte: Ordner Programme | Anwalt aufklappen.

Bei WebAkte Anbindung mit der rechten Maustaste die Funktion markieren:

Um die Funktion zu sperren: Eintrag Sperren wählen.

oder

Im Kontextmenü den Eintrag Freigeben wählen.

Eingangskorb des Anwaltspostfachs öffnen:

• Anwaltspostfach öffnen (Dok.-Nr. 1003206).

Mit der rechten Maustaste in die Nachrichtenliste klicken.

Auf Postorganisationsstellen verwalten klicken.

Auf die Postorganisationsstelle doppelklicken, für die der WebAkte-Kanal angelegt werden soll.

Im Fenster Postorganisationsstelle anlegen / bearbeiten in der Gruppe Welche Kanäle sollen von dieser Postorganisationsstelle verarbeitet werden?:

Um einen bestehenden WebAkte-Kanal zu bearbeiten: Auf den Kanal doppelklicken. Sie erkennen einen WebAkte-Kanal am Eintrag Nachrichten von WebAkte in der Spalte Details.

oder

Um einen neuen Kanal anzulegen: Auf + Kanal anlegen klicken.

Im Fenster Kanal anlegen / bearbeiten: Im Schritt Eingangsart / Bezeichnung in der Liste Eingangsart den Eintrag WebAkte wählen.

Im Feld Bezeichnung: Bezeichnung für den WebAkte-Kanal vergeben.

Zweimal auf Weiter klicken.

Auf Fertig stellen klicken.

Optional: Im Fenster WebAkte Einstellungen: In der Gruppe Zugangsdaten zur WebAkte im Feld Kanzlei ID Ihre Kanzlei ID erfassen. Sie finden Ihre Kanzlei ID in dem von e.Consult erhaltenen Link zur WebAkte-Plattform vor /webakte: 706293.

Automatisch hinterlegte Systemeinstellung für WebAkte ID Wenn Sie im Feld WebAkte ID eine ID erfassen, wird diese WebAkte ID unter Organisation | Stammdaten | DATEV Anwalt Einstellungen | Kanzlei-/Stammdaten | Systemeinstellungen in der Systemeinstellung WebAkte.CustumerId mit dem Typ Ganze Zahl gespeichert und fest für Ihre Kanzlei hinterlegt. Beim nächsten Aufruf des Fensters WebAkte Einstellungen ist die WebAkte ID vorbelegt und inaktiv (ausgegraut). Wenn Sie die WebAkte ID ändern wollen, müssen Sie die Systemeinstellung anpassen. Systemeinstellung anlegen oder ändern (Dok.-Nr. 1005536)

Im Feld Benutzername: Ihren WebAkte-Benutzernamen erfassen.

Achtung Benutzername – nicht E-Mail-Adresse verwenden Anders als bei der Anmeldung auf der WebAkte-Webseite erlaubt die WebAkte-Schnittstelle im Fenster WebAkte Einstellungen nur die Anmeldung mit Ihrem Benutzernamen. Die E-Mail-Adresse können Sie für die Anmeldung in DATEV Anwalt classic nicht verwenden. Der Benutzername ist auf der WebAkte-Plattform nicht einsehbar. Sie finden den Benutzernamen in der Begrüßungsmail der WebAkte-Plattform: Betreff „<Kanzlei>: Willkommen zu unserer WebAkte“: Ihr persönlicher Benutzername lautet: <Benutzername> Diese Nachricht wurde automatisiert erstellt. Wenn Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben, klicken Sie unter der Schaltfläche Anmelden auf den Link Benutzername vergessen. Folgen Sie den Anweisungen.

Im Feld Passwort: Ihr WebAkte-Passwort erfassen.

Im Fenster WebAkte Einstellungen: Auf OK klicken.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf Webakte | Als WebAkte bereitstellen klicken.

oder

In der Akte im Arbeitsblatt Deckblatt im rechten Zusatzbereich Funktionen in der Gruppe WebAkte auf den Link Als WebAkte bereitstellen klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Die Akte wird in der WebAkte-Plattform bereitgestellt; das betrifft zunächst nur das Aktenzeichen / Registernummer und die Aktenbezeichnung.

In der Aktenvita wird automatisch ein neues Ereignis WebAkte angelegt (Kürzel WAA) mit der Anmerkung Webakte bereitgestellt angelegt.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Unter Unsere Kanzlei | Akten auf Alle Akten mit WebAkte doppelklicken.

Akte mit dem Arbeitsblatt Beteiligte öffnen.

• Akte mit einem bestimmten Arbeitsblatt öffnen (Dok.-Nr. 1005554).

Mit der rechten Maustaste im Beteiligtenbaum auf den Beteiligten klicken, den Sie als WebAkte Benutzer anlegen möchten.

Im Menü auf Beteiligten als Benutzer in der WebAkte anlegen klicken.

Im Fenster Beteiligten als Benutzer in der WebAkte anlegen werden die an WebAkte zu übertragenden Daten aus den Zentralen Stammdaten angezeigt.

Optional: Daten im Fenster Beteiligten als Benutzer in der WebAkte anlegen ändern, z. B. andere Adresse, E-Mail oder Telefonnummer aus den Zentralen Stammdaten in der Liste wählen.

