SEPA: Import von SEPA-Lastschriftmandaten in die DATEV SEPA-Mandatsverwaltung
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Aktuelle Änderungen |
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09.08.2025 |
Kapitel 3.3 wurde überarbeitet. |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie wie Ihre SEPA-Lastschriftmandate in die DATEV SEPA-Mandatsverwaltung importieren können.
Wenn Sie Ihre SEPA-Lastschriftmandate in einem Fremdprogramm (z. B. Fakturierungsprogramm) gespeichert haben, dann können Sie diese für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs auch in die DATEV SEPA-Mandatsverwaltung importieren.
| Importierte SEPA-Lastschriftmandate in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen nutzen | |
| Voraussetzung:
Für die Erstellung von SEPA-Lastschriften in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen müssen Sie die SEPA-Mandatsreferenz auch in die Debitoren-Stammdaten übernehmen. |
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| Vorgehen: | |
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Das Vorgehen zur Übernahme der SEPA-Mandatsreferenz in die Debitoren-Stammdaten entnehmen Sie dem folgenden Dokument: SEPA-Lastschriftmandate im Rechnungswesen anlegen und pflegen (Dok.-Nr. 9211799) |
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Wenn Sie die Schritte im obigen Dokument durchgeführt haben, wurde Ihre SEPA-Mandatsreferenz erfolgreich in die Debitoren-Stammdaten übernommen. |
| SEPA-Mandatsreferenz aus SEPA-Mandatsverwaltung übernehmen | |
| Voraussetzung:
Der Buchführungsbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geöffnet. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Stammdaten | Debitoren | Debitoren-Stammdaten öffnen. |
| 2 |
Über Kontextmenü (rechte Maustaste) | SEPA-Mandate pflegen… wählen. |
| 3 |
In der 1. Spalte Kontrollkästchen bei den betreffenden Debitoren aktivieren. |
| 4 |
Kontrollkästchen SEPA-Mandatsreferenz aus der SEPA-Mandatsverwaltung in die Geschäftspartner übernehmen auswählen. |
| 5 |
Aktion über OK starten. |
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Die SEPA-Mandatsreferenz wird aus der SEPA-Mandatsverwaltung im Geschäftspartner ergänzt. |
Wenn in der SEPA-Mandatsverwaltung mehrere SEPA-Mandatsreferenzen zu einer Bankverbindung gespeichert sind, müssen Sie die Zuordnung manuell vornehmen.
| SEPA-Mandatsreferenz manuell zuordnen | |
| Voraussetzung:
Der Buchführungsbestand ist im DATEV-Rechnungswesen-Programm geöffnet. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Stammdaten | Debitoren | Debitoren-Stammdaten öffnen. |
| 2 |
Entsprechenden Debitor doppelklicken. |
| 3 |
Registerkarte Bank wählen. |
| 4 |
Bankverbindung doppelklicken. |
| 5 |
Schaltfläche Die Verbindung zur SEPA-Mandatsverwaltung wird aufgebaut. |
| 6 |
Gewünschte SEPA-Mandatsreferenz doppelklicken. |
rechts von der SEPA-Mandatsreferenz wählen. 2 Optionen beim Import in die SEPA-Mandatsverwaltung
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Sie können beim Import optional die Ausführungsvariante bei vorhandenen SEPA-Lastschriftmandaten mit der Ausführungsvariante der Importdatei überschreiben.
Wählen Sie hierzu im Importdialog Ja bei Ausführungsvariante (Erst-, Folgelastschrift, …) aktualisieren? -
Der Status des Importvorgangs wird Ihnen über einen Fortschrittsbalken angezeigt. Dabei wird nach Neuanlage Mandate und Aktualisierung bestehender Mandate unterschieden.
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Mögliches Import-Problem bei der Verwendung von Microsoft Excel
Beim Import wird die Neuanlage von SEPA-Lastschriftmandaten verhindert, wenn in Verbindung mit Microsoft Excel folgendes Problem auftritt: Von DATEV werden 12-stellige SEPA-Mandatsreferenzen vergeben. Microsoft Excel stellt diese SEPA-Mandatsreferenzen. in wissenschaftlicher Schreibweise (z. B. 1E+11; 1,01E+11; oder ähnlich) dar. Beim Speichern wird diese Form dann übernommen. Dieses Problem können Sie im Vorfeld aktiv umgehen, indem Sie die Importdatei mit dem Editor öffnen. |
3 Textbasierten Import durchführen
3.1 Voraussetzungen
Damit Sie SEPA-Lastschriftmandate importieren können, müssen Sie in der Rechteverwaltung online für die entsprechende SmartCard das Recht SEPA-Mandatsverwaltung für die zu importierenden Ordnungsbegriffe besitzen. Sobald Sie ein Mandat in der Importdatei haben, für dessen Ordnungsbegriff Sie kein Recht besitzen, wird der gesamte Importvorgang abgebrochen und es wird kein Mandat angelegt.
