EBICS: Voraussetzungen, Einrichtung, Übertragung
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Datum |
Änderung im Dokument |
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04.04.2025 |
Kapitel 2.1 ergänzt. |
1 Über dieses Dokument
Mit dem EBICS-Verfahren können Zahlungsaufträge elektronisch unterschrieben im Einzelverfahren über das DATEV-Rechenzentrum an die Bank weitergeleitet werden. Die elektronische Unterschrift wird dabei mit der DATEV SmartCard geleistet. Der Zugang über das DATEV-Rechenzentrum erfolgt über die DATEV SmartCard und die DATEV RZ-Kommunikation.
Im Folgenden lesen Sie, wie das EBICS-Verfahren beantragt und im Programm DATEV Zahlungsverkehr eingerichtet wird.
2 Vorgehen
2.1 EBICS-Verfahren bei der Bank beantragen
Nehmen Sie Kontakt mit Ihrer Bank auf und schließen Sie mit Ihrem kontoführenden Kreditinstitut eine schriftliche Vereinbarung zur Durchführung der Datenfernübertragung mittels EBICS. Geben Sie in dieser Vereinbarung an, wer Kontobevollmächtigter ist, welche Unterschriftsberechtigungen gelten und für welche Zahlungsarten jeder Benutzer (=Kontobevollmächtigte) bei der Bank angemeldet werden soll.
Diese Vereinbarung muss von allen Kontobevollmächtigten unterschrieben und an die Bank zurückgeschickt werden. Danach erhalten Sie von Ihrer Bank ein Schreiben mit allen notwendigen Informationen.
2.1.1 EBICS-Zugangsdaten
Folgende Zugangsdaten erhalten Sie von der Bank:
Kunden-ID, Host-Name und Teilnehmer-ID
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EBICS-Zugangsdaten wurden in einem anderen Programm verwendet
Wenn mit den gleichen EBICS-Zugangsdaten schon in DATEV Bank online oder einem anderen Bankprogramm gearbeitet wird (Zahlungsaufträge mit elektronischer Unterschrift versendet und/oder Kontoumsätze von der Bank abgeholt), muss der EBICS-Benutzer zuerst bei der Bank zurückgesetzt werden, damit er im Programm DATEV Zahlungsverkehr initialisiert werden kann. Eine Übertragung der Schlüssel von einem anderen Programm in den DATEV Zahlungsverkehr ist nicht möglich. |
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Achtung Keine erneute Initialisierung nötig, wenn bestehender Benutzer einem neuen oder weiteren
Konto zugeordnet werden soll
Wenn Sie einem bestehenden EBICS-Benutzer ein neues oder ein weiteres Konto zuordnen möchten, ist es nicht notwendig den EBICS-Benutzer erneut zu initialisieren. Durch eine erneute Initialisierung des EBICS-Benutzers werden die EBICS-Authentifizierungs- und Verschlüsselungsschlüssel ungültig. Anleitung: EBICS: Neues Konto anlegen und bestehenden Benutzer zuordnen (Dok.-Nr. 1023928) |
2.1.2 Informationen zur Kunden-ID
Unter der Kunden-ID wird das Konto bei der Bank verwaltet. Oftmals vergibt die Bank eine einzige Kunden-ID für sehr viele Bankverbindungen. Dadurch sollen u. a. auch Kontogebühren gespart werden. EBICS funktioniert generell auf Kunden-ID-Ebene. Wenn Sie Umsätze für ein Konto abholen, dann werden die Umsätze für alle Bankverbindungen dieser Kunden-ID geholt.
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Achtung Nur eine Kunden-ID pro Firma/Mandant
Pro Kunde sollte von der Bank nur eine Kunden-ID vergeben werden. Eine Kunden-ID über unterschiedliche Firmen/Mandanten hinweg wird nicht empfohlen. Beachten Sie, dass eine datenschutzkonforme Datentrennung von EBICS-Beständen nur möglich ist, wenn Sie für Ihre Firmen/Mandanten separate Kunden-IDs beim Abholen von Kontoumsätzen verwenden. |
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Für die gleiche Kontonummer nur eine Kunden-ID vergeben lassen
Beachten Sie, dass für eine Kontonummern nur eine Kunden-ID vergeben wird, da eine mehrfache Auswahl im Programm DATEV Zahlungsverkehr nicht möglich ist. |
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Achtung Abholung von Bankverbindungen Dritter
EBICS funktioniert generell auf Kunden-ID-Ebene. Beim Umsatzabruf für ein Konto werden Umsätze auch für weitere Kontoverbindungen derselben Bank abgerufen, welche der verwendeten EBICS- Kunden-ID bei dieser Bank zugeordnet sind. Stellen Sie daher sicher, dass unter derselben Kunden-ID nur jene Bankverbindungen geführt werden, deren Umsätze im betreffenden Bestand in DATEV Unternehmen online sichtbar sein sollen. Fazit: Verwenden Sie daher die gleiche EBICS- Kunden-ID nicht gleichzeitig für mehrere Unternehmen bzw. für Ihre eigenen Konten. Nur dadurch stellen Sie sicher, dass Umsätze nicht missbräuchlich mehreren Beständen/Unternehmen in DATEV Unternehmen online sichtbar sind. |
Denken Sie daran, bei der Umstellung von Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) (Kontoumsatzabholung) auf EBICS die Abmeldeerklärung für die Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) bei Ihrem Kreditinstitut einzureichen.
