Arbeitsbescheinigung / Bescheinigung über Nebeneinkommen (BEA) – Hintergrund
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30.12.2024 |
Dokument wegen Anpassungen aufgrund der Datensatzbeschreibung ab 2025 komplett überarbeitet. |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie im BEA-Verfahren (Bescheinigungen elektronisch annehmen) Bescheinigungen elektronisch übermitteln.
Sie erhalten einen Überblick über die rechtlichen Grundlagen zu BEA und wie die Datenübermittlung durchgeführt wird. Die damit verbundenen Auswirkungen auf die erstellten Bescheinigungen und die Umsetzung in den Lohnprogrammen LODAS / Lohn und Gehalt wird erläutert.
2 Rechtliche Grundlagen
2.1 Allgemeines
Die Bezeichnung BEA steht für Bescheinigungen elektronisch annehmen.
BEA ermöglicht Arbeitgebern, Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigung (§§ 312 und 313 des 3. Buchs Sozialgesetzbuch - SGB III) auf elektronischem Wege an die Bundesagentur für Arbeit (BA) zu übermitteln.
Darüber hinaus kann auch eine Arbeitsbescheinigung für Zwecke des überstaatlichen und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III) elektronisch übermittelt werden.
Seit dem 01.01.2023 ist die elektronische Übermittlung der Bescheinigung für alle Arbeitgeber verpflichtend. Zudem entfällt das Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung und die Informationspflicht des Arbeitgebers.
2.2 Entschädigungen nach Infektionsschutzgesetz
Für Zeiten mit Zahlungen von Entschädigung aufgrund Verdienstausfall nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) müssen folgende Fehlzeiten erfasst werden:
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Fehlzeit 15: Entschädigung wegen einer behördlich angeordneten Quarantäne nach § 56 Abs. 1 S. 2 (IfSG)
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Fehlzeit 16: Entschädigung wegen Kinderbetreuung nach § 56 Abs. 1a IfSG
Für diese Entschädigungen / Fehlzeiten muss für die Bescheinigung kein Entgelt erfasst oder das Entgelt gekürzt werden.
2.3 BEA-Verfahren: Bescheinigungen im Überblick
Das BEA-Verfahren umfasst folgende Bescheinigungen:
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Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
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Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses
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Grundlage für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld: nur auf Verlangen des Arbeitnehmers oder BA (anlassbezogene Meldungen - Rechtsänderung mit dem Gesetz BUK-NOG)
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Bescheinigung über Nebeneinkommen (§ 313 SGB III)
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Diese Bescheinigung wird zur Prüfung der Auswirkung von Nebeneinkommen auf Arbeitslosengeld benötigt. Anhand dieser Bescheinigung werden Anspruchsvoraussetzungen und Anspruchshöhe geprüft.
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Weiterhin monatlich zu erstellen, wenn Ausnahmetatbestände nicht greifen: Arbeitsentgelt unter 165 Euro und / oder weniger als 15 Stunden Arbeitszeit wöchentlich
Für die Datenübermittlung ist gemäß der gültigen Datensatzbeschreibung in folgendem Fall keine weitere Meldung erforderlich: Wenn das Arbeitsverhältnis weiterhin wie in der letzten Nebeneinkommensbescheinigung unverändert (Stundenanzahl / Entgelt gleich) besteht.
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Arbeitsbescheinigung für Zwecke des überstaatlichen und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III) / EU-Arbeitsbescheinigung
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Nur auf Verlangen der Agentur für Arbeit (anlassbezogene Meldung)
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Grundlage für die Entscheidung über einen Anspruch auf Leistungen bei Arbeitslosigkeit eines von der Verordnung erfassten Staats (Europäische Gemeinschaft)
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Hinweis
Das BEA-Verfahren kann ausschließlich für die Leistungsart Arbeitslosengeld genutzt werden. |
3 Neuerungen
3.1 Neuerungen seit Januar 2025
Die Grundsätze für den Datenaustausch bei Übermittlung von Bescheinigungen nach den §§ 312, 312a, 313 und 313a SGB III an die Bundesagentur für Arbeit gemäß § 108 Abs. 1 SGB IV beinhalten ab 01.01.2025 folgende Änderungen:
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Die Angabe fiktives Brutto muss mit einem Grund übermittelt werden. Der Grund „Altersteilzeit“ ist für ein fiktives Brutto nicht mehr zulässig.
