1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erhalten Sie Informationen zum E-Rechnungsformular in DATEV Rechnungsschreibung oder DATEV Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle.

• Inhalte im Formular E-Rechnung ändern (3)

• Ausblick über geplante Änderungen / in Analyse befindliche Anforderungen (4)

• Nicht umsetzbare Anforderungen / Anforderungen werden nicht umgesetzt (5)

2 Hintergrund

Die E-Rechnung ist ein XML-Format. In der XML-Datei sind die Rechnungsdaten einheitlich gem. ZUGFeRD EN 16931 strukturiert. Die Inhalte in den Feldern der XML sind vorgegeben. Damit die strukturierten Daten menschenlesbar sind, steht ein standardisiertes Rechnungsformular als Sichtkomponente zur Verfügung. Die Sichtkomponente wird als PDF ausgegeben.

Gemäß dem Schreiben des BMF vom 15.10.2024 bilden bei einem hybriden Format (E-Rechnungsformular als PDF und XML) die im XML-Format vorliegenden, strukturierten Rechnungsdaten den führenden Teil. Wenn Abweichungen zwischen XML und PDF existieren, haben die XML-Daten Vorrang.

Für den Vorsteuerabzug sind künftig ausschließlich die strukturierten Daten maßgeblich. Wenn eine elektronische Rechnungspflicht besteht, darf das PDF in diesem Zusammenhang nicht als alleinige Buchungsgrundlage und Vorsteuerabzugsgrundlage herangezogen werden.

Damit die Inhalte in PDF und XML identisch sind, ist eine Individualisierung nicht möglich.

Das als Sichtkomponente zur Verfügung gestellte Rechnungsformular für E-Rechnungen wird immer weiter in den Hintergrund rücken. So steht z. B. seit dem Service-Release vom 30.12.2024 eine automatische Datenvisualisierung von E-Rechnungen zur Verfügung. Die Datenvisualisierung zeigt vorrangig die XML-Daten. Nachrangig werden Sichtkomponente (PDF) und weitere Anlagen angezeigt.

E-Rechnung - gesetzliche Hintergründe (Dok.-Nr. 1029706)

Standardisiertes Rechnungsformular E-Rechnung im Format ZUGFeRD und XRechnung (Dok.-Nr. 9262724)

Datenvisualisierung von E-Rechnungen (Dok.-Nr. 1038182)

E-Rechnung mit DATEV

3 Inhalte im Formular E-Rechnung ändern

Folgende Inhalte können angepasst werden.

3.1 Kanzlei-Stammdaten

Kanzlei-Stammdaten hinterlegen für E-Rechnungsformular (Dok.-Nr. 1029619)

3.2 Ansprechpartner Kanzlei

Ansprechpartner der Kanzlei angeben auf der E-Rechnung (Dok.-Nr. 1029340)

3.3 Gesetzliche Pflichtangaben oder Zusatzangaben

Gesetzliche Pflichtangaben der Kanzlei für E-Rechnung hinterlegen (Dok.-Nr. 1029210)

3.4 Zahlungsziel angeben

Zahlungsziel angeben bei E-Rechnung (Dok.-Nr. 1029025)

3.5 Logo einbinden

Das Logo wird nur im PDF angezeigt. Das Logo wird nicht in die XML-Datei übernommen. In der Bilddatei abgebildete Informationen sind maschinell nicht lesbar. Die Bilddatei hat daher keine Relevanz.

Kanzleilogo oder Firmenlogo auf E-Rechnungen (Dok.-Nr. 1029702)

3.6 Text für Auslagen gem. § 16 StBVV individuell anpassen

Der Text wird gem. § 16 StBVV standardmäßig auf der E-Rechnung angegeben:

Entgelte Post- und Telekommunikationsdienstleistungen

Ab Version 16.2 kann der Text für die pauschal ermittelten Auslagen gem. § 16 StBVV individuell angepasst werden unter Kanzleidaten Grundwerte | Registerkarte Auslagen (Bereitstellung 07.08.2025).

Text für Auslagenpauschale § 16 anpassen für E-Rechnung (Dok.-Nr. 1038000)

3.7 Rechnungsjahr bei der Rechnungsnummer ausblenden

Standardmäßig wird das Rechnungsjahr bei der Rechnungsnummer angezeigt. Das Rechnungsjahr wird allerdings im Buchungssatz im Belegfeld 1 nicht bereitgestellt. Damit die Zahlung automatisch zugeordnet wird: Rechnungsjahr ausblenden bei der Rechnungsnummer bei E-Rechnung (Dok.-Nr. 1029150)

3.8 IBAN Mandant ohne XXXXXX

IBAN Mandant maskieren oder demaskieren in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1028007)

3.9 Leistungsdatum nicht automatisch angeben

Wenn kein Leistungsdatum erfasst wird, wird standardmäßig das Rechnungsdatum als Leistungsdatum angegeben.

