1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie die Synchronisation von DATEV Aufgaben oder DATEV Termine mit Microsoft Outlook einrichten.

2 Überblick

Nach der Einrichtung der Standard-Synchronisation können entweder einzelne Objekte oder alle Objekte synchronisiert werden. Die Objekte können manuell oder automatisch nach einem zeitlichen Intervall synchronisiert werden. Zusätzlich kann die sofortige Übertragung eines erstellten oder geänderten Objekts eingestellt werden.

Die Synchronisation der Aufgaben / Termine erfolgt in beide Richtungen. Die jeweilige Veränderung auf der einen Seite wird auf die andere Seite übertragen.

Synchronisiert werden die Inhalte der auf beiden Seiten vorhandenen Felder:

• Termin: Betreff, Beginn / Ende, Erinnerung, Ort, Notiz

  Die Terminart Privattermin entspricht dem Status "Privat" in Microsoft Outlook, so dass auch diese Eigenschaft synchronisiert wird. Da es keine Entsprechung in Microsoft Outlook gibt, wird die Terminart nicht übertragen. Ebenfalls nicht übertragen werden die Verknüpfungen, die es nur bei DATEV gibt.

• Aufgabe: Betreff, Fälligkeit / Fälligkeitsdatum, Beginn / Beginndatum, Erinnerung, Priorität, Status, Stand der Erledigung; Notiz.

  Da es keine Entsprechung in Microsoft Outlook gibt, wird die Aufgabenart nicht übertragen. Ebenfalls nicht übertragen werden die Verknüpfungen, die es nur bei DATEV gibt.

Nach der Übertragung an Microsoft Outlook können die Aufgaben und Termine an mobile Endgeräte weitergegeben werden.

Eigene Aufgaben / Termine können synchronisiert werden und / oder die von anderen Personen (postfachübergreifende Synchronisation).

Die Synchronisation ist mit einem Microsoft Exchange Server, aber auch mit einer PST-Datei möglich. Die postfachübergreifende Synchronisation ist nur mit Microsoft Exchange Server praktikabel. Dafür muss eine PST-Datei im Netz liegen und für die Synchronisation exklusiv zugreifbar sein.

Grundsätzlich müssen die Objekte einer Outlook-Kategorie zugeordnet sein. Damit können Objekte von der Synchronisation ausgeschlossen werden. In DATEV wird die Outlook-Kategorie vorbelegt und nach Microsoft Outlook übertragen. Bei neu in Microsoft Outlook angelegten Objekten muss die Kategorie zugewiesen werden. Das Erfordernis einer Outlook-Kategorie kann durch Anlage einer "Leerkategorie" ausgeschaltet werden. Nachdem die Leerkategorie angelegt wurde, werden alle Objekte synchronisiert. Die beiden Umgebungen DATEV und Microsoft Outlook werden dadurch gleich gehalten und weiterhin werden mit einem mobilen Gerät erfasste Objekte ohne Zuweisung einer Kategorie synchronisiert.

Restriktionen und weitere Hinweise: Spezialfälle der Synchronisation

3 Registerkarte Postfächer

Hier aktivieren Sie die Synchronisation Ihrer eigenen Aufgaben und / oder Termine.

Bei Einsatz eines Microsoft Exchange Servers können Sie Aufgaben und / oder Termine anderer Benutzer mit deren Outlook-Postfächern synchronisieren, wenn Sie die entsprechende Berechtigung haben.

Synchronisation aktivieren (Dok.-Nr. 1021220)

4 Registerkarte Synchronisation

Hier treffen Sie Einstellungen für die Durchführung der Synchronisation.

Synchronisation von Aufgaben und Terminen mit Microsoft Outlook einstellen (Dok.-Nr. 1021221)

5 Weitere Informationen

Das Symbol Synchronisation in der Statuszeile visualisiert, dass eine Synchronisation läuft.

Wenn eine automatische Synchronisation läuft, können Sie über eine Konsole den Verlauf der Synchronisation anzeigen und Sie können die Synchronisation beenden. Um die Konsole aufzurufen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol Synchronisation.

6 Vorgehen

Synchronisation aktivieren (Dok.-Nr. 1021220) (Registerkarte Postfächer)

Synchronisation von Aufgaben und Terminen mit Microsoft Outlook einstellen (Dok.-Nr. 1021221) (Registerkarte Synchronisation)

7 Verwandte Vorgehen

Aufgaben / Termine mit Outlook synchronisieren (Dok.-Nr. 9216662)