Eintrag des Ablage-Knigge anlegen

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Letzte Änderungen

Datum	Änderung im Dokument
07.08.2025	Dokument aufgrund neuer Programmversion DATEV DMS 16.2 (Bereitstellung 07.08.2025) überarbeitet.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie in DATEV DMS einen Eintrag des Ablage-Knigge anlegen.

2 Hintergrund

Mit dem Ablage-Knigge haben Sie die Möglichkeit, die Ablage in DATEV DMS zu vereinfachen sowie zu standardisieren. Zudem können Fehler der manuellen Erfassung vermieden werden.

Sie verwalten die Einträge des Ablage-Knigge im Administrations-Bereich von DATEV DMS.

Die Nutzung des Ablage-Knigge erfolgt beim Ablegen von Dokumenten. Über das Feld Ablage-Knigge auf der Ablagemaske kann ein Eintrag des Ablage-Knigge gewählt werden:

Dadurch werden automatisch die Felder der Ablagemaske mit den Werten gefüllt, die Sie im Eintrag des Ablage-Knigge hinterlegt haben. Mögliche Felder zur Vorbelegung sind z. B. Dokumentklasse, Bereich, Ordner, Register, Handakte und Dokumentart.

Das Feld Beschreibung (Name des Dokuments) auf der Ablagemaske setzt sich bei Verwendung des Ablage-Knigge automatisch aus folgenden Angaben zusammen:

Bezeichnung des Ablage-Knigge-Eintrags
Ergänzung (wenn bei Ablage des Dokuments angegeben oder vorkonfiguriert im Ablage-Knigge-Eintrag)
Alle Jahre (wenn bei Ablage angegeben), zusammengesetzt aus Jahr und Weitere Jahre
/Monat (wenn bei Ablage angegeben)

DATEV DMS liefert bei der Installation 260 Standardbeschreibungen mit, die automatisch aktiviert werden. Die Beschreibungen enthalten keine weiteren Informationen wie Ordner oder Register. Damit Sie weitere automatische Vorbelegungen in der Ablagemaske erhalten, müssen Sie die Beschreibungen mit Informationen wie Ordner, Register oder Dokumentart ergänzen.

3 Vorgehen

Klick-Tutorial
Um zu erfahren, wie Sie einen Eintrag des Ablage-Knigge anlegen, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden. Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung. Klick-Tutorial starten

Klick-Tutorial

Um zu erfahren, wie Sie einen Eintrag des Ablage-Knigge anlegen, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden.

Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung.

Klick-Tutorial starten

	Arbeitsbereich „Ablage-Knigge“ aufrufen
	Voraussetzung: In DATEV Rechteverwaltung: das Recht DATEV DMS \| Organisation \| Ablage-Knigge bearbeiten
	Vorgehen:
1	DATEV DMS öffnen, z. B. über die Programmsuche in DATEV Arbeitsplatz.
2	Im Navigationsbereich: Links unten auf die Schaltfläche Organisation klicken.
3	Links in der Übersicht: Im Ordner Administration auf Ablage-Knigge doppelklicken.

Eintrag des Ablage-Knigge anlegen

Vorgehen:

Im Arbeitsbereich: Auf Ablage-Knigge anlegen klicken.

Eine Dokumentklasse wählen: Dokument, Beleg oder Telefonnotiz.

Eine Bezeichnung eingeben.

(Optionale) Vorbelegungen für den Ablage-Knigge angeben:

Ergänzung
Beschreibung
- Das Feld Beschreibung setzt sich aus folgenden Angaben zusammen (Standard-Formatregel): Bezeichnung + Ergänzung + Alle Jahre + /Monat
- Wenn Sie eine individuelle, von der Standard-Formatregel abweichende Formatregel konfigurieren wollen: Individuelle Formatregel im Ablage-Knigge hinterlegen (Dok.-Nr. 1006658)
Beschreibung in das Ergänzungsfeld übernehmen
- Wenn bei Übergaben aus anderen Programmen der bisherige Inhalt des Beschreibungsfelds nicht verloren gehen darf: Das Kontrollkästchen aktivieren.
  
  Der bisherige Inhalt des Beschreibungsfelds wird in das Feld Ergänzung übernommen.
Bearbeiter
- <Hauptsachbearbeiter Akte>: Belegt den zuständigen Hauptsachbearbeiter aus den Akten-Stammdaten vor
Kenntnisnehmer

Vorbelegungen für Ablage-Knigge festlegen:

Bereich
Ordner
Register
Status
Handakte

Nur für Dokumentklasse Dokument verfügbar:

Vorbelegung Posteingang und Postausgang durch Ablage-Knigge

Bei Ablage eines Dokuments kann entweder ein Posteingang oder ein Postausgang angelegt werden.

Wenn Sie im Ablage-Knigge sowohl Posteingang als auch Postausgang hinterlegen: Bei der Ablage eines Dokuments wird zunächst nur ein Posteingang angelegt. Nach der Ablage des Dokuments kann noch ein Postausgang gemäß Vorbelegung durch Ablage-Knigge erfasst werden.

Dokumentart (Posteingang)
Eilig

Postausgang anlegen / vorerfassen

Dokumentart (Postausgang)
- Weitere Vorbelegungen für Posteingang/Postausgang können Sie direkt im Programm Post, Fristen und Bescheide konfigurieren: Vorbelegungen (Dok.-Nr. 9217768)

Bei Auswahl von fristbehafteter Dokumentart keine Benutzergruppe als Bearbeiter

Wenn Sie eine fristbehaftete Dokumentart auswählen, kann keine Benutzergruppe als Bearbeiter eingetragen werden. Ein eindeutiger Bearbeiter muss eingetragen werden, da in Post, Fristen und Bescheide keine Benutzergruppen existieren und die entsprechende Zuständigkeit sonst leer bleibt.

Postausgang anlegen:
- Wenn bei der Ablage ein Postausgangssatz erzeugt werden muss: Das Kontrollkästchen aktivieren.
- Wenn bei der Ablage der Postausgang nur vorerfasst werden muss: Das Kontrollkästchen deaktivieren. Der Postausgangssatz kann zu einem späteren Zeitpunkt nach Post, Fristen und Bescheide übergeben werden. Vorerfasste Postausgänge werden in der Dokumentenliste in der Spalte Postausgang vorerfasst angezeigt.

Aufbewahrung

Sicherheitsbereich
Archivieren nach
Archiv
Löschen nach

Dokument wird automatisch gelöscht

Wenn das hinterlegte Löschen nach-Datum erreicht wird, wird das Dokument automatisch in den Papierkorb verschoben.

Auf OK klicken.

Der neue Ablage-Knigge wird gespeichert.

4 Weitere Informationen

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