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Letzte Änderungen

Datum

Änderung im Dokument

15.02.2025

Dokument vollständig überarbeitet.

1 Über dieses Dokument

Sie möchten in mehreren Mandantenbeständen:

  • Konten mit gleichen Kontenfunktionen oder Kontenbeschriftungen nutzen.

  • Gleiche individuelle Steuerschlüssel nutzen.

Um dies umzusetzen, können Sie einen Kanzlei-Kontenrahmen anlegen und Kanzleifunktionen (Kanzlei-Kontenbeschriftungen, Kanzlei-Kontenfunktionen, Kanzlei-Steuerschlüssel) definieren.

Die Anlage eines Kanzlei-Kontenrahmens ist nur im Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen möglich.

Die Verwaltung der Kanzleiebene erfolgt im Programm Bestandsdienste Rechnungswesen.

Zusätzlich erfahren Sie, was Sie beim Mandantendatenübertrag eines Rechnungswesen-Bestands bei aktivierter Kanzleiebene beachten müssen.

2 Vorgehen

Folgende Vorgehen werden in diesem Dokument beschrieben:

Wie Sie den Kanzlei-Kontenrahmen einzelnen Mandantenbeständen zuordnen, erfahren Sie im Dokument:

Wie Sie die Nutzung des Kanzlei-Kontenrahmens in einem Mandantenbestand aufheben, erfahren Sie im Dokument:

Hinweis
Einschränkungen

Einrichtung nur in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen möglich – Nutzung auch in anderen DATEV-Rechnungswesen-Programmen möglich:

  • Wenn Sie die DATEV-Programme DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen compact nutzen, wenden Sie sich zur Einrichtung des Kanzlei-Kontenrahmens an Ihren steuerlichen Berater.

Kanzlei-Kontenzwecke sind nicht möglich:

Branchenpakete sind als Kanzlei-Kontenrahmen nicht möglich:

  • In der Kanzleiebene können nur DATEV-Standardkontenrahmen als Basis hinterlegt werden. Branchenpakete können nicht hinterlegt werden.

Zentralisierte Geschäftspartner sind nicht als Kanzleikonten möglich:

  • Wenn Sie DATEV-Rechnungswesen-Programme mit DATEV Mittelstand einsetzen und die Geschäftspartner in die Zentralen Stammdaten in den DATEV Arbeitsplatz übernommen werden, ist es nicht möglich, für Debitoren und Kreditoren Kanzleikonten zu verwenden.

  • Als Kanzleikonten angelegte Debitoren und Kreditoren werden bei der Erstbestückung der Geschäftspartner nicht in die Zentralen Stammdaten übernommen.

2.1 Kanzlei-Kontenrahmen, Kanzlei-Kontenbeschriftungen und Kanzlei-Kontenfunktionen, Kanzlei-Steuerschlüssel einrichten

Wählen Sie ein Vorgehen:

2.1.1 Kanzlei-Kontenrahmen definieren

Der Kanzlei-Kontenrahmen und die Kanzlei-Sachkontenlänge muss identisch mit dem Standardkontenrahmen der Mandantenbestände sein, bei denen die Kanzlei-Konten genutzt werden sollen.

Kanzlei-Kontenrahmen definieren
Vorgehen:
1

Im DATEV Arbeitsplatz das Programm Bestandsdienste Rechnungswesen über die Zusatzbereiche Programm öffnen oder Programmsuche öffnen.

Wenn der Zusatzbereich nicht angezeigt wird: Im Menü: Ansicht | Programmsuche oder Ansicht | Programm öffnen wählen.
2

Im Programm Bestandsdienste Rechnungswesen:

  • Im Menü: Bestand | Kanzlei öffnen wählen.
3

Im Fenster Kanzlei öffnen:

  • Wirtschaftsjahr der Beraternummer markieren.

  • Auf OK klicken.
4

Im Menü: Stammdaten | Sachkonten | Kontenplan wählen.
5

Wenn Programm-Meldung #REW05200: „Für die Beraternummer wurde noch kein Kanzleikontenrahmen festgelegt.“: Auf OK klicken.
6

Im Arbeitsblatt Kontenplan:

  • Im Menü: Ansicht | Eigenschaften wählen.

  • Im Zusatzbereich Eigenschaften: Auf den Link Einstellungen klicken:

  • Im Bereich Kanzlei-Kontenrahmen:

    • Kanzlei-Kontenrahmen wählen.

