Freie Verpflegung und Unterkunft - Beispiele für LODAS

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Aktuelle Änderungen
16.01.2025	Dokument komplett überarbeitet - Sachbezugswerte 2025 aktualisiert.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie freie Verpflegung und Unterkunft (Wohnungsüberlassung, Werkswohnung, Dienstwohnung) unter Berücksichtigung der Sachbezugsgrenzen abrechnen:

Freie Verpflegung
Freie Unterkunft
- Monatliche Freigrenze von 50 EUR unterschritten
- Monatliche Freigrenze von 50 EUR überschritten
- Anwendung der Sachbezugswerte
- Anwendung des ortsüblichen Mietpreises
- Gemeinschaftsunterkunft

2 Was möchten Sie tun?

Um in LODAS freie Verpflegung und Unterkunft abzurechnen, haben Sie 2 Möglichkeiten:

2.1 Freie Verpflegung

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält kalendertäglich als Sachbezug unentgeltlich ein Frühstück und ein Mittagessen. Der Sachbezugswert der Verpflegung (19 Kalendertage im Januar) errechnet sich wie folgt:

			Betrag
Frühstück	19 x 2,30 EUR	=	43,70 EUR
Mittagessen	19 x 4,40 EUR	=	83,60 EUR
Summe			127,30 EUR

Der Sachbezug von 127,30 EUR muss als geldwerter Vorteil abgerechnet werden.

	Lohnart für den geldwerten Vorteil anlegen
	Vorgehen:
1	Mandantendaten \| Lohnarten wählen.
2	Symbol Lohnart neu klicken. Eigene Lohnartennummer für StLA 235 Sachbezug brutto anlegen und Bezeichnung ändern.
	Der geldwerte Vorteil wird steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig als laufender Bezug abgerechnet. Im Netto-Bereich wird der Betrag automatisch mit dem Netto-Abzug 9994 abgezogen. Wenn der Netto-Abzug in der Kostenstellenverteilung berücksichtigt werden soll, müssen Sie eine eigene Netto-Abzugsnummer im Bereich von 9000 - 9799 mit Verteilung Kostenstellen/Kostenträger anlegen. Diese eigene Netto-Abzugsnummer hinterlegen Sie dann als Folge-Netto-Abzug bei der Stammlohnart 235.

Nicht regelmäßig gleichbleibenden geldwerten Vorteil erfassen

Vorgehen:

Bewegungsdaten | Erfassungstabellen wählen.

Abzurechnenden Monat wählen.

Registerkarte Standard wählen.

Folgende Buchungszeile erfassen:

Pers.Nr.	Wert	BS	LA
<PersNr>	127,30	2	Eig. LA zur StLA 235 (Sachbezug brutto)

Der erfasste Wert wird einmalig im abzurechnenden Monat abgerechnet.

2.2 Freie Unterkunft

2.2.1 Monatliche Freigrenze von 50 EUR unterschritten

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mietet verbilligt eine Wohnung für 560,00 EUR. Der vom Finanzamt anhand von Vergleichswohnungen ermittelte ortsübliche Mietpreis beträgt 600,00 EUR. Der Unterschiedsbetrag ist 40,00 EUR.

Der Unterschiedsbetrag ist durch die Anwendung der 50-EUR-Freigrenze steuerfrei und beitragsfrei.

	Lohnart für den geldwerten Vorteil anlegen
	Vorgehen:
1	Mandantendaten \| Lohnarten wählen.
2	Symbol Lohnart neu klicken. Eigene Lohnartennummer für StLA 869 Sachbezug ST+SV frei anlegen und Bezeichnung ändern.

	Regelmäßig gleichbleibenden geldwerten Vorteil erfassen
	Vorgehen:
1	Personaldaten \| Entlohnung \| Festbezüge wählen.
2	Symbol Bezug neu klicken. In der Spalte Lohnart Symbol Lohnart auswählen klicken und die eigene Lohnart wählen. In der Spalte Betrag im Beispiel den Wert 40,00 erfassen. In der Spalte Intervall den Eintrag monatlich wählen.
	Der gespeicherte Wert wird bei jeder Abrechnung berücksichtigt.

2.2.2 Monatliche Freigrenze von 50 EUR überschritten

Beispiel:

Der Arbeitnehmer mietet verbilligt eine Wohnung für 540,00 EUR. Der vom Finanzamt anhand von Vergleichswohnungen ermittelte ortsübliche Mietpreis beträgt 600,00 EUR. Der Unterschiedsbetrag ist 60,00 EUR.

