DEÜV-Meldepflichten - Abrechnungssystem wechseln

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Aktuelle Änderungen
31.01.2025	Kapitel 2.1.1: Hinweis Rückwirkende Löschung des Abrechnungsbeginns oder Abrechnungsende über DATEV aktualisiert.
23.01.2025	Kapitel 2.1.1: Schritt 4 konkretisiert.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie bei Wechsel des Entgeltabrechnungssystems DEÜV-Meldung erstellen. Sie erfahren, wie Sie bei DEÜV-Anmeldungen oder DEÜV-Abmeldungen für die Sozialversicherung in LODAS vorgehen.

2 Was möchten Sie tun?

Um bei einem Wechsel des Entgeltabrechnungssystems DEÜV-Anmeldungen oder DEÜV-Abmeldungen für die Sozialversicherung mit LODAS zu erstellen, haben Sie 2 Möglichkeiten:

2.1 Wechsel des Abrechnungssystems

Wenn Mandanten unterjährig oder zum Jahreswechsel auf ein neues Abrechnungssystem umstellen, können folgende Meldegründe mit einer Abrechnung ausgelöst werden:

36 = Systemwechsel - Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems
13 = Systemwechsel - Anmeldung wegen sonstiger Gründe, u. a. Wechsel des Entgeltabrechnungssystems

Jeweils der Monatserste oder Monatsletzte muss erfasst werden.

Wenn nicht gleichzeitig ein Krankenkassenwechsel oder ein Wechsel des Beitragsgruppenschlüssels vorliegt: Die Eingabe löst den jeweiligen Meldegrund aus.

Rückwirkende Eingabe des Systemwechsels

Die rückwirkende Eingabe des Systemwechsels löst keine automatische Nachberechnung aus. In diesem Fall muss für jede Personalnummer die Nachberechnung mit Wert 1 und BS 96 angestoßen werden. Diese Möglichkeit besteht nur für eine rückwirkende Anmeldung aufgrund Systemwechsel. Eine rückwirkende Abmeldung aufgrund Systemwechsel mit einer Nachberechnung ist nicht möglich.

2.1.1 DEÜV-Abmeldung wegen Systemwechsel von LODAS zu einem anderen Abrechnungssystem

Beispiel:

Wechsel des Abrechnungssystems findet zum 31.12.JJJJ statt.

Die Abmeldung mit Grund der Abgabe 36 wird mit der Dezember-Abrechnung erstellt. Eine Jahresmeldung mit Grund der Abgabe 50 und die Januar-Abrechnung sind nicht mehr notwendig.

	Mandantendaten erfassen
	Vorgehen:
1	Bearbeitungsmonat 12/JJJJ öffnen.
2	Mandantendaten \| Sozialversicherung \| Allgemeine Daten, Registerkarte Beitragsnachweis/DEÜV wählen.
3	In der Gruppe Angaben zu DEÜV-Meldungen und Versorgungsbezügen (Zahlstellen-Meldeverfahren) bei Systemwechsel: Das Feld Abrechnung über DATEV (TT.MM.JJJJ) erfassen. Im Feld Ende das entsprechende Datum erfassen, z. B. 31.12.JJJJ.
4	Mandant \| Daten senden wählen. Stammdaten zusammen mit der Erstabrechnung 12/JJJJ senden. - Oder - Wenn der Dezember abgerechnet wurde, Wiederabrechnung komplett 12/JJJJ senden.
	Die Abmeldung mit Grund der Abgabe 36 wird mit der Dezember-Abrechnung erstellt.

Wichtige Hinweise

Austrittsdatum in Personaldaten prüfen: Eine DEÜV-Abmeldung aufgrund Systemwechsel (Grund der Abgabe 36) wird nur erstellt, wenn kein Austrittsdatum unter Personaldaten | Beschäftigung | Zeiträume erfasst ist.
Automatische Abrechnung: Die automatische Abrechnung wird auch nach einem Systemwechsel weiter durchgeführt, z. B. bei Umstieg auf Lohn und Gehalt. Die bisher genutzte automatische Abrechnung muss in Mandantendaten | automatische Abrechnung, Registerkarte automatische Abrechnung deaktiviert werden. Nur so wird der Mandant zukünftig nicht mehr abgerechnet.
Automatischer Vorschuss: Der automatische Vorschuss wird auch nach einem Systemwechsel weiter durchgeführt, z. B. bei Umstieg auf Lohn und Gehalt. Der bisher genutzte automatische Vorschuss muss in Mandantendaten | automatische Abrechnung, Registerkarte automatischer Vorschuss deaktiviert werden. Nur so wird der Vorschuss des Mandanten für den Folgemonat nicht mehr abgerechnet.
Systemwechsel während einer Unterbrechung: Grundsätzlich wird der Systemwechsel immer gemeldet - auch während einer bezahlten Unterbrechung wie z. B. Mutterschutz oder Elternzeit.

