Rechtsgrundlage

Im § 107 SGB IV (seit Inkrafttreten des 6. SGB-IV-Änderungsgesetzes; vormals im § 23c Abs. 2 SGB IV) ist die elektronische Übermittlung von Bescheinigungen für Entgeltersatzleistungen geregelt. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Leistungsträgern notwendige Angaben zum Beschäftigungsverhältnis durch Bescheinigung nachzuweisen. Im Einzelfall kann der Leistungsträger diese Bescheinigung elektronisch anfordern.

In diesem Fall müssen Arbeitgeber die Bescheinigungen aus systemgeprüften Programmen oder maschinell erstellten Ausfüllhilfen (SV-Meldeportal) an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermitteln. Die Datenannahmestellen leiten die Entgeltbescheinigungen an die unterschiedlichen Leistungsträger (Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Rentenversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit) weiter. Lohn und Gehalt unterstützt das elektronische Verfahren.

Die Details des Verfahrens werden durch die vom Bundesarbeitsministerium und Bundesgesundheitsministerium genehmigten Gemeinsamen Grundsätze mit ihren Anlagen (1-3) sowie die ebenso genehmigte Verfahrensbeschreibung mit ihren Anlagen (1-4) geregelt.

Die Datenübermittlungspflicht gilt für folgende Bescheinigungen:

• Krankengeld

• Krankengeld bei Mitaufnahme in das Krankenhaus (Erstellung auch für Personengruppe 109, 110 und 190)

• Kinderkrankengeld (Krankengeld bei Erkrankung des Kinds)

• Kinderverletztengeld (Verletztengeld bei Verletzung eines Kinds)

• Mutterschaftsgeld

• Übergangsgeld - Leistungen zur medizinischen Rehabilitation der Rentenversicherung

• Übergangsgeld - Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben der Rentenversicherung

• Übergangsgeld der Unfallversicherung

• Übergangsgeld der Bundesagentur für Arbeit

• Verletztengeld

In den seltenen Fällen des Versorgungskrankengelds wird eine Krankengeldmeldung erstellt.

Der Arbeitgeber muss ebenfalls die Höhe der beitragspflichtigen Einnahme im Falle des § 23c Abs. 1 SGB IV (ungekürzt weitergezahlte laufende Arbeitgeberleistungen während eines Sozialleistungsbezugs) elektronisch übermitteln.

Die Rückmeldung der Krankenkasse an den Arbeitgeber über die Höhe der Brutto- und Netto-Entgeltersatzleistung erfolgt ebenfalls in elektronischer Form. Dies ist Voraussetzung, um in diesen Fällen überhaupt eine korrekte Entgeltabrechnung im Sinne des § 23c Abs. 1 SGB IV durchführen zu können und im Nachgang die Höhe der beitragspflichtigen Einnahme melden zu können. Bei kranken und verletzten Kindern wird die Höhe der beitragspflichtigen Einnahme nicht an die Krankenkassen gemeldet.

Außerdem sieht das Verfahren elektronische Anfragen des Arbeitgebers an die zuständige gesetzliche Krankenkasse zu etwaigen Vorerkrankungen und zum Ende der Zahlung einer Entgeltersatzleistung vor. Auch auf diese Anfragen antwortet die Krankenkasse mit einer elektronischen Rückmeldung.

Ermittlung der zu sendenden Daten

Im Datenübermittlungsverfahren werden die meisten Daten vom Programm automatisch ermittelt. Teilweise müssen manuelle Eingaben erfolgen. In Sonderfällen müssen Werte, die grundsätzlich automatisch vom Programm ermittelt werden, manuell vorgegeben werden.

Grundlage für die Berechnung der Höhe einer Entgeltersatzleistung ist in den meisten Varianten (Ausnahme: bei kranken/verletzten Kindern) das tatsächliche Netto-Entgelt des letzten oder der 3 letzten Entgeltabrechnungszeiträume vor Beginn der Erkrankung oder der Mutterschutzfrist.

Diese letzten Entgeltabrechnungszeiträume sowie die zu meldenden tatsächlichen laufenden Brutto-Entgelte und Netto-Entgelte ermittelt Lohn und Gehalt automatisch.

Grundlage für die Berechnung der Entgeltersatzleistung seitens des Leistungsträgers sind grundsätzlich die Brutto-Werte und Netto-Werte aus dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum oder aus den letzten 3 Entgeltabrechnungszeiträumen.

• Bei Übergangsgeld wegen med. Leistungen zur Reha oder bei Leistungen zur Teilhabe werden stets nur die Angaben zum letzten Entgeltabrechnungszeitraum benötigt.

• Bei Zeitlohnempfängern (Stundenlohn und Tageslohn) wird ebenso stets nur ein letzter Entgeltabrechnungszeitraum benötigt.

