ASCII-Dateien mit Standardformaten und individuellen Formaten exportieren

1008296

Aktuelle Änderungen
16.07.2024	Das Dokument wurde auf Aktualität geprüft. Bei der Prüfung haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Buchführungsdaten, (z. B. Buchungsstapel, Debitoren-Stammdaten/Kreditoren-Stammdaten, Kontenbeschriftungen) als ASCII-Datei (Dateinamen-Erweiterung *.txt /*.csv) exportieren.

2 Hintergrund

In den DATEV-Rechnungswesen-Programmen können Sie diese Datenkategorien exportieren:

Datenkategorie	Hinweise
Buchungsstapel	Beim Export ist folgende Einstellung erforderlich: Auswahl der zu exportierenden Buchungsstapel über den Link Buchungsstapel hinzufügen Sie können pro Buchungsstapel eine eigene Datei exportieren oder mehrere Buchungsstapel in eine gemeinsame Datei exportieren. Wenn Sie Buchungsstapel exportieren die, einem Bereich zugeordnet sind (z. B. Handelsrecht, Steuerrecht): Die Information zur Bereichszuordnung wird nicht ausgegeben.
Wiederkehrende Buchungen
Buchungsstapel-Liste
Summen und Salden	Beim Export sind folgende Einstellungen erforderlich: Angabe des zu exportierenden Kontenbereichs Auswahl per Kontrollkästchen, ob laufende Buchungen und / oder Abschlussbuchungen berücksichtigt werden sollen
Kontobuchungen	Beim Export sind folgende Einstellungen erforderlich: Auswahl des zu exportierenden Kontenbereichs Auswahl des Zeitraums Auswahl, ob mit oder ohne Personensammelkonten exportiert werden soll Sortierung nach Stapel- und Buchungssatznummer oder nach Belegdatum Ein Import der zuvor exportierten Kontobuchungen in die DATEV-Rechnungswesen-Programme ist nicht möglich.
Offene Posten	Beim Export sind folgende Einstellungen erforderlich: Auswahl des Geschäftspartnerumfangs Postenumfang Offene Posten oder Alle Posten Auswahl, ob gerafft oder ungerafft ausgegeben werden soll Ein Import der zuvor exportierten offenen Posten in die DATEV-Rechnungswesen-Programme ist nicht möglich.
Buchungstextkonstanten
Mandantendaten	Ein Import der zuvor exportierten Mandantendaten in die DATEV-Rechnungswesen-Programme ist nicht möglich.
Kontenbeschriftungen	Beim Export sind folgende Einstellungen erforderlich: Auswahl des Kontenumfangs
Kontenfunktionen	Beim Export sind folgende Einstellungen erforderlich: Auswahl per Kontrollkästchen, ob die Kontenfunktionen der Kategorien Kanzlei, Standard oder Individuell exportiert werden sollen Ein Import der zuvor exportierten Kontenfunktionen in die DATEV-Rechnungswesen-Programme ist nicht möglich.
Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten	Beim Export sind folgende Einstellungen erforderlich: Auswahl des Geschäftspartnerumfangs Es werden Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten exportiert, die in diesem Mandantenbestand angelegt wurden. Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten der Kanzleidaten werden beim Export aus dem Mandantenbestand nicht exportiert.
Diverse Adressen
Zahlungsbedingungen
Kontonotizen

3 Vorgehen

3.1 ASCII-Standardformate exportieren

Sie können für den Export die Standardformate verwenden, die in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen hinterlegt sind (ASCII Standardformat).

Die Feldbeschreibungen der Standardformate finden Sie im Dokument ASCII-Import: Feldbeschreibungen für Standardformate (Dok.-Nr. 1003221).

ASCII-Datei im Standardformat exportieren

Voraussetzung:

Der Buchführungsbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geöffnet.

Vorgehen:

Im Menü: Bestand | Exportieren | ASCII-Daten wählen.

