Mitarbeiterauswertungen passwortgeschützt pro Personalnummer exportieren

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Aktuelle Änderungen
15.01.2025	Dokument wegen geänderter PDF-Profile überarbeitet.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie passwortgeschützte Dateien pro Personalnummer (PNR) als PDF-Datei aus Lohn und Gehalt exportieren.

2 Hintergrund

Sie haben die Möglichkeit, passwortgeschützte Dateien pro Personalnummer (PNR) aus Lohn und Gehalt zu exportieren. Die Ausgabe können Sie für mehrere Mitarbeiter in einem Arbeitsgang anstoßen. Die Auswertungen werden automatisch in die einzelnen Mitarbeiter-Dateien aufgeteilt.

Im Einzelnen bedeutet das:

Das mitarbeiterbezogene Kennwort hinterlegen Sie einmalig in den Stammdaten. Dieses Kennwort wird beim Export automatisch berücksichtigt.
Alle ausgewählten Mitarbeiterauswertungen (Brutto/Netto, SV-Nachweis, Lohnsteuerbescheinigung etc.) werden in einer PDF-Datei pro Personalnummer zusammengefasst.
Auch für mehrere Personalnummern erfolgt die Ausgabe in einem Arbeitsgang. Die Auswertungen werden automatisch in die einzelnen Dateien aufgeteilt.
Aufgrund der Dateibezeichnung ist die eindeutige Zuordnung zu den Mitarbeitern möglich.
Die mitarbeiterbezogenen PDF-Dateien können Sie speichern und weiterverarbeiten oder für den E-Mail-Versand nutzen.

3 Vorgehen

	Kennwort hinterlegen
	Vorgehen:
1	Auf Mitarbeiterebene Stammdaten \| Auswertungsdaten \| Auftragsversand / Verschlüsselung wählen.
2	Kennwort im Feld Kennwort erfassen. Hinweis: Das Kennwort muss aus 10 Zeichen bestehen. Zulässige Zeichen sind sämtliche Ziffern und Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung sowie ein Großteil der Sonderzeichen (z. B. !"#%&*/$@+-).

Lohnauswertungen nur verschlüsselt und signiert über das Internet versenden!

Die Vergabe eines Kennworts pro PDF-Datei ersetzt keine Verschlüsselung und Signatur von E-Mails. Damit die Lohnunterlagen beim E-Mail-Versand richtig geschützt sind, sollte eine Lohnauswertung nur verschlüsselt und signiert über das Internet verschickt werden.

	Dateien für den Export bzw. E-Mail-Versand erzeugen
	Voraussetzung: Für den Export von mitarbeiterbezogenen Auswertungen mit Passwortschutz wird ein PDF-Profil mit Kennwort benötigt.
	Vorgehen:
1	Auf Mandantenebene Mandant \| Ausgeben wählen oder auf Mitarbeiterebene Mitarbeiter \| Ausgeben wählen.
2	Die gewünschten Mitarbeiterauswertungen wählen.
3	Im Bereich Ausgabeziele den Schaltknopf Exportieren bzw. E-Mail aktivieren. Zur gewählten Funktion Exportieren bzw. E-Mail wird das auf Kanzleiebene bzw. beim Mandanten eingestellte Exportprofil angezeigt. Die dauerhafte Einstellung erfolgt unter Extras \| Kanzlei-Einstellungen bzw. Extras \| Einstellungen, Registerkarte Ausgeben.
4	Wenn kein PDF-Profil mit Kennwort hinterlegt ist, in der Liste das Profil Hohe Qualität mit Kennwort wählen.
5	Das Kontrollkästchen Mitarbeiterauswertungen mitarbeiterspezifisch exportieren bzw. Mitarbeiterauswertungen mitarbeiterspezifisch versenden aktivieren und anschließend auf OK klicken. Hinweis: Das Kontrollkästchen Mitarbeiterauswertungen mitarbeiterspezifisch exportieren und Mitarbeiterauswertungen mitarbeiterspezifisch versenden ist nur aktiv, wenn ein PDF-Profil ausgewählt wurde. Falls Mandantenauswertungen ausgewählt sind, öffnet sich das Fenster Kennwort für Mandantenauswertungen. Das Fenster Mitarbeiterauswertungen einzeln ausgeben/Exportieren bzw. Mitarbeiterauswertungen einzeln ausgeben/E-Mail-Versand wird angezeigt. Hinweis: Wenn für die Arbeitnehmer Kennwörter in den Stammdaten hinterlegt sind, wird in der Spalte Kennwort der Eintrag - gesetzt - angezeigt. Wenn bei einem Arbeitnehmer das Feld leer ist, in diesem Fenster das Kennwort für den folgenden Export ergänzen.
6	Wenn unter Ausgabeziele der Eintrag Exportieren gewählt ist, den Exportpfad über das Fenster Speichern unter wählen.
7	Auf OK klicken. Die Daten werden in das ausgewählte Verzeichnis exportiert. Beim E-Mail-Versand wird eine E-Mail mit den Dateien pro Mitarbeiter erstellt.

