DATEV DMS: Arbeitnehmer erscheinen nicht in der Auswahlliste

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Aktuelle Änderungen
27.06.2023	Informationen zum Bearbeitungsmonat beim Einsatz von LODAS ergänzt in Kapitel 2 Ursache und Kapitel 3 Abhilfe.

1 Situationsbeschreibung

Sie wollen in DATEV DMS ein Dokument mit Arbeitnehmer-Bezug ablegen. Der gewünschte Arbeitnehmer wird Ihnen in der Auswahlliste nicht angezeigt.

2 Ursache

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie sich in der Auswahlliste befinden, in der alle Arbeitnehmer angezeigt werden. Diese rufen Sie auf, indem Sie auf der Ablagemaske von DATEV DMS neben dem Feld Arbeitnehmer auf das Symbol (Auswahldialog) klicken.

Die Auswahlliste in der Ablagemaske über den Pfeil zeigt Ihnen nur Arbeitnehmer an, zu denen bereits ein Dokument in DATEV DMS abgelegt wurde.

Weiterhin gibt es folgende Voraussetzungen, damit Ihnen Arbeitnehmer in DATEV DMS angezeigt werden:

Zu dem Mandanten, bei dem Sie das Dokument ablegen wollen, muss eine Leistung zu Lohn existieren.
Der Arbeitnehmer muss in LODAS oder Lohn und Gehalt angelegt sein.
Nur LODAS: Der Arbeitnehmer muss im aktuellen Bearbeitungsmonat angelegt sein.

Im Kapitel Abhilfe finden Sie, wenn benötigt, Anleitungen zur Prüfung der genannten Ursachen.

Hinweis

Ob das Eintrittsdatum des Arbeitnehmers erst in der Zukunft liegt, spielt für die Anzeige der Arbeitnehmer in DATEV DMS keine Rolle. Auch Arbeitnehmer mit zukünftigem Eintrittsdatum werden angezeigt.

Beispiel: Ein Auszubildender mit Eintrittsdatum 01.09.2022 wird im aktuellen Bearbeitungsmonat 04/2022 angelegt. Der Auszubildende wird in DATEV DMS angezeigt.

3 Abhilfe

3.1 Leistung prüfen

	Leistung prüfen
	Vorgehen:
1	In DATEV Arbeitsplatz: Die Mandantenübersicht öffnen.
2	Den gewünschten Mandanten markieren.
3	In der Leistungsübersicht: Prüfen, ob eine Leistung Personalwirtschaft \| Lohnabrechnung <Jahr> vorhanden ist:
4	Wenn keine Leistung vorhanden ist, eine Leistung anlegen.

3.2 Anlage des Arbeitnehmers prüfen

	Anlage des Arbeitnehmers prüfen
	Vorgehen:
1	In DATEV Arbeitsplatz: Die Mandantenübersicht öffnen.
2	Den gewünschten Mandanten markieren.
3	In der Leistungsübersicht: Auf die Leistung Personalwirtschaft \| Lohnabrechnung <Jahr> doppelklicken.
4	Beim Einsatz von LODAS: Im Menü Mitarbeiter \| Mitarbeiter öffnen wählen. Das Fenster Mitarbeiter öffnen wird geöffnet.
5	Beim Einsatz von Lohn und Gehalt: In der Übersicht auf Mitarbeiter doppelklicken. Das Fenster Mitarbeiter-Übersicht wird geöffnet.
6	Prüfen, ob der Arbeitnehmer in der Liste vorhanden ist. Wenn nicht, im Fenster auf die Schaltfläche Neu klicken und den Arbeitnehmer anlegen.

3.3 Nur LODAS: Bearbeitungsmonat prüfen

	Nur LODAS: Bearbeitungsmonat prüfen
	Vorgehen:
1	In DATEV Arbeitsplatz: Die Mandantenübersicht öffnen.
2	Den gewünschten Mandanten markieren.
3	In der Leistungsübersicht: Auf die Leistung Personalwirtschaft \| Lohnabrechnung <Jahr> doppelklicken.
4	Beim Einsatz von LODAS: Im Menü Mitarbeiter \| Mitarbeiter öffnen wählen. Das Fenster Mitarbeiter öffnen wird geöffnet.
5	Den entsprechenden Arbeitnehmer öffnen.
6	Im Feld Bearbeitungsmonat prüfen, ob der aktuelle Monat als Bearbeitungsmonat hinterlegt ist.
7	Wenn der Bearbeitungsmonat in der Zukunft liegt: Das "Gültig ab“-Datum des Mitarbeiters verschieben. Unter dem Ordnungsbegriff Mitarbeiter können die Stammdaten in den vorherigen Monat gesetzt werden. Wichtig hierbei ist, dass erst alle Fenster geschlossen sind. Sie erhalten anschließend im Fehlerprotokoll einen Hinweis, dass der neue Mitarbeiter nicht abgerechnet werden konnte, da das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt. Diesen Hinweis können Sie ignorieren. Die Stammdaten sind dann bereits eingepflegt und Sie können Dokumente auf den Mitarbeiter ablegen. Eine Anleitung zum Verschieben des „Gültig ab“-Datums finden Sie hier: Gültig ab Datum verschieben - Mitarbeiter, Lohnart oder Krankenkasse ist im falschen Bearbeitungsmonat angelegt (Dok.-Nr. 1003577)

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