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Achtung Nur neue und geänderte Mandate importieren
Um die Performance des Imports zu verbessern, empfehlen wir Ihnen ausschließlich neue oder geänderte Mandate über die Schnittstelle zu importieren. |
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Änderungen eines Mandats werden anhand Mandatsreferenz und Ordnungsbegriff zugeordnet
Änderungen eines Mandats werden anhand Mandatsreferenz und Ordnungsbegriff einem bestehenden Mandat zugeordnet. Enthält die Importdatei eine Mandatsreferenz, die in Verbindung mit diesem Ordnungsbegriff noch nicht in der Mandatsverwaltung verwendet wurde, wird ein neues Mandat angelegt. Wenn die Mandate aus dem Vorsystem im nachstehend beschriebenen Format exportiert werden, können Sie die Datei direkt in die SEPA-Mandatsverwaltung importieren. |
3.2 Aufbau der Importdatei im CSV-Format
Die Datenzeilen der Importdatei folgende Felder enthalten:
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Beraternummer;Mandantennummer;Gläubiger;Gläubiger-ID;Zahlungspflichtiger;IBAN;BIC;Kreditinstitut;
Unterschriftsdatum;Mandatsreferenz;Mandatstyp;Ausführungsvariante;Mandatszweck;Vorlauffrist zur Einreichung bei der Bank;Mandat ist gültig ab;Notiz;Pre-Notification-Frist;historische Mandatsreferenz
Die Kopfzeile mit den Feldbeschreibungen ist optional und wird, wenn in der Importdatei vorhanden, nicht importiert. Wahl-Felder (Spalte Muss-Feld enthält „-“) müssen vorhanden sein, benötigen aber keinen Wert/Inhalt. Die folgende Tabelle beinhaltet die Feldspezifikationen im Detail. Anhand dieser Angaben können Sie z. B. eine passende Exportschnittstelle für Ihr Fremdprogramm erstellen:
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Spaltentitel |
Typ |
Maximale Länge |
Muss-Feld |
Beschreibung |
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Beraternummer |
Zahl |
7 |
Ja |
Beraternummer, unter der die Mandate angelegt werden (i. d. R. Ihre eigene). |
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Mandantennummer |
Zahl |
5 |
Ja |
Mandantennummer, unter der die Mandate angelegt werden (i. d. R. Ihre eigene). |
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Gläubiger |
Text |
70 |
Ja |
Ihr Name (Kanzleiname / Unternehmensname) Ein erneuter Import dieses Felds aktualisiert den vorhandenen Wert nicht. Um den Wert zu aktualisieren, müssen Sie in der Oberfläche der SEPA-Mandatsverwaltung die Funktion Gläubiger ändern aufrufen. |
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Gläubiger-ID |
Text |
35 |
Ja |
Die Gläubiger-ID besteht aus
Zwischen den Eingabewerten darf kein Leerzeichen sein. Ihre Gläubiger-ID Ein erneuter Import dieses Feld aktualisiert nicht den vorhandenen Wert in den SEPA-Mandat. Hierzu müssen Sie in der Oberfläche der SEPA-Mandatsverwaltung die Funktion Gläubiger ändern aufrufen. |
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Zahlungspflichtiger |
Text |
70 |
Ja |
Die Feldlänge ist auf 30 Zeichen begrenzt; Zeichen darüber hinaus werden automatisch abgeschnitten. |
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IBAN |
Text |
34 |
Ja |
Geben Sie hier die IBAN des Zahlungspflichtigen ein. Die IBAN besteht aus folgenden Ziffern:
Beachten Sie, dass kein Leerzeichen zwischen diesen Eingabewerten sein darf. |
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BIC |
Text |
11 |
- |
Geben Sie hier optional den BIC des Zahlungspflichtigen ein. Enthält die Importdatei keinen BIC und ist das SEPA-Mandat mit BIC in der SEPA-Mandatsverwaltung gespeichert, dann wird der BIC beim Import aus dem SEPA-Mandat entfernt. Der BIC besteht aus:
Der Eingabewert muss folgendes beinhalten:
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Kreditinstitut |
Text |
27 |
- |
- |
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Unterschriftsdatum |
Datum |
10 |
Ja |
Datumsformat: TT.MM.JJJJ Jahreswerte <2000 sind unzulässig. Bei umgewidmeten Einzugsermächtigungen aus der Vor-SEPA-Zeit gilt hier das Datum der Umwidmung. |
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Mandatsreferenz |
Text |
35 |
Ja |
Die Mandatsreferenz darf aus folgenden Zeichen bestehen: ˆ([A-Za-z0-9]|[\+\?/\-\:\(\)\.,']){1,35}$ Leerzeichen ist nicht zulässig. |
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Mandatstyp |
Text |
4 |
Ja |
Vorbelegung der Felder mit einer der folgenden 3- oder 4-stelligen Kennungen:
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Ausführungsvariante |
Text |
4 |
Ja |
Vorbelegung der Felder mit einer der folgenden 4-stelligen Kennungen:
Beachten Sie, dass ein erneuter Import dieses Feld nicht in den SEPA-Mandaten aktualisieren kann. Sie müssen die Aktualisierung direkt in der Oberfläche der SEPA-Mandatsverwaltung durchführen. Die Ausführungsvariante kann für die Aktualisierung von SEPA-Mandaten optional importiert werden. |
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Mandatszweck |
Text |
35 |
- |
- |
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Vorlauffrist zur Einreichung bei der Bank |
Zahl |
2 |
- |
Mögliche Eingabe: 1-99 (Bank- oder TARGET-Tage) |
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Mandat ist gültig ab |
Datum |
10 |
- |
Datumsformat: TT.MM.JJJJ |
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Notiz |
Text |
70 |
- |
- |
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Pre-Notification-Frist |
Zahl |
2 |
- |
Mögliche Eingabe: 0-99 (Kalendertage) |
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Historische Mandatsreferenz |
Text |
- |
- |
Dieses Feld dient zur Aktualisierung der Mandatsreferenz eines bestehenden Mandats. In dieser Spalte wird die ursprüngliche Mandatsreferenz eingetragen, in der Spalte Mandatsreferenz die neue Referenz. |
3.3 SEPA-Lastschriftmandate importieren
Wenn das Fremdprogramm die Daten nicht im oben beschriebenen Format ausgibt, müssen Sie die Daten manuell an das Importformat anpassen.
