1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie die Qualität der Bank-Buchungsvorschläge beim Buchen elektronischer Belege (Kontoauszugs-Manager) verbessern, indem Sie Buchungstext und Kontoauszugsnummer automatisch aus dem Kontoumsatz übernehmen.

Zudem erklären wir Ihnen, was beim Buchungsvorschläge erzeugen passiert.

2 Buchungstext und Kontoauszugsnummer automatisch aus dem Kontoauszug übernehmen

In einem Buchungsvorschlag sind generell mindestens folgende Felder vorbelegt:

• Umsatz mit Soll/Haben-Kennung

• Datum

• das entsprechende Bankkonto.

Über eine einmalige Einstellung in den Einstellungen Bank-Buchungsvorschläge erzeugen können Sie zusätzlich automatisch den Buchungstext und / oder die Kontoauszugsnummer in das Belegfeld 2 übernehmen.

2.1 Hintergrund: Was passiert beim Buchungsvorschläge erzeugen

Im DATEV-Rechnungswesen-Programm laufen beim Erzeugen von Buchungsvorschlägen automatisch folgende Schritte ab:

1. Lerndatei prüfen

   Zuerst werden die Einträge in der Lerndatei geprüft. In dieser anfangs leeren Datei können verschiedene Zuordnungskriterien zur automatischen Kontierung von wiederkehrenden Kontobewegungen hinterlegt werden. Anhand dieser Zuordnungen kann das Programm wiederholt auftretende Geschäftsvorgänge (z. B. Miete oder Telefon) anhand des Verwendungszwecks eines Kontoumsatzes erkennen und komplett kontierte Buchungsvorschläge erzeugen.

   Legen Sie nur für den Sachkontenbereich Lerndateieinträge an. Für Geschäftspartner sind Lerndateieinträge im Normalfall nicht nötig.

   Wenn in der Lerndatei kein passender Eintrag gefunden wird, werden bei einer OPOS-Buchführung die Felder Verwendungszweck und Auftraggeber des Bankkontoauszugs mit den erfassten offenen Posten und den Geschäftspartner-Kontobeschriftungen des Buchführungsbestands verglichen. Der Verwendungszweck wird dabei nach Schlüsselwörtern wie Rechnungsnummer oder Kundennummer (inkl. deren Abkürzungen) durchsucht. Wenn ein Schlüsselwort gefunden wird, gleicht das Programm die Kontoauszugsdaten mit den erfassten offenen Posten ab.

   Ein Lerndateieintrag für ein Geschäftspartnerkonto beschränkt die oben beschriebene automatische OPOS-Suche auf genau dieses Konto. Der Buchungsvorschlag wird nur dann mit einer grünen Lampe gekennzeichnet, wenn die OPOS-Suche auf diesem Konto einen passenden offenen Posten findet.

   Die im Verwendungszweck erfasste Rechnungs- oder Kundennummer muss durch Leerzeichen von anderen Bestandteilen des Verwendungszwecks getrennt sein. Wenn z. B. die Rechnungsnummer Bestandteil einer größeren Buchstaben-Zahlen-Kombination ist, wird sie nicht erkannt.

2. Rechnungsnummer im Belegfeld 1 suchen

   Geben Sie beim Buchen der Rechnung unbedingt die exakte Rechnungsnummer laut Beleg ein. Damit gewährleisten Sie eine eindeutige Zuordnung anhand der Rechnungsnummer.

3. Angaben im Verwendungszweck suchen

   • Kundennummer mit der Debitoren- oder Kreditoren-Nummer (exakte Übereinstimmung) und

   • Auftraggebername mit der Kontenbeschriftung des Geschäftspartners (Übereinstimmung mindestens 95 %)

   Wird im OPOS-Bestand eine passende Angabe gefunden, folgt Schritt 4; ansonsten folgt Schritt 5.

   Um die automatische Trefferquote zu erhöhen, hinterlegen Sie gleich bei der Neuanlage eines Geschäftspartners dessen Bankverbindung. Pro Geschäftspartner werden bis zu 5 unterschiedliche Bankverbindungen berücksichtigt.

4. Kontoumsatzbetrag mit dem erfassten Umsatzbetrag vergleichen

   Wenn der Kontoumsatzbetrag mit dem erfassten Umsatzbetrag identisch ist, erhält der Buchungsvorschlag den Status sicher ().

   Bei einer geringen Abweichung (bis 3,0%) erhält der Buchungsvorschlag den Status unsicher () und der Differenzbetrag wird in das Skontofeld übertragen. Wenn die Abweichung größer als 3,0% ist, bekommt der Buchungsvorschlag den Status , das Skontofeld bleibt leer. Ist die Abweichung sehr groß (=Anzahlung), bleibt das Gegenkonto leer.

5. Angaben unter Einstellungen Bank-Buchungsvorschläge erzeugen prüfen

   Wenn auch die OPOS-Suche zu keinem Treffer führt, werden Ihre Angaben unter Einstellungen Bank-Buchungsvorschläge erzeugen geprüft. Haben Sie dort nichts hinterlegt, wird der Buchungsvorschlag mit dem Status unvollständig () gekennzeichnet.