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Bescheinigung über ein Nebeneinkommen: Mithelfende Familienangehörige müssen für die Bescheinigung als solche erfasst werden.
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Bescheinigte Fehlzeiten werden um folgende Gründe erweitert:
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Entschädigung wegen Absonderung (Quarantäne) nach § 56 Abs. 1 Satz 2 IfSG
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Entschädigung wegen Kinderbetreuung nach § 56 Abs. 1a IfSG
Die bisherige Fehlzeit „Versorgungskrankengeld“ wird in „Versorgungskrankengeld/Krankengeld der Sozialen Entschädigung“ umbenannt.
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Die Angabe zum Rechtskreis entfällt für Entgeltabrechnungszeiträume ab 01.01.2025.
Für Entgeltabrechnungszeiträume bis 31.12.2024 muss der Rechtskreis weiterhin übermittelt werden.
3.2 Verpflichtende elektronische Übermittlung seit 2023
Seit dem 01.01.2023 ist die elektronische Übermittlung der Bescheinigung für alle Arbeitgeber verpflichtend. Zudem entfällt das Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung und die Informationspflicht des Arbeitgebers.
Folgende Bescheinigungen müssen elektronisch übermittelt werden:
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Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
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Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III)
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Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III)
Ausgenommen von der elektronischen Übermittlung sind:
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Bescheinigungen von privaten Haushalten
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Bescheinigungen für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31.12.2022 beendet wurden
In diesen Fällen bleibt die Möglichkeit bestehen, die Bescheinigung in Papierform abzugeben.
3.3 Bescheinigung von Pflegezeit seit 2017
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Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz wird die Rechtsgrundlage für BEA zum 01.01.2017 geändert. Die bisher in § 23c Abs. 2a enthaltenen Regelungen zur automatisierten Übermittlung sonstiger Bescheinigungen werden im neuen § 108 SGB IV abgebildet.
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Bezeichnung |
Erklärung |
Umsetzung in den Lohnprogrammen |
Anzeige auf der Bescheinigung |
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Pflegezeit mit vollständiger Freistellung |
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Umsetzung in LODAS : Unter Personaldaten | Beschäftigung | Fehlzeiten muss die Fehlzeit Pflegezeit mit vollständiger Freistellung gewählt werden. Umsetzung in Lohn und Gehalt : In der Kalendererfassung muss der Ausfallschlüssel Pflegezeit verwendet werden. |
Unbezahlte Pflegezeit nach § 2 oder 3 Abs. 1 PflegeZG |
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Vollst. Freistellung für Betreuung / Begleitung Pflegebedürftiger |
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Umsetzung in LODAS: Unter Personaldaten | Beschäftigung | Fehlzeiten ist die Fehlzeit Vollst. Freistellung für Betreuung/Begleitung Pflegebedürftiger zu wählen. Umsetzung in Lohn und Gehalt : In der Kalendererfassung ist der Ausfallschlüssel Vollst. Freistellung für Betreuung/Begleitung Pflegebedürftiger zu verwenden. |
Betreuungszeit / Begleitzeit gem. § 3 Abs. 5 S.1, Abs. 6 S.1 |
Weitere Informationen zum Thema Fehlzeiten / Arbeitsunterbrechung:
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Kurzzeitige Pflege (bis zu 10 Tagen) für einen Arbeitnehmer erfassen (Dok.-Nr. 1001710)
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Arbeitsunterbrechung - Beispiele für Lohn und Gehalt (Dok.-Nr. 5303186)
3.4 Neuerungen seit Januar 2016
3.4.1 Überblick
Arbeitsbescheinigung / EU-Arbeitsbescheinigung
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Anpassung der Feldbeschriftung "Betriebsbedingte Kündigung"
Die Bezeichnung wurde erweitert: Betriebsbedingte Kündigung mit Abfindungsangebot gem. § 1a KSchG
Das Feld befindet sich:
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In Lohn und Gehalt unter Mitarbeiter-Stammdaten | Beschäftigung | Kündigung/Entlassung, Registerkarte Weitere Angaben zur Kündigung
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In LODAS unter Personaldaten | Beschäftigung | Kündigung/Entlassung, Registerkarte Zusatzangaben
Beachten Sie: Dieses Feld darf nur aktiviert werden, wenn ein Abfindungsangebot vorliegt.