| Import von SEPA-Mandanten in den Zahlungsverkehr | |
| Voraussetzung:
Der Zahlungsverkehr ist geöffnet. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Zahlungsverkehr | Importieren | SEPA-Mandate wählen. |
| 2 |
Über Schaltfläche |
| 3 |
Schaltfläche Import klicken. Den Importstatus sehen Sie im Bereich Import-Ergebnis. Ein Import-Ergebnis wird im Verzeichnispfad der Importdatei bereitgestellt. Die Datei erhält die Bezeichnung NameUrsprungsdatei_Result_Timestamp.log und Sie können anhand der dort vorhandenen Fehlerinformationen eine Fehleranalyse durchführen. |
| 4 |
Schaltfläche Schließen klicken. |
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Die SEPA-Lastschriftmandate wurden importiert. |
Quelldatei mit der Dateinamen-Erweiterung .csv im entsprechenden Verzeichnis auswählen. |
Meldung EXC98585605 „Dieses Programm wurde durch eine Gruppenrichtlinie geblockt SEPA-Mandate.exe“
nach dem Anklicken von „Ergebnisprotokoll“
Das Protokoll wird erfolgreich geschrieben, aber das Programm, das mit .log-Dateien verknüpft ist und das nach dem Klick auf Ergebnisprotokoll gestartet werden soll, ist durch eine Gruppenrichtlinie geblockt (Beispiel DATEVasp Mandantenanbindung: die Notepad.exe ist aus Sicherheitsgründen gesperrt). Der Aufruf der Protokolldatei ExportSepaMandate_Results_xxxxx_yyyyy.log ist trotzdem durch jeden beliebigen Texteditor (bei DATEVasp Mandantenanbindung z. B. Microsoft WordPad oder Microsoft Word) über Datei | Öffnen möglich. Sie liegt im selben Dateipfad wie die benutzte Importdatei der SEPA-Lastschriftmandate |
Als Alternative für den beschriebenen Import über den Zahlungsverkehr können Ihre SEPA-Lastschriftmandate ebenfalls über die SEPA-Mandatsverwaltung im DATEV Arbeitsplatz importiert werden. Weitere Informationen: SEPA-Mandatsverwaltung im DATEV Arbeitsplatz aufrufen (Dok.-Nr. 1080552).
Damit Ihnen nach Abschluss des Imports die Änderungen angezeigt werden, muss die Liste
der SEPA-Lastschriftmandate über die Schaltfläche 
neu geladen werden.
| SEPA-Lastschriftmandate in Bank online importieren | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Menü: |
| 2 |
Zahlungseinstellung wählen. Im Bereich SEPA-Mandatsverwaltung auf SEPA-Mandate verwalten klicken. |
| 3 |
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| 4 |
Im Fenster SEPA-Mandate importieren: Eine CSV-Datei zum Hochladen wählen oder Datei hinziehen. |
| 5 |
Auf Importieren klicken. |
| 6 |
Der Importstatus wird im Bereich Import-Ergebnis angezeigt. Ein Import-Ergebnis wird Ihnen im Verzeichnispfad der Importdatei bereitgestellt. Die Datei erhält die Bezeichnung NameUrsprungsdatei_Result_Timestamp.log und Sie können anhand der dort vorhandenen Fehlerinformationen eine Fehleranalyse durchführen. |
| 7 |
Auf Schließen klicken. |
Anwendungen | 
Stammdaten wählen.
SEPA-Mandate importieren klicken. 3.4 Allgemeine Hinweise zum CSV-Format
Das Trennzeichen für die einzelnen Datenfelder in der Importdatei ist ein <;> (Semikolon). Wenn Ihre Datenfelder Semikolons oder Anführungszeichen enthalten, müssen diese Zeichen in Anführungszeichen eingeschlossen werden.
