Amazon: Verarbeitung der Amazon-Umsätze im DATEV-Rechnungswesen-Programm

Automatische Abholung der Amazon-Zahlungsdaten aktivieren

Damit die Amazon-Zahlungsdaten automatisch aus dem DATEV-Rechenzentrum abgeholt werden, aktivieren Sie im Fenster Buchungsvorschläge erzeugen das Kontrollkästchen Zahlungsdatenservice (PayPal, Amazon). Wenn der Buchführungsbestand von mehreren Personen bearbeitet wird, muss jeder Bearbeitende einmalig das Kontrollkästchen aktivieren.

Sobald Sie zum 1. Mal Amazon-Buchungsvorschläge erzeugen, werden die genutzten Amazon-Marktplätze abgerufen. Sie werden im Anschluss daran bei der Erfassung der FIBU-Konten in den Amazon-Stammdaten unterstützt. Für das Buchen von Amazon-Umsätzen muss das FIBU-Konto die Funktion Geldkonto besitzen.

Sobald eine Auszahlung von Amazon ausgeführt wurde, stehen die Transaktionen bereit (in der Regel alle 14 Tage).

Hinweise zur Einrichtung des Amazon-Kontos:

• Amazon-Konto bearbeiten und mit einem FIBU-Konto verknüpfen (Dok.-Nr. 9272983).

Einstellungen für das Erzeugen der Amazon-Buchungsvorschläge hinterlegen

Im Fenster Buchungsvorschläge erzeugen stehen Ihnen in der Gruppe Einstellungen bearbeiten verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Wenn Sie auf den Link Amazon klicken, erhalten Sie das Fenster Einstellungen Amazon-Buchungsvorschläge erzeugen.

Zuordnung von Zahlungen

• Geben Sie in der Gruppe Gebührenkonto an, auf welches FIBU-Konto die umsatzabhängigen Amazon-Gebühren gebucht werden sollen. Erfassen Sie ggf. die Kostenstellen. Das FIBU-Konto, auf dem die Amazon-Gebühren gesammelt werden, muss ein Sachkonto sein. Standardmäßig ist im SKR03 und SKR04 ein Verbindlichkeitskonto vorbelegt.

• Legen Sie in der Gruppe OPOS-Suche fest, anhand welcher Kriterien die Amazon-Umsätze den offenen Posten zugeordnet werden sollen:

  • Auftragsnummer: Aktivieren Sie die Zuordnung über die Auftragsnummer, wenn die Order-ID in der Rechnungsbuchung im Feld Auftragsnummer enthalten ist.

  • Belegfeld 1: Aktivieren Sie die Zuordnung über Belegfeld 1, wenn die Order-ID in der Rechnungsbuchung im Belegfeld 1 enthalten ist.

Vorbelegung des Buchungstextes

• Hier können Sie hinterlegen, welche Informationen im Buchungssatz im Feld Buchungstext vorbelegt werden. Sie können Informationen aus dem elektronischen Amazon-Beleg (z. B. den Transaktionstyp), den Namen des Geschäftspartners oder einen Standard-Buchungstext übernehmen.

Standardkonten

• Hier können Sie festlegen, ob das Programm Amazon-Transaktionen, die keinem offenen Posten zugeordnet werden konnten oder für die kein Lerndateieintrag angelegt ist, auf Standardkonten buchen soll.

Weitere Informationen:

Einstellungen für Amazon-Buchungsvorschläge erzeugen festlegen (Dok.-Nr. 9271642).

Ausgangsrechnungen in das DATEV-Rechnungswesen-Programm übernehmen

Zunächst müssen für den betreffenden Zeitraum die Ausgangsrechnungen in das DATEV-Rechnungswesen-Programm übernommen werden. Andernfalls können die Amazon-Zahlungen nicht den offenen Posten zugeordnet werden.

Hinweis Damit die Kundenzahlungen dem jeweiligen offenen Posten zugeordnet werden können, muss die Order-ID (=Bestellnummer) von Amazon in der Rechnungsbuchung im Feld Auftragsnummer oder im Belegfeld 1 enthalten sein. Klären Sie diesen Punkt (mit Ihrem Mandanten), bevor Sie weitere Vorbereitungen treffen.

Über die DATEV Datenservices Rechnungswesen können strukturierte Belegdaten und digitale Belege aus der Lösung eines DATEV-Marktplatz Partners oder DATEV Schnittstellen Anbieters über die Schnittstelle in die DATEV-Cloud gesendet werden.

Informationen zu den DATEV Datenservices Rechnungswesen und zum Finden der passenden Schnittstelle finden Sie unter go.datev.de/datenservices-rechnungswesen.