E-Mail-Versand

Für den E-Mail-Versand an den Mandanten gelten auch die Einstellungen in den Mandantendaten unter Auswertungsdaten | E-Mail-Versand (z. B. Auswertungsdatei vor dem Versand komprimieren (zip-Format)).

Gemeinsamer Export von Mitarbeiter- und Mandantenauswertungen

Sie können mitarbeiter- und mandantenbezogene Auswertungen gemeinsam exportieren. Lohn und Gehalt erstellt in diesem Fall für die mandantenbezogenen Dateien (z. B. Lohnjournal) eine zusätzliche PDF-Datei. Durch das eingestellte PDF-Profil mit Kennwort wird bei der Ausgabe für die Mandantenauswertungen zusätzlich ein Kennwort abgefragt (Fenster: Kennwort für Mandantenauswertungen). Das Kennwort für die mandantenbezogenen Auswertungen können Sie auch fest hinterlegen unter Extras | Einstellungen bzw. Kanzlei-Einstellungen | Ausgeben.

Zusammensetzung des Dateinamens

Jede exportierte Datei erhält automatisch einen eindeutigen Dateinamen. Der Name wird aus verschiedenen Bestandteilen wie z. B. der Mandanten- / Mitarbeiternummer zusammengesetzt. Um den Namen übersichtlich zu gestalten, werden die einzelnen Bereiche durch einen Unterstrich getrennt. Der Name setzt sich wie folgt zusammen:

1.	Mandantennummer
2.	Mitarbeiternummer
3.	Name des Mitarbeiters
4.	Monat der Auswertung oder Div. Monate Der Eintrag Div. Monate wird immer dann ausgegeben, wenn für den Export z. B. Brutto/Netto-Abrechnungen einer Personalnummer aus unterschiedlichen Monaten ausgewählt wurde.
5.	Name der Auswertung oder Div. Auswertungen Der Eintrag Div. Auswertungen wird immer dann verwendet, wenn die Datei unterschiedliche Auswertungen (z. B. Brutto/Netto-Abrechnung und SV-Nachweis) beinhaltet.
6.	VKZ = Verarbeitungskennzeichen Es wird kein VKZ im Namen übernommen, wenn Auswertungen mit unterschiedlichen Verarbeitungskennzeichen ausgewählt werden.

Beispiele:

Für Personalnummer 1, Frau Inge-Muster Schmidt, wurde die Brutto/Netto-Abrechnung mit VKZ X11 für den Monat Dezember exportiert (12_2019_Brutto_Netto_X11).
Der Arbeitnehmer 2, Herr Max-Muster Schlosser bekommt im Monat Dezember einmal eine Brutto/Netto-Abrechnung und auf Grund eines Krankenkassenwechsels, einen SV-Nachweis (12_2019_Div. Auswertungen_X11).
Der Mitarbeiter 8074, Herr Heinz-Muster Wichtig, erhält die Brutto/Netto-Abrechnung für September bis Oktober (Div. Monate_Brutto_Netto_). Ein VKZ wird nicht angezeigt, da die beiden Lohnabrechnungen unterschiedliche Verarbeitungskennzeichen haben.

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