• Bei Festbezugsempfängern ist zu unterscheiden:

  Grundsätzlich wird nur der letzte Entgeltabrechnungszeitraum benötigt.

  Ausnahme: Wenn das tatsächliche Entgelt in jedem der 3 letzten Entgeltabrechnungszeiträumen vom vereinbarten Entgelt abweicht, werden die 3 letzten Entgeltabrechnungszeiträume benötigt.

• Bei den übrigen Beschäftigungen (Akkordlohn) sind immer die 3 letzten Entgeltabrechnungszeiträume zu übermitteln (wenn sie vorhanden sind.)

Beim Kinderkrankengeld und Kinderverletztengeld dient dagegen das ausgefallene Netto-Entgelt als Grundlage für die Berechnung der Höhe des Kranken- oder Verletztengelds. Entsprechend werden das ausgefallene Brutto-Entgelt und Netto-Entgelt übermittelt.

Manuelle Eingaben der tatsächlichen und vereinbarten Netto-Entgelte sind gemäß einer Auflage der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) grundsätzlich nicht mehr zulässig. Die Brutto- und Netto-Beträge werden daher grundsätzlich automatisch vom Programm ermittelt.

Die manuelle Eingabe von Zeiträumen und tatsächlichen Brutto-Entgelten ist somit nur im Ausnahmefall bei folgenden Sachverhalten zulässig:

• Abrechnung einer rückwirkenden Entgelterhöhung, welche aber nicht zur Berechnung der Entgeltersatzleistung herangezogen werden darf, wenn der Rechtsanspruch auf die Erhöhung erst mit Beginn der Erkrankung entsteht.

• Wenn zeitversetzt gezahlte variable Entgeltbestandteile (z. B. lfd. Provisionen oder lfd. Tantiemen) nicht in dem Monat berücksichtigt werden dürfen, in dem sie gezahlt wurden. Das ist der Fall, wenn diese mit mehr als 2 Monaten Zeitversatz gezahlt werden oder wenn sie kumuliert mittels der Lohnart 3890 ausbezahlt werden. Dann sind manuelle Korrekturen in den betroffenen Monaten und ggf. bei den Einmalbezügen notwendig.

• Bei einem Wechsel der Beschäftigung von einem Ausbildungsverhältnis in eine reguläre sv-pflichtige Beschäftigung darf kein Zeitraum/Entgelt aus dem vorherigen Ausbildungsverhältnis gemeldet werden. Wenn die Erkrankung am 1. Tag der neuen (regulären) Beschäftigung beginnt, können Sie den Zeitraum (vor der regulären Beschäftigung) und das (fiktive) Entgelt (der regulären Beschäftigung) für die Zeiten der Ausbildung manuell vorgeben.

Die zu meldenden Netto-Entgelte können im Regelfall direkt dem abgerechneten Lohnkonto entnommen werden.
In folgenden Sonderfällen werden die Netto-Beträge fiktiv berechnet:

• Midijob

• Grenzgänger

• Betriebliche Altersvorsorge mit Umwandlung eines laufenden sv-pflichtigen Entgelts

• Nachberechnung ins Vorjahr mit Anwendung des Zuflussprinzips

• Manuelle Eingabe des tatsächlichen Brutto-Entgelts oder Eingabe eines Differenzbetrags

1 Übergreifende Einstellungen

1.1 Relevante Auswertungen

Die folgenden Auswertungen sind für das gewählte Thema automatisch vorgegeben.

Auswertungen stehen Ihnen auf Mandantenebene im Menü unter Mandant | Ausgeben zur Verfügung.

2 Was möchten Sie tun?

2.1 Allgemeine Angaben zu Entgeltersatzleistungen des Mandanten erfassen

Gruppe Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (EEL)

Gruppe Angaben bei Erkrankung/Verletzung des Kindes

2.2 Allgemeine Angaben zu Entgeltersatzleistungen des Mitarbeiters erfassen

Gruppe Bezahlte Freistellung durch den Arbeitgeber

2.3 Vorerkrankungszeiten erfassen, anfordern und abrufen

In Verbindung mit dem elektronischen Rückmeldeverfahren haben Sie die Möglichkeit, die Vorerkrankungszeiten zu einer bestimmten Krankheit bei den Krankenkassen anzufordern und abzurufen.

Dies ist bei gesetzlich und freiwillig krankenversicherten Mitarbeitern im Fall einer Reha oder Wiedereingliederung immer notwendig.

Informationen zu Vorerkrankungszeiten finden Sie unter: Vorerkrankungszeiten

2.4 Angaben für die Berechnung von Krankengeld erfassen

Bei Krankengeld in Höhe Kurzarbeitergeld wird das Krankengeld über die Lohnabrechnung errechnet und ausgezahlt. Eine Meldung für das EEL-Verfahren wird daher nicht erstellt.

