1 Über dieses Dokument

Sie können E-Mails bei Einsatz von DATEV Anwalt E-Mail Tool automatisch im Eingangskorb des Anwaltspostfachs ablegen, um die E-Mails über Postmappen zu bearbeiten.

2 Ziel

Sie möchten, dass E-Mails anstatt zu einer Akte automatisch im Eingangskorb des Anwaltspostfachs abgelegt werden, um den Workflow über die Postmappen auch für E-Mails zu nutzen.

Je nachdem, wie Sie die automatische Ablage der E-Mails eingerichtet haben, werden die E-Mails mit Akten- oder Projektnummer (optional nach einem bestimmten Kanzleischlagwort) im Betreff daraufhin automatisch in den Eingangskorb abgelegt.

• Ablageeinstellungen für E-Mails optimal einrichten (Dok.-Nr. 1005588)

• Automatische Ablage von E-Mails einrichten (Dok.-Nr. 1005625)

3 E-Mail-Kanal im Anwaltspostfach einrichten

Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, müssen Sie im Anwaltspostfach für jede E-Mail-Adresse des Mitarbeiters einen E-Mail-Kanal anlegen:

• E-Mail-Kanal im Anwaltspostfach anlegen (Dok.-Nr. 1009260)

4 E-Mails manuell ablegen

Wenn die automatischen Ablagevoraussetzungen nicht erfüllt sind, die E-Mail aber trotzdem im Eingangskorb abgelegt werden soll, können Sie die E-Mail manuell ablegen:

• E-Mails manuell in den Eingangskorb des Anwaltspostfachs ablegen oder verfügen (Dok.-Nr. 1009262).

5 Darstellung im Eingangskorb abgelegter E-Mails in Microsoft Outlook

Wenn eine E-Mail mit den Ablagevoraussetzungen für den Sachbearbeiter eingeht, für den ein E-Mail-Kanal eingerichtet ist, erhält die E-Mail in Microsoft Outlook in der Spalte AKTENNUMMER den Eintrag Im Eingangskorb und in der Spalte E-MAIL TOOL ID eine Identifikationsnummer.

Ausführliche Informationen zu den Ablageinformationen:

• Ablage-Informationen zu E-Mails in der Spalte Aktennummer in Outlook (Dok.-Nr. 1005232).

6 E-Mail-Kanal im Anwaltspostfach

Die E-Mails werden automatisch im Eingangskorb des Anwaltspostfachs abgerufen und in der Liste angezeigt, nachdem Sie in Microsoft Outlook eingegangen sind.

7 Darstellung von E-Mails im Eingangskorb

Die Spalten des Eingangskorbs werden in der Liste automatisch vorbelegt:

Die Felder werden im Verarbeiten-Bereich automatisch vorbelegt:

8 Verarbeitung in den Postmappen

Sie können jetzt die E-Mails wie alle anderen Nachrichten im Eingangskorb des Anwaltspostfachs in DATEV Anwalt classic zur Akte ablegen und an Mitarbeiter verfügen:

• Nachrichten im Eingangskorb zur Akte speichern und an Mitarbeiter verfügen (Dok.-Nr. 1003647).

Nach der Verarbeitung wird die E-Mail mit den Anlagen zur Akte gespeichert und in die zuvor ausgewählte Postmappe des Bearbeiters gelegt. Von hier aus kann die Nachricht an die weiteren Bearbeiter verfügt werden.

9 Darstellung in Microsoft Outlook

Nachdem die E-Mail in die Postmappe gelegt und zur Akte gespeichert wurde, wird nach der automatischen Aktualisierung (alle 5 Minuten oder bei Neustart von Microsoft Outlook) in Microsoft Outlook in der Spalte AKTENNUMMER der Eintrag Im Eingangskorb durch die Aktennummer ersetzt. Wenn Sie die weiteren Felder in Microsoft Outlook anzeigen lassen, werden die Akteninformationen in den Spalten angezeigt:

• KATEGORIEN

• ABGELEGT AM

• AKTENNUMMER

• ABGELEGT FÜR

• AKTENBEZEICHNUNG

• AKTENNUMMER

• WEGEN.

Wenn Sie die E-Mail aus dem Eingangskorb löschen, wird nach der automatischen Aktualisierung (alle 5 Minuten oder bei Neustart von Microsoft Outlook) im Feld AKTENNUMMER der Eintrag Im Eingangskorb durch den neuen Eintrag Aus Eingangskorb gelöscht ersetzt.

Ausführliche Informationen zu den Ablageinformationen:

• Ablage-Informationen zu E-Mails in der Spalte Aktennummer in Outlook (Dok.-Nr. 1005232).

10 Aktualisierung in Microsoft Outlook

Die Ablageinformationen in Microsoft Outlook werden alle 5 Minuten oder beim Neustart von Microsoft Outlook aktualisiert.

Ausführliche Informationen zu den Ablageinformationen erhalten Sie hier:

• Ablage-Informationen zu E-Mails in der Spalte Aktennummer in Outlook (Dok.-Nr. 1005232).

11 Weitere Informationen

• Überblick DATEV Anwalt E-Mail Tool (Dok.-Nr. 1005000)