Die Einstellung kann deaktiviert werden: Leistungsdatum nicht automatisch angeben auf E-Rechnungen (Dok.-Nr. 1038217)

3.10 Zehntelsatz und Zwanzigstelsatz ausblenden

Zehntelsatz und Zwanzigstelsatz ausblenden auf E-Rechnungen (Dok.-Nr. 1038216)

3.11 Tabelle ausblenden

Tabelle ausblenden auf E-Rechnungen (Dok.-Nr. 1038523)

3.12 Rechnungsbegründende Anlagen beifügen

Folgende Anlagen können beigefügt werden:

• Tätigkeitsnachweis

• Abgezogene Vorschüsse

• Gegenstandswert

• PDF-Dokumente aus dem Dokumentenmanagement

Rechnungsbegründende Anlage zur E-Rechnung hinzufügen (Dok.-Nr. 1037499)

3.13 Vorschussrechnung

E-Rechnung als Vorschussrechnung erstellen (Dok.-Nr. 1038214)

3.14 Verweis auf StBVV ausblenden

E-Rechnung ohne Angabe StBVV erstellen (Dok.-Nr. 1038213)

3.15 § 15 StBVV ausblenden bei der Umsatzsteuer

E-Rechnung ohne Angabe StBVV erstellen (Dok.-Nr. 1038213)

3.16 E-Rechnung nur mit Gebühren des RVG

Rechnung mit RVG-Gebühren erstellen in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1035387)

3.17 E-Rechnung in Englisch

E-Rechnung in Englisch erstellen (Dok.-Nr. 1038215)

3.18 E-Rechnung i. V. m. Abtretung – DATEV Factoring

E-Rechnung kann i. V. m. Abtretung (DATEV Factoring z. B. StBVS - Steuerberater Verrechnungsstelle) genutzt werden.

Wenn der Debitor einem Factor zugeordnet ist, wird die E-Rechnung nicht an den Mandanten gesendet.

DATEV Factoring einrichten in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1037992)

3.19 Abtretungsvermerk für DATEV Factoring

Ab Version 16.2 kann ein Abtretungsvermerk hinterlegt werden unter Kanzleidaten Grundwerte | Registerkarte E-Rechnung (Bereitstellung 07.08.2025).

3.20 Unterauftrag ab 13 nicht angeben

Ab der Version 16.2 wird ein Unterauftrag ab 13 nicht mehr angegeben (Bereitstellung 07.08.2025).

4 Ausblick

Anforderungen werden regelmäßig gesichtet und bewertet. Folgende Anforderungen werden aktuell analysiert und ggf. für eine Umsetzung geplant. Sobald ein konkreter Bereitstellungstermin feststeht, informieren wir in diesem Dokument.

4.1 Schlusstext / Zahlungsinformation

Bei den Schlusstexten zu den Zahlungsinformationen werden voraussichtlich mit dem Service-Release am 31.12.2025 Optimierungen bereitgestellt.

Planungen:

• Zahlungsträgerart K (Kein Zahlungsträger):

  • Im Feld BT-81 wird der Code ZZZ (gegenseitig definiert) hinterlegt.

  • Wort „überweisen“ wird durch „begleichen“ ersetzt.

    Schlusstext neu: Bitte begleichen Sie den Rechnungsbetrag von x,xx EUR (bis zum TT.MM.JJJJ).

  • Der Zusatztext in der Rechnung (Schaltfläche Grundwerte…) wird aktuell nach dem Einleitungstext angezeigt. Demnächst werden Analysen ergeben, ob der Zusatztext nach dem Schlusstext angezeigt werden kann. Dann können Sie im Zusatztext weitere Informationen angeben, z. B. Information über eine Ratenzahlung.

• Zahlungsträgerart O (Überweisung ohne Mandanten-Bankverbindung):

  • Im Feld BT-81 wird der Code 58 (SEPA-Überweisung) hinterlegt.

  • Hinweis auf § 7 StBVV wird ergänzt.

  • Schlusstext neu: Die Vergütung ist gem. § 7 StBVV sofort fällig. Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag von x,xx EUR (bis zum TT.MM.JJJJ).