Auf OK klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Meldung mit OK bestätigen.

Der Beteiligte wird in der WebAkte-Plattform als Benutzer angelegt. Der Link Beteiligten als Benutzer anlegen wird inaktiv.

Die Zentralen Stammdaten des Beteiligten aus DATEV Arbeitsplatz werden als neuer Kontakt die WebAkte-Plattform übernommen.

Gleichzeitig erhält der Beteiligte Rechte an der geöffneten Akte. Er wird in der Webakte-Plattform in der geöffneten Akte in der Gruppe Diese Akte wird geteilt mit unter Kontakte angezeigt.

Der Beteiligte erhält eine E-Mail Einladung zur sicheren Kommunikation über die WebAkte-Plattform an seine in den Zentralen Stammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse.

WebAkte als Mandant nutzen Wie Ihr Mandant die WebAkte-Plattform nutzen, Akten und Dokumente einsehen und Nachrichten beantworten kann, lesen Sie im Dokument: WebAkte als Mandant nutzen (Dok.-Nr. 1022690). Wenn der Mandant noch nie mit WebAkte gearbeitet hat, können Sie ihm diese Anleitung als Hilfestellung schicken.

In der Aktenvita wird automatisch ein neues Ereignis WebAkte Benutzer angelegt (Kürzel WBA) mit der Anmerkung Benutzer für WebAkte angelegt (Vorname Name) angelegt.

Im Beteiligten-Adressaten im Arbeitsblatt Natürliche Person in der Registerkarte Rechtsberatung | Webakte wird die freigegebene Akte in der Gruppe Zugriff auf folgende Akten angezeigt.

Akte mit dem Arbeitsblatt Beteiligte öffnen: Akte mit einem bestimmten Arbeitsblatt öffnen (Dok.-Nr. 1005554).

Mit der rechten Maustaste im Beteiligtenbaum auf den Beteiligten klicken, dem Sie als WebAkte Benutzer das Zugriffsrecht erteilen möchten.

Im Menü auf Zugriffsrechte für Beteiligten in WebAkte erteilen klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Der Beteiligte erhält das Zugriffsrecht für die weitere Akte. Er wird in der Webakte-Plattform in der Akte in der Gruppe Diese Akte wird geteilt mit unter Kontakte angezeigt.

Der Beteiligte erhält eine E-Mail Einladung / Benachrichtigung über die Bereitstellung der WebAkte an die E-Mail-Adresse, mit der er sich bei der WebAkte-Plattform angemeldet hat.

In der Aktenvita wird automatisch ein neues Ereignis WebAkte Zugriffsrecht geändert (Kürzel WAZ) mit der Anmerkung Zugriffsrecht für Adressat eingerichtet (<Vorname Name> / <Unternehmen>) angelegt.

Im Beteiligten-Adressaten im Arbeitsblatt Natürliche Person in der Registerkarte Rechtsberatung | Webakte werden die Links

• Benutzer in WebAkte löschen und

• Verbindung mit Kontakt in WebAkte aufheben aktiv.

.

Akte mit dem Arbeitsblatt Beteiligte öffnen.

• Akte mit einem bestimmten Arbeitsblatt öffnen (Dok.-Nr. 1005554).

Mit der rechten Maustaste im Beteiligtenbaum auf den Beteiligten klicken, dem Sie als WebAkte Benutzer das Zugriffsrecht entziehen möchten.

Im Menü auf Zugriffsrechte für Beteiligten in WebAkte entziehen klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Dem Beteiligten werden die Zugriffsrechte für die Akte entzogen. Der Beteiligte wird in der Webakte-Plattform in der Akte in der Gruppe Diese Akte wird geteilt mit nicht mehr unter Kontakte angezeigt.

In der Aktenvita wird automatisch ein neues Ereignis WebAkte Zugriffsrecht geändert (Kürzel WAZ) mit der Anmerkung Zugriffsrecht für Adressat entzogen (<Vorname Name> / <Unternehmen>) angelegt.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf Webakte | Akte in WebAkte öffnen klicken.

oder

In der Akte im Arbeitsblatt Deckblatt im rechten Zusatzbereich Funktionen in der Gruppe WebAkte auf den Link Akte in WebAkte öffnen klicken.

Ihr Standardbrowser öffnet sich mit der WebAkte-Seite.

Wenn die Sitzung abgelaufen ist: Benutzername und Passwort der WebAkte-Plattform auf der Login-Seite erfassen und auf Anmelden klicken.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf Webakte | Dokumente an WebAkte übergeben klicken.

Im Fenster Über WebAkte versenden im Feld Nachrichtentitel: Titel für die Nachricht an den Mandanten zu den Dokumenten erfassen.

Optional: Im Feld Nachrichtentext: Begleittext für die Nachricht zu den Dokumenten erfassen.

Im Bereich Dokumente: Kontrollkästchen vor den Dokumenten aktivieren, die Sie dem Mandanten über die WebAkte-Plattform übermitteln möchten.

Wenn Sie die Dokumente nicht in das PDF-Format konvertieren möchten: Kontrollkästchen Dokumente in PDF-Format konvertieren deaktivieren.