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Änderung der Wochenarbeitszeit - Erweiterung der Gründe
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In Lohn und Gehalt wurden unter Mitarbeiter-Stammdaten | Arbeitszeiten | Regelmäßige/Feste Arbeitszeiten, Gruppe Zusatzangaben zur regelmäßigen Arbeitszeit die Gründe erweitert um:
Sonstiges und Betreuungs-/Begleitzeit (§ 3 Abs. 5 s. 1, Abs. 6.S. 1 PflegeZG)
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In LODAS wurde unter Personaldaten | Arbeitszeiten | Regelmäßige Arbeitszeit, Gruppe Zusatzangaben zur regelmäßigen Arbeitszeit der Grund Betreuungs-/Begleitzeit (§ 3 Abs. 5 s. 1, Abs. 6.S. 1 PflegeZG) hinzugefügt.
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Unwiderruflich bezahlte Freistellung
Eine unwiderrufliche Freistellung durch den Arbeitgeber mit tatsächlicher Weiterzahlung des Arbeitsentgelts muss gemeldet werden. Bei Vorliegen einer unwiderruflichen Freistellung muss zusätzlich bescheinigt werden, ob der Arbeitnehmer einvernehmlich oder einseitig durch den Arbeitgeber freigestellt wurde.
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In Lohn und Gehalt kann unter Mitarbeiter-Stammdaten | Beschäftigung | Kündigung/Entlassung, Registerkarte Weitere Angaben zur Kündigung in der Gruppe Zusatzangaben bei unwiderruflicher bezahlter Freistellung durch den Arbeitgeber das Kontrollkästchen Freistellung erfolgte einvernehmlich aktiviert werden.
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In LODAS wird die Freistellung unter Personaldaten | Beschäftigung | Fehlzeiten durch Erfassung der Fehlzeit Unwiderrufliche bezahlte Freistellung in der Gruppe Angaben zu Fehlzeiten/Unterbrechungen aktiviert.
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Bescheinigung über Nebeneinkommen (§ 313 SGB III)
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Ehrenamtliche Tätigkeit
Wenn der Mitarbeiter ehrenamtlich tätig ist und er für seine Tätigkeit eine Aufwandsentschädigung erhält, wird das in Lohn und Gehalt unter Mitarbeiter-Stammdaten | Beschäftigung | Tätigkeit, Registerkarte Status im Feld Ehrenamtliche Tätigkeit erfasst.
In LODAS Personaldaten | Beschäftigung | Tätigkeit, Registerkarte Allgemeine Angaben in der Gruppe Angaben zur Bescheinigung über Nebeneinkommen das Kontrollkästchen Ehrenamtliche Tätigkeit aktivieren.
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Erstellung der Bescheinigung über Nebeneinkommen bei melderelevanten Änderungen
In Lohn und Gehalt in der Gruppe Angaben zur Bescheinigung über Nebeneinkommen das Zukünftige Einkommen und Arbeitszeit wählen. Folgende Möglichkeiten gibt es:
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Konstant
In den Folgemonaten wird keine neue Beschriftung erstellt
Ausnahme: Das Entgelt oder die Arbeitszeit ändert sich
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Unterschiedlich hoch
In den Folgemonaten wird immer eine neue Bescheinigung erstellt.