Informationen zu Krankheitszeiten und wie Sie die Angaben für die Berechnung von Krankengeld erfassen finden Sie unter: Krankheitszeiten

2.5 Daten für Kinderkrankengeld und Kinderverletztengeld erfassen

Nach § 45 SGB V erhalten in der Gesetzlichen Krankenversicherung versicherte Arbeitnehmer ein Krankengeld bei Erkrankung des Kinds (Kinderkrankengeld), wenn der Versicherte zur Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege seines erkrankten Kinds der Arbeit fernbleibt. Dazu ist ein ärztliches Attest erforderlich. Voraussetzung ist auch, dass keine andere im Haushalt des Versicherten lebende Person die Beaufsichtigung, Betreuung oder Pflege übernehmen kann und das Kind das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat. Dies gilt auch, wenn bei einer stationären Behandlung des Kinds eine Mitaufnahme eines betreuenden Elternteils nötig ist (§ 45 Abs. 1a SGB V, Kinderkrankengeld bei stationärer Betreuung). Bei Kindern mit Behinderung zahlt die gesetzliche Krankenkasse auch über den 12. Geburtstag hinaus Kinderkrankengeld.

Wenn die Erkrankung des Kinds während einer 100-prozentigen Kurzarbeit erfolgt, gilt der Zeitraum als wegen der Kurzarbeit ausgefallen. In diesem Fall sind keine Ausfallzeiten mit den Ausfallschlüsseln PK oder PS zu erfassen.

Wenn jedoch während eines teilweisen Arbeitsausfalls wegen Kurzarbeit zusätzlich als weiterer Ausfallgrund ein krankes oder verletztes Kind hinzukommt, ist der Zeitraum zunächst als Ausfallzeitraum „Krankes/verletztes Kind“ mit den Ausfallschlüsseln PK oder PS zu erfassen. Zusätzlich ist dabei über die Krankheitszeiten die Zahl der Stunden zu erfassen, an denen während dieses Ausfallzeitraums zusätzlich der Ausfallgrund Kurzarbeit bestanden hätte.

In der Folge wird das ausgefallene Entgelt anders berechnet: An die Stelle des ausgefallenen Nettoentgelts tritt das fiktive ausgefallene (geringere) Kurzarbeitergeld.

Folgende Tabelle zeigt den maximalen Anspruch des Arbeitnehmers auf unbezahlte Freistellung von der Arbeit zur Pflege eines kranken Kinds. Maximal für diese Arbeitstage zahlt die Krankenkassen Kinderkrankengeld, wenn der Arbeitgeber keine Entgeltfortzahlung für diese Zeit gewährt.

Darüber hinaus besteht gemäß § 45 Abs. 1a SGB V ein zeitlich unbegrenzter Anspruch auf Kinderkrankengeld bei medizinisch notwendiger Mitaufnahme ins Krankenhaus für bis zu zwölfjährige Kinder oder für behinderte Kinder, die auf Hilfe angewiesen sind.

Basis für die Berechnung des Krankengelds bei Erkrankung eines Kinds ist gemäß § 45 Abs. 2 Satz 3 SGB V das ausgefallene Netto-Arbeitsentgelt. Mit Lohn und Gehalt wird dies automatisch gemäß folgendem Schema ermittelt:

1. Berechnung des ausgefallenen laufenden SV-pflichtigen Brutto-Entgelts

2. Berechnung eines fiktiven Brutto-Entgelts, das sich ergeben hätte, wenn das Kind nicht krank gewesen wäre (gleichzeitig aber alle anderen etwaigen Entgeltausfälle erfolgt wären): tatsächlich laufendes SV-pflichtiges Brutto-Entgelt + ausgefallenes Brutto-Entgelt

3. Berechnung eines fiktiven Netto-Entgelts aus dem fiktiven Brutto-Entgelts. Im Fall einer gleichzeitigen Kurzarbeit tritt an die Stelle des ausgefallenen Netto-Entgelts das (geringere) ausgefallene Kurzarbeitergeld, ggf. zuzüglich eines Kug-Aufstockungsbetrags, den der Arbeitgeber bei Kurzarbeit gezahlt hätte.

4. Ermittlung des tatsächlichen Netto-Entgelts aus dem tatsächlichen laufenden SV-pflichtigen Brutto-Entgelts

5. Die Differenz der Netto-Entgelte ist das zu meldende ausgefallene Netto-Entgelt.

Sonderfall mehrerer separater Ausfallzeiträume wegen kranker Kinder in einem Kalendermonat:

1. Hier werden zunächst die Bruttoausfälle zusammengerechnet.

2. Daraus wird ein gesamter Nettoausfall gemäß dem oben aufgeführten Schema errechnet.

3. Brutto- und Nettoausfall werden in Relation der ausgefallenen Kalendertage auf die einzelnen Ausfallzeiträume verteilt.