In der Spalte Zuletzt übertragen am sehen Sie beim nächsten Öffnen des Fensters, ob und wann das Dokument schon einmal an die WebAkte-Plattform übergeben wurde. Nur wenn das markierte Dokument aktueller ist, sollten Sie es erneut übergeben.

Wenn Sie die versendete Nachricht mit dem Nachrichtentext und Aufzählung der Anlagen als PDF-Dokument zur Akte speichern möchten: Kontrollkästchen Versendete Nachricht als .pdf zur Akte speichern aktivieren.

Auf OK klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Die Dokumente werden an die WebAkte-Plattform übertragen. Sie werden zusammen mit der Nachricht (Nachrichtentitel und Nachrichtentext) in der betreffenden WebAkte gespeichert.

Der Mandant erhält eine Information per E-Mail über die Nachricht. Wenn er auf den Link Nachricht lesen klickt, wird der Mandanten-WebAkte-Zugang geöffnet. Dort muss sich der Mandant mit seinem Benutzernamen und Passwort einloggen.

Hier kann der Mandant die Nachricht und die Dokumente über das Vorschau-Symbol einsehen.

WebAkte als Mandant nutzen Wie Ihr Mandant die WebAkte-Plattform nutzen, Akten und Dokumente einsehen und Nachrichten beantworten kann, lesen Sie im Dokument: WebAkte als Mandant nutzen (Dok.-Nr. 1022690). Wenn der Mandant noch nie mit WebAkte gearbeitet hat, können Sie ihm diese Anleitung als Hilfestellung schicken.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Versendete Nachricht als .pdf zur Akte speichern aktiviert haben, wird die versendete Nachricht zur Dokumentation als PDF-Dokument mit den Aktendaten sowie der Bezeichnung aller versendeten Anhänge zur Akte gespeichert.

In grüner Farbe wird über der Nachricht folgender Informationstext ausgegeben:

„Diese Datei ist eine Nachbildung der Nachricht, die an WebAkte gesendet wurde, ergänzt um Informationen aus DATEV Anwalt classic (in grüner Farbe). Sie wurde nicht mit der Nachricht versendet. Maßgeblich ist die in der WebAkte gespeicherte Nachricht."

Danach folgen die Daten:

• Aktenname

• Ersteller

• Gelesen von

• Ordner

In der Aktenvita wird automatisch ein neues Ereignis WebAkte aktualisiert (Kürzel WAU) mit der Anmerkung WebAkte Nachricht bereitgestellt angelegt. Die mit der Nachricht versendeten Dokumente sind mit dem Aktenvita-Ereignis verknüpft.

Im Menü DATEV | Gruppe Anwalt: Auf das Symbol bei Drucken und mehr klicken.

Im Menü Drucken und mehr: Funktion Über WebAkte versenden… wählen.

Optional: Im Fenster Über WebAkte versenden im Feld Nachrichtentitel Titel für die Nachricht an den Mandanten zum Dokument anpassen. Vorbelegt wird <Aktenbezeichnung – AktNr.: <Aktennummer>.

Optional: Im Feld Nachrichtentext: Begleittext für die Nachricht zu den Dokumenten erfassen.

Optional: Im Bereich Dokumente Kontrollkästchen vor weiteren Dokumenten aktivieren, die Sie dem Mandanten über die WebAkte-Plattform übermitteln möchten.

Das Kontrollkästchen vor dem in Microsoft Word geöffneten Dokument ist automatisch aktiviert.

Wenn Sie die Dokumente nicht in das PDF-Format konvertieren möchten: Kontrollkästchen Dokumente in PDF-Format konvertieren deaktivieren.

Wenn Sie die versendete Nachricht mit dem Nachrichtentext und Aufzählung der Anlagen als PDF-Dokument zur Akte speichern möchten: Kontrollkästchen Versendete Nachricht als .pdf zur Akte speichern aktivieren.

Auf OK klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Die Dokumente werden an die WebAkte-Plattform übertragen. Sie werden zusammen mit der Nachricht (Nachrichtentitel und Nachrichtentext) in der betreffenden WebAkte gespeichert.

Der Mandant erhält eine Information per E-Mail über die Nachricht. Wenn er auf den Link Nachricht lesen klickt, wird der Mandanten-WebAkte-Zugang geöffnet. Dort muss sich der Mandant mit seinem Benutzernamen und Passwort einloggen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Versendete Nachricht als .pdf zur Akte speichern aktiviert haben, wird die versendete Nachricht zur Dokumentation als PDF-Dokument mit den Aktendaten sowie der Bezeichnung aller versendeten Anhänge zur Akte gespeichert.

In der Aktenvita wird automatisch ein neues Ereignis WebAkte aktualisiert (Kürzel WAU) mit der Anmerkung WebAkte Nachricht bereitgestellt angelegt. Die mit der Nachricht versendeten Dokumente sind mit dem Aktenvita-Ereignis verknüpft.

Eingangskorb mit WebAkte-Kanal öffnen: Anwaltspostfach öffnen (Dok.-Nr. 1003206).

