Bearbeitung von PDF-Dokumenten mit externem PDF-Programm konfigurieren

DATEV DMS / Dokumentenablage öffnen, z. B. über die Programmsuche in DATEV Arbeitsplatz.

In DATEV DMS / Dokumentenablage: Im Menü Extras | Einstellungen wählen.

Das Fenster Einstellungen wird geöffnet.

Im Fenster Einstellungen: Im Ordner Kanzleieinstellungen auf Bearbeitung von PDF-Dokumenten klicken.

In der Gruppe Verhalten bei Doppelklick:

• Bei DATEV DMS: Den Schaltknopf Öffnen mit externer Anwendung wählen.

• Bei Dokumentenablage: Den Schaltknopf Zur Bearbeitung öffnen wählen.

PDF-Dokumente werden zur Bearbeitung immer mit dem Windows-Standardprogramm für den Dateityp .PDF geöffnet.

In der Gruppe Verhalten beim Schließen des Dokuments: Das Kontrollkästchen PDF-Dokumente automatisch einchecken aktivieren.

Abhängig davon, wann das automatische Einchecken erfolgen soll:

• Schaltknopf Beim Schließen der Registerkarte im Bearbeitungsprogramm oder, wenn beim Schließen der Registerkarte das automatische Einchecken nicht funktioniert,

• Schaltknopf Beim Schließen des Bearbeitungsprogramms wählen.

Änderungen werden erst mit Schließen des PDF-Bearbeitungsprogramms in DATEV DMS / Dokumentenablage gespeichert Wenn Beim Schließen des PDF-Bearbeitungsprogramms aktiviert ist: PDF-Dokumente in Registerkarten des PDF-Bearbeitungsprogramms werden nicht sofort eingecheckt, wenn die Registerkarte geschlossen wird. PDF-Dokumente in Registerkarten werden nur beim Schließen des PDF-Bearbeitungsprogramms eingecheckt. Solange das PDF-Bearbeitungsprogramm geöffnet bleibt, sind getroffene Änderungen in DATEV DMS / Dokumentenablage nicht gespeichert und revisioniert. Schließen Sie das PDF-Bearbeitungsprogramm, um Änderungen zu speichern und zu revisionieren.

Auf OK klicken.

Wenn Sie Adobe Acrobat Reader DC nutzen, müssen Sie gesonderte Einstellungen vornehmen: Adobe Acrobat Reader DC korrekt einstellen

Prüfen, ob das automatische Einchecken mit Ihrem PDF-Bearbeitungsprogramm funktioniert:

Automatisches Einchecken prüfen

In Adobe Acrobat Reader DC: Einstellungen öffnen

In der Kategorie Sicherheit (erweitert): Das Kontrollkästchen Geschützter Modus aktivieren deaktivieren.

Beachten Sie, dass Sie durch diese Einstellung die Sicherheit senken.

Adobe Acrobat Reader DC neu starten.

In den Einstellungen des Adobe Acrobat Reader DC unter der Kategorie Allgemein: Das Kontrollkästchen Online-Speicher beim Speichern von Dateien anzeigen deaktivieren.

DATEV DMS / Dokumentenablage neu starten.

In DATEV DMS / Dokumentenablage: Auf ein PDF-Dokument doppelklicken.

Das PDF-Dokument wird in der Windows-Standardanwendung zur PDF-Bearbeitung geöffnet.

Eine Änderung am PDF-Dokument vornehmen.

PDF-Dokument frühestens nach 6 Sekunden schließen Damit Ihr PDF-Dokument automatisch wieder eingecheckt werden kann: Das PDF-Dokument mindestens 6 Sekunden geöffnet lassen, bevor Sie die Registerkarte oder das PDF-Bearbeitungsprogramm schließen.

Abhängig davon, welche Einstellung gewählt wurde:

• Schaltknopf Beim Schließen der Registerkarte im Bearbeitungsprogramm:

  Registerkarte im PDF-Bearbeitungsprogramm schließen.

• Schaltknopf Beim Schließen des Bearbeitungsprogramms:

  PDF-Bearbeitungsprogramm schließen.

In DATEV DMS / Dokumentenablage mit der rechten Maustaste auf das bearbeitete PDF-Dokument klicken und (Anzeigen) wählen.

Das Dokument wird schreibgeschützt zur Ansicht geöffnet.

Prüfen, ob die soeben vorgenommenen Änderungen am Dokument vorhanden sind.

Die weiteren Schritte gelten nur für DATEV DMS:

Mit der rechten Maustaste auf das bearbeitete PDF-Dokument klicken und Revisionshistorie wählen.

Das Fenster Revisionshistorie zu Dokumentnummer <Nummer> wird geöffnet.

Prüfen, ob der Revisionskommentar Bearbeitung automatisch abgeschlossen/eingecheckt vorhanden ist.

Wenn die Änderungen und der Revisionskommentar nicht vorhanden sind:

Ihr PDF-Bearbeitungsprogramm ist nicht mit der Funktion kompatibel. Getätigte Änderungen werden nicht automatisch nach DATEV DMS / Dokumentenablage übernommen.

Das Kontrollkästchen PDF-Dokumente automatisch einchecken deaktivieren oder anderes PDF-Bearbeitungsprogramm nutzen.