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Unterschiedlich hoch, aber max. 165 Euro und weniger als 15 Stunden wtl.
In den Folgemonaten wird keine Bescheinigung erstellt. Wenn allerdings das Entgelt die 165 Euro oder die wöchentliche Arbeitszeit von 15 Stunden überschreitet, so wird eine neue Bescheinigung erstellt.
Wenn keine Auswahl getroffen wird, erhalten Sie folgenden Hinweis:
„Es ist die Erstellung einer Bescheinigung über Nebeneinkommen geschlüsselt, aber es wurde keine Angabe zum zukünftigen Einkommen und wöchentliche Arbeitszeit erfasst.“ Beachten Sie, dass in diesem Fall jeden Monat eine neue Bescheinigung erstellt wird.
In LODAS ist diese Änderung seit der Version 10.0 berücksichtigt.
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Eine Bescheinigung über Nebeneinkommen muss nur erstellt werden, wenn der Beschäftigte Arbeitslosengeld, Berufsausbildungsbeihilfe, Ausbildungsgeld oder Übergangsgeld (laufende Geldleistungen) beantragt hat oder bezieht.
3.4.2 Anpassung der Formulare
DÜ-Protokoll Arbeitsbescheinigung und Arbeitsbescheinigung EU
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Ausgewiesene Unterbrechungstatbestände im bescheinigten Zeitraum
In der Arbeitsbescheinigung werden unter Punkt 2.2 „Unterbrechungstatbestände im bescheinigten Zeitraum“ folgende Fehlzeiten ausgewiesen: Art der Fehlzeit
01 = Krankengeld/Krankentagegeld/Kurzarbeitergeld- Krankengeld/Übergangsgeld/Verletztengeld 02 = Kranken-/ Verletztengeld bei Pflege eines kranken Kindes 03 = Mutterschutzfrist (Mutterschaft nach §§ 3 Abs. 2, 6 Abs. 1 (MuschG) 04 = Versorgungskrankengeld/Krankengeld der sozialen Entschädigung 05 = unbezahlte Pflegezeit nach § 2 oder § 3 Abs.1 PflegeZG 06 = Elternzeit 07 = Rente wg. Voller Erwerbsminderung 08 = Wehdienst/Eignungsübung/Zivildienst/ Wehrübung 09 = unbez. Urlaub 10 = sonstige unbezahlte Fehlzeit 11 = Aussteuerung 12 = Freistellung wegen Insolvenz 13 = Pflegeunterstützungsgeld; 14 = Betreuungs-/ Begleitzeit gem. §3 Abs. 5 S.1, Abs. 6 S.1 PflegeZG 15 = Entschädigung wegen Absonderung (Quarantäne) nach § 56 Abs. 1 Satz 2 IfSG 16 = Entschädigung wegen Kinderbetreuung nach § 56 Abs. 1a IfSG |
DÜ-Protokoll Arbeitsbescheinigung EU
Unter Punkt 6.4 wird die Dauer der Betriebs-/Unternehmenszugehörigkeit in Jahren angezeigt.
DÜ-Protokoll Nebeneinkommen
4 Datenübermittlungsverfahren
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Die Datenübermittlung aus dem DATEV-Rechenzentrum findet einmal täglich nach dem letzten Lohnverarbeitungslauf statt.
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Wenn durch Wiederholungsabrechnungen oder Folgeabrechnungen bescheinigungsrelevante Änderungen entstehen, werden diese Änderungen automatisch berücksichtigt. Der Bundesagentur für Arbeit wird eine korrigierte Meldung bereitgestellt. Rückwirkende Meldungen können immer für das aktuelle Jahr und das Vorjahr erstellt werden.
