DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 als Kanzlei bestellen und einrichten
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie als Kanzlei, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und welche Schritte Sie für die Einrichtung des DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 für Mandanten über die MyDATEV Mandantenregistrierung durchführen müssen.
2 Hintergrund
Über den DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 können strukturierte Rechnungsdaten mit digitalen Belegen (optional) aus der Lösung eines DATEV-Marktplatz Partners über die Schnittstelle in die DATEV-Cloud gesendet und anschließend in ein DATEV-Rechnungswesen-Programm (DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) importiert werden.
Informationen zum Finden der passenden Schnittstelle und dem Prozess sowie Informationen zu den weiteren DATEV-Datenservices Rechnungswesen finden Sie unter www.datev.de/datenservices-rechnungswesen.
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MyDATEV Mandantenregistrierung
Die MyDATEV Mandantenregistrierung ist der zentrale Prozess, um Ihre Mandanten für DATEV-Cloud-Anwendungen einzurichten. Eine Bestellung über den DATEV-Shop ist für den DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 nicht mehr möglich. Um den DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 zu nutzen, muss der Bestell- und Registrierungsprozess unabhängig davon, ob Kanzlei oder Mandant die Daten in das DATEV-Rechenzentrum senden, durchlaufen werden. Unter Berücksichtigung einiger Voraussetzungen können Unternehmen den DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 selbst über die MyDATEV Mandantenregistrierung freischalten. Weitere Informationen: MyDATEV Mandantenregistrierung für Unternehmen: DATEV-Cloud-Anwendungen selbst in Betrieb nehmen (Dok.-Nr. 1022677). |
3 Vorgehen
3.1 Voraussetzungen prüfen
Um als Kanzlei DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 über die MyDATEV Mandantenregistrierung einzurichten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
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Installation der aktuellen DATEV-Programme inkl. Service-Release und Hotfix.
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Eine DATEV SmartCard mit dem Recht Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten in DATEV Rechteverwaltung online liegt vor.
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Administrator-Rechte in DATEV Rechteverwaltung online für die Vergabe von Berechtigungen im während des Registrierungsprozesses sind vorhanden. Die Berechtigungen für den Mandanten können während des Registrierungsprozesses oder zu einem späteren Zeitpunkt vergeben werden.
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Die Produktauswahl ist abhängig von dem Mandantentyp/Leistung. Für die zu registrierenden Mandanten muss im DATEV Arbeitsplatz die Leistung Buchführung angelegt sein. Weitere Informationen: Leistungen für einen Mandanten anlegen (Dok.-Nr. 9219211).
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Übermittlung der Daten durch die Kanzlei
Wenn Sie die Daten stellvertretend für den Mandanten in der Kanzlei aus dem Vorsystem übermitteln wollen, muss im folgenden Bestellvorgang nur der DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 für die mandantengenutzte Beraternummer angelegt und kein Zugangsmedium (DATEV SmartLogin) für den Mandanten bestellt werden – Kapitel 3.3 entfällt. Nach erfolgreicher Bestellung muss die entsprechende Rechtevorlage auf dem gewünschten Zugangsmedium in der Kanzlei administriert werden, sodass die Daten mit diesem Zugangsmedium aus dem Vorsystem übermittelt werden können. Informationen zum Vorgehen: Datenservices Rechnungswesen: Definition und Einrichtung der Rechtevorlagen (Dok.-Nr. 1018840) |
3.2 Prozess im DATEV Arbeitsplatz starten
| Prozess im DATEV Arbeitsplatz starten | |
| Voraussetzung:
DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet. |
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| Vorgehen: | |
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In der Mandantenübersicht: Gewünschten Mandanten wählen. |
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Im Zusatzbereich Kontextbezogene Links: Auf MyDATEV Mandantenregistrierung starten klicken. |
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Auf der Seite DATEV-Login:
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| 4 |
Auf der Seite Mandanten für DATEV-Cloud-Lösung registrieren: Hinweise lesen und anschließen auf Schaltfläche Registrierung starten klicken. |
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In der Produktauswahl: Den Schaltkopf bei DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 oder DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 mit Belegbilder aktivieren. |
| 6 |
Auf Produkt auswählen klicken. |
3.3 Produkte bestellen und mandantengenutzte Beraternummer anlegen
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Fall 1: Mandantengenutzte Beraternummer ist vorhanden
Wenn ihr Mandant beispielsweise einen Vertrag zu DATEV Unternehmen online hat, dann liegt eine mandantengenutzte Beraternummer bereits vor. Ihr Mandant kann die vorhandenen Zugangsmedien auch für weitere Produkte nutzen.