    • Länge der Sachkonten wählen.
7

In der Programm-Meldung #REW05201: Auf OK klicken.

Der Kanzlei-Kontenrahmen und die Kanzlei-Sachkontennummernlänge wurden eingerichtet.

2.1.2 Kanzlei-Sachkontenbeschriftungen anlegen / ändern / löschen

Kanzlei-Sachkontenbeschriftungen anlegen / ändern / löschen
Voraussetzung:

Sie haben im Programm Bestandsdienste Rechnungswesen eine Kanzlei geöffnet (siehe Kanzlei-Kontenrahmen definieren).
Vorgehen:
1

Im Menü: Stammdaten | Sachkonten | Kontenplan wählen.
2

Im Arbeitsblatt Kontenplan: Kanzlei-Kontenbeschriftungen gemäß folgender Tabelle anlegen, ändern oder löschen.

Tätigkeit

Vorgehen

Kanzlei-Kontenbeschriftung anlegen

Auf den Link Neues Konto anlegen klicken.

Angaben erfassen.

Auf das Symbol Speichern und schließen klicken.

Kanzlei-Kontenbeschriftung ändern

Konto mit Doppelklick öffnen.

Änderung durchführen.

Auf das Symbol Speichern und schließen klicken.

Kanzlei-Kontenbeschriftung löschen

Konto mit Doppelklick öffnen.

Auf den Link Beschriftung löschen klicken.

Auf das Symbol Speichern und schließen klicken.

Sie haben Kanzlei-Sachkontenbeschriftungen angelegt, geändert oder gelöscht.

2.1.3 Kanzlei-Geschäftspartner (Debitoren / Kreditoren) anlegen / ändern / löschen

Kanzlei-Geschäftspartner (Debitoren / Kreditoren) anlegen / ändern / löschen
Voraussetzung:

Sie haben im Programm Bestandsdienste Rechnungswesen eine Kanzlei geöffnet (siehe Kanzlei-Kontenrahmen definieren).
Vorgehen:
1

Im Menü: Stammdaten | Debitorenstammdaten wählen.

oder

Im Menü: Stammdaten | Kreditorenstammdaten wählen.
2

Im Arbeitsblatt Debitorenstammdaten oder Kreditorenstammdaten: Kanzlei-Geschäftspartner gemäß folgender Tabelle anlegen, ändern oder löschen.

Tätigkeit

Vorgehen

Kanzlei-Geschäftspartner anlegen

Auf den Link Neuen Geschäftspartner anlegen oder Schnellerfassung klicken.

Angaben erfassen.

Auf das Symbol Speichern und schließen klicken.

Kanzlei-Geschäftspartner ändern

Konto mit Doppelklick öffnen.

Änderung durchführen.

Auf das Symbol Speichern und schließen klicken.

Kanzlei-Geschäftspartner löschen

Mit der rechten Maustaste auf das Konto klicken und Löschen wählen.

In der Programm-Meldung: #REW05139: Auf Ja klicken.

Sie haben Kanzlei-Geschäftspartner angelegt, geändert oder gelöscht.

2.1.4 Kanzlei-Kontenfunktionen anlegen / ändern / löschen

Kanzlei-Kontenfunktionen anlegen / ändern / löschen
Voraussetzung:

Sie haben im Programm Bestandsdienste Rechnungswesen eine Kanzlei geöffnet (siehe Kanzlei-Kontenrahmen definieren).
Vorgehen:
1

Im Menü: Stammdaten | Sachkonten | Kontenplan wählen, wenn einzelne Konten bearbeitet werden sollen.

oder

Im Menü: Stammdaten | Sachkonten | Funktionsplan wählen, wenn Kontenbereiche bearbeitet werden sollen.
2

Im Arbeitsblatt Kontenplan: Kanzlei-Kontenfunktionen für einzelne Konten gemäß folgender Tabelle anlegen, ändern oder löschen.

Tätigkeit

Vorgehen

Kanzlei-Kontenfunktionen anlegen

Auf den Link Neues Konto anlegen klicken.

Im Erfassungsfeld Konto: Kontonummer erfassen.

Im Erfassungsfeld Bezeichnung: Kontenbeschriftung erfassen.

Details aufklappen.

In der Registerkarte Fibu-Funktion: Angaben erfassen.

Auf OK klicken.

