DATEV DMS: Dokument exportieren

In der Dokumentenliste mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken und Exportieren wählen.

Dies gilt für folgende Stellen:

• 1 Dokument

• Mehrere Dokumente

• Vorgangsmappe

• Dokumentstruktur

Das Fenster Exportieren wird geöffnet.

Schaltknopf PDF-Dokument wählen.

Wenn das Dokument eine Dokumentstruktur besitzt, die mehrere Unterordner enthält, können Sie diese Struktur mit ausgeben. Im Windows-Explorer werden die entsprechenden Verzeichnisse angelegt und die Dokumente zugeordnet.

Um die Dokumentstruktur mit auszugeben, Kontrollkästchen Mit Ordnerstruktur ausgeben aktivieren.

Wenn gewünscht, weitere Kontrollkästchen zu den Exportfunktionen aktivieren:

In der Liste Ausgabe festlegen, wie mit Annotationen bei der Ausgabe zu verfahren ist.

Annotationen aus externen Anwendungen Annotationen, die mit einer externen Anwendung (z. B. Adobe Acrobat Reader DC) angebracht wurden, sind in der Datei eingebettet und werden hierbei nicht berücksichtigt.

• ohne Annotationen:

  Stempel, Notizen und Markierungen werden nicht übernommen.

• mit Annotationen:

  Stempel, Notizen und Markierungen werden bei der PDF-Konvertierung mitgespeichert.

  Annotationen können nur in folgenden Fällen verwendet werden:

  • Bei Bilddateien und PDF-Dokumenten

  • Bei Bilddateien und PDF-Dateien, die sich in einer Dokumentstruktur befinden.

• mit Annotationen und Zusatzinformationen:

  Zusätzlich werden zu Stempeln, Notizen und Markierungen auch die Zusatzinformationen (z. B. Ersteller und Erstellungsdatum) bei der PDF-Konvertierung mitgespeichert.

Der Handlungsschritt ist abhängig davon, ob Einzeldokumente ausgegeben werden.

• Kontrollkästchen Ausgabe in Einzeldokumenten ist aktiviert:

  Wenn gewünscht, dann die Dateibenennung anpassen:

  Kontrollkästchen Mit Dokumentnummer, Mit Dokumentbeschreibung und Mit Dokumentdatum aktivieren oder deaktivieren.

- oder -

• Kontrollkästchen Ausgabe in Einzeldokumenten ist nicht aktiviert:

  Wenn gewünscht, im Feld Dateiname den Namen der Exportdatei anpassen.

Um das Verzeichnis zu wählen, in welches Sie die Dokumente als PDF speichern möchten: Auf das Auswahlsymbol  klicken.

Auf OK klicken.

Mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken und Exportieren wählen.

Das Fenster Exportieren wird geöffnet.

Schaltknopf Originaldokument wählen.

Wenn das Dokument eine Dokumentstruktur besitzt, die mehrere Unterordner enthält, können Sie diese Struktur mit ausgeben. Im Windows-Explorer werden die entsprechenden Verzeichnisse angelegt und die Dokumente zugeordnet.

Um die Dokumentstruktur mit auszugeben, Kontrollkästchen Mit Ordnerstruktur ausgeben aktivieren.

Wenn ein enthaltener Dokument-Link aufgelöst werden soll und statt des Links das verlinkte Dokument exportiert werden soll: Kontrollkästchen DLK-Datei in Originaldatei konvertieren aktivieren.

Wenn gewünscht, Kontrollkästchen Mit Schreibschutz exportieren aktivieren.

Wenn gewünscht, dann die Dateibenennung anpassen:

Kontrollkästchen Mit Dokumentnummer, Mit Dokumentbeschreibung und Mit Dokumentdatum aktivieren oder deaktivieren.

Um das Verzeichnis zu wählen, in welches Sie die Dokumente in ihrem Originalformat speichern möchten: Auf das Auswahlsymbol  klicken.

Auf OK klicken.

Die Dokumente markieren, die Sie exportieren möchten. Sie können die Dokumente auch mandanten- oder kundenübergreifend selektieren.

Dokumente aus unterschiedlichen Bereichen Wenn Sie die Dokumente als Dokumentensammlung wieder in denselben Bestand importieren wollen, müssen die Dokumente aus demselben Bereich exportiert werden. Dokumente aus unterschiedlichen Bereichen können nicht wieder als Dokumentensammlung importiert werden.

Mit der rechten Maustaste auf die markierten Dokumente klicken und Exportieren wählen.

Das Fenster Exportieren wird geöffnet.

Schaltknopf Dokumentensammlung wählen.

Auf den Auswahldialog klicken, um das Verzeichnis zu wählen, in welches Sie die Dokumentensammlung speichern möchten.

Auf OK klicken.

Das Fenster Export fertigstellen wird geöffnet.

Im Fenster Export fertigstellen:

• Optional Beschreibung, Berater-Nr., Mandanten-Nr. und Mandantenname erfassen. Die hier erfassten Daten ändern lediglich die Bezeichnung des neu erstellten Ordners im Windows-Explorer, in den die Dokumentensammlung gespeichert wird. Die Bezeichnung des Ordners ist dann folgendermaßen aufgebaut: „<Mandantenname>_<Berater-Nr.>_<Mandanten-Nr.>_<Beschreibung>“

• Wenn Sie die Dokumentensammlung als .zip-Datei exportieren wollen: Kontrollkästchen Daten komprimieren aktivieren. Vor einem erneuten Import muss diese .zip-Datei erst entpackt werden.

• Wenn gewünscht, Kontrollkästchen Anschließend im Explorer öffnen aktivieren.

Auf Fertig stellen klicken.

Wenn Sie nur einzelne Dokumente aus einer Dokumentstruktur exportieren möchten:

In der Dokumentenliste mit der rechten Maustaste auf die Dokumentstruktur klicken und Dokumentstruktur wählen.

Im Fenster Dokumentstruktur die gewünschten Dokumente für den Export wählen.

Das weitere Vorgehen ist analog zu den vorstehenden Anleitungen:

• Dokumente exportieren als PDF-Dokument / PDF-Dokument mit Optionen

• Dokumente im Original exportieren

• Dokumente als Dokumentensammlung exportieren