Mandantendaten aus dem DATEV-Rechenzentrum holen

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Aktuelle Änderungen
09.12.2024	Das Dokument wurde auf Aktualität geprüft. Bei der Prüfung haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie einen Mandantenbestand aus dem DATEV-Rechenzentrum holen. Das ist zum Beispiel nach einem DATEV Mandantendatenübertrag oder beim Datenaustausch mit dem Mandanten erforderlich.

2 Vorgehen

Um die Mandantendaten aus dem DATEV-Rechenzentrum zu holen, haben Sie 2 Möglichkeiten.

2.1 Mandantendaten holen

Hilfe-Video
Mandantendaten aus dem DATEV-Rechenzentrum holen (Dauer: 04:04, Stand: 06.07.2022)

Bevor Sie einen Mandantenbestand holen, muss die RZ-Übersicht aktualisiert werden. Sie enthält eine aktuelle Aufstellung der im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Mandantenbestände.

2.1.1 RZ-Übersicht aktualisieren

RZ-Übersicht für die betreffende Beraternummer aktualisieren

Vorgehen:

Wie Sie die RZ-Übersicht aktualisieren, erfahren Sie im Dokument:

Daten holen - RZ-Übersicht aktualisieren / ausgeben (Dok.-Nr. 1070866)

Daten einer mandantengenutzten Beraternummer holen

Möchten Sie Daten einer mandantengenutzten Beraternummer aus dem DATEV-Rechenzentrum holen, so muss auch die RZ-Übersicht für die mandantengenutzte Beraternummer aktualisiert werden. Dafür muss das Beraternummern-Kennwort der mandantengenutzte Beraternummer eingegeben werden, falls das Kennwort bei der Aktualisierung der RZ-Übersicht oder beim Holvorgang abgefragt wird.

2.1.2 Mandantenbestand an den PC holen

Achtung

Daten werden überschrieben

Je nachdem welchen Datenumfang Sie auswählen, werden die vorhandenen Daten der Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung und Kostenrechnung überschrieben.

Um ein versehentliches Überschreiben der Daten zu verhindern, ist beim verteilten Arbeiten eine Absprache zwischen Kanzlei und Unternehmen notwendig.

Daten im bisherigen Format und im DATEV pro Format holen

Wenn Sie Wirtschaftsjahre mit dem bisherigen Format (Symbol ) und im DATEV pro Format holen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Empfehlung:

Zuerst mit einem separaten Hol-Auftrag die Wirtschaftsjahre im bisherigen Format (Symbol ) holen und anschließend den Mandantenbestand im DATEV Arbeitsplatz über Geschäftsfeldübersichten Buchführung oder Anwendungsübersichten Rechnungswesen öffnen. Erst beim Öffnen wird der Hol-Vorgang vollständig abgeschlossen.
Zweiten Hol-Auftrag für die Wirtschaftsjahre im DATEV pro Format erstellen.

Mandantenbestand holen

Voraussetzung:

Der Mandantenbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geschlossen.

Die RZ-Übersicht wurde im Vorfeld auf das aktuelle Tagesdatum erfolgreich aktualisiert.

Vorgehen:

Im DATEV Arbeitsplatz das Programm Bestandsdienste Rechnungswesen über die Zusatzbereiche Programm öffnen oder Programmsuche öffnen.

Wenn der Zusatzbereich nicht angezeigt wird: Im Menü Ansicht | Programmsuche oder Ansicht | Programm öffnen wählen.

Im Programm Bestandsdienste Rechnungswesen Bestand | Bestands-Manager | Mandant wählen.

Das Arbeitsblatt Mandant wird geöffnet.

Im unteren Arbeitsbereich auf Daten holen | Mandantendaten holen klicken.

Das Fenster Daten holen – Mandantendaten holen / RZ-Übersicht wird geöffnet.

Im Fenster Daten holen – Mandantendaten holen / RZ-Übersicht den Mandantenbestand auswählen.

Suche Tipp

Wenn Sie über die Schnellsuche Mandantenbestände suchen, werden die Ergebnisse erst angezeigt, wenn Sie auf das Klapp-Symbol vor der Beraternummer klicken.

Wenn Sie mehrere Mandantenbestände holen möchten, ist für jeden Mandantenbestand eine separate Hol-Anschaltung erforderlich.

Hinweis

Wenn Sie Ihren Mandanten im Fenster Daten holen- Mandantendaten holen / RZ-Übersicht ausgewählt haben und bei Details zu Berater XXXX/Mandant XXXXX bei den entsprechenden Jahren kein grüner Haken bei FIBU/ANLAG oder KOST angezeigt wird, sind für diese(s) Jahr(e) nur Stammdaten des Mandanten im DATEV-Rechenzentrum gespeichert (ohne FIBU-, ANLAG- oder KOST-Bestand). Diese(s) Jahr(e) können nicht aus dem DATEV-Rechenzentrum geholt werden.

Auf Mandantendaten holen klicken.

Das Fenster Daten holen - Mandantendaten holen wird geöffnet.