Neben der Bezeichnung des Eingangskorbs: Auf den Pfeil neben Post abholen | <Bezeichnung des WebAkte-Kanals> klicken.

WebAkte Nachrichten werden abgerufen.

Die Schaltfläche (Post abholen) wird zur Schaltfläche (Abbrechen).

Über der Nachrichtenliste wird neben dem Symbol (Vorschau ein-/ausblenden) durch einen Fortschrittsbalken visualisiert, dass der Nachrichtenabruf gerade läuft. Daneben wird der Text Importiere <Betreff der WebAkte-Nachricht> eingeblendet.

Die abgerufenen WebAkte Nachrichten werden im Eingangskorb der Postorganisationsstelle in der Liste fett (ungelesen) angezeigt. Die vom Mandanten übermittelte WebAkte-Nachricht und deren Anhänge werden im Bereich Anhänge angezeigt.

PDF-Zusammenfassung der WebAkte-Nachricht

Der Dateiname der PDF-Zusammenfassung der WebAkte-Nachricht setzt sich wie folgt zusammen:

WebAkte_Nachricht_<Datum der Erstellung>hh_mm.pdf

In der PDF-Zusammenfassung der Nachricht ist neben dem Nachrichtentext eine kurze Zusammenfassung der WebAkte-Nachricht enthalten:

Aufbau:

Anhang structured_data.json

Zusätzlich enthält jede WebAkte-Nachricht einen weiteren neuen Anhang mit dem Dateinamen structured_data.json. In diesem Anhang sind alle strukturierten Daten der WebAkte-Nachricht enthalten, z. B.

• Nachrichten-ID

• WebAkte-Typ, z. B. TextNode (Textnachricht), Beauftragung, Schadensmeldung, Rechtsschutz

• Titel der WebAkte-Nachricht.

Über das Kontextmenü am Anhang | Dokument anzeigen können Sie die strukturierten Daten in einem Editor-Programm anzeigen. Sie müssen die Datei bei Ihrer Aktenbearbeitung nicht berücksichtigen; sie dient der Fehleranalyse.

Nutzen:

• Die Nachrichten-ID wird bei der Kommunikation mit der e.Consult AG als Referenz verwendet.

• Bei Fehlern kann eine genaue Serviceanalyse erfolgen.

Die DATEV Anwalt classic Aktennummer wird automatisch im Feld zu Akte zugeordnet.

Die Felder Beschreibung und Stichworte im Bereich Eigenschaften Dokumentenmanagement werden vorbelegt:

Entsprechend den Einstellungen der Programmverbindung Dokumentenmanagement

oder

Bei Einsatz von DATEV Anwalt Komfortpaket: Entsprechend den Regeln für Ablageort und Verschlagwortung.

Im Feld Eingangsdatum wird das Datum des Abrufs der WebAkte-Nachricht in den Eingangskorb des Anwaltspostfachs in DATEV Anwalt classic angezeigt.

Im Feld des Mitarbeiters und Bearbeiter wird der Hauptsachbearbeiter der Akte vorbelegt.

Postmappe im Anwaltspostfach öffnen:

• Anwaltspostfach öffnen (Dok.-Nr. 1003206).

Mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken.

Wenn Sie eine Eingangsnachricht markiert haben: Auf Über WebAkte weiterleiten… klicken.

Oder

Wenn Sie eine Ausgangsnachricht markiert haben: Auf Über WebAkte versenden… klicken.

Optional: Im Fenster Über WebAkte versenden: Nachrichtentitel anpassen.

Der Titel wird mit dem Betreff der beA-Eingangsnachricht vorbelegt.

In der Liste Dokumente werden automatisch die Anhänge der Eingangsnachricht, die weitergeleitet wird, als Anhang der WebAkte-Nachricht aktiviert.

Optional: Im Bereich Dokumente Kontrollkästchen vor den Dokumenten deaktivieren, die Sie dem Mandanten nicht über WebAkte übermitteln möchten.

oder

Kontrollkästchen vor weiteren Dokumenten aktivieren, die Sie mit der Nachricht übermitteln möchten.

Optional: Im Feld Nachrichtentext: Text für die Nachricht zu den Dokumenten erfassen.

Wenn Sie weitere Anhänge zur Nachricht hinzufügen möchten: Zusätzlich Kontrollkästchen vor diesen Anhängen aktivieren.

Wenn Sie die Dokumente nicht in das PDF-Format konvertieren möchten: Kontrollkästchen Dokumente in PDF-Format konvertieren deaktivieren.

Auf OK klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Die Dokumente werden an die WebAkte-Plattform übertragen. Sie werden zusammen mit der Nachricht (Nachrichtentitel und Text) in der betreffenden WebAkte gespeichert.

Der Mandant erhält eine Information per E-Mail über die Nachricht. Wenn er auf den Link Nachricht lesen klickt, wird der Mandanten-WebAkte-Zugang geöffnet. Dort muss sich der Mandant mit seinem Benutzernamen und Passwort einloggen.

Hier kann der Mandant die Nachricht und die Dokumente über das Vorschau-Symbol einsehen.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf WebAkte | Deckungsanfrage klicken.