Kanzlei-Kontenfunktionen ändern

Konto mit Doppelklick öffnen.

Details aufklappen.

In der Registerkarte Fibu-Funktion: Änderung durchführen.

Auf das Symbol Speichern und schließen klicken.

Kanzlei-Kontenfunktionen löschen

Konto mit Doppelklick öffnen.

Details aufklappen.

Auf den Link Funktion löschen klicken.

oder

Im Arbeitsblatt Funktionsplan: Kanzlei-Kontenfunktionen für Kontenbereiche gemäß folgender Tabelle anlegen, ändern oder löschen.

Tätigkeit

Vorgehen

Kanzlei-Kontenfunktionen anlegen

Auf den Link Neuen Funktionsbereich erfassen klicken.

Im Erfassungsfeld Konto von und Konto bis: Kontenbereich erfassen.

In der Registerkarte FIBU-Funktion: Angaben erfassen.

Auf OK klicken.

Kanzlei-Kontenfunktionen ändern

Kontenbereich mit Doppelklick öffnen.

In der Registerkarte FIBU-Funktion: Änderung durchführen.

Auf das Symbol Speichern und schließen klicken.

Kanzlei-Kontenfunktionen löschen

Kontenbereich mit Doppelklick öffnen.

Auf den Link Kanzleifunktionen im Bereich löschen klicken.

Auf das Symbol Speichern und schließen klicken.

Sie haben Kanzlei-Kontenfunktionen angelegt, geändert oder gelöscht.

2.1.5 Kanzlei-Steuerschlüssel anlegen / ändern / löschen

Kanzlei-Steuerschlüssel anlegen / ändern / löschen
Voraussetzung:

Sie haben im Programm Bestandsdienste Rechnungswesen eine Kanzlei geöffnet (siehe Kanzlei-Kontenrahmen definieren).
Vorgehen:
1

Im Menü: Stammdaten | Steuerschlüssel wählen.
2

Im Arbeitsblatt Steuerschlüssel: Kanzlei-Steuerschlüssel anlegen, ändern oder löschen.

  • Vorgehen, gemäß Dokument: Steuerschlüssel anzeigen (Dok.-Nr. 9211803).

  • In der Kanzlei-Ebene wird nur die Verwendung der 2-stelligen Kanzlei-Steuerschlüssel 50 bis 59 unterstützt.

  • 3-stellige Kanzlei-Steuerschlüssel 900 bis 999 können nicht erfasst und gespeichert werden.

Sie haben Kanzlei-Steuerschlüssel angelegt, geändert oder gelöscht.

2.2 Kanzlei-Kontenrahmen für Vorjahre anlegen

In der Regel wird ein Kanzlei-Kontenrahmen und weitere Kanzlei-Bestandteile wie z. B. die Kanzlei-BWA im höchsten Wirtschaftsjahr angelegt / eingerichtet.

Diese Daten werden automatisch mit der Jahresübernahme in das nächste Wirtschaftsjahr übernommen.

Wenn Sie eine Kanzlei-Ebene für Vorjahre einrichten möchten, kann es Einschränkungen (z. B. bei Kanzlei-Kontenfunktionen) geben. Wenden Sie sich an den Programmservice Betriebliches Rechnungswesen.

Servicekontakt anlegen
Vorgehen:

DATEV Servicekontakt aufrufen:

Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung.

2.3 Mandantendatenübertrag bei aktivierter Kanzleinutzung

Beim Mandantendatenübertrag über das DATEV-Rechenzentrum eines Rechnungswesen-Bestands auf eine andere Beraternummer wird die Kanzlei-Ebene (wenn vorhanden) des abgebenden Beraters nicht auf die neue Beraternummer übertragen.

Umgehungsmöglichkeit

Nach dem Einspielen einer Komplettsicherung (Sicherung am PC) des Rechnungswesen-Bestands vom abgebenden Berater kann die Beraternummer und / oder Mandantennummer durch Speichern unter auf die neuen Ordnungsbegriffe geändert werden.

Dabei wird aus einer Kanzlei-Kontenfunktion eine individuelle Kontenfunktion.

Ausführliche Beschreibungen finden Sie hier:

Für Kanzleien:

Für Unternehmen:

3 Weitere Informationen

Service-TAN
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Für einen uneingeschränkten Funktionsumfang empfiehlt DATEV einen modernen Standard-Browser zu verwenden, wie z.B.: