Buchungen aufteilen

Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen.

Im Menü Erfassen | Belege buchen wählen.

Auf den Link Aufteilung starten klicken oder im Menü Bearbeiten | Aufteilung starten wählen oder die Tastenkombination Alt + N drücken.

Das Fenster Aufteilung starten wird geöffnet. Bereits in der Buchungszeile gefüllte Felder sind vorbelegt.

Im Fenster Aufteilung starten in der Gruppe Angaben zum Beleg im Feld Bruttogesamtbetrag den Rechnungsbetrag oder den Zahlbetrag eingeben (ggf. mit Währungskennzeichen).

Um einen Soll- oder Haben-Betrag zu erzeugen: Taste Eingabe oder Plus drücken.

Der Bruttogesamtbetrag wird während des gesamten Aufteilungsvorgangs zusammen mit dem Restbetrag (als Kontrollinformationen) in der Infozeile (oberhalb der Buchungszeile) angezeigt.

Der Betrag wird auch angezeigt, wenn Sie eine Aufteilung mit Umsatzerfassung Netto durchführen.

Im Feld Belegfeld 1 die gemeinsame Belegnummer für die Aufteilung (z. B. die Rechnungsnummer) und im Feld Datum das Buchungsdatum eingeben.

In der Gruppe Angaben zum Leistungsdatum ggf. das Leistungsdatum eingeben.

Wenn Sie das Leistungsdatum nutzen, können Sie bei der Aufteilung auch das Leistungsdatum erfassen. Sie geben das Leistungsdatum übergreifend für alle Teilbuchungen ein; unterschiedliche Angaben zum Leistungsdatum sind nicht möglich. Das Leistungsdatum gilt für alle Arten der Umsatzerfassung in der Buchungszeile (Brutto, Netto und Umsatz in % vom Gesamtbetrag erfassen).

Leistungsperiode den Aufteilungsbuchungen zuordnen Wenn Sie das Leistungsdatum erfasst haben und das Fenster mit OK schließen, erhalten Sie das Fenster Buchung der Leistungsperiode zuordnen. Sie wählen hier den Stapel, in dem die Buchungssätze der Aufteilung verarbeitet werden sollen. Wenn Sie den Schaltknopf Abweichender Stapel wählen, können Sie aus der Liste einen anderen Buchungsstapel für die Verarbeitung der Aufteilungsbuchungen wählen und in die Leistungsperiode wechseln. Wenn Sie den Schaltknopf Aktueller Stapel wählen, werden die Aufteilungsbuchungen im aktuellen Stapel verarbeitet. Anschließend geben Sie die Aufteilungsbuchungen ein.

Um festzulegen, welches Konto innerhalb der Aufteilung fix sein soll: In der Gruppe Angaben zur Erfassung Schaltknopf Konto oder Gegenkonto wählen und anschließend die Kontonummer eingeben oder auf das Symbol klicken und im Fenster Konto (Gegenkonto) auswählen die Kontonummer wählen.

Sie können nur das Konto oder das Gegenkonto als fixes Konto definieren. Das fehlende Konto für einen vollständigen Buchungssatz erfassen Sie in der Buchungszeile. Die Buchungssätze für die einzeln aufzuteilenden Positionen erfassen Sie ebenfalls in der Buchungszeile.

In der Gruppe Angaben zur Erfassung in den weiteren Feldern (BU, Belegfeld 2, KOST-Felder, Buchungstext) Angaben erfassen oder auf das Symbol klicken und im jeweiligen Fenster das Konto oder den Steuerschlüssel / Buchungstext wählen.

Um festzulegen, ob die Umsatzerfassung in der Buchungszeile mit Brutto- oder Netto-Umsätzen erfolgen soll: In der Gruppe Umsatzerfassung in der Buchungszeile Schaltknopf Brutto oder Netto wählen.

• Erfassung mit Brutto-Werten: Wählen Sie Brutto, wenn die Positionen des aufzuteilenden Belegs als Brutto-Beträge (inkl. Steuer) ausgewiesen sind.

  Wenn Sie das Kontrollkästchen Umsatz in % vom Gesamtbetrag erfassen aktivieren, können Sie im Feld Umsatz der Buchungszeile den prozentualen Anteil vom Bruttogesamtbetrag erfassen. Wenn Sie das Feld verlassen, wird der absolute Wert ermittelt und ins Feld Umsatz übernommen.

• Erfassung mit Netto-Werten: Wählen Sie Netto, wenn die Positionen des aufzuteilenden Belegs als Netto-Beträge (ohne Steuer) ausgewiesen sind. Aus dem in der Buchungszeile eingegebenen Netto-Wert unter Berücksichtigung des BU-Schlüssels bzw. des Automatik-Kontos wird der Brutto-Wert errechnet.