Im Fenster Deckungsanfrage sind die Felder

• Akte und

• Beteiligter

• Auswahl in der Liste Rechtsschutzversicherung

vorbelegt und ausgegraut.

Wenn der Mandant mehrere Rechtsschutzversicherungen hat: In der Liste Rechtsschutzversicherung die aktuell gültige Rechtsschutzversicherung wählen.

Wenn nicht die richtige Versicherung vorbelegt ist: In der Liste Anfrage senden an Versicherung wählen.

In der Liste Formular: Eintrag wählen, z. B. Deckungsanfrage.

In der ersten Ebene in der Liste Risikoart: Risikoart wählen, z. B. Straßenverkehr Geltendmachung von Schadensersatz

• Arbeitsrecht Abmahnung

• Arbeitsrecht Kündigung

• Arbeitsrecht Zeugnis

• Auffangformular

• Beratungsrechtsschutz Erbrecht

• Beratungsrechtsschutz Familienrecht Scheidung und Trennung

• Beratungsrechtsschutz Familienrecht Unterhalt

• deliktische Schadensersatzansprüche/Nicht-Straßenverkehr

• Kaufrecht

• Mieterhöhung

• Mietkaution

• Mietrecht Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen

• Mietrecht Mängelbeseitigung/Mietminderung

• Nachbarschaftsstreitigkeiten

• Reiserecht

• Sozialrechtsschutz

• Straf- und Ordnungswidrigkeiten Recht (Nicht Straßenverkehr)

• Straßenverkehr Geltendmachung von Schadensersatz

• Straßenverkehrsrecht Straf- und Ordnungswidrigkeiten Recht

• Streit mit einem Internet-Service-Anbieter

• Streit mit einem Telefonanbieter

• WEG-Verfahren

Formularfelder ausfüllen / prüfen.

Die Daten des Mandanten werden aus den Zentralen Stammdaten bzw. dem Arbeitsblatt Verkehrsrecht der Akte vorbelegt.

Formularfelder für Versicherungen unterschiedlich Achten Sie auf die Auswahl der richtigen Versicherung. Die Formularfelder der einzelnen Versicherungen unterscheiden sich.

Optional: In der Liste Anlage <Nummer> die Art der Anlage wählen.

Beispiele:

• Außergerichtliche Korrespondenz

• Beweisbeschluss

• Einstellungsverfügung

• Gerichtliche Korrespondenz

• Gerichtskostenrechnung

• Kostenfestsetzungsbeschluss

• Kostenrechnung

• Kostenrechnung Gegenseite

• Sachverständigenkosten

• Strafbefehl

• Sonstiges

• Streitwertbeschluss

• Urteil

• Vergleich.

Beim Feld Datei: Auf Zuordnen klicken.

Im Fenster Dokumentauswahl: Anlage markieren und auf Selektierte übernehmen klicken.

Optional: Schritte für weitere Anlagen wiederholen.

Im Fenster Deckungsanfrage: Auf die Schaltfläche Weiter klicken.

Im Fenster Zusammenfassung der Anfrage: Zusammenfassung der Daten, die an die Versicherung übermittelt werden, prüfen.

Um die versendete Nachricht als PDF-Datei zur Akte zu speichern: Kontrollkästchen Versendete Nachricht als pdf zur Akte speichern aktivieren.

Wenn die Daten korrekt sind: Auf Übermitteln klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Die Deckungsanfrage wird über die WebAkte Plattform an die Rechtsschutzversicherung übermittelt.

In der Aktenvita wird automatisch ein neues Ereignis WebAkte aktualisiert (Kürzel WAU) mit den Daten der Zusammenfassung der Anfrage im Feld Anmerkung angelegt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Versendete Nachricht als pdf zur Akte speichern aktiviert haben, wird die WebAkte-Nachricht mit den übertragenen Informationen unter Auflistung der Anlagen als PDF-Datei zur Akte gespeichert.

Die Deckungsanfrage wird in der WebAkte-Plattform unter Neueste Nachrichten angezeigt.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf WebAkte | Rechnung an Versicherung senden klicken.

Im Fenster Rechnung an Versicherung senden: In der Liste Rechnung die DATEV Anwalt classic Rechnung mit erstelltem Rechnungsdokument auswählen.

Im Feld Dokument wird das zur Rechnung erstellte Rechnungsdokument hinterlegt. Dieses Dokument benötigt die Rechtsschutzversicherung für die Abwicklung. Sie können das Dokument nicht ändern; die Schaltfläche Zuordnen ist inaktiv.

oder

Wenn Sie die Rechnung ohne Rechnungsdokument erstellt haben: Auf die Schaltfläche Zuordnen klicken und passendes Rechnungsdokument auswählen.

In der Liste Rechtsschutzversicherung: Rechtsschutzversicherung prüfen.

Wenn Sie die Versicherungsverbindung des Mandanten in den Zentralen Stammdaten angelegt haben, wird die Rechtsschutzversicherung vorbelegt.

• Versicherung des Aktenbeteiligten in Stammdaten anlegen (Dok.-Nr. 1003128)

oder

Wenn Sie die Versicherungsverbindung nicht angelegt haben, können Sie das Feld leer lassen.

