Krankenkassenmitgliedschaften prüfen

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17.09.2025	Das Dokument wurde auf Aktualität geprüft. Bei der Prüfung haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie die elektronische Bestätigung der Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse in DATEV Lohn und Gehalt prüfen und eine Übersicht der Rückmeldungen einsehen können. Sie erhalten Informationen zum Vorgehen in folgenden Fällen:

Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse besteht nicht.
Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse besteht, aber der zurückgemeldete Zeitraum weicht vom gemeldeten Zeitraum ab.

2 Hintergrund

Seit 01.01.2021 sind zu Beginn einer Beschäftigung keine Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen in Papierform mehr nötig. Stattdessen muss der Beschäftigte den Arbeitgeber nur noch über die gewählte Krankenkasse informieren.

Nach Eingang der Anmeldung bei der Krankenkasse hat diese dem Arbeitgeber im elektronischen Meldeverfahren das Bestehen oder Nichtbestehen der Mitgliedschaft zurückzumelden. In der Rückmeldung wird auch ein Beginndatum angegeben.

Die Rückmeldung der Krankenkasse erfolgt bei den Meldegründen:

10 = Anmeldung wegen Beginn der Beschäftigung
11 = Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel
12 = Anmeldung wegen Beitragsgruppenwechsel
40 = Gleichzeitige An- und Abmeldung wegen Ende der Beschäftigung

Bei Nichtbestehen einer Mitgliedschaft ist die Anmeldung zu stornieren.

Wenn bei einer Anmeldung oder bei einem Krankenkassenwechsel das gemeldete Beginndatum vom tatsächlichen Beginn der Mitgliedschaft bei der Krankenkasse abweicht, muss die Anmeldung oder die Wechselmeldung storniert und mit dem von der Krankenkasse zurückgemeldeten Datum erneut erstellt werden.

Folgende Konstellationen sind bei der Rückmeldung durch die Krankenkasse möglich:

Fall 1:

Die Krankenkasse bestätigt die Mitgliedschaft. Das Beginndatum der Rückmeldung ist mit der Anmeldung identisch. Es besteht kein Handlungsbedarf.

Fall 2:

Die Krankenkasse bestätigt zwar die Mitgliedschaft, das Beginndatum der Mitgliedschaft weicht jedoch von der Meldung ab. Die abgegebene Anmeldung ist zu stornieren und zum richtigen Zeitpunkt erneut abzugeben.

Fall 3:

Die Krankenkasse meldet zurück, dass keine Mitgliedschaft besteht. Die Anmeldung ist vom Arbeitgeber zu stornieren und bei der korrekten Krankenkasse erneut abzugeben.

Fall 4:

Bei privat versicherten Arbeitnehmern meldet die Krankenkasse zurück, dass keine Mitgliedschaft besteht. Es besteht kein Handlungsbedarf.

Dieses Meldeverfahren gilt nicht für geringfügig Beschäftigte

3 Vorgehen

3.1 Übersicht rückgemeldeter Krankenkassenmitgliedschaften öffnen

Die rückgemeldeten Krankenkassenmitgliedschaften sind dem Rückmeldeprotokoll zu entnehmen, welches nach dem Öffnen eines Mandanten eingesehen und im Mandanten unter Protokolle | Rückmeldeprotokoll aufgerufen werden kann.

Eine Übersicht rückgemeldeter Krankenkassenmitgliedschaften befindet sich auch in den Stammdaten des Mitarbeiters.

	Übersicht Krankenkassenmitgliedschaften öffnen
	Vorgehen:
1	Mitarbeiter öffnen.
2	Stammdaten \| Beschäftigung \| Tätigkeit, Registerkarte DEÜV-Meldung / Kammerberechnung wählen.
3	In der Gruppe Allgemeine Angaben für Meldungen nach der DEÜV Schaltfläche Krankenkassenmitgliedschaften… wählen.

3.2 Mitgliedschaft bei Krankenkasse besteht nicht

Wenn die Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse nicht besteht, prüfen Sie die im Mitarbeiter zugeordnete Krankenkasse.

	Zugeordnete Krankenkasse prüfen
	Vorgehen:
1	Mitarbeiter öffnen.
2	Stammdaten \| Sozialversicherung \| Gesetzliche Krankenkasse wählen.
3	Im Feld Krankenkasse / KK-Nr. die zugeordnete Krankenkasse prüfen und die korrekte Krankenkasse erfassen.

Hinweis

Wenn Sie in den Stammdaten des Mitarbeiters rückwirkend die zugeordnete Krankenkasse ändern, löst dies eine automatische Nachberechnung aus. Dabei werden sowohl bereits übermittelte Beitragsnachweise korrigiert als auch DEÜV-Meldungen storniert und mit den geänderten Daten neu erstellt.

3.3 Anmeldung: Mitgliedschaft bei Krankenkasse besteht - (zurück)gemeldete Zeiträume abweichend

Wenn bei einer Krankenkasse eine Mitgliedschaft besteht, der zurückgemeldete Zeitraum aber vom gemeldeten Zeitraum abweicht, prüfen Sie im Mitarbeiter das Eintrittsdatum oder das Gültig-ab-Datum der zugeordneten Krankenkasse.

	Eintrittsdatum prüfen
	Vorgehen:
1	Mitarbeiter öffnen.
2	Stammdaten \| Beschäftigung \| Zeitraum wählen.
3	In der Gruppe Beschäftigungszeitraum (im Lohnsystem) im Feld Eintrittsdatum das erfasste Eintrittsdatum prüfen und ggf. korrigieren.

	Gültig-ab-Datum der zugeordneten Krankenkasse prüfen
	Vorgehen:
1	Mitarbeiter öffnen.
2	Stammdaten \| Sozialversicherung \| Gesetzliche Krankenkasse wählen.
3	Im Feld Gültig ab den erfassten Monat der zugeordneten Krankenkasse prüfen und ggf. korrigieren.

Hinweis

Wenn Sie in den Stammdaten des Mitarbeiters rückwirkend das Eintrittsdatum, die zugeordnete Krankenkasse und deren Gültig-ab-Datum ändern, löst dies eine automatische Nachberechnung aus. Dabei werden sowohl bereits übermittelte Beitragsnachweise korrigiert als auch DEÜV-Meldungen storniert und mit den geänderten Daten neu erstellt.

3.4 Krankenkassenwechsel: Mitgliedschaft bei Krankenkasse besteht - (zurück)gemeldete Zeiträume abweichend

DATEV Lohn und Gehalt übernimmt automatisch den von der Krankenkasse zurückgemeldeten Beginn der Mitgliedschaft als ‚Gültig-ab' in die Krankenkassenzuordnung auf Mitarbeiterebene unter Stammdaten | Sozialversicherung | Gesetzliche Krankenkasse.

Mit der nächsten Lohnabrechnung erhalten die Krankenkassen somit die korrekten DEÜV-Meldungen und das gemeldete Beginndatum stimmt mit dem tatsächlichen Beginn der Krankenkassenmitgliedschaft überein. Bereits übermittelte Beitragsnachweise werden korrigiert.

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