  Wenn Sie das Kontrollkästchen Umsatz in % vom Netto-Gesamtbetrag erfassen aktivieren, müssen Sie den Netto-Gesamtbetrag erfassen. In der Buchungszeile können Sie dann den Netto-Umsatz in % erfassen. Wenn Sie das Feld Umsatz verlassen, wird der absolute Wert ermittelt und ins Feld Umsatz übernommen.

Auf OK klicken.

Das Fenster wird geschlossen. Sie befinden sich in der Buchungserfassung im Modus Aufteilen, in der die Buchungszeile optisch hervorgehoben ist. Alle im Fenster Aufteilung starten erfassten Felder mit Ausnahme des Bruttogesamtbetrags sind in der Buchungszeile vorbelegt. Der Gesamtbetrag und der Restbetrag der Aufteilung werden als Kontrollinstrument angezeigt.

In der Infozeile (Zeile oberhalb der Erfassungszeile) werden während der Aufteilung die Kontrollwerte Gesamtbetrag und Restbetrag, der sich immer auf dem Bruttogesamtbetrag bezieht, auch bei der Erfassung von Netto-Beträgen angezeigt. Bei der Umsatzerfassung in % wird zusätzlich noch der Rest in % angezeigt. Bei einer Erfassung von Netto-Beträgen bezieht sich der Rest in % auf den Netto-Gesamtbetrag.

Sie erkennen anhand der Überschrift des Umsatzfelds in der Buchungszeile, wie die Eingaben verarbeitet werden. Bei der Umsatzerfassung in % ist das Feld Umsatz mit Bruttoumsatz in % oder Nettoumsatz in % beschriftet.

Der Link unterhalb der Buchungszeile bzw. der Eintrag im Menü Bearbeiten lautet nun Aufteilung beenden.

Im Belege buchen Buchungssätze erfassen, die Sie aufteilen möchten.

Programmseitig werden Sie bei der Aufteilung unterstützt. Sie erhalten ggf. automatisch das Fenster Aufteilen beenden.

Im Belege buchen auf den Link Aufteilung beenden klicken oder im Menü Bearbeiten | Aufteilung beenden wählen.

Um zu entscheiden, wie mit der Aufteilung weiter verfahren werden soll: Schaltknopf für die gewünschte Alternative wählen:

• Rest als Skonto verbuchen (nur, wenn in der Summe mehr gebucht als Gesamtbetrag erfasst wurde): Das Fenster Aufteilung beenden wird geschlossen. In der Buchungszeile wird ein Buchungssatz je nach Buchungssachverhalt mit gewährtem Skonto oder erhaltenem Skonto vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann bestätigt oder verändert werden.

• Restbetrag letzter Teilbuchung zuschlagen und Aufteilung beenden (wenn noch ein positiver Restbetrag übrig ist): Mindestens eine Teilbuchung wurde erfasst. Ein positiver Restbetrag ist vorhanden. Die Aufteilung wird beendet und der Restbetrag wird der zuletzt erfassten Buchung zugeordnet.

• Neue Teilbuchung erfassen: Das Fenster Aufteilung beenden wird geschlossen. Die Aufteilung ist noch nicht beendet, da in der Buchungszeile eine neue Teilbuchung erfasst werden kann.

• Aufteilung verwerfen: Die Aufteilung wird beendet. Alle bisher innerhalb der Aufteilung erfassten Buchungen werden gelöscht.

• Alle Buchungen der Aufteilung löschen: Die Aufteilung wird nicht beendet aber alle bisher innerhalb der Aufteilung erfassten Buchungen werden gelöscht.

• Aufteilung beenden bzw. Aufteilung trotz Abweichung beenden (Letzteres nur möglich, wenn noch nicht der gesamte Betrag gebucht wurde): Sie können die Aufteilung beenden, wenn der Restbetrag Null ist, oder trotz Abweichung beenden, wenn ein Restbetrag vorhanden ist.

Zu Kontrollzwecken werden der Gesamtbetrag, der gebuchte Betrag und der Restbetrag angezeigt.

Um Werte für die Aufteilung zu ändern (z. B. den Bruttogesamtbetrag): Auf die Schaltfläche Werte ändern klicken.

Das Fenster Aufteilung starten wird wieder geöffnet. Sie können hier alle Werte ändern können (Ausnahme: Einstellung für Brutto- / Netto-Umsatzerfassung). Die Änderungen wirken sich nur auf die neuen Aufteilungsbuchungen aus. Bereits übernommene Buchungssätze werden nicht nachträglich angepasst.

Sie können die Werte auch während des Aufteilens ändern: Oberhalb der Buchungszeile auf den Link Werte ändern klicken oder die Tastenkombination Alt + T drücken.

Auf OK klicken.

Die Aufteilung wird je nach gewählter Alternative fortgesetzt oder beendet.