Wenn in der Liste Rechnung senden an nicht die richtige Versicherung vorbelegt ist: Rechtsschutzversicherung aus der Liste wählen.

Wenn Sie die Versicherungsscheinnummer in den Zentralen Stammdaten erfasst haben, wird diese im Feld Versicherungsschein-Nummer vorbelegt.

Wenn Sie die Schadensnummer im Arbeitsblatt Beteiligte der Akte in der Gruppe Details zur Beteiligung der Rechtsschutzversicherung angelegt haben, wird diese im Feld Schaden-Nummer vorbelegt.

• Details zu mittelbaren Aktenbeteiligten (Beziehungen) für Akte erfassen (Dok.-Nr. 1005561)

Weitere Anlagen übermitteln: Beim Feld Anlage 2 / Anlage 3 / Anlage 4 auf die Schaltfläche Zuordnen klicken.

Im Fenster Dokumentauswahl: Anlage markieren auf die Schaltfläche Selektierte übernehmen klicken.

Auf Übermitteln klicken.

Meldung mit OK bestätigen:

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf WebAkte | Rechnung an Versicherung senden klicken.

Im Fenster Rechnung an Versicherung senden: In der Liste Rechnung die DATEV Anwalt classic (Pauschal-)Rechnung über den Betrag des Kostenfestsetzungsbeschlusses auswählen.

Kostenfestsetzungsbeschluss (KFB) des Gerichts Wenn Sie einen Kostenfestsetzungsbeschluss (KFB) des Gerichts in elektronischer Form übermitteln möchten, müssen Sie trotzdem zusätzlich in DATEV Anwalt classic eine Rechnung über den im KFB festgestellten Betrag erstellen. Dazu genügt eine Pauschalrechnung ohne Einzelpositionen. Diese Basis-Rechnung wählen Sie in der Liste Rechnung aus.

Im Feld Dokument wird zunächst das zur Rechnung erstellte Rechnungsdokument hinterlegt.

Kontrollkästchen als KFB aktivieren.

Die Schaltfläche Zuordnen im Feld Dokument wird aktiv.

Neben dem Feld Dokument: Auf die Schaltfläche Zuordnen klicken.

Im Fenster Dokumentauswahl: Gescannten Kostenfestsetzungsbeschluss des Gerichtswählen.

In der Liste Rechtsschutzversicherung: Rechtsschutzversicherung prüfen.

Wenn Sie die Versicherungsverbindung des Mandanten in den Zentralen Stammdaten angelegt haben, wird die Rechtsschutzversicherung vorbelegt.

• Versicherung des Aktenbeteiligten in Stammdaten anlegen (Dok.-Nr. 1003128)

oder

Wenn Sie die Versicherungsverbindung nicht angelegt haben, können Sie das Feld leer lassen.

Wenn in der Liste Rechnung senden an nicht die richtige Versicherung vorbelegt ist: Rechtsschutzversicherung aus der Liste wählen.

Wenn Sie die Versicherungsscheinnummer in den Zentralen Stammdaten erfasst haben, wird diese im Feld Versicherungsschein-Nummer vorbelegt.

Wenn Sie die Schadensnummer im Arbeitsblatt Beteiligte der Akte in der Gruppe Details zur Beteiligung der Rechtsschutzversicherung angelegt haben, wird diese im Feld Schaden-Nummer vorbelegt.

• Details zu mittelbaren Aktenbeteiligten (Beziehungen) für Akte erfassen (Dok.-Nr. 1005561)

Weitere Anlagen übermitteln: Beim Feld Anlage 2 / Anlage 3 / Anlage 4 auf die Schaltfläche Zuordnen klicken.

Im Fenster Dokumentauswahl: Anlage markieren auf die Schaltfläche Selektierte übernehmen klicken.

Auf Übermitteln klicken.

Meldung mit OK bestätigen:

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf WebAkte | Schadensmeldung klicken.

Im Fenster KFZ-Schadensmeldung sind die Felder

• Akte

• Beteiligter

vorbelegt und ausgegraut.

In der Liste Haftpflichtversicherung: Haftpflichtversicherung wählen.

In der Liste Anfrage senden an: Haftpflichtversicherung wählen.

Im Feld E-Mail-Adresse wird die E-Mail-Adresse der gewählten Haftpflichtversicherung vorbelegt.

In der Liste Formular: Eintrag wählen:

• Kfz Schadenregulierung

• Kfz Korrespondenz/Rechnung.

Vorbelegte Formularfelder prüfen und ggf. anpassen.

Formularfelder für Versicherungen unterschiedlich Achten Sie auf die Auswahl der richtigen Versicherung. Die Formularfelder der einzelnen Versicherungen unterscheiden sich.

Um die 1. Anlage hinzuzufügen: In der Liste Beschreibung 1: Beschreibung der Anlage wählen.

Im Feld Datei 1: Auf Zuordnen klicken.

Im Fenster Dokumentauswahl: Anlage markieren und auf Selektierte übernehmen klicken.

Optional: Schritte für weitere Anlagen wiederholen.

Im Fenster KFZ-Schadensmeldung: Auf Weiter klicken.