Erfassung:

Element	Eingabe/Vorgehen
Gruppe Datenumfang im RZ
Kontrollkästchen Finanzbuchführung	Kontrollkästchen ist aktiv. Wenn Daten der Finanzbuchführung nicht geholt werden sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
Listen ab und bis	Wirtschaftsjahre wählen. Die Finanzbuchführung ist mit dem im RZ vorhandenen höchsten Wirtschaftsjahr vorbelegt.
Kontrollkästchen Anlagenbuchführung	Kontrollkästchen aktivieren, wenn auch Daten der Anlagenbuchführung aus dem RZ geholt werden sollen (wenn vorhanden). Die Daten der Anlagenbuchführung werden immer für alle im DATEV-Rechenzentrum vorhandenen Jahre geholt.
Kontrollkästchen Kostenrechnung	Kontrollkästchen aktivieren, wenn auch Daten der Kostenrechnung aus dem RZ geholt werden sollen (wenn vorhanden). Die Daten der Kosten- und Leistungsrechnung werden immer für alle im DATEV-Rechenzentrum vorhandenen Jahre geholt.
Gruppe Weitere Daten (Daten der Finanzbuchführung, die nicht im DATEV pro Format gespeichert sind)
Kontrollkästchen Finanzbuchführung	Kontrollkästchen aktivieren.
Listen ab und bis	Wirtschaftsjahre der Finanzbuchführung wählen, welche noch nicht im DATEV pro Format vorliegen.

Auf Holen klicken.

Folgender Hinweis erscheint, wenn der gewählte Mandantenbestand am PC schon vorhanden ist.

#REW00455 Im Zielbestand existieren bereits Daten. Möchten Sie überschreiben?

Nein klicken bedeutet, der Hol-Vorgang wird abgebrochen.

- oder -

Ja klicken bedeutet, der Hol-Vorgang wird gestartet.

Die Daten aus dem DATEV-Rechenzentrum überschreiben die PC Daten vor Ort.

Zentralen Mandanten festlegen

Das Fenster Zentralen Mandanten festlegen erscheint, wenn unter anderem der gewählte Mandantenbestand noch nicht am PC vorhanden ist.

Vermeiden Sie anwendungsspezifische Fälle, da viele Funktionen in den DATEV-Programmen nur mit einem zentralen Mandanten genutzt werden können.

Wie Sie einen zentralen Mandanten anlegen, erfahren Sie im Dokument:

Kanzlei:

Mandanten anlegen (Dok.-Nr. 9207265).

Unternehmen:

Unternehmen anlegen (Dok.-Nr. 9207401)

Wenn Programm-Meldung #REW04809 erscheint auf OK klicken.

Den Status der Verarbeitung finden Sie in der RZ-Kommunikation oder per Klick mit der rechten Maustaste auf das Ampel-Symbol in der Taskleiste, hier den Eintrag Verarbeitungsstatus/ Sammler anzeigen wählen.

Vor dem Öffnen des Bestands in der RZ-Kommunikation prüfen, ob der Auftrag vollständig verarbeitet wurde. In der Programmsuche des DATEV Arbeitsplatz das Programm RZ-Kommunikation öffnen.

Das Archiv in der Workflow – Gesamtansicht öffnen.

Hier prüfen, ob der Hol-Auftrag des Mandantenbestands bei den zuletzt abgeschlossenen Aufträgen mit dem Status Fertig aufgeführt wird.

Wenn der Mandant aufgeführt wird, kann der Bestand geöffnet werden.
Wenn der Mandant nicht aufgeführt ist, dann finden Sie den Auftrag in der DFÜ-Gesamtansicht. Dazu die DFÜ-Gesamtansicht in der RZ-Kommunikation über die Kontextbezogenen Links | DFÜ-Aufträge | DFÜ-Aufträge – Gesamtansicht öffnen und anschließend des Status des Hol-Auftrags prüfen:
- Wenn der Hol-Auftrag noch verarbeitet wird, abwarten, bis er den Status Fertig erlangt hat und in das Archiv verschoben wird.
- Wenn der Hol-Auftrag auf Fehlerkennzeichen läuft, kann er mit der rechten Maustaste über den Eintrag Verarbeiten nochmal verarbeitet werden.
- Wenn sich dieser Hol-Auftrag nicht mehr anstoßen lässt, wenden Sie sich an den Programmservice.

Der Mandantenbestand wurde aus dem DATEV-Rechenzentrum geholt.

2.1.3 Anzeige im DATEV Arbeitsplatz

Wenn nach Abschluss des Hol-Vorgangs für den geholten Mandantenbestand in der Mandantenübersicht des DATEV Arbeitsplatz die Leistung Buchführung nicht angezeigt wird, dann ist diesem Mandantenbestand keine zentrale Mandantennummer zugeordnet. Dieser Mandantenbestand kann entweder in der Geschäftsfeldübersicht Buchführung geöffnet werden oder dem Mandantenbestand wird eine zentrale Mandantennummer zugeordnet.

Wie Sie eine zentrale Mandantennummer zuordnen, erfahren Sie im Dokument:

Kanzlei: