Datenaustausch mit den Lohnprogrammen
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Aktuelle Änderungen |
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14.03.2025 |
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1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument finden Sie Informationen zum Datenaustausch und den Schnittstellen zwischen den Programmen Personal-Managementsystem und LODAS oder Lohn und Gehalt.
2 Hintergrund
Zwischen dem Programm Personal-Managementsystem classic und den DATEV-Lohnprogrammen LODAS oder Lohn und Gehalt können Daten ausgetauscht werden. Der Datenaustausch ist in beide Richtungen (Import oder Export) möglich. Zusätzlich kann gewählt werden, ob der Datenaustausch automatisch oder per Datei durchgeführt wird.
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Hinweis: Fehlzeiten - kein Import aus den DATEV-Lohnprogrammen
Fehlzeiten können an die DATEV-Lohnprogramme exportiert werden. |
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Achtung Vorgehen vor dem 1. Datenaustausch festlegen
Vor dem 1. Datenaustausch muss geklärt werden, welche Informationen zwischen den Programmen ausgetauscht werden. Festgelegt werden muss auch, ob das Lohnprogramm (LODAS oder Lohn und Gehalt) oder Personal-Managementsystem classic als führendes System geführt wird. Wenn Daten zwischen Steuerberatungskanzlei und Unternehmen ausgetauscht werden, muss mit dem steuerlichen Berater oder Ihrem Mandanten die Vorgehensweise geklärt werden. |
Personal-Managementsystem classic und das DATEV-Lohnprogramm sind am gleichen System installiert z. B. innerhalb einer Steuerberatungskanzlei oder innerhalb eines Unternehmens. In diesem Fall kann der automatische Datenaustausch durchgeführt werden.
Personal-Managementsystem classic und das DATEV-Lohnprogramm sind an unterschiedlichen Orten installiert. Der Lohn wird z. B. in der Steuerberatungskanzlei abgerechnet, Unternehmen übernehmen die Personalverwaltung. In diesem Fall muss der Datenaustausch per Datei durchgeführt werden.
3 Automatischer Datenaustausch in Personal-Managementsystem classic
Voraussetzung
Personal-Managementsystem classic und das Lohnprogramm (LODAS oder Lohn und Gehalt) sind am gleichen System installiert.
| Automatischer Datenimport in / Datenexport aus LODAS oder Lohn und Gehalt | |||
| Vorgehen: | |||
| 1 |
Personal-Managementsystem classic auf Mandantenebene öffnen. |
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| 2 |
Im Menü: Mandant | Datenaustausch Lohn | Export automatisch… oder Import automatisch… wählen. |
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| 3 |
Das Fenster Automatischer Export für <Lohnprogramm> oder Automatischer Import aus <Lohnprogramm> öffnet sich.  |
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| 4 |
Alle Felder markieren, bei denen ein Export oder Import gewünscht ist. Die Feldauswahl wird für den Mandanten gespeichert und ist beim nächsten Austausch wieder vorbelegt. Mit der Angabe, ob ausgeschiedene Mitarbeiter ausgetauscht werden müssen, kann die Menge der zu exportierenden oder importierenden Mitarbeiter eingeschränkt werden. |
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| 5 |
Zusätzlich beim automatischen Export: In der Gruppe Zu exportierende Historien den Monat und das Jahr MM/JJJJ erfassen, für den ein Datenexport gewünscht ist. Auf OK klicken.
Das Protokoll aus dem Datenaustausch wird angezeigt. Das Protokoll kann gespeichert und ausgedruckt werden. |
4 Datenaustausch per Datei von LODAS oder Lohn und Gehalt nach Personal-Managementsystem classic
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Beispiel: In der Steuerberatungskanzlei werden die Lohnabrechnungen durchgeführt und die Stammdaten der Arbeitnehmer gepflegt. Diese Daten müssen regelmäßig im Personal-Managementsystem classic beim Mandanten aktualisiert werden. |
4.1 Exportdatei in LODAS / Lohn und Gehalt erstellen
| Exportdatei erstellen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
LODAS oder Lohn und Gehalt auf Mandantenebene öffnen.