Hauptproblem ist dabei die Ermittlung des ausgefallenen laufenden sv-pflichtigen Brutto-Arbeitsentgelts. Es setzt sich aus 3 bzw. 4 Komponenten zusammen:

• Gekürzte Festbezüge: Die Summe der Festbezugskürzungen wird für den Zeitraum der Erkrankung des Kinds (ohne Entgeltfortzahlung) ermittelt.

• Bei Stundenlöhnen oder Tagelöhnen kommt ein Produkt aus Ausfallstunden (gemäß Soll-Arbeitszeit) und gewähltem Faktor hinzu. Faktor ist entweder einer der Stundenlöhne 1-5 oder ein Durchschnitt.

• Variable Entgeltbestandteile: Wenn, was in aller Regel der Fall sein dürfte, das ausgefallene variable Entgelt nicht exakt ermittelt und dann von Ihnen als Differenzbetrag eingegeben werden kann, errechnet das Programm zusätzlich eine Komponente aus variablen Bezügen. Variable Bezüge sind z. B. Mehrarbeitsvergütungen oder laufend gezahlte Provisionen. Über die Lohnartenbesonderheiten wird gesteuert, ob eine Lohnart in diesem Sinne variabel ist oder nicht. Die Summe dieser Bezüge der letzten 3 Monate wird dann durch die Summe der tatsächlich geleisteten Soll-Arbeitsstunden dividiert. Mit diesem Faktor wird die Zahl der Ausfallstunden multipliziert. In Lohn und Gehalt kann bei der Berücksichtigung von variablen Entgeltbestandteilen ein Zeitversatz von bis zu 4 Monaten gewährt werden. Der Durchschnitt kann aus maximal 12 Monaten gewählt werden.

• Ein von Ihnen eingegebener Differenzbetrag.

Alternativ kann das ausgefallene Brutto-Arbeitsentgelt auch von Ihnen erfasst werden. Sie können das Programm auch grundsätzlich automatisch berechnen lassen und einen Differenzbetrag zu diesem errechneten Wert eingeben.

EEL-Meldungen wegen kranker Kinder können nicht ohne Abrechnung erstellt werden, weil die zu meldenden Werte erst berechnet werden müssen.

Bei Meldungen wegen Kinderkrankengelds oder Kinderverletztengelds muss angegeben werden, wie viele Tage der Arbeitnehmer im aktuellen Kalenderjahr wegen desselben Kinds bereits bezahlt oder unbezahlt der Arbeit ferngeblieben ist.

Diese Informationen können automatisch ermittelt werden, wenn zu jedem Ausfallzeitraum wegen eines kranken Kinds auch tatsächlich ein Kind zugeordnet ist. (Eine manuelle Eingabe ist jedoch weiterhin möglich.)

Informationen zu Krankheitszeiten und wie Sie die Fehlzeiten für Kinderpflege erfassen finden Sie unter: Krankheitszeiten und unter Kalender.

2.6 Kinderkrankengeld bei schwerstkranken Kindern

2.7 Daten für das Mutterschaftsgeld erfassen

EEL-Meldungen wegen Mutterschaftsgelds werden bei gesetzlicher und freiwilliger Krankenversicherung erstellt. Zur gesetzlichen Krankenversicherung gehören auch die landwirtschaftlichen Krankenkassen. Eine Meldung kann auch bei einer Beschäftigung als Werkstudent (PGS 106 und BGS 0100) und gleichzeitiger Familienversicherung in einer gesetzlichen Krankenversicherung erstellt werden.

Für die EEL-Meldung werden grundsätzlich die tatsächlichen Netto-Verdienste aus dem „Berechnungszeitraum“ (§ 21 MuSchG) herangezogen.

Diese Werte werden grundsätzlich automatisch vom Programm berechnet. Die dabei zugrunde zu legenden 3 Monate des Berechnungszeitraums (meist die letzten 3 Monate vor Beginn der Schutzfrist) werden automatisch ermittelt.

Bei der Berechnung der zu meldenden Netto-Entgelte werden etwaige Verdienständerungen während des Berechnungszeitraums berücksichtigt. Allerdings kann das Programm nicht erkennen, ob die Änderung tatsächlich dauerhaft ist. Das Programm geht davon aus, dass eine in den Stammdaten vorgenommene Änderung dauerhaft ist.

In Sonderfällen sind manuelle Angaben erforderlich.

Weiterführende Informationen zum Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, dem Beschäftigungsverbot und zur Elternzeit sowie zu Besonderheiten beim Mutterschaftsgeld (EEL) finden Sie unter Mutterschutz und Elternzeit (Dok.-Nr. 9219361).