2.1.3 Information zum Host-Name
Unter dem Host-Name wird der Name des Bankenrechners definiert.
2.1.4 Information zur Teilnehmer-ID
Unter der Teilnehmer-ID/User-ID werden die einzelnen kontobevollmächtigen Personen und deren Berechtigungen vom Kreditinstitut unterschieden.
Damit ein EBICS-Zugang über verschiedenen Programmen hinweg verwendet werden kann, benötigen Sie deshalb eine unterschiedliche Teilnehmer-ID/User-ID.
2.2 DATEV SmartCard bestellen
Damit Sie Ihr Konto mit EBICS nutzen können, benötigen Sie eine personalisierte DATEV SmartCard oder einen DATEV mIDentity-Stick.
Wenn Sie bei weiteren Banken einen EBICS-Benutzer haben, können Sie diese mit derselben personalisierten DATEV SmartCard nutzen.
Die Nutzung des DATEV SmartLogin ist aktuell noch nicht möglich.
Sie können beides über den DATEV-Shop bestellen.
Eine DATEV SmartCard oder DATEV mIDentity-Stick für Berufsträger kann ebenfalls verwendet werden.
Beachten Sie, dass ein DATEV Betriebsstätten-mIDentity für die EBICS-Nutzung nicht geeignet ist.
2.3 Konto für das EBICS-Verfahren einrichten
| Neuanlage eines Kontos | |||
| Voraussetzung:
DATEV Zahlungsverkehr ist geöffnet. Wenn Sie bereits das Konto angelegt haben, können Sie mit Schritt 9 fortfahren. |
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| Vorgehen: | |||
| 1 |
Stammdaten | Bankverbindungen wählen. |
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| 2 |
Schaltfläche Neu klicken. Das Fenster Bankverbindung neu wird geöffnet. |
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| 3 |
In der Gruppe Auftraggeber-Adressdaten auf das Pfeil-Symbol |
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| 4 |
Markieren Sie im Fenster Auftraggeberauswahl den gewünschten Auftraggeber und bestätigen Sie mit OK. |
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| 5 |
Weiter klicken. |
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| 6 |
In der Gruppe Kontodaten die IBAN oder Kontonummer und Bankleitzahl erfassen und Weiter klicken. |
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| 7 |
In der Gruppe DFÜ-Weg zur Bank definieren das Kontrollkästchen Bankverbindungen ohne DFÜ anlegen aktivieren und Weiter klicken. |
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| 8 |
Im Fenster mit der Gruppe Archiv auf Fertig stellen klicken. |
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| 9 |
Anlage EBICS-Zugangsdaten:
Öffnen Sie im Programm DATEV Zahlungsverkehr über das Menü Stammdaten | EBICS-Zugangsdaten und klicken Sie Bankparameter anlegen. |
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| 10 |
Geben Sie für EBICS in den Feldern Kunden-ID und Host-Name (EBICS) jeweils die Angaben ein, die Sie von Ihrer Bank erhalten haben. Das Feld Internetadresse wird beim Initialisieren automatisch gefüllt. |
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Wählen Sie in der Übersicht Verfügbare Bankverbindungen die dazugehörige Bank aus. Über den grünen Pfeil erscheint die Bankverbindung unter Ausgewählte Bankverbindungen. Speichern Sie diese Eingabe. Die Bankverbindung und der dazugehörige Bankparameter werden in der Übersicht der EBICS-Zugangsdaten angezeigt. |
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| 12 |
Markieren Sie den soeben angelegten Bankparameter und wählen über das Kontextmenü Benutzer anlegen. Tragen Sie für den EBICS-Benutzer einen Benutzernamen (z. B. Max Mustermann) ein und ergänzen die Felder Teilnehmer ID, Berechtigung mit den Informationen, die Sie von Ihrer Bank erhalten haben. Im Feld Höchstbetrag für Zahlungsaufträge können Sie einen Betrag hinterlegen. Soll z. B. eine Zahlung mit einem höheren Betrag als hier hinterlegt an die Bank gesendet werden, bekommen Sie einen Hinweis, dass die Zahlung den Höchstbetrag überschreitet. Ein Senden der Zahlung ist dennoch möglich. Dies dient rein zur Information. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Speichern. |
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Es erscheint eine Hinweismeldung mit der Frage Wollen Sie den Benutzer jetzt initialisieren? |
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Schaltfläche Ja klicken, wenn die Initialisierung sofort durchgeführt werden soll. Oder Schaltfläche Nein klicken, wenn die Initialisierung zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden soll. Sollte die Hinweismeldung mit Nein geklickt worden sein, kann unter DATEV Zahlungsverkehr | Stammdaten | EBICS-Zugangsdaten der Benutzer markiert werden und über das Kontextmenü die Initialisierung erneut angestoßen werden.