Wie Sie prüfen, ob bereits eine mandantengenutzte Beraternummer vorhanden ist, erfahren Sie im Hilfe-Dokument Beraternummer anzeigen (Service-Anwendungen) (Dok.-Nr. 1000427).
oder
| Fall 1: Mandantengenutzte Beraternummer ist vorhanden | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Das Kontrollkästchen bei Bestehende mandantengenutzte Beraternummer und Zugangsmedien wiederverwenden aktivieren. |
| 2 |
In die Suche Beraternummer oder Mandantenname eingeben. Beachten Sie, dass die Nutzung einer Kanzlei-Beraternummer in der MyDATEV Mandantenregistrierung nicht möglich ist. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Dokument: Meldung in der MyDATEV Mandantenregistierung: Es wurde eine Kanzleiberaternummer ausgewählt (Dok.-Nr. 1023820) |
| 3 |
Schaltfläche Verwenden klicken. |
| 4 |
Im rechten Bereich die Personen für die Nutzung wählen. Optional: Person wählen, für die zusätzlich ein DATEV SmartLogin bestellt werden soll. Fehlende Angaben, wie E-Mail-Adresse etc., ergänzen. Sie können weitere Personen für den Mandanten durch klicken auf + Neue Person anlegen hinzufügen. |
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Die Schaltfläche Weiter zur Bestellung klicken. Sie erhalten eine Zusammenfassung der Bestellung. |
| 6 |
Unter Vertragsabschluss: Das Kontrollkästchen bei Allgemeinen Geschäftsbedingungen / Leistungsbeschreibung aktivieren. |
| 7 |
Die Schaltfläche Kostenpflichtig bestellen klicken. Weiter mit Kapitel 3.4 |
| Fall 2: Keine mandantengenutzte Beraternummer vorhanden | |||
| Vorgehen: | |||
| 1 |
Kontrollkästchen bei Neue mandantengenutzte Beraternummer vergeben aktivieren. |
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| 2 |
Stammdaten des Mandanten prüfen.
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| 3 |
Die Art der Geschäftsbeziehung festlegen und auswählen. |
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| 4 |
Im rechten Bereich die Personen auswählen, für die ein DATEV SmartLogin bestellt werden soll. Fehlende Angaben, wie E-Mail-Adresse etc., ergänzen. Sie können weitere Personen für den Mandanten durch klicken auf + Neue Person anlegen hinzufügen. |
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| 5 |
Die Schaltfläche Weiter zur Bestellung klicken. Sie erhalten eine Zusammenfassung der Bestellung. |
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| 6 |
Unter Vertragsabschluss: Das Kontrollkästchen bei Allgemeinen Geschäftsbedingungen / Leistungsbeschreibung aktivieren. |
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| 7 |
Die Schaltfläche Kostenpflichtig bestellen klicken. Weiter mit Kapitel 3.4 |
3.4 Berechtigungen für den Mandanten vergeben
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Richtige Ordnungsbegriffe verwenden
Die Ordnungsbegriffe (Beraternummer / Mandantennummer) für die Rechtevergabe und die weiterführende Bestandsanlage (in Kapitel 3.5) werden aus der Leistung Buchführung des DATEV Arbeitsplatz der Kanzlei übernommen. Beachten Sie, dass bei selbstbuchenden Mandanten eventuell abweichende Ordnungsbegriffe im Buchführungsbestand verwendet werden. Die in diesem Prozess verwendeten Ordnungsbegriffe müssen mit den Ordnungsbegriffen des Buchführungsbestands, der zukünftig die Daten importiert, übereinstimmen. Die Berechtigungen werden für alle Zugangsmedien der Person vergeben. |
| Berechtigungen für den Mandanten vergeben | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Auf der Seite Berechtigungen vergeben: Links die Person auswählen, für die Sie die Berechtigung vergeben wollen. |
| 2 |