Einen gesamtheitlichen Überblick zu den DATEV Datenservices Rechnungswesen erhalten Sie hier: DATEV Datenservices: Wegweiser für den Einstieg (Dok.-Nr. 1037496).

Wenn Sie eine passende Schnittstelle gefunden haben, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten für die Übernahme der Ausgangsrechnungen zur Verfügung:

• Importieren Sie die Rechnungsbuchungen im DATEV-Format über die Stapelverarbeitung oder im ASCII-Format über den ASCII-Import. Weitere Informationen:

  • DATEV Developer Portal (Produkte | Dateiformate | DATEV-Format)

  • ASCII-Dateien mit Standardformaten und individuellen Formaten importieren (Dok.-Nr. 1036228)

• Übernehmen Sie die Rechnungsdaten über den DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 und verarbeiten Sie die Daten über die Programmfunktion Buchungsvorschläge erzeugen. Weitere Informationen:

  • Einrichtung DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 (Dok.-Nr. 1005206)

• Übernehmen Sie digitale Belege und strukturierte Belegdaten als Rechnungsstapel über den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 und verarbeiten Sie die Belege über die Programmfunktion Buchungsvorschläge erzeugen. Weitere Informationen:

  • DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen (Dok.-Nr. 1071255)

• Übernehmen Sie Buchungsstapel mit Rechnungsbuchungen über den DATEV Buchungsdatenservice und verarbeiten Sie die Buchungsstapel über die Stapelverarbeitung. Weitere Informationen:

  • DATEV Buchungsdatenservice: Buchungsstapel und Stammdaten im Rechenzentrum per DATEV-Format holen (Dok.-Nr. 1008036)

Hinweis Tipp: Blenden Sie sich im Belege buchen und in den Auswertungen über rechte Maustaste | Einstellungen Liste in der Kategorie Spalten die Spalte Auftragsnummer ein. Verschieben Sie diese Spalte direkt neben die Spalte Belegfeld 1 bzw. Rechnungs-Nr.

Individuelle Softwarelösung (ISWL) Rechnungsdaten E-Commerce Wenn die Ausgangsrechnungen direkt von Amazon erstellt werden, können die Rechnungsdaten inkl. Belegverknüpfung über DATEV ISWL Rechnungsdaten E-Commerce (Art.-Nr. 43064) importiert werden. Weitere Informationen finden Sie im DATEV-Shop.

Buchungsvorschläge für Amazon-Zahlungsdaten erzeugen

Erzeugen Sie die Buchungsvorschläge für die Amazon-Zahlungsdaten. Beachten Sie dabei folgende Hinweise:

• Eine Erläuterung zur allgemeinen Buchungslogik finden Sie im Amazon-Ratgeber (Kapitel 4).

• Verwenden Sie Lerndateieinträge, um wiederkehrende Sachverhalte automatisiert buchen zu können. Legen Sie die Lerndateieinträge mithilfe der Tastenkombination Strg + L während der Bearbeitung der Buchungsvorschläge an. Der Transaktionstyp ist ein wesentliches Zuordnungskriterium, mit dem sich die Geschäftsvorfälle von Amazon unterscheiden lassen.

  • Weitere Informationen zu den Transaktionstypen von Amazon: Amazon: Erläuterungen und buchhalterische Hinweise zu den Transaktionstypen (Dok.-Nr. 1020663)

• Amazon zahlt in regelmäßigen Abständen die Amazon-Umsätze abzüglich der Gebühren an den Amazon-Händler aus. Wenn eine Auszahlung von Amazon erfolgt ist, werden die enthaltenen Amazon-Umsätze von DATEV geholt und im DATEV-Rechenzentrum gespeichert. Erst nach einer erfolgten Auszahlung von Amazon können neue Amazon-Buchungsvorschläge erzeugt werden. Gleiches gilt, wenn der Amazon-Händler auf neuen Marktplätzen tätig ist.

Hinweis Daten von Amazon-Marktplätzen, bei denen keine OPOS-relevanten Transaktionen enthalten sind und die automatische Anschlussprüfung fehlschlägt, können nicht bereitgestellt werden, da aufgrund fehlender Informationen in der Amazon-Schnittstelle der jeweilige Marktplatz (amazon.de, amazon.it, amazon.fr etc.) nicht zugeordnet werden kann.

• Die Dauer der Verarbeitung von Buchungsvorschlägen wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Insbesondere bei größeren Datenmengen kann die Verarbeitung der Amazon-Buchungsvorschläge unter Umständen längere Zeit in Anspruch nehmen.