Übersicht und Funktionen im DATEV Belegtransfer
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Datum |
Änderung im Dokument |
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16.10.2025 |
Das Dokument wurde auf Aktualität geprüft. Bei der Prüfung haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben. |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie mit dem DATEV Belegtransfer arbeiten:
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DATEV Belegtransfer einrichten und sich anmelden
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Bestehende Verzeichnisse importieren
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Verzeichnisse anlegen, ändern oder löschen
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Dokumente automatisch oder manuell übertragen
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Unternehmen löschen
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Installation DATEV Belegtransfer
Informationen zu den Voraussetzungen und der Installation von DATEV Belegtransfer finden Sie im Dokument: Voraussetzungen und Installation von DATEV Belegtransfer (Dok.-Nr. 1023431) |
2 Vorgehen
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Um zu erfahren, wie Sie mit dem DATEV Belegtransfer arbeiten, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden. Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung. |
Klick-Tutorial2.1 DATEV Belegtransfer starten
| DATEV Belegtransfer öffnen | |
| Voraussetzung:
DATEV Belegtransfer ist installiert. Vorgehen zur Installation, siehe Dokument Voraussetzungen und Installation von DATEV Belegtransfer (Dok.-Nr. 1023431). |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
DATEV Belegtransfer mit Klick auf das Programmsymbol |
| 2 |
Browser öffnet sich. Zugangsmedium wählen und Anmeldung vornehmen. |
| 3 |
Browser wird geschlossen. |
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Die Oberfläche von DATEV Belegtransfer ist geöffnet. |
am Desktop starten.Wenn Sie sich im DATEV Belegtransfer nicht abmelden, bleibt die Anmeldung 30 Tage bestehen. Nach Ablauf der 30 Tagen müssen Sie sich im DATEV Belegtransfer wieder anmelden. Regelungen zum Start und der Anmeldung für DATEV Belegtransfer, können Sie in den Einstellungen festlegen. Informationen zu den Einstellungen finden Sie im Kapitel Einstellungen.
2.2 Verzeichnisse anlegen und kopieren
| Verzeichnisse kopieren | |
| Voraussetzung:
DATEV Belegtransfer ist geschlossen. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Datenpfad des bestehenden Rechners (Quellsystem) öffnen: %AppData%\DATEV\DATEN\BTTnext\DATA Um das Verzeichnis %AppData% zu öffnen, in der Verzeichnisanzeige des Windows-Explorers %AppData% eingeben. Mit Eingabetaste bestätigen. |
| 2 |
Die Datei repo.json kopieren und in einem Zwischenspeicher sichern. |
| 3 |
Auf dem neuen Rechner (Zielsystem) den Datenpfad öffnen: AppData%\DATEV\DATEN\BTTnext\DATA |
| 4 |
Die gesicherte Datei repo.json mit der Funktion Verschieben und Ersetzen einfügen. Anschließend sind die Verzeichnisse im DATEV Belegtransfer vorhanden. |
2.2.1 Verzeichnisse für DATEV Belege online anlegen
| Verzeichnisse für DATEV Belege online anlegen | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
| 1 |
In der Registerkarte DATEV Belege online auf das Symbol |
| 2 |
Im Bereich Basisverzeichnis auf das Symbol |
| 3 |
Pfad wählen, in dem die zu übertragenden Belege gespeichert werden. |
| 4 |
Auf die Schaltfläche Weiter klicken. Unternehmen werden geladen. |
| 5 |
Ein oder mehrere Unternehmen wählen. Auf die Schaltfläche Weiter klicken. |
| 6 |
Auf die Schaltfläche Verzeichnisse anlegen klicken. |
| 7 |
Um weitere Verzeichnisse hinzuzufügen auf Verzeichnisse hinzufügen klicken. Der Ablauf startet von vorne. |
klicken. Der Dialog für DATEV Belege online öffnet sich.
