Workflows einrichten und bearbeiten
Sprache/Language: de en
|
Aktuelle Änderungen |
|
|
07.06.2025 |
Kapitel 2.2: Informationen zu Geschäftspartner ergänzt. |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Freigabeprozesse in DATEV Belegfreigabe online comfort als Workflows hinterlegen. Mit Workflows können Sie individuelle Freigabeprozesse definieren, in denen Personen oder Gruppen für die Freigabe hinterlegt werden. Belege können automatisch an Workflows zugewiesen oder freigegeben werden.
2 Vorgehen
|
|
|
Um zu erfahren, wie Sie in DATEV Belegfreigabe online comfort Workflows einrichten, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden. Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung. |
Klick-Tutorial |
Hinweis zur Revision
Am Beleg ist nachträglich sichtbar, wer einen Beleg wann freigegeben hat. Damit ist für eine Revision gewährleistet, welcher Freigabeweg für ein Dokument gewählt wurde. Damit ist das Dokument revisionssicher. |
2.1 Manuellen Workflow einrichten
Um einem Beleg nach dem Hochladen einen Freigabeprozess individuell zuzuweisen, legen Sie einen manuellen Workflow an. Den Workflow können Sie bei der Belegerfassung zuweisen und starten. In dem manuellen Workflow kann ein mehrstufiger Freigabeprozess von einzelnen Personen oder Gruppen erstellt werden. In dem manuellen Workflow ist keine Startbedingung vorhanden.
| Workflow ohne Startbedingung erstellen | |
Voraussetzung:
|
|
| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Menü: |
| 2 |
|
| 3 |
Auf |
| 4 |
Eindeutige Workflowbezeichnung vergeben. |
| 5 |
An einen Freigeber zuweisen wählen. |
| 6 |
Optional: Bezeichnung der Freigabestufe hinterlegen. |
| 7 |
Auswahl An Freigeber zuweisen: Unter Freigeben Person oder Gruppe wählen, die die Freigabe geben muss. Wenn eine Gruppe zur Freigabe gewählt wird, Anzahl der Gruppenmitglieder angeben, die den Beleg freigeben muss. |
| 8 |
Um den Beleg einer folgenden Person oder Gruppe zur Freigabe zu geben, auf Person oder Gruppe wählen. |
| 9 |
Auf Speichern klicken. |
Anwendungen | 
Belegfreigabe wählen.
Einstellungen | Workflows wählen.
Hinzufügen klicken.2.2 Automatischen Workflow einrichten
Mit dem automatischen Workflow kann ein mehrstufiger Freigabeprozess erstellt oder Belege automatisch freigegeben werden. Der automatische Workflow beinhaltet eine Startbedingung z. B. Belegtyp oder Währung.
Der Workflow startet, sobald ein passender Beleg in DATEV Belegfreigabe online comfort eingeht und die Startbedingung erfüllt ist. Der Beleg wird je Eigenschaften des Workflows zur mehrstufigen Freigabe weitergereicht oder automatisch freigegeben.
| Workflow mit Startbedingungen erstellen | |
Voraussetzung:
|
|
| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Menü: |
| 2 |
|
| 3 |
Auf |
| 4 |
Eindeutige Workflowbezeichnung eingeben. |
| 5 |
Auf |
| 6 |
Beispiel zur Auswahl Belegtyp: Auswahl gleich oder ungleich treffen und den Belegtyp aus der Auswahl wählen. Auf
|
| 7 |
Um einen weiteren Belegtyp anzulegen auf |
| 8 |
Zum Speichern der Auswahl auf |
| 9 |
Möglichkeit 1 – An Freigabeprozess zuweisen: An Freigeber zuweisen wählen. Optional: Bezeichnung der Freigabestufe hinterlegen. Unter Freigeben Person oder Gruppe wählen, die die Freigabe erteilen muss. Wenn eine Gruppe zur Freigabe gewählt wird, Anzahl der Gruppenmitglieder angeben, die den Beleg freigeben muss. Optional einen weiteren Freigabeschritt anlegen. Wenn die Startbedingung erfüllt ist, wird der Beleg automatisch an den Freigabeprozess zugewiesen. Möglichkeit 2 – Beleg automatisch freigeben: Beleg automatisch freigeben wählen. Der Beleg wird je Eigenschaft des Workflows an den Freigabeprozess weitergereicht oder automatisch freigegeben. |
| 10 |
Auf Speichern klicken. |
(Startbedingungen hinzufügen) klicken. 
klicken. |
Voraussetzung und Besonderheit bei der Startbedingung Geschäftspartner
Die Geschäftspartner müssen in DATEV Stammdaten online hinterlegt werden. Für die Erkennung ist neben dem Geschäftspartnernamen mindestes eines der nachfolgenden Felder USt-ID, Steuernummer oder IBAN erforderlich. |
2.3 Prioritäten der automatischen Workflows
In der Übersicht der Workflows ist die Priorität anhand von Tags gekennzeichnet. Die Reihenfolge der Darstellung zeigt ebenfalls die Priorität an.
Wenn ein Workflow angelegt wird, wird keine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. Die Workflows werden anhand der Prioritäten gestartet. Ein neuer Workflow wird immer mit der niedrigsten Priorität erstellt.
| Prioritäten der Workflows festlegen | |
Voraussetzung:
|
|
| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Menü: |
| 2 |
|
| 3 |
Auf Priorität bearbeiten klicken. |
| 4 |
Workflows mit der Maus an die gewünschte Stelle schieben. ODER Reihenfolge anhand |
| 5 |
Auf Beenden klicken. |
und 
festlegen.