Wenn eine Abmeldung mit Grund der Abgabe 34 erstellt wurde: Keine Meldung wird erstellt.

Abmeldung mit Grund der Abgabe 34: Ende einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Monat.

Bei einer Unterbrechung wegen Elternzeit mit Grund 37 wird bei Systemwechsel die Elternzeit beendet. In diesem Fall wird der Arbeitnehmer im neuen Abrechnungssystem mit Grund 17 wieder angemeldet.
Rückwirkende Löschung des Abrechnungsbeginns oder Abrechnungsende über DATEV:

Wenn im Bereich Abrechnung über DATEV das Feld Beginn rückwirkend gelöscht wird: Eine Nachberechnung mit Wert 1 und BS 96 muss angestoßen werden.

Das gleiche gilt für das Feld Ende. Wechseln Sie in den betreffenden Bearbeitungsmonat, in dem das Ende erfasst wurde. Löschen Sie das Ende. Erfassen Sie eine Nachberechnung über Bewegungsdaten | Erfassungstabellen, Registerkarte Nachberechnung Standard mit Wert 1 und BS 96 oder senden Sie eine Wiederabrechnung für den Vormonat.

Wenn aufgrund der Fehlzeit zum Zeitpunkt des Systemwechsels noch keine Unterbrechungsmeldung erstellt werden musste:

Hier ist keine Unterscheidung zwischen einer bezahlten oder einer unbezahlten Fehlzeit erforderlich. Die Unterbrechungsmeldung kann weder durch das Altsystem noch durch das Neusystem erstellt werden. In diesen Fällen müssen Sie sich mit der Krankenkasse in Verbindung setzen und die Meldung über SV-Meldeportal erstellen.
Schätzwerte vortragen: Bei einem Wechsel zu Lohn und Gehalt werden bei der Erstbestückung alle relevanten Daten für die Schätzung aus dem Rechenzentrum übernommen: Kapitel Systemwechsel - Schätzwerte vortragen in Dokument Sozialversicherungsbeiträge abführen: Beitragsnachweis, Schätzung (Dok.-Nr. 1013756)
Automatisches Schätzverfahren: Um das automatische Schätzverfahren bei einem Wechsel zu Lohn und Gehalt zu beenden: Kapitel Automatisches Schätzverfahren beenden in Dokument Sozialversicherungsbeiträge abführen: Beitragsnachweis, Schätzung (Dok.-Nr. 1013756)

2.1.2 DEÜV-Anmeldung wegen Systemwechsel von einem anderen Abrechnungssystem zu LODAS

Beispiel:

Wechsel des Abrechnungssystems findet zum 01.04.JJJJ statt.

Die Abmeldung mit Grund der Abgabe 36 wurde über die Fremdsoftware zum 31.03.JJJJ erstellt. Mit der April-Abrechnung wird aufgrund Systemwechsel zum 01.04.JJJJ mit LODAS angemeldet.

	Mandantendaten erfassen
	Vorgehen:
1	Bearbeitungsmonat 04/JJJJ öffnen.
2	Mandantendaten \| Sozialversicherung \| Allgemeine Daten, Registerkarte Beitragsnachweis/DEÜV wählen.
3	In der Gruppe Angaben zu DEÜV-Meldungen und Versorgungsbezügen (Zahlstellen-Meldeverfahren) bei Systemwechsel: Bei Abrechnung über DATEV (TT.MM.JJJJ) im Feld Beginn das entsprechende Datum mit 01.04.JJJJ erfassen.

Personaldaten erfassen

Vorgehen:

Bearbeitungsmonat 04/JJJJ öffnen.

Personaldaten | Beschäftigung | Zeiträume wählen.

In der Tabelle Angaben zu Beschäftigungszeiträumen das ursprüngliche Eintrittsdatum erfassen.

Hinweis

Das Feld Ersteintrittsdatum ist für die DEÜV-Meldung nicht relevant.