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Die Bundesagentur für Arbeit muss dem Arbeitnehmer unverzüglich einen Ausdruck der übermittelten Daten zukommen lassen. Der Ausdruck wird per Brief gesendet, sobald die elektronische Meldung bei der Bundesagentur für Arbeit eingetroffen ist.
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Die Löschung nicht benötigter Daten regelt sich nach § 84 SGB X. Darüber hinaus existiert ein Löschkonzept zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (BfDI).
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Zu Unrecht abgegebene Meldesätze können nicht gelöscht werden. Das Verfahren sieht keine Stornierungen vor. Die Bundesagentur für Arbeit hat für die Löschung solcher Meldungen eine Clearingstelle eingerichtet. Sie können sich telefonisch an die Clearingstelle wenden.
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Kostenlose BEA-Hotline der Bundesagentur für Arbeit
Die Bundesagentur für Arbeit hat eine kostenlose BEA-Hotline eingerichtet. Fragen rund um das Meldeverfahren können Sie direkt unter der Telefonnummer 0800 4 5555 27 klären. |
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Elektronische Übermittlung bei ausländischen Beschäftigungsbetrieben nicht möglich
Bei ausländischen Beschäftigungsbetrieben oder Arbeitgebern können Bescheinigungen nicht elektronisch übermittelt werden. |
5 Umsetzung in den Lohnprogrammen
In den Lohnprogrammen LODAS und Lohn und Gehalt steht Ihnen BEA seit der Lohnabrechnung Januar 2014 zur Verfügung. Alle bescheinigungsrelevanten Mitarbeiter-Stammdaten wurden gemäß den Anforderungen des Datenaustauschverfahrens überarbeitet oder erweitert. Das betrifft besonders die Angaben zur Kündigung / Entlassung und zu den Arbeitszeiten.
Bescheinigungen können nur für das aktuelle Beschäftigungsverhältnis eines Arbeitnehmers erstellt werden.
Die gemeldeten Inhalte werden analog zu bestehenden Datenübermittlungsverfahren im Datenübermittlungsprotokoll dokumentiert. Die Meldungen können rückwirkend für das aktuelle Jahr und für das Vorjahr erstellt werden.
Für den Austausch der Gegenstandswerte an die Programme der Eigenorganisation wird die Anzahl der erstellten elektronischen Bescheinigungen ermittelt. Per Gebührennummer 3443 (Eigenorganisation classic) oder LOBE3 (Eigenorganisation comfort) wird die Anzahl weitergegeben.
6 Erläuterung der Angaben zum Arbeitsentgelt
6.1 Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
Folgende Angaben zum Arbeitsentgelt müssen unter Punkt 5 der Bescheinigung gemeldet werden:
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SV-Brutto laufend |
Fiktives Brutto |
SV-Brutto jährlich |
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Die Gesamtheit der laufenden sozialversicherungspflichtigen Verdienstbestandteile des Brutto-Verdiensts bilden das beitragspflichtige Arbeitsentgelt, welches die Basis für die Ermittlung der SV-Beiträge bildet. Soweit die Brutto-Entgelte innerhalb der Zweige der Sozialversicherung abweichen, ist das beitragspflichtige Entgelt zur Arbeitslosenversicherung maßgebend. Wenn ein Brutto-Arbeitsentgelt erzielt wird, das innerhalb des Übergangsbereichs im Niedriglohnbereich liegt, muss das nach der besonderen Formel ermittelte Gleitzonenentgelt angegeben werden; zusätzlich muss in diesem Fall eine Angabe im Feld FIKTIVES BRUTTO vorgenommen werden. Einmalzahlung im Übergangsbereich werden auch in der Spalte SV-Brutto laufend ausgewiesen und nicht unter SV-Brutto jährlich. Für Besatzungsmitglieder deutscher Seeschiffe muss die monatliche Durchschnittsheuer angegeben werden, die der Beitragsberechnung zugrunde liegt. Urlaubsabgeltungen gehören nicht zur Summe des SV-Bruttos laufend. |
