Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie mit der Zusatzkomponente Beleglinkprüfung in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen / DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen) sicherstellen, dass zu einem Buchungssatz mit Beleglink der zugehörige Beleg in DATEV Belege online vorhanden ist.

Die Zusatzkomponente Beleglinkprüfung kann nur aus dem DATEV-Rechnungswesen-Programm aufgerufen werden.

Installation der Zusatzkomponente Beleglinkprüfung

Sie können das Programm Beleglinkprüfung unter https://go.datev.de/beleglinkpruefung als Download-Datei herunterladen. Starten Sie die Installation per Doppelklick auf die Datei beleglinkpruefung.exe

Voraussetzungen für die Installation des Downloads:

• Kanzlei-Rechnungswesen / DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen

• Internetzugang in Verbindung mit dem DATEV Sicherheitspaket

• Standardrechte in DATEV Belege online für Ihre Person mit einem entsprechenden Zugangsmedium (DATEV SmartCard / DATEV mIDentity)

Wenn Sie Beleglinkprüfung bereits genutzt haben, installieren Sie die aktuelle Version, damit Sie alle Funktionen nutzen können.

Deinstallation der Zusatzkomponente Beleglinkprüfung

Um die Zusatzkomponente Beleglinkprüfung zu deinstallieren, starten Sie die Programmdeinstallation (im Startmenü von Windows unter DATEV). Wählen Sie den Deinstallationsmodus Standard und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Prüfung aus dem jeweiligen DATEV-Rechnungswesen-Programm starten

Voraussetzung für die folgenden Schritte ist die Installation der aktuellen Version der Zusatzkomponente Beleglinkprüfung.

Wenn Sie Beleglinkprüfung in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm aufrufen, wird geprüft, ob zu jedem Buchungssatz mit Beleglink der zugehörige digitale Beleg in DATEV Belege online vorhanden ist.

Ergebnis der Prüfung:

4 verschiedene Prüfergebnisse sind möglich:

1. Einzelne digitale Belege sind im Papierkorb von DATEV Belege online oder endgültig gelöscht:

Die Buchungen, zu denen digitale Belege fehlen, werden angezeigt. In der Status-Spalte erkennen Sie, ob sich der Beleg im Papierkorb befindet oder ob er endgültig gelöscht wurde. Sie können die Liste ausdrucken oder zur Weiterbearbeitung nach Microsoft Excel exportieren.

Was ist zu tun, wenn die digitalen Belege nicht mehr in DATEV Belege online vorhanden sind?

• Der Beleg wurde in DATEV Belege online gelöscht:

  • Es wurde vergessen, den verlinkten Buchungssatz ebenfalls zu löschen. In diesem Fall löschen Sie den Buchungssatz in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm.

  • Der Buchungssatz soll in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm bleiben. Es soll nur die Belegverknüpfung gelöscht werden, d. h., zu dieser Buchung soll es keinen digitalen Beleg geben. In diesem Fall holen Sie den Buchungssatz in die Buchungszeile. Wählen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) Belegverknüpfung löschen. Anschließend übernehmen Sie den Buchungssatz erneut.

• Der Beleg wurde versehentlich in DATEV Belege online gelöscht.

  • Wenn der Beleg noch im Papierkorb liegt, verschieben Sie ihn in den Posteingang und verknüpfen Sie ihn manuell mit dem Buchungssatz in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm.

    Anleitung: Digitales Belegbuchen: Tipps zum Buchen der Belege in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Dok.-Nr. 1035931) (Kapitel 2.2)

  • Wenn der Beleg endgültig gelöscht wurde, digitalisieren Sie den Papierbeleg erneut und verknüpfen Sie ihn dann manuell mit dem Buchungssatz in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm.

2. Einzelne digitale Belege haben kein Gebucht-Kennzeichen:

Es werden die Buchungen angezeigt, deren verknüpfte Belege kein Gebucht-Kennzeichen haben. Um für diese Belege ein Gebucht-Kennzeichen zu erhalten, übergeben Sie die Buchungsinformationen an DATEV Belege online.

So aktivieren Sie die automatische Übergabe der Buchungsinformationen:

1. Wählen Sie im jeweiligen DATEV-Rechnungswesen-Programm in der Übersicht Buchführung den Menüpunkt Belege buchen und öffnen Sie einen Buchungsstapel.

2. Aktivieren Sie im Zusatzbereich Eigenschaften in der Kategorie Digitale Belege das Kontrollkästchen Buchungsinformationen beim Schließen der Belegerfassung übergeben.

   Wurde während des Buchens mindestens ein Buchungssatz mit digitalem Beleg erfasst oder geändert, wird im Fenster Erfassung beenden das Kontrollkästchen Buchungsinformationen übergeben aktiviert, und die Buchungsinformationen werden automatisch übertragen.

3. Alle digitalen Belege sind vorhanden:

Wenn zu jedem Buchungssatz mit Belegverknüpfung der digitale Beleg in DATEV Belege online vorhanden ist, dann erhalten Sie folgende Meldung:

Zu allen Buchungssätzen der gewählten Vorläufe sind die verlinkten Belege in DATEV Belege online vorhanden.

4. Buchungsstapel mit Buchungssätzen ohne Verknüpfung mit einem digitalen Beleg:

Wurde keinem Buchungssatz in Ihrem DATEV-Rechnungswesen-Programm ein digitaler Beleg zugeordnet, erhalten Sie folgende Meldung:

Kein Buchungssatz der gewählten Vorläufe hat eine Verbindung mit einem Beleg aus DATEV Belege online.