Die Anmeldung mit Grund der Abgabe 13 wird mit der April-Abrechnung erstellt.

2.2 Überblick: Wann ist eine Systemwechselmeldung notwendig?

Wenn das Abrechnungssystem gewechselt wird, muss ggf. eine Systemwechselmeldung erstellt werden. Eine Systemwechselmeldung ist in folgenden Konstellationen notwendig:

Beim Wechsel von oder zu bestimmten Abrechnungssystemen
Wenn Versorgungsbezüge abgerechnet werden
Zur Einhaltung des Meldeverlaufs bei zuvor durchgeführter Systemwechselabmeldung

Daneben muss der Zeitpunkt des Systemwechsels beachtet werden.

In den folgenden Tabellen wird veranschaulicht, ob eine Systemwechselmeldung notwendig ist.

Beachten Sie, ob der Wechsel des Abrechnungssystems zum Jahreswechsel oder unterjährig stattfindet.

Wechsel zum Jahreswechsel:
Wechsel von:	Wechsel zu:	Systemwechselmeldung erforderlich?
LODAS	LODAS	Nein, eine Systemwechselmeldung ist grundsätzlich nicht erforderlich.
LODAS	Lohn und Gehalt	Wenn in LODAS die DEÜV-Jahresmeldung (GdA 50) abweichend im Dezember erstellt wurde: Eine Systemwechselmeldung ist nicht notwendig. Wenn in LODAS die DEÜV-Jahresmeldung (GdA 50) nicht erstellt wurde: Die Systemwechselmeldung ersetzt Jahresmeldung. Wenn Versorgungsbezüge abgerechnet werden: Die Systemwechselmeldung muss erstellt werden.
LODAS	Fremdsystem (nicht DATEV)	Ja, eine Systemwechselmeldung muss erstellt werden. Die Systemwechselmeldung ersetzt die DEÜV-Jahresmeldung (GdA 50)
Lohn und Gehalt	LODAS	Wenn in Lohn und Gehalt die DEÜV-Jahresmeldung (GdA 50) abweichend im Dezember erstellt wurde: Eine Systemwechselmeldung ist nicht notwendig. Wenn in Lohn und Gehalt die DEÜV-Jahresmeldung (GdA 50) nicht erstellt wurde: Die Systemwechselmeldung ersetzt Jahresmeldung. Wenn Versorgungsbezüge abgerechnet werden: Die Systemwechselmeldung muss erstellt werden.
Fremdsystem (nicht DATEV)	LODAS	Wenn im Fremdsystem eine Systemwechselabmeldung (GdA 36) erstellt wurde: In LODAS muss eine Systemwechselanmeldung (GdA 13) erstellt werden. Wenn im Fremdsystem die DEÜV-Jahresmeldung (GdA 50) abweichend im Dezember erstellt wurde: Eine Systemwechselmeldung ist nicht notwendig.

Wechsel unterjährig (nicht von Dezember auf Januar):
Wechsel von:	Wechsel zu:	Systemwechselmeldung erforderlich?
LODAS	LODAS	Nein, eine Systemwechselmeldung ist grundsätzlich nicht erforderlich.
LODAS	Lohn und Gehalt	Optional, eine Systemwechselmeldung kann erstellt werden. Wenn in LODAS eine Systemwechselabmeldung (GdA 36) erstellt wurde: In Lohn und Gehalt muss eine Systemwechselanmeldung (GdA 13) erstellt werden. Wenn Versorgungsbezüge abgerechnet werden: Die Systemwechselmeldung muss erstellt werden.
LODAS	Fremdsystem (nicht DATEV)	Ja, eine Systemwechselmeldung muss erstellt werden.
Lohn und Gehalt	LODAS	Optional, eine Systemwechselmeldung kann erstellt werden. Wenn in Lohn und Gehalt eine Systemwechselabmeldung (GdA 36) erstellt wurde: In LODAS muss eine Systemwechselanmeldung (GdA 13) erstellt werden. Wenn Versorgungsbezüge abgerechnet werden: Die Systemwechselmeldung muss erstellt werden.
Fremdsystem (nicht DATEV)	LODAS	Ja, eine Systemwechselmeldung muss erstellt werden.

2.3 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV folgende Dienstleistung im DATEV-Auftragsservice:

Für Steuerberater: Informationen und Buchung
Für Unternehmer: Informationen und Buchung

3 Weitere Informationen

Weitere Informationen zu DEÜV-Meldepflichten:

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