Die 50-EUR-Freigrenze ist überschritten. Der Unterschiedsbetrag muss deshalb in voller Höhe steuerpflichtig und beitragspflichtig und als geldwerter Vorteil abgerechnet werden.

	Lohnart für den geldwerten Vorteil anlegen
	Vorgehen:
1	Mandantendaten \| Lohnarten wählen.
2	Symbol Lohnart neu klicken. Eigene Lohnartennummer für die StLA 235 Sachbezug brutto anlegen und die Bezeichnung ändern. Die Stammlohnart 235 ist automatisch mit dem Folge-Netto-Abzug 9994 vorbelegt. Wenn der Netto-Abzug in der Kostenstellenverteilung berücksichtigt werden soll, müssen Sie eine eigene Netto-Abzugsnummer im Bereich von 9000 - 9799 mit Verteilung Kostenstellen/Kostenträger anlegen. Diese eigene Netto-Abzugsnummer hinterlegen Sie dann als Folge-Netto-Abzug bei der Stammlohnart 235.

	Regelmäßig gleichbleibenden geldwerten Vorteil erfassen
	Vorgehen:
1	Personaldaten \| Entlohnung \| Festbezüge wählen.
2	Symbol Bezug neu klicken. In der Spalte Lohnart Symbol Lohnart auswählen klicken und die eigene Lohnart wählen. In der Spalte Betrag im Beispiel den Wert 60,00 erfassen. In der Spalte Intervall aus der Liste den Eintrag monatlich wählen.
	Der geldwerte Vorteil wird steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig als laufender Bezug abgerechnet.

2.2.3 Anwendung der Sachbezugswerte

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer erhält als freie Unterkunft ein möbliertes Zimmer. Der Arbeitgeber hat das Zimmer für 350,00 EUR im Monat angemietet. Der Arbeitgeber übernimmt ebenfalls die monatlichen Kosten für Heizung 49,00 EUR und Strom 30,00 EUR.

Ein möbliertes Zimmer ist eine Unterkunft im Sinne der Sachbezugsverordnung. Eine solche Unterkunft muss immer mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Ob die Unterkunft zu einem höheren Preis angemietet wird, ist ohne Belang.

Der amtliche Sachbezugswert für Unterkunft beträgt 2025 282,00 EUR = 30 Tage * 9,40 EUR. Darin enthalten sind die Kosten für Heizung und Strom.

Dem Arbeitnehmer entsteht durch die "warme" Unterkunft ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugs von 282,00 EUR.

	Lohnart für den geldwerten Vorteil anlegen
	Vorgehen:
1	Mandantendaten \| Lohnarten wählen.
2	Symbol Lohnart neu klicken. Eigene Lohnartennummer für die StLA 235 Sachbezug brutto anlegen und die Bezeichnung ändern. Die Stammlohnart 235 ist automatisch mit dem Folge-Netto-Abzug 9994 vorbelegt. Wenn der Netto-Abzug in der Kostenstellenverteilung berücksichtigt werden soll, müssen Sie eine eigene Netto-Abzugsnummer im Bereich von 9000 - 9799 mit Verteilung Kostenstellen/Kostenträger anlegen. Diese eigene Netto-Abzugsnummer hinterlegen Sie dann als Folge-Netto-Abzug bei der Stammlohnart 235.

	Regelmäßig gleichbleibenden geldwerten Vorteil erfassen
	Vorgehen:
1	Personaldaten \| Entlohnung \| Festbezüge wählen.
2	Symbol Bezug neu klicken. In der Spalte Lohnart Symbol Lohnart auswählen klicken und die eigene Lohnart wählen. In der Spalte Betrag im Beispiel den Wert 282,00 erfassen. In der Spalte Intervall aus der Liste den Eintrag monatlich wählen.
	Der geldwerte Vorteil wird steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig als laufender Bezug abgerechnet.

2.2.4 Anwendung des ortsüblichen Mietpreises

Beispiel:

Der Arbeitnehmer erhält als freie Unterkunft eine Einzimmerwohnung. Der Arbeitgeber hat die Wohnung für 430,00 EUR im Monat angemietet. Der Arbeitgeber übernimmt ebenfalls die monatlichen Kosten für Heizung (ortsüblich 50,00 EUR) und Beleuchtung (ortsüblich 15,00 EUR).

Eine abgeschlossene Einzimmerwohnung ist keine Unterkunft im Sinne der Sachbezugsverordnung. Daher ist die Bewertung der Wohnung mit dem amtlichen Sachbezugswert nicht zulässig. In diesem Fall müssen die ortsübliche Miete sowie die ortsüblichen Preise für Heizung und Strom zur Bewertung angesetzt werden.