2.8 Meldungen zu Entgeltersatzleistungen erstellen und versenden

Nach Abschluss der Eingaben für die jeweilige Entgeltersatzleistung können Sie die Meldungen auf Mitarbeiterebene im Menü unter Abrechnung | DÜ Entgeltersatzleistungen erstellen. Das gilt nicht für Meldungen wegen kranker oder verletzter Kinder. In diesen Fällen muss der betroffene Monat abgerechnet werden.

Außerdem werden die Meldungen automatisch im Anschluss an die nächste Mitarbeiterabrechnung erstellt.

Danach stehen die Daten zum Senden bereit und können, wie bei den übrigen DÜ-Verfahren über den Dialog Daten senden versendet werden. Gleichzeitig stehen die Meldungen auch zur Ansicht oder zum Drucken bereit.

2.9 Ende der Entgeltersatzleistungen anfordern

Anfragen des Arbeitgebers an die zuständige Krankenkasse zu einer Krankheitszeit und das zugehörige Ende von der Krankenkasse können Sie auf Mitarbeiterebene im Menü unter Abrechnung | Anforderung Ende der Entgeltersatzleistung erstellen.

Danach stehen die Daten zum Senden bereit und können, wie bei den übrigen DÜ-Verfahren über den Dialog Daten senden versendet werden. Gleichzeitig stehen die Meldungen auch zur Ansicht oder zum Drucken bereit.

2.10 Krankheitszeiten / EEL-Meldung nach Austritt und Austritt während der Fehlzeit

Sie können außerhalb der Kalendererfassung ausschließlich für Zeiträume nach einem Austritt einen Krankheitszeitraum anlegen, für welchen eine EEL-Meldung mit dem Meldegrund 1 (Krankengeld) erstellt wird. Die Krankenkassen benötigen diese Information in diesem Sonderfall auch für Zeiträume nach Beschäftigungsende, um Krankengeld auszahlen zu können.

Weitere Informationen: Krankheitszeiten Abschnitt Krankheitszeit nach Austritt erfassen

Die Krankenkasse benötigt die EEL-Bescheinigung vom letzten Arbeitgeber, wenn der Mitarbeiter direkt nach dem Austritt eine Entgeltersatzleistung erhält.

Die EEL-Bescheinigung nach Austritt kann im Mitarbeiter unabhängig von der Lohnabrechnung erstellt werden.

Weitere Informationen: EEL-Bescheinigung nach Austritt erstellen (Dok.-Nr. 1003150)

Wenn der Austritt eines Arbeitnehmers im Monat des Fehlzeitenbeginns oder während der Fehlzeit liegt, müssen gemäß der gültigen Datensatzbeschreibung für alle Bescheinigungen zusätzliche Angaben gemacht werden.

Erfassen Sie folgende Angaben auf Mitarbeiterebene im Menü unter Erfassen | Stammdaten | Beschäftigung | Kündigung/Entlassung, Registerkarte Kündigung.

• Feld Arbeitsverhältnis gekündigt/beendet am: Datum der Kündigung oder des Abschlusses des Aufhebungsvertrags erfassen.

• Liste Kündigung/Entlassung durch: Wählen, ob das Arbeitsverhältnis durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer gekündigt oder durch einen Aufhebungsvertrag beendet wurde.

Alle weiteren Angaben auf Mitarbeiterebene im Menü unter Erfassen | Stammdaten | Beschäftigung | Kündigung/Entlassung sind nur für das Meldeverfahren BEA erforderlich. Bestätigen Sie alle ggf. erscheinenden Hinweismeldungen mit Nein.

2.11 Weitere Themen rund um die Entgeltersatzleistungen prüfen

BEA - Bescheinigungen elektronisch annehmen ist ein Datenübermittlungsverfahren nach § 108 Absatz 1 SGB IV an die Bundesagentur für Arbeit, mit welchem Arbeitgeber z. B. die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III und die Bescheinigung über Nebeneinkommen nach § 313 SGB III elektronisch übermitteln können.

Folgende Bescheinigungen können Sie auf elektronischem Weg weitergeben:

• Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III

• Bescheinigung über Nebeneinkommen nach § 313 SGB III

• Arbeitsbescheinigung für Zwecke über- und zwischenstaatlichen Rechts nach § 312a SGB III

Weitere Informationen: Arbeitsbescheinigung / Bescheinigung Nebeneinkommen übermitteln (BEA) mit Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 1070717)

Sie können Unterbrechungszeiten bei einem Wechsel von einem anderen Entgeltabrechnungssystem zu Lohn und Gehalt vortragen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

• Werte für Meldungen zu Entgeltersatzleistungen vortragen (Dok.-Nr. 1019738)

• Vorerkrankungen zu Entgeltersatzleistungen vortragen (Dok.-Nr. 1019739)

§ 23 c Abs. 1 Satz 1 SGB IV regelt, dass arbeitgeberseitige Leistungen, die für die Zeit des Bezugs von Entgeltersatzleistungen gezahlt werden, nicht als beitragspflichtige Einnahmen gelten, solange sie zusammen mit dem Netto-Betrag der Entgeltersatzleistung das Vergleichs-Netto-Arbeitsentgelt voraussichtlich nur bis zu 50,00 EUR übersteigen.