Im Fenster Zusammenfassung der Anfrage: Zusammenfassung der Daten, die an die Versicherung übermittelt werden, prüfen.

Um die versendete Nachricht als PDF-Datei zur Akte zu speichern: Kontrollkästchen Versendete Nachricht als pdf zur Akte speichern aktivieren.

Wenn die Daten korrekt sind: Im Fenster Zusammenfassung der Anfrage auf Übermitteln klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

Die KFZ-Schadensmeldung wird über die WebAkte Plattform an die Rechtsschutzversicherung übermittelt. In der Aktenvita wird automatisch ein neues Ereignis WebAkte aktualisiert (Kürzel WAU) mit den Daten der Zusammenfassung der Anfrage im Feld Anmerkung angelegt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Versendete Nachricht als pdf zur Akte speichern aktiviert haben, wird die WebAkte-Nachricht mit den übertragenen Informationen unter Auflistung der Anlagen als PDF-Datei zur Akte gespeichert.

Die Deckungsanfrage wird in der WebAkte-Plattform unter Neueste Nachrichten angezeigt.

Nachrichten aus WebAkte im Anwaltspostfach abrufen.

Die Nachricht wird abgerufen und als neue Nachricht des WebAkte-Kanals fett angezeigt.

Der Bereich Akte aus Beauftragung anlegen: Ja ist aktiv.

Vorhandene Akte mit Nachricht und WebAkte verbinden.

Oder

Neue Akte zur Nachricht anlegen.

WebAkte-Nachricht markieren.

Im Bereich Akte aus Beauftragung anlegen: Ja: Kontrollkästchen Keine Akte anlegen aktivieren.

Der Bereich Akte aus Beauftragung anlegen: Nein wird inaktiv (grau). Die bekannten Bereiche des Anwaltspostfachs werden wieder aktiv.

Im Feld zu Akte: Aktennummer der Akte zur WebAkte erfassen.

Übrige Felder erfassen.

Wenn Sie DATEV Anwalt Komfortpaket einsetzen: Im Bereich Hinweise zur Anlage weiterer Daten in der Spalte Funktion auf den Link Mit Ursprungs-WebAkte verbinden klicken.

Der Hinweis im Bereich Hinweise zur Anlage weiterer Daten verschwindet.

Nachrichten im Eingangskorb zur Akte speichern und an Mitarbeiter verfügen (Dok.-Nr. 1003647).

Nachricht des WebAkte-Kanals markieren.

Optional: Im Bereich Akte aus Beauftragung anlegen: Ja in der Liste Import-Schablone eine Import-Schablone auswählen.

Die übrigen Felder werden entsprechend den Einstellungen der Import-Schablone vorbelegt.

Voraussetzung: DATEV Anwalt Inkasso-Import Voraussetzung für die Auswahl einer Import-Schablone ist der Einsatz von DATEV Anwalt Inkasso-Import. Es muss mindestens eine Import-Schablone vorhanden sein: Import-Schablone anlegen oder ändern (Dok.-Nr. 1005759).

Wenn Sie DATEV Anwalt Inkasso-Import nicht einsetzen: Felder manuell erfassen.

Im Pflichtfeld Aktenbezeichnung: Bezeichnung der Akte erfassen.

Beispiel: Beispielfahrer, Petra ./. Gegnerfahrer, Mark

Da die neue Akte noch keine Beteiligten hat, ist keine Vorbelegung der Aktenbezeichnung möglich.

Optional: Feld Wegen anpassen.

Im Feld Wegen wird der Ersteller der Nachricht vorbelegt. Grund: Der Ersteller weicht in einigen Fällen vom Auftraggeber ab. Die Kommunikation erfolgt trotzdem immer mit dem Ersteller der Nachricht.

Beispiel: Beispielfahrer, Petra

Optional: Feld Projektnummer ändern.

Im Feld Projektnummer wird der Betreff der Nachricht vorbelegt.

In der Liste Hauptsachbearbeiter: Hauptsachbearbeiter auswählen.

Optional: In der Liste Partner den Partner-Sachbearbeiter auswählen, dem die Akte zugeordnet werden soll.

In der Liste Referat: Referat des Mandats auswählen.

Beispiel: Verkehrsrecht

In der Liste Niederlassung: Niederlassung auswählen.

In der Liste Sicherheitsbereich: Sicherheitsbereich für die Akte wählen. Es stehen nur die Sicherheitsbereiche zur Auswahl, auf die Sie Zugriff haben.

In der Liste Buchungskreis: Buchungskreis wählen.

Auf Schaltfläche Akte anlegen klicken.

Die Akte wird entsprechend der Vorgaben angelegt.

Die bekannten Bereiche des Anwaltspostfachs werden wieder aktiv. Die zuvor angelegte Akte wird im Feld zu Akte vorbelegt.

Anfrage zur Akte speichern und verteilen:

• Nachrichten im Eingangskorb zur Akte speichern und an Mitarbeiter verfügen (Dok.-Nr. 1003647).

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf Funktion ausführen | WebAkte | Mit bestehender WebAkte verbinden klicken.

Wenn der WebAktenbestand sich seit dem letzten Abruf geändert hat: Im Fenster Aktenabgleich zwischen Akten aus der WebAkte und DATEV Anwalt auf Liste aktualisieren (Letzter Abruf: Datum Uhrzeit>) klicken.