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Nach erfolgter Initialisierung werden automatisch INI-Briefe gedruckt. Schicken Sie diese unterschriebenen Briefe an Ihre Bank. Daraufhin schaltet die Bank den Benutzer für EBICS frei, sodass Zahlungsaufträge elektronisch unterschrieben an die Bank übermittelt oder Kontoumsätze abgerufen werden können. |
klicken.
Klick-TutorialUnterschriftsprüfung
Die Unterschriftsprüfung bei Zahlungsaufträgen bezieht sich auf das Arbeiten mit verteilten Unterschriften. Bei der Unterschriftsprüfung können Sie festlegen, dass zur Freigabe eines Zahlungsauftrags eine ganz bestimmte Anzahl von Erstunterschriften (Unterschriftsklasse A) und Zweitunterschriften (Unterschriftsklasse B) erforderlich ist.
Zur Freigabe von Zahlungsaufträgen ist erforderlich:
Eine Einzelunterschrift (E)
Oder
Eine Erstunterschrift (A) zusammen mit einer weiteren Einzel- (E) oder Erst- (A) oder Zweitunterschrift (B)
Oder
Eine Zweitunterschrift (B) zusammen mit einer weiteren Einzel- (E) oder Erstunterschrift (A).
Standardprüfungen mit abweichender Mindestanzahl von Erst- (A) und Zweitunterschriften (B)
Die o. g. Standardprüfungen sind gültig. Wenn zu einem Zahlungsauftrag keine Einzelunterschrift (E) geleistet wurde, muss die hier definierte Anzahl von Erst- (A) oder Zweitunterschriften (B) - insgesamt maximal 9 - vorhanden sein.
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Berechtigungen ändern
Wenn die Berechtigung von Erstunterschrift zum Beispiel auf Einzelunterschrift geändert werden soll, kann dies im bestehenden Benutzer einfach geändert werden. Voraussetzung ist, dass das Kreditinstitut die Änderung in deren System hinterlegt hat. Andernfalls lehnt das Kreditinstitut die Zahlung ab. |
2.4 EBICS-Konto von einem Bankprogramm auf DATEV Zahlungsverkehr umstellen
Wie Sie vorgehen, wenn Sie bereits Bankverbindungen im EBICS-Verfahren nutzen, erfahren Sie in Kapitel 2.2 im Dokument:
2.5 Konto für das Holen von Kontoumsätzen mit EBICS konfigurieren
| Konto umstellen, damit Sie Kontoumsätze im Format MT940 mit EBICS holen können | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Öffnen Sie im Programm DATEV Zahlungsverkehr die Liste der Bankverbindungen über das Menü Stammdaten | Bankverbindungen. Markieren Sie in der Liste der Bankverbindungen das gewünschte Konto und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften und anschließend auf Konto. |
| 2 |
Wählen Sie die Registerkarte Quelle Kontoumsätze. |
| 3 |
Stellen Sie als Übertragungsweg Abholung über DATEV-RZ (EBICS) ein. Danach können Sie auch die Kontoumsätze über das neue Verfahren abrufen. |
Archivierung der Kontoumsätze im DATEV-RZ (Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) +)
Kontoumsätze, die über EBICS von der Bank abgeholt werden, können zusätzlich im DATEV-Rechenzentrum archiviert werden (Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo)).
Die archivierten Kontoumsätze können jederzeit aus dem Rechenzentrum abgerufen werden.