Mit den Meldungen zum EEL-Verfahren wird den annehmenden Stellen (z. B. Krankenkasse, Rentenversicherungsträger etc.) gemeldet, ob während der Zahlung der Entgeltersatzleistung laufendes Arbeitsentgelt gezahlt wird und ob dieses zusammen mit der Entgeltersatzleistung das Vergleichs-Netto-Arbeitsentgelt um mehr als 50,00 EUR übersteigt.

Im Anschluss meldet die Annahmestelle im Rückmeldeverfahren die Höhe der Entgeltersatzleistung zurück. Die zurückgemeldeten Werte werden automatisch in das Programm übernommen. Alternativ können Sie die Höhe der Entgeltersatzleistung aber auch weiterhin erfassen. Das ist immer dann nötig, wenn die Leistung nicht im EEL-Verfahren berücksichtigt wird (z. B. Elterngeld oder Krankentagegeld einer privaten Krankenversicherung).

Sie können in Lohn und Gehalt Angaben zu laufenden arbeitgeberseitigen Leistungen, die für die Zeit des Bezugs von Entgeltersatzleistungen weitergezahlt werden, erfassen.

Mit der korrigierten Entgeltabrechnung wird darüber hinaus eine 2. EEL-Meldung mit dem Meldegrund 51 (Höhe der beitragspflichtigen Einnahme) erstattet.

Aufgrund der Vorgaben der Anlage 3 zur Verfahrensbeschreibung EEL werden zeitlich direkt aufeinanderfolgende Meldungen in vielen Fällen nicht erstattet; z. B. wenn eine Krankengeldmeldung (Meldegrund 01) bis zum 20. reicht und sich ab dem 21. sofort eine Reha (eigentlich Meldegrund 11) anschließt.

Wenn der Arbeitgeber in diesem Fall eine lfd. Leistung (z. B. einen Dienstwagen) > 50,00 EUR ungekürzt weiterzahlt, werde von den Sozialleistungsträgern trotzdem 2 Rückmeldungen mit der jeweiligen Höhe der Entgeltersatzleistung an den Arbeitgeber gesendet.

In der Folge wird dann auch eine 2. Meldung der beitragspflichtigen Einnahme (Meldegrund 51) für den Zeitraum ab dem 21. von Lohn und Gehalt erstattet.

Weitere Informationen finden Sie unter: Weitergewährte Arbeitgeberleistungen abrechnen (Dok.-Nr. 1007414)

2.12 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV folgende Beratung online:

• Für Steuerberater: Informationen und Buchung

• Für Unternehmer: Informationen und Buchung

3 Weiterführende Informationen

3.1 EEL-Meldungen für Grenzgänger

Die Erstellung der EEL-Meldungen ist auch für Grenzgänger möglich.

Das Programm setzt zur fiktiven Berechnung des zu meldenden Netto-Entgelts eine Steuerklasse gemäß den Vorgaben der Verfahrensbeschreibung EEL an (Steuerklasse 6 bei einem 2. Beschäftigungsverhältnis, ansonsten Steuerklasse 1 bei Unverheirateten und Steuerklasse 4 bei Verheirateten). Wenn trotz der besonderen Berechnung bei Grenzgängern eine Steuerklasse in den Stammdaten eingegeben ist, wird diese Steuerklasse in den Stammdaten vorrangig verwendet.

Das Netto-Arbeitsentgelt wird wie folgt berechnet:

• Ohne Kinderfreibetrag

• Ohne Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung

• Ohne Kirchensteuer

• Mit Solidaritätszuschlag

Für französische Grenzgänger, die aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens nur im Wohnsitzland steuerpflichtig sind, entfällt ab 2024 die fiktive Steuerberechnung für EEL-Meldungen. Das hat Auswirkungen auf das ermittelte Netto-Entgelt u. a. für

• Krankengeld (vereinbartes Netto und laufendes Netto tatsächlich),

• Mutterschutz (lfd. Netto) und

• Kinderkrankengeld (ausgefallene Netto-Entgelt)

Voraussetzung: In der Liste Bundesland des letzten Tätigkeitsorts (Angabe nur für französische Grenzgänger) ist Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz oder Saarland ausgewählt.

Sie finden die Liste auf Mitarbeiterebene im Menü unter Stammdaten | Steuer | Besonderheiten, Registerkarte Grenzgänger / Beschränkte Steuerpflicht.