• Zahlungsträgerart Ü (Überweisung mit Mandanten-Bankverbindung):

  • Im Feld BT-81 wird der Code 58 (SEPA-Überweisung) hinterlegt.

  • Schlusstext keine Änderung: Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag von x,xx EUR (bis zum TT.MM.JJJ).

• Erstattungsbetrag

  • Bei einem Erstattungsbetrag wird bei allen Zahlungsträgerarten einheitlich folgender Text angezeigt: Der Betrag wird verrechnet oder überwiesen.

  • Im Feld BT-81 wird der Code ZZZ (gegenseitig definiert) hinterlegt.

  • Bei allen Zahlungsträgerarten außer K wird ein Zahlungssatz erzeugt.

• Der Schlusstext „Schon bezahlt“ wird nicht umgesetzt.

  Weitere Informationen: „Schon bezahlt“ als Schlusstext angeben auf der E-Rechnung (Dok.-Nr. 1039575)

4.2 Absender-E-Mail-Adresse Kanzlei nur für Rechnungsversand

In Analyse.

4.3 Adresse der Niederlassung als Absender

In Analyse.

4.4 E-Rechnungsformular für Digitale Rechnung und Papierrechnung

Das Rechnungslayout der E-Rechnung kann voraussichtlich mit dem Service-Release am 30.12.2025 auch für Digitale Rechnung und Papierrechnung verwendet werden.

4.5 Zusatztext unten angeben

In der Rechnung kann ein Zusatztext erfasst werden (Schaltfläche Grundwerte…). Beim Rechnungsformular für Digitale Rechnung und Papierrechnung wird der Zusatztext standardmäßig nach dem Schlusstext angezeigt.

Demnächst werden Analysen ergeben, ob auch bei der E-Rechnung der Zusatztext nach dem Schlusstext angezeigt werden kann.

5 Nicht möglich / wird nicht umgesetzt

Wegen gesetzlicher Vorgaben werden nicht alle Anforderungen umgesetzt.

Weiterhin werden durch die Portfolio-Entwicklung die On-Premises-Programme durch DATEV-Cloud-Anwendungen abgelöst. Bei den On-Premises-Programmen liegt die Konzentration bei der technischen Lauffähigkeit und den gesetzlichen Anforderungen.

Portofoliostrategie DATEV

5.1 Mehr Zeichen für Pflichtangaben / Zusatzangaben

Für die E-Rechnung stehen 7 Zeilen mit je 120 Zeichen für Pflichtangaben oder Zusatzangaben zur Verfügung. Eine Erweiterung wird nicht umgesetzt.

Zusatzangaben der Kanzlei angeben auf der E-Rechnung (Dok.-Nr. 1029154)

Alle durch § 14 UStG, § 33 UStDV und § 34 UStDV relevanten Angaben können erfasst werden.

Wenn Sie weitere Informationen zur Verfügung stellen möchten: Anlage aus dem Dokumentenmanagement beifügen.

Rechnungsbegründende Anlage zur E-Rechnung hinzufügen (Dok.-Nr. 1037499)

5.2 Schriftgröße Pflichtangaben / Zusatzangaben

Die Schriftgröße der Zusatzangaben wird nicht geändert.

5.3 Informationen ergänzen ab Seite 2 in der Sichtkomponente

Folgende Angaben werden nur auf Seite 1 der Sichtkomponente angezeigt.

• Logo

• Pflichtangaben / Zusatzangaben

• Rechnungsnummer

• Mandantennummer

• Rechnungsdatum

• Mitarbeitername

• Leistungsdatum

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

5.4 Betrag Auslagen auf Gebührenebene anzeigen

Die Auslagen gem. § 16 StBVV werden nicht auf Gebührenebene angezeigt.

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

5.5 Mehr als eine Kanzlei-Bankverbindung anzeigen

Eine automatisierte Verarbeitung funktioniert nur mit einer Bankverbindung.

Auf der E-Rechnung wird standardmäßig eine Kanzlei-Bankverbindung angeben. Entweder wird die Bankverbindung aus der Grundeinstellung, den Mandanten-Stammdaten oder die in der Rechnung ausgewählte Bankverbindung verwendet.

Kanzlei-Bankverbindung angeben auf der E-Rechnung (Dok.-Nr. 1029208)

Logik beim Heranziehen von Stammdaten und Einstellungen – die drei Hierarchieebenen in Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle (Dok.-Nr. 9261669)

5.6 Anrede in der Rechnungsadresse

In der E-Rechnung (XML) existiert kein Feld „Anrede“.