klicken. 2.2.2 Verzeichnisse für DATEV Personalakte anlegen
| Verzeichnisse für DATEV Personalakte anlegen | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
| 1 |
In der Registerkarte Personalakte auf das Symbol Dialog Verzeichnisse für Personalakte anlegen öffnet sich. |
| 2 |
Im Bereich Basisverzeichnis auf das Symbol Pfad wählen, in dem die zu übertragenden Belege gespeichert werden. |
| 3 |
Auf die Schaltfläche Weiter klicken. Unternehmen werden geladen. |
| 4 |
Auf die Schaltfläche Verzeichnisse anlegen klicken. |
| 5 |
Um weitere Verzeichnisse hinzuzufügen auf Verzeichnisse hinzufügen klicken. Der Ablauf startet von vorne. |
klicken. 2.3 Verzeichnisse bearbeiten und löschen
Funktionen im Kontextmenü
Mit Rechtsklick auf das Unternehmen oder einen der Belegtypen öffnet sich das Kontextmenü. Die vorhandenen Funktionen sind unterschiedlich auf Unternehmenebene und Belegtypebene.
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Funktion |
Unternehmen |
Belegtyp |
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Belege hochladen |
Die Belege des Unternehmens werden nach DATEV Belege online oder in die DATEV Personalakte übertragen. |
Belege des Unternehmens nach DATEV Belege online oder in die DATEV Personalakte übertragen. |
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Ordner im Windows-Explorer öffnen. |
- |
Der eingebundene Ordner öffnet sich im Windows-Explorer. |
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Protokoll öffnen |
Anzeige der Übertragungsprotokolle auf Unternehmensebene. |
Anzeige der Übertragungsprotokolle auf Belegtypebene. |
|
In DATEV Unternehmen online öffnen |
- |
Die Startseite von DATEV Belege online oder DATEV Personalakte öffnet sich. |
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Verzeichnis ändern |
Pfad des Windows-Explorers ändern. |
Pfad des Windows-Explorers ändern. |
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Verzeichnisse löschen |
Unternehmensverzeichnis und alle darunter angelegten Verzeichnisse werden gelöscht. |
Gewähltes Verzeichnis wird gelöscht. |
| Verzeichnis löschen | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Kontextmenü des Verzeichnisses mit Rechtsklick öffnen. |
| 2 |
Im Kontextmenü Verzeichnis löschen wählen. |
| 3 |
Meldung bestätigen. |
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Unternehmen und Verzeichnisse sind im DATEV Belegtransfer gelöscht. Die Ordnerstruktur auf dem Computer kann gelöscht werden. |
2.4 Automatische oder manuelle Übertragung der Dokumente an DATEV Unternehmen online
Wie Sie die Reihenfolge der hochgeladenen Belege beeinflussen können, finden Sie im Dokument: Reihenfolge der Dokumente festlegen (Dok.-Nr. 1024200)
Dateitypen DATEV Belegfreigabe online
Bei aktivierter DATEV Belegfreigabe online/DATEV Belegfreigabe online comfort sind folgende Dateiformate zur Übertragung digitaler Belege nach DATEV Unternehmen online zulässig. Die Dateiformate gelten für alle Belege unabhängig der aktivierten Belegtypen in DATEV Belegfreigabe online/DATEV Belegfreigabe online comfort:
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PDF
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GIF
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JPG
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JPEG
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TIF
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TIFF
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PNG
-
XML
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Unterstützte Dateiformate gelten für alle Belegtypen
Die Dateiformate gelten für alle Belege unabhängig davon, ob der Belegtyp in DATEV Belegfreigabe online/DATEV Belegfreigabe online comfort zur Prüfung angehalten oder direkt an DATEV Belege online gesendet wird. |
Prüfen Sie in der Übersicht der DATEV-Upload-Programme, ob das Dateiformat unterstützt wird.