3.2 Korrekturen/Nachberechnungen

Wenn sich Angaben zu einer bereits gesendeten Entgeltbescheinigung ändern oder erst nach der Abrechnung oder am Ende der Fehlzeit vorliegen, können die Angaben auch rückwirkend erfasst werden.

Auf der Übersicht DÜ EEL wird gekennzeichnet, wenn es sich um eine Stornierung handelt. Auf der Auswertung sind Stornierungen in der letzten Spalte Storno mit einem S gekennzeichnet.

Die Entgeltmeldung wird auch dann neu aufbereitet, wenn Sie auf Mitarbeiterebene über das Menü Abrechnung | DÜ Entgeltersatzleistungen ausgelöst wird.

Ausnahme: Meldungen für Kinderkrankengeld und Kinderverletztengeld können nur dann über das Menü korrigiert werden, wenn der Monat bereits abgerechnet ist.

Abrechnungsmonat Oktober: Es wird ein Austrittsdatum zum 31.12. erfasst und eine EEL-Meldung (KV Mutterschaftsgeld) erstellt und übermittelt.

Im November wird das Austrittsdatum wieder gelöscht. Daher ist eine Stornierung und Neuerstellung der EEL-Meldung (KV-Mutterschaftsgeld) erforderlich.

Damit die EEL-Meldung korrigiert wird: Erfassen Sie bei der Lohnabrechnung (im Menü: Abrechnung | Lohnabrechnung) im Feld Erster Monat der Nachberechnung 10/JJJJ. Mit der Lohnabrechnung November wird eine Nachberechnung auf Oktober durchgeführt. Die EEL-Meldung wird korrigiert.

3.3 Pflegeunterstützungsgeld

Für Angehörige, die kurzfristig Zeit für die Organisation einer neuen Pflegesituation benötigen, besteht ein Rechtsanspruch auf Familienpflegezeit in Form einer bis zu 10-tägigen Auszeit (Gesetz zur besseren Vereinbarung von Familie, Pflege und Beruf). Als Lohnersatzleistung für den entstehenden Arbeitsausfall besteht Anspruch auf das Pflegeunterstützungsgeld.

Bei Auswahl des Ausfallschlüssels PU werden die Festbezüge gemäß Umrechnungsformel für Teilmonate sowie die SV-Tage gekürzt. Da das Pflegeunterstützungsgeld jedoch nicht Teil des elektronischen Entgeltersatzleistungsverfahrens ist, wird keine EEL-Meldung für diese Ausfallzeit erstellt. Für die Entgeltbescheinigung steht Ihnen über das Programm Bescheinigungen eine Papierbescheinigung zur Verfügung.

3.4 Berechnung des tatsächlichen Brutto-Entgelts bei Mutterschutz

Im Rahmen des Datenaustauschverfahrens Entgeltersatzleistungen wird beim Mutterschutz eine Meldung an die Krankenkasse erstattet, damit die Höhe des auf 13 EUR pro Tag begrenzten Mutterschaftsgelds berechnet werden kann. Dazu werden für die 3 Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist die tatsächlichen laufenden sv-pflichtigen Entgelte gemeldet. Übersteigt das Netto-Entgelt 390 EUR im vollen Monat (bzw. bei Stundenlohn 403 EUR), werden 13 EUR Mutterschaftsgeld pro Tag gezahlt; höhere Netto-Arbeitsentgelte sind insofern bei EEL irrelevant.

Grundlage für die Berechnung der Netto-Entgelte ist das jeweilige laufende sv-pflichtige Brutto-Entgelt. Im Standardfall kann dieses zusammen mit dem Netto-Arbeitsentgelt direkt aus dem von Lohn und Gehalt abgerechneten Lohnkonto genommen werden. Ggf. (z. B. bei Grenzgängern) ist eine fiktive Berechnung des Netto-Entgelts erforderlich. Alternativ können Sie das der Berechnung zugrundeliegende Laufende SV-Brutto auf Mitarbeiterebene im Menü unter Mutterschutz | Verdienstangaben eingeben. Aus einem eingegebenen Brutto-Entgelt wird ebenfalls fiktiv ein Netto-Entgelt berechnet.

Im geltenden Mutterschutzgesetz wird im § 21 Abs. 4 festgelegt, dass dauerhafte Entgeltänderungen während des Berechnungszeitraums für den gesamten Berechnungszeitraum zu berücksichtigen sind. Als Berechnungszeitraum gelten die letzten 3 Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist, die nicht komplett unterbrochen sind. Wenn z. B. die Mutterschutzfrist im April beginnt und die Monate Januar bis März den Berechnungszeitraum bilden, sind Entgeltänderungen, die erst ab März gelten, fiktiv schon im Januar und Februar anzusetzen. Beispiel: Gehalt in Januar und Februar 500 EUR, Gehalt ab März 550 EUR. Dann sind die 550 EUR für alle 3 Monate zu berücksichtigen.