Im Bereich Formatauswahl: Das zu exportierende Format wählen.

Den Zieldatenpfad auswählen und den Dateinamen festlegen.

Wahl der Dateinamen-Erweiterung

Wählen Sie die als Dateinamen-Erweiterung *.txt oder *.csv. Wenn Sie keine Dateinamen-Erweiterung angeben, wird automatisch *.txt erzeugt.

Für die Datenkategorie benötigte Einstellungen zum Exportumfang erfassen.

Datenkategorie Buchungsstapel

Wählen Sie über den Link Buchungsstapel hinzufügen die zu exportierenden Buchungsstapel.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Export in eine Datei zusammenfassen inaktiv setzen, werden die Dateinamen automatisch vergeben. Die Dateinamen-Erweiterung ist *.txt.

Auf die Schaltfläche Exportieren klicken.

Die ASCII-Datei wird exportiert.

3.2 Individuelles ASCII-Format für den Export erstellen

Individuelles ASCII-Format erstellen

Voraussetzung:

Der Buchführungsbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geöffnet

Vorgehen:

Im Menü: Bestand | Exportieren | ASCII-Daten wählen

Im Bereich Formatauswahl: Schaltfläche Formatverwaltung | Neues Format anlegen klicken.

Formatname vergeben und gegebenenfalls Vorlage wählen.

Den Zieldatenpfad auswählen und den Dateinamen festlegen.

Wahl der Dateinamen-Erweiterung

Wählen Sie die als Dateinamen-Erweiterung *.txt oder *.csv. Wenn Sie keine Dateinamen-Erweiterung angeben, wird automatisch *.txt erzeugt.

Für die Datenkategorie benötigte Einstellungen zum Exportumfang erfassen.

Datenkategorie Buchungsstapel

Wählen Sie über den Link Buchungsstapel hinzufügen die zu exportierenden Buchungsstapel.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Export in eine Datei zusammenfassen inaktiv setzen, werden die Dateinamen automatisch vergeben. Die Dateinamen-Erweiterung ist *.txt.

Auf Weiter klicken.

Einstellungen so festlegen, dass der Aufbau der ASCII-Datei den Anforderungen des Programms entspricht, in das importiert werden soll. Danach auf Weiter klicken.

Trennzeichen Tausenderstellen	Bezug zum Feld Umsatz
Trennzeichen Nachkommastellen	Bezug zum Feld Umsatz
Datumsformat	Bezug zum Feld Belegdatum
Zeichensatz	Auswahl ASCII oder ANSI möglich. Für einige Felder in den Debitoren-/Kreditoren-Stammdaten ist der Export von Unicode-Zeichensätzen möglich.
Satzbau	Variabel: Für Dateien mit Trennzeichen zwischen den Feldern (Standardfall) Fest: Für Dateien mit einer festen Zeichenanzahl pro Feld
Trennzeichen Felder	Trennzeichen, das die Eingabefelder voneinander abgrenzt
Zeichen um Textfelder	Optionales Zeichen, das bei Textfeldern die Eingabe umschließt
Import ab Zeile	Wird beim Export nicht benötigt

Feldauswahl festlegen. Danach auf Schaltfläche Weiter klicken.

Wählen Sie aus den verfügbaren Feldern die Datenfelder aus, die in der ASCII-Datei enthalten sein sollen und ordnen Sie deren Reihenfolge zu. Sie können die Reihenfolge in der Exportvorschau kontrollieren.

Feldformatierungen festlegen.

Wenn notwendig, legen Sie eine abweichende Feldformatierung fest.
Nur bei ASCII-Dateien mit Satzbau fest: In der Spalte Max. Feldlänge die Anzahl der Zeichen pro Datenfeld erfassen.

Auf die Schaltfläche (Speichern) klicken.

Auf die Schaltfläche Exportieren klicken.

Die Formatvorlage wird erstellt und die ASCII-Datei wird exportiert.

Feedback an Autor