Dateitypen DATEV Personalakte
Bei Belegen, welche für die DATEV Personalakte mit dem DATEV Belegtransfer übertragen werden, sind folgenden Dateiformate zur Übertragung nach DATEV Unternehmen online zulässig:
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PDF
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GIF
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JPG
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JPEG
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TIF
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TIFF
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PNG
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XML
| Dokumente automatisch hochladen | |
Voraussetzung:
Mit DATEV Belegtransfer können digitale Belege sowie strukturierte Rechnungsdaten nach DATEV Belege online übertragen werden. Weitere Informationen zur DATEV XML-Schnittstelle online finden Sie im Dokument: DATEV XML-Schnittstelle online - Allgemeine Informationen (Dok.-Nr. 1035732) |
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| Vorgehen: | |
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Schalter Automatisch hochladen aktivieren. |
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Die Belege in den Verzeichnissen werden automatisch nach DATEV Unternehmen online hochgeladen. Im DATEV Belegtransfer ist die Schaltfläche Diese Belege hochladen inaktiv. Wenn DATEV Belegtransfer in diesem Modus geschlossen wird, bleibt das automatische Hochladen aktiviert. DATEV Belegtransfer läuft im Hintergrund weiter oder wird minimiert. Über Diese Belege hochladen werden die digitalen Belege manuell nach DATEV Unternehmen online übertragen. |
| Diese Belege hochladen | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
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Auf |
(Alle Belege hochladen) klicken. |
Belege werden nach der Übertragung verschoben
Nach dem Hochladen werden die in den Verzeichnissen abgelegten Belege standardmäßig in einen Archiv-Ordner verschoben. Den Archiv-Ordner legt DATEV Belegtransfer automatisch an. Um diese Belege nach dem Hochladen zu löschen, aktivieren Sie die Funktion in den Einstellungen. Informationen zu den Einstellungen finden Sie im Kapitel Einstellungen |
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Tipp: Belege gleich nach Erhalt übertragen
Für eine stets aktuelle Buchführung empfiehlt DATEV, Belege gleich nach Erhalt zu übertragen. |
2.5 Unternehmen aus der Übersicht löschen
| Unternehmen aus der Übersicht löschen | |
| Voraussetzung:
Automatisches Hochladen ist deaktiviert. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Mit Rechtsklick auf das zu löschende Unternehmen klicken. Kontextmenü öffnet sich |
| 2 |
Im Kontextmenü auf Verzeichnisse löschen klicken. |
| 3 |
Um die Ordnerstruktur im Windows-Explorer ebenfalls zu löschen, das Kontrollkästchen Verzeichnisse vom Datenträger löschen aktivieren. |
| 4 |
Die Meldung Unternehmen löschen bestätigen. |
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Das Unternehmen und die zugehörigen Verzeichnisse sind aus DATEV Belegtransfer entfernt. |
2.6 Einstellungen
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Einstellung |
Beschreibung |
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Browser für Anmeldung |
Auswahl des Browsers für die Anmeldung im DATEV Belegtransfer. |
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Autostart |
Um DATEV Belegtransfer bei der Windows-Anmeldung zu starten, aktivieren Sie Automatisch starten bei Windows-Anmeldung. |
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Belegbildreihenfolge |
Um beim Übertragen der Belege die Reihenfolge aus dem Verzeichnis zu übernehmen, aktivieren Sie: Belegbildreihenfolge beibehalten. Nach einem Programmneustart ist die Funktion aktiv. |
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Umgang mit hochgeladenen Belegen |
Hochgeladene Belege werden standardmäßig in den Archivordner verschoben. Um die Belege automatisch aus dem Archivordner zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschen nach 14 Tagen. Die Häufigkeit des Löschens kann über die Anzahl der Tage geregelt werden. Um Belege direkt nach dem Übertragen zu löschen, aktivieren Sie Sofort löschen. |
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Keine Einstellung in DATEV Belegtransfer |
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Sprache einstellen |
Die Spracheinstellung von DATEV Belegtransfer ist analog zur Spracheinstellung der Systemsprache ihres PCs. |