Dabei sind verschiedene Konstellationen möglich, die wie folgt vom Programm unterstützt werden:

• Änderung der Höhe eines Festbezugs (s.o. z. B. im letzten Monat vor Beginn der Schutzfrist von 500 auf 550 EUR): Die 550 EUR werden für alle 3 Monate zugrunde gelegt. Das zu meldende Netto wird auch für die 1. beiden Monate fiktiv aus 550 EUR berechnet. Dabei werden die in jedem Monat geltenden Berechnungsparameter verwendet. Wenn sich z. B. zusätzlich die Steuerklasse zum 3. Monat von 1 auf 5 ändert, wird das Netto-Entgelt in den Monaten Januar und Februar aus 550 EUR mit der Steuerklasse 1 berechnet, im März wird das tatsächlich mit der Steuerklasse 5 abgerechnete Netto aus den 550 EUR brutto verwendet.

• Teilmonatsberechnungen bei Festbezügen: Wenn im oben genannten Beispiel mit der dauerhaften Entgeltänderung von 500 auf 550 EUR im Januar nur 15 Tage mit Entgelt abgerechnet wurden und dadurch statt 500 EUR nur 250 EUR abgerechnet wurden, wird diese Berechnung fiktiv auf der Basis von 550 EUR für den vollen Monat durchgeführt. D. h. für den Januar werden hier 275 EUR brutto angesetzt.

• Neuer Entgeltbestandteil im letzten Monat vor Beginn der Schutzfrist: Wenn im letzten Monat vor Beginn der Schutzfrist z. B. 40 EUR VWL zusätzlich vom Arbeitgeber gezahlt werden, werden diese 40 EUR auch für die anderen beiden Monate angesetzt.

• Wegfall eines Entgeltbestandteils: Wenn umgekehrt die 40 EUR VWL nur bis zum zweitletzten Monat vor Beginn der Schutzfrist gezahlt werden, werden sie auch in den 1. beiden Monaten für EEL nicht berücksichtigt.

• Festbezüge, die über die Monatserfassung abgerechnet werden: Da hier keine Betragsänderung erkannt werden kann, werden diese Bezüge unverändert berücksichtigt.

• Zeitlohn (Stundenlohn oder Tageslohn):

  • Berechnung mit einem festen Betrag (ST01 bis ST05 oder TG01 bis TG05): Ein geänderter Stundenlohn oder Tageslohn wird rückwirkend für den gesamten Berechnungszeitraum angesetzt.

  • Ausnahme davon: Eingabe eines abweichenden Faktors in der Berechnung: Dieser wird unverändert berücksichtigt.

  • Berechnung aus einem Durchschnitt: Da hier keine konkrete dauerhafte Änderung festgestellt werden kann, wird der Durchschnittsfaktor unverändert übernommen.

  • Zulagen: Eine geänderte Zulage wird für den gesamten Berechnungszeitraum angesetzt.

  • Lohnveränderungen: Eine geänderte Lohnveränderung wird grundsätzlich für den gesamten Berechnungszeitraum angesetzt; wenn jedoch eine abweichende Lohnveränderung im zweitletzten oder drittletzten Monat vor Beginn der Mutterschutzfrist verwendet wird, wird diese angesetzt.

3.5 Schnittstellen

Für Steuerberatungskanzleien:

Für diese Gebührenposition ist in Lohn und Gehalt die Gebührennummer 3444 hinterlegt.

In Abhängigkeit von der Fehlzeit werden die jeweils notwendigen Felder für die Sachverhalte eingeblendet.

Der Datenaustausch von Fehlzeiten mit den Lohnprogrammen erfolgt wie bisher ohne Zusatzangaben zu EEL. Die Angaben zu den Fehlzeiten können Sie nach dem Export im Lohnprogramm prüfen und bei Bedarf ergänzen oder anpassen.

Wenn Sie die Zeitwirtschaftsschnittstelle zum Import der Bewegungsdaten nutzen, prüfen Sie rechtzeitig, ob Anpassungen erforderlich sind, damit die Angaben zu Fehlzeiten vollständig und in der richtigen Form für den Import in die neuen Versionen vorliegen.

Bei arbeitsfreien Tagen (z. B. Wochenenden) muss zukünftig durchgängig erfasst werden. Lohn und Gehalt schließt die Lücken beim Import automatisch. Wenn Sie das nicht wünschen, können Sie beim Import auf Mandantenebene im Menü unter Datenübernahme | Bewegungsdaten importieren das Kontrollkästchen Krankheitslücken an arbeitsfreien Tagen belassen aktivieren.

4 Weitere Informationen