Bei arbeitsteiliger Nutzung von DATEV Zahlungsverkehr bietet sich hier der Vorteil, dass die Kontoumsätze nur einmal - z. B. vom Kontoinhaber (Mandant) mit eigener Legitimation - von der Bank abgerufen werden müssen. Der steuerliche Berater kann auf die archivierten Kontoumsätze im DATEV-Rechenzentrum zugreifen.
| Speicherkennzeichen setzen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Rufen Sie im Programm DATEV Zahlungsverkehr für das Konto, dessen Umsätze im DATEV-Rechenzentrum archiviert werden sollen, über das Menü Stammdaten | Bankverbindungen die Liste der Bankverbindungen auf. |
| 2 |
Markieren Sie das Konto. |
| 3 |
Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften | Konto und wählen Sie die Registerkarte Quelle Kontoumsätze. |
| 4 |
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Umsätze im DATEV-RZ archivieren. |
| Umsatzabholung starten | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Öffnen Sie im DATEV Zahlungsverkehr die Liste der Bankverbindungen über das Menü Stammdaten | Bankverbindungen. Markieren Sie das Konto in der Liste der Bankverbindungen. |
| 2 |
Klicken Sie auf Umsatzabfrage starten oder lassen Sie die Umsätze automatisch über den nächsten Sammeltermin abholen. |
Mit der nächsten Umsatzabholung für dieses Konto werden automatisch die Kontodaten in das Rechenzentrum übertragen, und es werden dort die Stammdaten für Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) mit Abruf über DFÜ-Einzelverfahren angelegt (wenn nicht schon vorhanden, wenn z. B. Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) bereits früher genutzt wurde).
Die Kontoumsätze der nächsten Abholung werden im DATEV-Rechenzentrum archiviert. Bei jeder weiteren Umsatzabholung werden die Umsätze neben der Übermittlung an den PC auch im Rechenzentrum gespeichert.
2.6 EBICS-Kundenprotokoll von der Bank abholen
Nach jedem Auftrag, den Sie an die Bank senden, wird ein EBICS-Kundenprotokoll erzeugt. Im Kundenprotokoll finden Sie aufschlussreiche Rückmeldungen des Bank-Rechenzentrums (Beispiel: Elektronische Unterschrift in Ordnung).
| Kundenprotokoll von der Bank holen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Öffnen Sie im DATEV Zahlungsverkehr die Liste der Bankverbindungen über das Menü Stammdaten | Bankverbindungen. |
| 2 |
Markieren Sie die entsprechende Bank. |
| 3 |
Klicken Sie auf die Schaltfläche EBICS-Kundenprotokoll holen. |
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Kundenprotokoll nach jeder Online-Aktion abholen
Wir empfehlen Ihnen, das Kundenprotokoll nach jeder Online-Aktion abzuholen, da auf dem Kundenprotokoll wichtige Informationen von der Bank enthalten sind. |
| Kundenprotokoll aufrufen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Öffnen Sie im Programm DATEV Zahlungsverkehr das Logbuch über das Menü Extras | Logbuch. |
| 2 |
Markieren Sie die aktuelle Aktion EBICS-Kundenprotokoll abholen. Im den Logbuchdetails wird der Link EBICS-Kundenprotokoll aktiv. |
| 3 |
Klicken Sie auf den Link EBICS-Kundenprotokoll, um das Kundenprotokoll aufzurufen. |
2.7 Wichtiger Hinweis für EBICS-Konten mit Archivierung im DATEV-RZ und Steuerberater-Wechsel
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Achtung EBICS-Konto mit archivierten Kontoumsätzen / Zahlungsaufträgen nach einem Steuerberater
Wechsel
Um die Daten bei einem Beraterwechsel komplett zu übernehmen, ist es notwendig die Daten der Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) vom abgebenden Berater zu übertragen (Mandantendaten übertragen - RZ-Bankinfo / Archiv-Zahlungsaufträge (Dok.-Nr. 1070775)). Dies beinhaltet sowohl die archivierten EBICS-Kontoumsätze, als auch die archivierten Zahlungsaufträge. Erfolgt kein Übertrag der RZ-Bankinfo-Daten kann der abgebende Berater weiterhin die Daten einsehen, wenn er die Bankverbindung nicht gelöscht hat. |
3 Weitere Informationen
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Bankverbindungen und Zahlungsaufträge im DATEV-Rechenzentrum löschen (Dok.-Nr. 1033058)
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Datenfahrplan: Verarbeitungszeiten im DATEV-Rechenzentrum (Dok.-Nr. 0908200)
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EBICS: Neues Konto anlegen und bestehenden Benutzer zuordnen (Dok.-Nr. 1023928)
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EBICS - Schlüssel für elektronische Unterschrift ändern (Dok.-Nr. 1023961)
Wenn Sie Probleme mit Ihrer SmartCard haben, können Sie folgende SmartCard-Selbsthilfe nutzen: DATEV SmartCard / mIDentity-Stick ist nicht nutzbar (Dok.-Nr. 1043864)
