1 Über dieses Dokument

Dieses Dachdokument beinhaltet grundlegende Informationen zur Sicherung aller relevanten Dateien aus DATEV-Sicht.

Eine zuverlässige Datensicherung dient Ihrer Existenzsicherung!

Die Daten sind Ihr Kapital.

Durch Hardware-Defekte | Diebstahl | Fehlfunktionen des Betriebssystems | Virenbefall | Naturkatastrophen (z. B. Feuer, Hochwasser) können Datenverluste auftreten.
Dadurch entstehen Ausfallzeiten in Ihrer Kanzlei / in Ihrem Unternehmen.

2 Jetzt handeln!

Eine regelmäßige Datensicherung liegt stets in der Verantwortung des Dateneigentümers. Sie muss auf die jeweilige Systemumgebung abgestimmt sein.

Binden Sie Ihren EDV-Techniker, IT-Administrator oder DATEV Solution Partner ein und erarbeiten Sie zusammen ein passendes Sicherungskonzept.

Wir legen Ihnen dringend nahe, die Daten regelmäßig - nicht nur bei einer Update-Installation - auf externen Medien zu sichern.

DATEV empfiehlt ein zweistufiges Sicherungskonzept, welches im Kapitel Zweistufiges Sicherungskonzept näher erläutert wird.

1. Datenbanken prüfen
   Microsoft SQL Server (DATEV): Automatische Prüfung mit SQL-Online-Sicherung einrichten (Dok.-Nr. 1080091)

2. DATEV-Dateien sichern
   Komplette Sicherung aller relevanten DATEV-Dateien erstellen (Dok.-Nr. 1080090)

• Ihr interner oder externer IT-Dienstleister

• DATEV Solution Partner

• Bei der Umsetzung des Dokuments Microsoft SQL Server (DATEV): Automatische Prüfung mit SQL-Online-Sicherung einrichten (Dok.-Nr. 1080091) bietet DATEV kostenpflichtig Unterstützung an.
  Kontakt zur Terminvereinbarung mit dem Kundensupport Systemplattform aufnehmen: Kontakt zu DATEV (Dok.-Nr. 0908003)

• Der Gesetzgeber stellt spezifische Anforderungen an die Archivierung und Sicherung steuerlich relevanter Unterlagen und Daten (GoBD).

• Sie können einen Datenverlust nur durch arbeitsintensive und zeitintensive Nacherfassung ausgleichen.

• Datenverluste gefährden Ihre berufliche Existenz.

• Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig.

• Kontrollieren Sie regelmäßig das Ergebnis der Datenbankprüfung: Microsoft SQL Server: Ergebnisse der Datenbankprüfung anzeigen (Dok.-Nr. 1034058)

• Lassen Sie sich per E-Mail über das Ergebnis der Datenbankprüfung informieren: Ergebnisse der Datenbankprüfung per E-Mail-Benachrichtigung erhalten (Dok.-Nr. 1009189)

• Denken Sie auch an Daten der DATEV-Programme, die außerhalb der Standard-Datenpfade liegen.

• Denken Sie auch an Daten, die keine Relevanz für DATEV-Programme haben (z. B. Verträge, Briefe usw.).

• Kontrollieren Sie regelmäßig, ob die Sicherung richtig funktioniert und problemlos zurückgespielt werden kann.

3 Hintergrundinformationen

3.1 Sicherungsrelevante Rechner ermitteln

Sicherungsrelevant sind Rechner mit Datenbanken:

• Fileserver / Peer-Server: Rechner dient als zentrale Datenquelle.

• Einzelarbeitsplätze / Notebooks mit oder ohne Netzverbindung: Daten liegen lokal.

Nicht sicherungsrelevant sind Rechner ohne Datenbanken. Sie können im Schadensfall neu installiert werden:

• Terminalserver: Datenquelle liegt auf einem Fileserver.

• Arbeitsplätze mit Netzanbindung: Datenquelle liegt auf einem Fileserver / Peer-Server.

• Terminalserver-Clients: Datenquelle liegt auf einem Fileserver.

3.2 Zweistufiges Sicherungskonzept

Unsere Empfehlung zum zweistufigen Sicherungskonzept hat folgende Gründe:

• Technische Fehler können in einer Datenbank sehr lange unbemerkt bleiben.
  Ohne vorausgehende Prüfung besteht die Gefahr, dass bei der Sicherung technisch defekte Datenbanken in den Sicherungsbestand übernommen werden.

• Einige DATEV-Programme speichern Daten sowohl in SQL-Datenbanken als auch in Dateien im Dateisystem ab.

• Die SQL-Online-Sicherung allein bietet eine Grundsicherheit, ist ohne die Komplettsicherung aber nicht ausreichend.

1. Prüfung mit SQL-Online-Sicherung der Datenbanken

   • Die Prüfung ermittelt den technischen Zustand der Datenbanken.

   • Wenn die Datenbanken in Ordnung sind, wird eine SQL-Online-Sicherung durchgeführt.

   • Kontrollieren Sie regelmäßig das Ergebnis der Datenbankprüfung: Microsoft SQL Server: Ergebnisse der Datenbankprüfung anzeigen (Dok.-Nr. 1034058)

   • Für die Rücksicherung einer oder einzelner defekter Datenbanken ist die SQL-Online-Sicherung die schnelle und einfache Möglichkeit: Datenwiederherstellung aus der Sicherung: praktische Hinweise (Dok.-Nr. 1013888)

2. Komplette Sicherung aller DATEV-Daten

   • Alle DATEV-Daten werden gesichert. Auch die Daten, die (noch) nicht in einer Datenbank liegen.

   • Wenn die Festplatte defekt ist, können Sie mit der Komplettsicherung einen neuen Rechner aufbauen: Austausch eines Rechners oder Arbeitsplatz-Betriebssystems (Dok.-Nr. 1080020)

   • Wenn der Rechner komplett zerstört ist oder gestohlen wurde, können Sie mit der Komplettsicherung einen neuen Rechner aufbauen: Austausch eines Rechners oder Arbeitsplatz-Betriebssystems (Dok.-Nr. 1080020)

4 Informationen zu GoBD

Seit 1. Januar 2015 gelten die GoBD.

Die Abkürzung steht für: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Die GoBD stellen spezifische Anforderungen an die Archivierung und Sicherung steuerlich relevanter Unterlagen und Daten: GoBD: Überblick (Dok.-Nr. 1080608)

5 Weitere Informationen

• Microsoft SQL Server (DATEV): Manuelle Prüfung durchführen (Dok.-Nr. 1013856)

• Individuellen Prüflauf einrichten (Dok.-Nr. 1034744)

• Datensicherung mit dem Volume Shadow Copy Service (VSS): Erfahrungen aus der Praxis (Dok.-Nr. 1080154)