Im Feld Anrede können individuelle Inhalte erfasst werden. Deswegen wird die Anrede auch nicht (nur) in der Sichtkomponente angezeigt. Dadurch ist sichergestellt, dass im Feld Anrede keine rechnungsrelevanten Daten enthalten sind.

5.7 E-Rechnung ohne Ansprechpartner

Der Ansprechpartner ist grundsätzlich keine gesetzliche Vorgabe für die E-Rechnung. Bei der Spezifikation XRechnung muss allerdings ein Ansprechpartner angegeben werden. Erst die Prüfung beim DATEV E-Rechnung Service ermittelt das Format der E-Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Deswegen muss in Rechnungsschreibung immer ein Ansprechpartner hinterlegt sein.

Die E-Rechnung (XML-Datei) wird zentral von DATEV E-Rechnung Service erstellt und zugestellt für die rechnungsschreibenden Anwendungen von DATEV. Dadurch ist eine zentrale, schnelle und aufwandsarme Weiterentwicklung sowie künftige Umstellung des Rechnungsaustauschs über Plattformen möglich.

Ablauf E-Rechnung in Rechnungsschreibung (Dok.-Nr. 1028604)

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

5.8 QR-Code

Ein QR-Code wird nicht mehr integriert.

Aufgrund des elektronisch strukturieren Formats kann die E-Rechnung (XML-Format) automatisch verarbeitet werden. Dadurch können notwendige Folgeprozesse (Überweisung) durchgeführt werden.

5.9 IBAN mit Leerzeichen

Auf der E-Rechnung wird die IBAN so angezeigt, wie sie in Rechnungsschreibung unter Kanzleidaten Bankverbindungen erfasst wurde. Leerzeichen werden nicht automatisch eingefügt.

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

5.10 Zeitformat

Auf der E-Rechnung wird die Anzahl der Stunden in Industrieminuten angezeigt.

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

5.11 Einleitungstext

Einleitungstext: Die in Ihrem Auftrag erbrachten Leistungen werden vereinbarungsgemäß wie folgt abgerechnet:

Eine Änderung wird nicht umgesetzt. Der Einleitungstext kann auch nicht ausgeblendet werden.

Informationen auf der E-Rechnung ergänzen:

Zusatzangaben der Kanzlei angeben auf der E-Rechnung (Dok.-Nr. 1029154)

5.12 Vorschüsse: Text "Bereits bezahlt" ändern

Bei der E-Rechnung (XML) muss in das entsprechende Feld (BT-113 "TotalPrePaidAmount" - Vorauszahlungsbetrag) der Betrag der bezahlten Vorauszahlungen hinterlegt werden. Aufgrund dessen wird in der Sichtkomponente der Text "Bereits bezahlt" angegeben.

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

Wenn Vorschüsse nicht bezahlt sind, ordnen Sie die Vorschüsse nicht der Rechnung zu. Stornieren Sie die Vorschüsse ggf. oder setzen Sie die Vorschüsse manuell auf abgerechnet.

Vorschuss - Abrechnen ohne Rechnung (Dok.-Nr. 9263266)

5.13 Schlusstext "Schon bezahlt"

Der Schlusstext „Schon bezahlt“ wird nicht umgesetzt.

Weitere Informationen: „Schon bezahlt“ als Schlusstext angeben auf der E-Rechnung (Dok.-Nr. 1039575)

5.14 Adresszusatz Rechnungsversender

Der Adresszusatz für den Rechnungsversender wird nicht verwendet bei E-Rechnung.

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

5.15 Textgebühr: Betrag 0,00, USt und Zeitraum/Veranlagungsjahr ausblenden

Alle in der Gebühr enthaltenen Daten, werden im XML-Datensatz angegeben. Damit die Inhalte identisch sind, werden die Daten auch in der Sichtkomponente angezeigt.

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

5.16 Debitoren-Nummer anstatt Mandantennummer anzeigen

Auf der E-Rechnung wird die Mandantennummer angegeben.

Eine Änderung wird nicht umgesetzt.

Wenn der Mandant mit dem Debitoren-Konto verknüpft ist, wird die Mandantennummer im Feld Kundennummer hinterlegt. Dadurch kann eine Zahlung zugeordnet werden.

Schnittstelle Debitoren-Daten - Überblick (Dok.-Nr. 1070532)