	Betrag
Mietwert monatlich	430,00 EUR
Wert der Heizung monatlich	50,00 EUR
Wert der Beleuchtung monatlich	15,00 EUR
Wert der gesamten Unterkunft monatlich gesamt	495,00 EUR

Der Sachbezug von 495,00 EUR muss als geldwerter Vorteil abgerechnet werden.

Einführung eines Bewertungsabschlags bei Mitarbeiterwohnungen

Der Ansatz eines Sachbezugs für eine dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber zu eigenen Wohn-zwecken überlassene Wohnung unterbleibt in folgendem Fall:

Das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt beträgt mindestens 2 Drittel des ortsüblichen Mietwerts

- Und –
Der Mietwert beträgt nicht mehr als 25 Euro je Quadratmeter ohne umlagefähige Kosten im Sinne der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten.

	Lohnart für den geldwerten Vorteil anlegen
	Vorgehen:
1	Erfassen \| Mandantendaten \| Lohnarten wählen.
2	Symbol Lohnart neu klicken. Eigene Lohnartennummer für die StLA 235 Sachbezug brutto anlegen und die Bezeichnung ändern. Die Stammlohnart 235 ist automatisch mit dem Folge-Netto-Abzug 9994 vorbelegt. Wenn der Netto-Abzug in der Kostenstellenverteilung berücksichtigt werden soll, müssen Sie eine eigene Netto-Abzugsnummer im Bereich von 9000 - 9799 mit Verteilung Kostenstellen/Kostenträger anlegen. Diese eigene Netto-Abzugsnummer hinterlegen Sie dann als Folge-Netto-Abzug bei der Stammlohnart 235.

	Regelmäßig gleichbleibenden geldwerten Vorteil erfassen
	Vorgehen:
1	Personaldaten \| Entlohnung \| Festbezüge wählen.
2	Symbol Bezug neu klicken. In der Spalte Lohnart Symbol Lohnart auswählen klicken und die eigene Lohnart wählen. In der Spalte Betrag im Beispiel den Wert 495,00 erfassen. In der Spalte Intervall aus der Liste den Eintrag monatlich wählen.
	Der geldwerte Vorteil wird steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig als laufender Bezug abgerechnet.

2.2.5 Gemeinschaftsunterkunft

Beispiel:

Der Arbeitnehmer ist in einer Gemeinschaftsunterkunft untergebracht. Das Zimmer ist mit 2 Arbeitnehmern belegt. Der amtliche Sachbezugswert für Unterkunft beträgt 2025 282,00 EUR = 30 Tage * 9,40 EUR.

		Betrag
Ungekürzter Sachbezugswert für die beheizte Unterkunft 278,00 EUR		282,00 EUR
Abschlag für Gemeinschaftsunterkunft 15% und Abschlag für die Belegung des Raums mit 2 Arbeitnehmern 40% = 55% von 278,00 EUR	-	155,10 EUR
Verbleiben	=	126,90 EUR

Der Sachbezug von 126,90 EUR muss als geldwerter Vorteil abgerechnet werden.

	Lohnart für den geldwerten Vorteil anlegen
	Vorgehen:
1	Mandantendaten \| Lohnarten wählen.
2	Symbol Lohnart neu klicken. Eigene Lohnartennummer für die Stammlohnart 235 Sachbezug brutto anlegen und die Bezeichnung ändern.

	Regelmäßig gleichbleibenden geldwerten Vorteil erfassen
	Vorgehen:
1	Personaldaten \| Entlohnung \| Festbezüge wählen.
2	Symbol Bezug neu klicken. In der Spalte Lohnart Symbol Lohnart auswählen klicken und eigene Lohnart wählen. In der Spalte Betrag im Beispiel den Wert 126,90 erfassen. In der Spalte Intervall aus der Liste den Eintrag monatlich wählen.
	Der gespeicherte Wert wird bei jeder Abrechnung berücksichtigt.

2.3 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV eine individuelle Kurzberatung/-einrichtung an.

Für Steuerberater: Informationen und Buchung
Für Unternehmer: Informationen und Buchung

3 Weitere Informationen

Informationen zum rechtlichen Hintergrund: Freie Unterkunft und Verpflegung - Lexikon Lohn und Personal (ggf. LEXinform-Abonnement erforderlich)

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2.1 Freie Verpflegung

2.2 Freie Unterkunft

2.2.1 Monatliche Freigrenze von 50 EUR unterschritten

2.2.2 Monatliche Freigrenze von 50 EUR überschritten

2.2.3 Anwendung der Sachbezugswerte

2.2.4 Anwendung des ortsüblichen Mietpreises

2.2.5 Gemeinschaftsunterkunft

2.3 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

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