Hier muss das fiktive beitragspflichtige laufende und einmalige Brutto-Arbeitsentgelt gemeldet werden. Das fiktive Brutto wäre ohne nachfolgende Situationen angefallen:
Soweit die Brutto-Entgelte innerhalb der Zweige der Sozialversicherung abweichen, ist das beitragspflichtige Entgelt zur Arbeitslosenversicherung maßgebend. Ab Lohn und Gehalt 14.5: Für ein fiktives Brutto muss ein Grund angegeben werden. Die manuelle Eingabe ist nur notwendig, wenn das fiktive Brutto manuell erfasst wurde. Wählen Sie den entsprechenden Grund aus der Liste unter Mitarbeiter | Bewegungsdaten | Monatsstammdaten | Sozialversicherung sonstiges. Beachten Sie: Wenn kein fiktives Brutto manuell erfasst wird, ermittelt Lohn und Gehalt den Wert und den Grund automatisch. Ab Lohn und Gehalt 11.64: Bei einer kollektivrechtlichen Beschäftigungssicherungsvereinbarung und bei einer stufenweisen Wiedereingliederung in das Erwerbsleben kann Lohn und Gehalt das fiktive Entgelt nicht automatisch ermitteln. In diesen Fällen müssen Sie das fiktive Entgelt für die elektronische Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III) auf Mitarbeiterebene erfassen unter Bewegungsdaten | Monatsstammdaten, Registerkarte Sozialversicherung Sonstiges, Gruppe Bescheinigungen elektronisch annehmen (BEA) im Feld Fiktives Brutto-Arbeitsentgelt für elektronische Arbeitsbescheinigung.
Ab LODAS 14.5: Für ein fiktives Brutto muss ein Grund angegeben werden. Bei BEA – Vortragswerten muss der Grund manuell erfasst werden. Weitere Informationen: Angaben zu BEA Vortragswerten erfassen (Dok.-Nr. 1036789) In LODAS abgerechnete Zeiträume: Das fiktive Brutto und der Grund werden automatisch ermittelt für:
Bei einer kollektivrechtlichen Beschäftigungssicherungsvereinbarung und bei einer stufenweisen Wiedereingliederung in das Erwerbsleben ist die Eingabe des fiktiven Entgelts in LODAS erforderlich. In diesen Fällen müssen Sie das fiktive Entgelt für die elektronische Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III) unter Personaldaten | Entlohnung | Festbezüge, Registerkarte Stundenlohn/Vorschuss/sonstige Angaben, Gruppe Bescheinigung elektronisch annehmen (BEA) das Feld Fiktives Brutto-Arbeitsentgelt für elektronische Arbeitsbescheinigung erfassen. |
Hier müssen die beitragspflichtigen Einmalzahlungen gemeldet werden. Hier ist das beitragspflichtige Entgelt der Arbeitslosenversicherung maßgebend, wenn die Brutto-Entgelte innerhalb der Zweige zur Sozialversicherung abweichen. |
6.2 Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III
Diese Angaben müssen zum Arbeitsentgelt unter Punkt 5 der Bescheinigung gemeldet werden:
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Steuer-Brutto laufend |
Sonstiges steuerpflichtiges Brutto-Arbeitsentgelt |
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Die Gesamtheit der laufenden steuerpflichtigen Verdienstbestandteile des Brutto-Verdiensts bilden den steuerpflichtigen Arbeitslohn, welcher die Basis bildet für die Ermittlung der Lohnsteuer (Steuer-Brutto). |
Hier müssen die steuerpflichtigen Einmalbezüge gemeldet werden. |
Bei der EU-Arbeitsbescheinigung wird das Gesamtbruttoarbeitsentgelt laufend und sonstiges Gesamtbruttoarbeitsentgelt bescheinigt.
