DATEV E-Mail-Verschlüsselung: Mit Microsoft Outlook nutzen
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Aktuelle Änderungen |
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31.01.2022 |
Gesamtes Dokument auf Aktualität geprüft |
1 Über dieses Dokument
Mit einer Schaltfläche in Microsoft Outlook steuern Sie, ob eine E-Mail mit DATEV E-Mail-Verschlüsselung verschlüsselt oder unverschlüsselt versendet wird.
2 Voraussetzungen
Sie nutzen in Verbindung mit DATEVnet die DATEV E-Mail-Verschlüsselung.
Die Absender-E-Mail-Adresse ist als Teilnehmer in der DATEV E-Mail-Verschlüsselung aktiviert. Das Outlook-Add-In für die DATEV E-Mail-Verschlüsselung ist installiert.
Installationswegweiser DATEV E-Mail-Verschlüsselung (Dok.-Nr. 0904189)
Um die Konfigurationseinstellungen des Outlook-Add-Ins nachträglich zu ändern, installieren Sie das Add-In für Microsoft Outlook neu: https://download.datev.de/download/security/demvaddinseppmail.exe)
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Hinweis Seit Dezember 2021 steht eine neue Version des Outlook-Add-In zur Verfügung. Diese Version hat ein verändertes Aussehen, bietet aber die gleiche Funktion wie die frühere Version. Eine Aktualisierung auf die neue Version ist nur erforderlich, wenn mit der früheren Version Fehlfunktionen auftreten (Add-In verursacht Exception-Fehlermeldung, Add-In wird nicht angezeigt). |
2.1 E-Mail verschlüsselt versenden
| Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Öffnen Sie in Microsoft Outlook eine neue oder bereits vorhandene E-Mail. |
| 2 |
Aktivieren Sie die Schaltfläche des Outlook Add-In. |
| 3 |
Wenn die Schaltfläche nicht aktiv ist (die Schaltfläche ist nicht farbig hinterlegt, sie leuchtet nicht): Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche. Wenn die Schaltfläche aktiv ist (die Schaltfläche ist farbig hinterlegt, sie leuchtet): Es ist keine Aktion erforderlich.  Outlook-Add-In bisherige Version mit aktivierter Verschlüsselung  Outlook-Add-In Neue Version mit aktivierter Verschlüsselung
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| 4 |
Bewegen Sie den Mauszeiger von der Schaltfläche weg und kontrollieren Sie, ob die Schaltfläche aktiv ist. |
| 5 |
Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Senden |
| 6 |
Wenn das Outlook-Add-In mit der Voreinstellung „Programm-Meldung bei unverschlüsselten / unsignierten E-Mails anzeigen“ installiert ist und die Verschlüsselung nicht richtig aktiviert wurde: Es erscheint eine Programm-Meldung. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf „Abbrechen“ und aktivieren Sie die Verschlüsselung richtig.
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| 7 |
Überprüfen, ob eine E-Mail verschlüsselt versendet wurde
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| 8 |
Öffnen Sie in Microsoft Outlook den Ordner mit den gesendete E-Mails
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| 9 |
Kontrollieren Sie die gesendeten E-Mail. |
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Steht am Anfang der Betreffzeile der Hinweis [confidential] wurde die E-Mail verschlüsselt versendet |
| E-Mail unverschlüsselt versenden | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Klicken Sie auf das Add-In Symbol, um es zu deaktivieren = Symbol leuchtet nicht (inaktiv)  |
| 2 |
Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in Ihrer E-Mail. |
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Die E-Mail wird unverschlüsselt versendet. |
2.2 Überprüfen, ob die E-Mail verschlüsselt versendet wurde
| Prüfung auf verschlüsselt oder unverschlüsselter Versand | |
| Voraussetzung:
Sie haben keine Verschlüsselungsregel in der DATEVnet-Administration hinterlegt. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Rufen Sie die gesendete E-Mail auf |
| 2 |
Steht in der Betreffzeile der Hinweis [confidential]. |
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Die E-Mail wurde verschlüsselt versendet. |
3 Weitere Informationen
DATEV E-Mail-Verschlüsselung: Kommunikationspartner informieren (Dok.-Nr. 1000420)
Installationswegweiser DATEV E-Mail-Verschlüsselung (Dok.-Nr. 0904189)
Microsoft Office und DATEV-Programme: unterstützte Microsoft-Office-Pakete (Dok.-Nr. 1080014)
DATEV E-Mail-Verschlüsselung: Kommunikationspartner informieren (Dok.-Nr. 1000420)
Verschlüsselungszertifikate zum Download freigeben (Dok.-Nr. 1071175)