Die Liste der WebAkten wird erneut geladen und aktualisiert.

WebAkte markieren, die mit der markierten Akte verbunden werden soll.

Auf OK klicken.

Meldung mit OK bestätigen.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Akte markieren.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf WebAkte | Verbindung zur WebAkte aufheben klicken.

Wenn Sie diese Meldung zukünftig nicht mehr anzeigen möchten: Kontrollkästchen Meldung nicht mehr anzeigen aktivieren.

Meldung #PHA00250 mit OK bestätigen.

Meldung #PHA00251 mit OK bestätigen.

Stammdaten eines Aktenbeteiligten Adressaten oder Mandanten öffnen (Dok.-Nr. 1004974).

Im Arbeitsblatt Natürliche Person: In die Registerkarte Rechtsberatung wechseln.

In der Registerkarte WebAkte: Auf den Link Adressat mit Kontakt in WebAkte verbinden klicken.

Im Fenster Adressatenabgleich zwischen WebAkte und DATEV Anwalt: Zu verbindenden WebAkte-Kontakt anklicken.

Auf OK klicken.

DATEV Arbeitsplatz öffnen.

Aktenübersicht öffnen, z. B. Unsere Kanzlei | Akten | Alle aktiven Akten.

Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Im Bereich Anwalt-Komponenten auf WebAkte Einstellungen klicken.

Optional: Im Fenster WebAkte Einstellungen: In der Gruppe Zugangsdaten zur WebAkte im Feld Kanzlei ID Ihre Kanzlei ID erfassen. Sie finden Ihre Kanzlei ID in dem von e.Consult erhaltenen Link zur WebAkte-Plattform vor /webakte: 706293.

Automatisch hinterlegte Systemeinstellung für WebAkte ID Wenn Sie im Feld WebAkte ID eine ID erfassen, wird diese WebAkte ID unter Organisation | Stammdaten | DATEV Anwalt Einstellungen | Kanzlei-/Stammdaten | Systemeinstellungen in der Systemeinstellung WebAkte.CustumerId mit dem Typ Ganze Zahl gespeichert und fest für Ihre Kanzlei hinterlegt. Beim nächsten Aufruf des Fensters WebAkte Einstellungen ist die WebAkte ID vorbelegt und inaktiv (ausgegraut). Wenn Sie die WebAkte ID ändern wollen, müssen Sie die Systemeinstellung anpassen. Systemeinstellung anlegen oder ändern (Dok.-Nr. 1005536)

Im Feld Benutzername: Ihren WebAkte-Benutzernamen erfassen.

Achtung Benutzername – nicht E-Mail-Adresse verwenden Anders als bei der Anmeldung auf der WebAkte-Webseite erlaubt die WebAkte-Schnittstelle im Fenster WebAkte Einstellungen nur die Anmeldung mit Ihrem Benutzernamen. Die E-Mail-Adresse können Sie für die Anmeldung in DATEV Anwalt classic nicht verwenden. Der Benutzername ist auf der WebAkte-Plattform nicht einsehbar. Sie finden den Benutzernamen in der Begrüßungsmail der WebAkte-Plattform: Betreff „<Kanzlei>: Willkommen zu unserer WebAkte“: Ihr persönlicher Benutzername lautet: <Benutzername> Diese Nachricht wurde automatisiert erstellt. Wenn Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben, klicken Sie unter der Schaltfläche Anmelden auf den Link Benutzername vergessen. Folgen Sie den Anweisungen.

Im Feld Passwort: Ihr WebAkte-Passwort erfassen.

Im Fenster WebAkte Einstellungen: Auf OK klicken.

Stammdaten eines Aktenbeteiligten Adressaten oder Mandanten öffnen (Dok.-Nr. 1004974).

Im Arbeitsblatt Natürliche Person: In die Registerkarte Rechtsberatung wechseln.

In die Registerkarte WebAkte wechseln.

Auf den Link Verbindung mit Kontakt in WebAkte aufheben klicken.

Akte mit dem Deckblatt öffnen.

• Akte mit einem bestimmten Arbeitsblatt öffnen (Dok.-Nr. 1005554).

Im rechten Zusatzbereich Funktionen in der Gruppe WebAkte auf den Link WebAkte löschen klicken.

oder

Alle mit WebAkte verknüpften Akten anzeigen und im rechten Zusatzbereich Kontextbezogene Links auf WebAkte löschen klicken.

Wenn Sie diese Meldung zukünftig nicht mehr anzeigen möchten: Kontrollkästchen Meldung nicht mehr anzeigen aktivieren.

Meldung #PHA00243 mit OK bestätigen.

Meldung #PHA00215 mit OK bestätigen.

Stammdaten eines Aktenbeteiligten Adressaten oder Mandanten öffnen (Dok.-Nr. 1004974).

Im Arbeitsblatt Natürliche Person: In die Registerkarte Rechtsberatung wechseln.

In die Registerkarte WebAkte wechseln.

Auf den Link Benutzer in WebAkte löschen klicken.

Meldung mit OK bestätigen.