Rechts das Kontrollkästchen für die Rechtevorlage Rechnungsdatenservice 2.0 aktivieren. |
| 3 |
Für alle gewünschten Personen durchführen. |
| 4 |
Schaltfläche Rechte vergeben klicken. Sie werden zur Zusammenfassung oder Produkt einrichten weitergeleitet. |
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Keine Administrator-Rechte
Wenn keine Administrator-Rechte für DATEV Rechteverwaltung online vorhanden sind, Rechtevergabe Überspringen oder Vormerken der ausgewählten Rechte wählen. Die Rechte müssen nachträglich durch einen Administrator in DATEV Rechteverwaltung online eingerichtet werden. Auf der Abschluss-Seite können Administratoren per Mailvorlage über die benötigte Rechtevergabe informiert werden. |
3.5 Produkt einrichten
Wenn der DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 mit Belegbilder bestellt wurde, werden Sie automatisch in die Bestandsanlage von DATEV Belege online (Bestandteil von DATEV Unternehmen online) weitergeleitet.
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Vertrag zu DATEV Unternehmen online
Wenn die Daten oder digitalen Belege mittels DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 nur übermittelt werden sollen und der Mandanten nicht mit DATEV Unternehmen online arbeiten möchte (z. B. Belege einsehen), ist kein zusätzlicher Vertrag für DATEV Unternehmen online notwendig. Die Anlage des Bestands durch die Kanzlei reicht aus. Die Übermittlung der Daten oder digitalen Belege wird durch den Vertrag zum DATEV Rechnungsdatenservice 2.0 ermöglicht. |
| Bestand in DATEV Belege online anlegen | |
| Vorgehen: | |
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Die Schritte im Assistenten durchführen und für die Anwendung DATEV Belege online die Bearbeitungsform Standard anlegen. Weitere Informationen zur Bestandanlage finden Sie im folgenden Dokument: Unternehmen anlegen oder erweitern (Dok.-Nr. 1071428) |
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Funktion in Vorsystem aktivieren
Nach abgeschlossener Einrichtung muss die Funktion zur Übermittlung von digitalen Belegen noch zusätzlich in den Einstellungen des jeweiligen Vorsystems aktiviert werden. |
3.6 Zusammenfassung
Sie erhalten einen Überblick über alle durchgeführten Schritte.
Wenn ein DATEV SmartLogin bestellt wurde, dann werden der Registrierungscode und die SmartLogin-ID für die telefonische Weitergabe an den Mandanten angezeigt. Der Registrierungscode und die SmartLogin-ID werden zusätzlich per Brief an den Mandanten gesendet.
Optional haben Sie direkt in der MyDATEV Mandantenregistrierung die Möglichkeit, Ihren Mandanten per Mailvorlage über die erfolgreiche Inbetriebnahme und über die weiteren Schritte zu informieren.
Weiterhin können Sie hier den Administrator über die notwendige Rechtevergabe per Mailvorlage informieren.
3.7 Daten aus Vorsystem übernehmen
Wie Sie nach erfolgreicher Einrichtung und Übermittlung der Daten aus dem Vorsystem die Daten in das DATEV-Rechnungswesen-Programm importieren, finden Sie in folgendem Hilfe-Dokument: DATEV Rechnungsdatenservice 2.0: Rechnungsdaten in Rechnungswesen importieren (Dok.-Nr. 1009173)
4 Weitere Unterstützungsangebote
Wenn Sie Informationen zu den DATEV-Datenservices, zu den DATEV-Marktplatz Partnern sowie Informationen zur Einrichtung der Schnittstelle über die MyDATEV Mandantenregistrierung benötigen, unterstützt Sie das Team von DATEV-Partner-Onboarding in einem kostenfreien Online-Gruppen-Training.
Bei Bedarf können die DATEV-Datenservices auch in einem kostenpflichtigen Termin individuell mit uns in den DATEV-Programmen eingerichtet werden.