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| 2 |
Zu exportierenden oder zu übergebenden Daten auswählen. Einen Speicherort für die Exportdatei angeben. Auf OK klicken. |
| 3 |
Exportdatei an den Mandanten oder den zuständigen Sachbearbeiter von Personal-Managementsystem classic übergeben. |
4.2 Exportdatei in Personal-Managementsystem classic importieren
| Exportdatei importieren | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Personal-Managementsystem classic auf Mandantenebene öffnen. |
| 2 |
Mandant | Datenaustausch Lohn | Import über Text-Datei… auswählen. Das Fenster Import über Text-Datei aus <Lohnprogramm> öffnet sich.  |
| 3 |
Alle Felder, bei denen ein Import gewünscht ist, markieren. Die Menge der zu importierenden Mitarbeiter kann eingeschränkt werden. |
| 4 |
Um den Datenpfad zu der vom Lohnsachbearbeiter / Steuerberater zur Verfügung gestellten
PMSExport-Datei aufzurufen: Auf das Symbol |
| 5 |
Das Fenster Import-Datei auswählen öffnet sich. Damit alle Dateien in der Ansicht verfügbar sind: Eintrag Alle Dateien (*.*) wählen.  |
| 6 |
Gewünschte Datei auswählen. Auf OK klicken. Die Daten werden importiert. Nach Abschluss des Datenaustausches wird ein Protokoll zum Datenaustausch angezeigt. |
Export-Datei auswählen klicken. 5 Datenaustausch per Datei von Personal-Managementsystem classic nach LODAS oder Lohn und Gehalt
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Beispiel: Im Unternehmen werden in Personal-Managementsystem classic die Stammdaten der Mitarbeiter gepflegt und auch neue eingetretene Mitarbeiter angelegt. Diese Daten werden der Steuerberatungskanzlei für die Lohnabrechnung zur Verfügung gestellt. |
5.1 Exportdatei in Personal-Managementsystem classic erstellen
| Exportdatei erstellen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Personal-Managementsystem classic auf Mandantenebene öffnen. |
| 2 |
Im Menü: Mandant | Datenaustausch Lohn | Export über Textdatei… wählen. Das Fenster Export über Text-Datei für <Lohnprogramm> öffnet sich.  |
| 3 |
Alle Felder, bei denen ein Export gewünscht ist, markieren. Die Feldauswahl wird für den Mandanten gespeichert und ist beim nächsten Austausch wieder vorbelegt. Die Menge der zu exportierenden Mitarbeiter kann eingeschränkt werden mit der Angabe, ob ausgeschiedene Mitarbeiter ausgetauscht werden müssen. |
| 4 |
In der Gruppe Zu exportierende Historien den Monat und das Jahr MM/JJJJ erfassen, für den ein Datenexport gewünscht ist. |
| 5 |
Im Feld Textdatei einen Speicherort für die dat.- oder txt.-Datei angeben. Auf OK klicken. Die Exportdatei kann dem Lohnsachbearbeiter / der Steuerberatungskanzlei zum Importieren in das DATEV-Lohnprogramm zur Verfügung gestellt werden. |
5.2 Exportdatei in LODAS / Lohn und Gehalt importieren
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Achtung Felder aus Personal-Managementsystem classic überschreiben beim Importieren die Felder
in den Lohnprogrammen
Das Importieren von Daten aus Personal-Managementsystem classic in die Lohnabrechnungsprogramme kann Auswirkungen auf die Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung haben. Felder aus Personal-Managementsystem classic überschreiben die Felder in den Lohnprogrammen! (Siehe Datenaustausch mit den Lohnprogrammen - Besonderheiten) |
| Bei Abrechnung mit LODAS | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Auf Mandantenebene: Datenübernahme | Personal-Management wählen. |
| 2 |
Datenpfad zur abgelegten Exportdatei aufrufen. Um den Import zu starten: Auf Start klicken.  |
| Bei Abrechnung mit Lohn und Gehalt | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Auf Mandantenebene: Datenübernahme | Stammdaten importieren | aus Personal-Management wählen. |
| 2 |
Das Fenster Daten übernehmen aus Personal-Management öffnet sich. Datenpfad zur abgelegten Exportdatei aufrufen. Um den Import zu starten: Auf Öffnen klicken.  |
6 Weitere Informationen
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Fehlzeiten von Personal-Managementsystem classic in die DATEV-Lohnprogramme exportieren
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Lohndaten und Gehaltsdaten beim Datenaustausch mit den DATEV-Lohnprogrammen (Dok.-Nr. 1009702)
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Mandantenfelder für den Datenaustausch Lohn (Dok.-Nr. 1009718)
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Mitarbeiterfelder für den Datenaustausch Lohn (Dok.-Nr. 1009732)
-
Verträge zu Vermögenswirksamen Leistungen für den Datenaustausch Lohn (Dok.-Nr. 1009864)
-
Verträge zur betrieblichen Altersvorsorge für den Datenaustausch Lohn (Dok.-Nr. 1009865)
